PDFUA-Ref-2-05_BookChapter-german

Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 1 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Inhalt 3.1 Einleitung 2 3.2 Konzeptioneller Ansatz 2 3.2.1 Die Ansätze im kurzen Vergleich 3 3.2.2 Der konzeptionelle Ansatz des Buches 3 3.3 Vorüberlegungen und wichtige Rahmenkriterien bei der Erstellung barrierefreier Dokumente 4 3.3.1 Welche Dokumente sollen überhaupt barrierefrei werden und wie entstehen diese? 4 3.3.2 Definition von Abläufen 5 3.3.3 Zuständigkeiten klären: Wessen Aufgabe sind barrierefreie PDF-Dokumente? 5 3.3.4 Übersicht der Rahmenkriterien 7 3.3.5 Konzeptionelle und technische Möglichkeiten 7 3.4 Grundlegende technische Möglichkeiten zur Erstellung barrierefreier PDF‑Dokumente 11 3.4.1 Erstellung auf Basis von PDF-Dokumenten 11 3.4.2 Erstellung auf Basis von Ursprungsdokumenten 14 3.4.3 Erstellung auf Basis von gescannten Dokumenten 15 3.5 Barrierefreiheit – ein hochpolitisches Thema 17 3.5.1 Barrierefreiheit braucht Unterstützung 17 3.5.2 Barrierefreiheit benötigt Ressourcen 18 3.5.3 Barrierefreiheit funktioniert durch Aufklärung und das Mitnehmen aller Beteiligten 18 3.5.4 Barrierefreiheit muss am Leben gehalten werden 20 3.5.5 Das ist ja gar nicht barrierefrei! Störfaktoren und Bremsen 20 3.6 Kurzzusammenfassung des Dokumentes 21 Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? – Grundüberlegungen Online-Fassung Kapitel 3Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 2 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« 3.1 Einleitung Die technische Umsetzung von barrierefreien PDF-Dokumenten ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil, in meinen Augen aber nur ein kleiner Teil des großen Ganzen. In diesem Dokument geht es eher darum, welche Vorüberlegungen angestellt werden sollten und welche Wege beschritten werden können, damit auf möglichst einfache Art und Weise barrierefreie Dokumente am Ende der Arbeitsprozesse stehen. Einer der maßgeblichen Ansätze ist dabei das nachhaltige und für die Autor*innen von Beginn an planbare barrierefreie Publizieren. Ein barrierefreies PDF entsteht im Idealfall als Nebenprodukt guter Produktionsprozesse und nicht wie heutzutage noch oft als nachgelagerter Prozess, der erst im Nachhinein etwas »hinzubiegen« versucht. Überlegungen zu einer barrierefreien Ausgabe erst am Ende des Dokumentenerstellungsprozesses anzustellen, ist aufwendig und aus Sicht der eingesetzten Ressourcen ineffektiv. Ein Beispiel, warum ein frühzeitiger Ansatz unabdingbar sein kann: Nutzen Sie beispielsweise die Schriftart Wingdings zum Einfügen eines Telefonhörer-Symbols, so wird diese Symbolisierung aus einem barrierefreien Dokument nicht adäquat wiedergegeben. Eine nachträgliche Reparatur ist nahezu unmöglich. Hier ist die frühzeitige Wahl einer geeigneten Schriftart wesentlich einfacher und gleichzeitig nachhaltiger. Damit ein nachhaltiger und effizienter Ansatz zur Erstellung barrierefreier Dokumente gelingt, ist es wichtig, die kompletten Rahmenbedingungen der Publikationsprozesse einer näheren Betrachtung zu unterziehen. So können Sie einen guten Eindruck davon erhalten, wo Ansatzpunkte für diese Arbeitsweise vorliegen. Denn wenn Sie langfristig erfolgreich barrierefrei publizieren wollen, ohne einen hohen und fast nicht kalkulierbaren Ressourcenaufwand zu betreiben, sollten Sie barrierefreie Publikationen nicht als letztes Glied der Publikationskette betrachten, sondern als Teil des Ganzen. Daher wird dieses Kapitel verschiedene Facetten der Erstellungsprozesse näher beleuchten, und zwar in weiten Teilen aus strategischer Sicht. Angefangen bei wichtigen Rahmenkriterien der Erstellung über die verschiedenen technischen Ansätze bis hin zu Gedanken bezüglich der Prozesssteuerung. Ich möchte Ihnen dabei einen Überblick über alle Ansätze und Möglichkeiten zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente verschaffen, auch über solche, die nicht Kernbestandteil dieses Buches, insbesondere des Praxisteils, sind. An wen richtet sich dieses Dokument? Maßgeblich an alle, die mit der strategischen Umsetzung betraut sind und Publikationsprozesse planen und steuern. 3.2 Konzeptioneller Ansatz Wenn sie vor der Herausforderung stehen, barrierefreie Dokumente erstellen zu wollen oder zu müssen, sollten Sie als Erstes über Ihren Ansatz im Arbeitsprozess nachdenken. An welcher Stelle Ihres Arbeitsablaufs wollen Sie das Thema Barrierefreiheit aufgreifen und integrieren? Bevor ich mich also tiefer in die theoretische und natürlich auch die praktische Materie begebe, werde ich daher drei grundlegende Ansätze zum Vorgehen thematisieren, nach denen eine Umsetzung durchgeführt werden kann: 1. Konvertierung von PDF in ein barrierefreies PDF 2. Erstellung eines barrierefreien PDF aus einem Erstellungsprogramm (z. B. Textverarbeitung oder Layoutprogramm) 3. Von der Idee zum barrierefreien DokumentWie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 3 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« 3.2.1 Die Ansätze im kurzen Vergleich Die meist gängige Praxis, die mir bei den meisten Projekten begegnet, ist, alle notwendigen Arbeitsschritte zur Erstellung von barrierefreien PDF-Dokumenten an das Ende der Arbeitsprozesse zu verlegen, sofern ein finales Druck-PDF vorliegt (Ansatz 1, Konvertierung von PDF in ein barrierefreies PDF). Dies stellt die damit betrauten Personen oder Dienststellen meist vor erhebliche Herausforderungen. Wichtige Informationen müssen erst besorgt, für die Barrierefreiheit relevante Punkte korrigiert und teilweise sogar Inhalte verändert werden, damit ein gutes Ergebnis entstehen kann. Ähnlich sieht es aus, wenn Sie Ihr Dokument fertigstellen und danach versuchen, aus dem Erstellungsprogramm ein barrierefreies PDF zu exportieren (Ansatz 2, Erstellung eines barrierefreien PDF aus einem Erstellungsprogramm). Hier gestaltet sich das Ändern von Inhalten oder Anpassen von Gestaltungselementen einfacher als auf Basis eines PDF-Dokumentes. Jedoch kann das Anpassen der Vorlage ebenso ein langwieriger Prozess sein und je nach Dokument auch erhebliche Ressourcen binden. Wollen Sie langfristig und erfolgreich barrierefreie Dokumente erstellen, so sollten Sie das Thema möglichst früh im Arbeitsablauf integrieren (Ansatz 3, Von der Idee zum barrierefreien Dokument). Ich wähle hier auch absichtlich den Begriff Dokument und nicht PDF, denn es steht nirgends geschrieben, dass ein barrierefreies PDF publiziert werden muss – es muss barrierefrei sein, das Format ist egal. Eine recht verlässliche Regel, die für die Berechnung des Aufwandes angewendet werden kann, lautet: 1:10. Beschäftigten Sie sich erst am Ende der Dokumentenerstellung mit dem Thema Barrierefreiheit, ist der Aufwand ungefähr zehnmal so hoch, als wenn Sie sich gleich bei der Publikationsplanung der Thematik annehmen. Das führt bei stringenter Durchsetzung zu dem Endergebnis: Barrierefreie PDF-Dokumente sind im Idealfall das Nebenprodukt durchdachter Publikationsprozesse. Das Aufgreifen des Themas Barrierefreiheit bereits bei der Publikationsentwicklung stellt nachweislich die effektivste und günstigste Methode zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente dar. Damit dies gelingt, sind jedoch vielfältige Überlegungen und Anstrengungen notwendig, die ich im weiteren Verlauf dieses Kapitels thematisieren werde. 3.2.2 Der konzeptionelle Ansatz des Buches Der Ansatz dieses Buches basiert maßgeblich auf dem dritten Konzept – von der Idee zum barrierefreien PDF. In meinen Augen stellt dieses den effizientesten und auch zielführendsten Ansatz dar, um langfristig erfolgreich barrierefreie Dokumente erstellen zu können. Sofern Sie diesen Ansatz nicht verfolgen möchten, sollten Sie dennoch weiterlesen. Sie können das Nachhaltige und Kosteneffiziente dann einfach ausblenden. Im Praxisteil wird ausführlich die notwendige Vorarbeit und PDF-Ausgabe mit Adobe InDesign, Microsoft Office und LibreOffice thematisiert. Alle Leser*innen, die den theoretischen Teil überspringen oder einfach nur Dienstleister sind, werden wahrscheinlich beim zweiten Konzept landen – der Erstellung von barrierefreien Inhalten aus einem Anwendungsprogramm. Aus Erfahrung möchte ich dazu aber sagen: Nicht jedes Dokument kann auf diese Weise vollständig zugänglich gemacht werden. Oft machen das aus Sicht der Barrierefreiheit im Redaktionsprozess falsch getroffene Entscheidung zunichte. Was in diesem Buch so gut wie gar nicht thematisiert wird, ist das erste Konzept, auf Basis von PDF-Dokumenten barrierefreie PDF-Dokumente zu erstellen. Dies soll nicht heißen, dass dies kein guter Ansatz sein kann. Gerade bei großen Datenmengen, die immer derselben Struktur folgen, lassen sich hier gute Automatismen schaffen. Bei einzelnen Dokumenten ist dieser Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 4 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Weg jedoch sehr ineffizient. Viel relevantes Grundlagenwissen zu diesem Arbeitsablauf finden Sie dennoch im Buch. 3.3 Vorüberlegungen und wichtige Rahmenkriterien bei der Erstellung barrierefreier Dokumente Vorüberlegungen und die wichtigen Rahmenkriterien, die maßgeblichen Einfluss auf die Erstellung von barrierefreien Publikationen haben, standen lange Zeit auch bei mir nicht im Fokus. Erst mit der Zeit musste ich erfahren, dass sie oft weitaus wichtiger sind, als das Wissen, wie in einem Programm an welcher Stelle die richtigen Knöpfe gedrückt werden. Die meisten der hier dargelegten Inhalte sind das Ergebnis des Workshops »Organization-wide creation of accessible PDF/UA documents – The shortest route to 100% PDF/UA« (deutsch: Organisationsweite Erstellung von PDF/UA-Dokumenten – Der kürzeste Weg zu 100-prozentig konformen PDF/UA-Dateien) in Zusammenarbeit mit Olaf Drümmer auf den PDF Days Europe 2017 (Videoaufzeichnung [engl.]: http://bit.ly/2Vsn2nQ [via https://www.youtube.com], Folien [engl.]: http://bit.ly/2VnZS27 [via https://www.pdfa.org/]). Gerade wenn Sie Teil eines größeren Unternehmens sind, in dem es flächendeckend um das Thema Barrierefreiheit geht, und/oder wenn Sie nachhaltig und kosteneffektiv barrierefrei produzieren wollen, sollten Sie dem Inhalt dieses Dokumentes größte Aufmerksamkeit widmen. 3.3.1 Welche Dokumente sollen überhaupt barrierefrei werden und wie entstehen diese? Es gibt verschiedene Gründe, warum PDFs barrierefrei publiziert werden. Hierfür liegt dann oft ein festgelegtes Regelwerk vor, das auf internen oder externen Vorgaben fußt. Daher sollten Sie als Erstes jene Dokumente identifizieren, die in jedem Fall barrierefrei werden müssen. Für diese Dokumente können Sie dann überlegen, welche Maßnahmen Sie bereits während der Erstellung treffen können, um den Prozess zu optimieren oder zu vereinfachen. In diesem Zusammenhang ist es ein guter Ansatz, erst einmal alle Dokumente zu sichten und zu typisieren. Klassische Publikationen, die barrierefrei gemacht werden, sind oft Flyer, Broschüren, Präsentationen oder Presseerklärungen. Jede dieser Publikationsarten kann ein unterschiedliches Vorgehen verlangen. Die Art, wie eine Umsetzung in ein barrierefreies PDF-Dokument angegangen werden kann, lässt sich grob in drei Kategorien unterteilen: 1. Ad hoc 2. Vorlagenbasiert 3. Prozessgestützt Der Ad-hoc-Ansatz wird im Regelfall angewendet, wenn es sich um eine einmalige Publikation handelt. Sie starten also bei null und am Ende soll ein fertiges, barrierefreies Dokument stehen. Hier gibt es wenig Potenzial, um eine barrierefreie Ausgabe zu beschleunigen, denn alle notwendigen Arbeitsschritte müssen individuell für dieses Dokument vorgenommen werden. Daher ist dieser Ansatz der aufwendigste. Im Praxisteil des Buches wird Ihnen gezeigt, wie Sie bei solchen Dokumenten vorgehen können. Wird eine bestimmte Publikation mehrmals herausgegeben oder handelt es sich um eine Reihe von Publikationen mit derselben Anmutung (Presseerklärung, Produktflyer etc.), so bietet sich die Verwendung von Vorlagen an. Innerhalb dieser Dokumentenvorlagen sind dann neben der Gestaltung bereits essenzielle Merkmale für die barrierefreie Ausgabe hinterlegt. Diesen Ansatz werden Sie maßgeblich im Praxisteil wiederfinden. Der Ansatz der prozessgestützten Publikation bietet sich insbesondere dann an, wenn es um die massenhafte Produktion von Dokumenten geht. Daher eignet er sich nicht für jede Doku-Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 5 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« mentenart. Sehr gut funktioniert dieser Ansatz z. B. bei Rechnungen. Nach einmaliger Definition der Prozesse können vollautomatisch barrierefreie Dokument erstellt werden. Allerdings gibt es Grenzen der Variation, starke Änderungen an Gestaltung oder Form des Inhaltes sind im Regelfall nicht möglich. Dieser Ansatz wird im Praxisteil dieses Buches nicht weiterverfolgt, da es sich hierbei im Regelfall um komplexe und sehr individuelle, meist servergestützte Systeme handelt. 3.3.2 Definition von Abläufen Um erfolgreich im Arbeitsalltag zu bestehen, sollte ein Unternehmen bemüht sein, regelmäßig anfallende Arbeiten möglichst effektiv zu organisieren. Es werden Regeln aufgestellt und Prozesse etabliert, um einen möglichst hohen Grad an Effizienz zu erreichen. Geht es um die Publikation von barrierefreien PDF-Dokumenten, so sollte es sich nicht anders verhalten. Auch hier sollten für eine nachhaltig effiziente und effektive Arbeit Regeln etabliert werden. Bis dato gibt es aber nur sehr wenige Institutionen oder Firmen, die hierzu Geschäftsprozesse eingeführt haben. Wie bei den meisten anderen Arbeiten auch lässt sich mit einem gut durchdachten und gesteuerten Prozess ein Großteil der anfallenden Arbeiten für die Erstellung von barrierefreien Dokumenten einheitlich regeln und steuern. Ein kleiner Teil verbleibt meist, der sich schlecht oder nur mühsam einheitlich organisieren lässt. Etablieren Sie also Abläufe und stellen Sie Regeln auf! Das kann in Form von Checklisten oder gar kleinen Kochbüchern geschehen, die den Mitarbeiter*innen einen Leitfaden zur Abarbeitung ihrer Tätigkeiten in diesem Bereich an die Hand geben. Diese Abläufe müssen nicht immer automatisch, sie können auch manuell sein. Wichtig ist aber, dass es Regeln gibt. Damit Sie einen Eindruck vom groben Arbeitsablauf bekommen, haben wir für Sie die Eckpunkte eines solchen Arbeitsablaufes, beginnend beim PDF-Export, mal skizziert (im Datenpaket des Buches: 03_Entstehung ‣ AblaufVisualisierung ‣ Workflow_Barrierefreie-PDF.pdf). Sofern Sie das Thema Barrierefreiheit erfolgreich und nachhaltig in den Arbeitsalltag integrieren können, wird es nach kurzer Zeit zur Normalität. Barrierefreie Dokumente sind dann eher die Regel als die Ausnahme. 3.3.3 Zuständigkeiten klären: Wessen Aufgabe sind barrierefreie PDF-Dokumente? Geht es darum zu bestimmen, wer für die Erstellung von barrierefreien Inhalten verantwortlich ist, so treten in den seltensten Fällen Freiwillige vor. Oft genug habe ich erlebt, dass Verantwortung von A nach B nach C verschoben wurden, ohne ein greifbares Ergebnis zu erzielen. Um dem zu begegnen, sollten also auch hier für alle tragbare und realistische Regeln gefunden werden. Bitte bedenken Sie dabei, dass die Erstellung barrierefreier Dokumente mehr ist, als einfach nur einen Knopf zu drücken. Es ist die Summe aus verschiedenen Tätigkeiten, die auch auf verschiedene Schultern verteilt werden dürfen. Ein barrierefreies Dokument entsteht im Idealfall im Teamwork. Grundsatzentscheidung: intern oder extern Die Folge von ungeklärten Zuständigkeiten ist meist, dass die Erstellung barrierefreier PDFs an externe Dienstleister vergeben wird. Dies kann durchaus ein guter Ansatz sein. Bei einer größeren Anzahl von Dokumenten kann das jedoch zu hohen Kosten und Zeitverzug führen. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um viele verschiedenartige Dokumente handelt, die jeweils individuell gehandhabt werden müssen. Auch fehlen externen Dienstleistern oft wichtige Informationen für eine gute Umsetzung, die über zu definierende Kommunikationswege mit den Autor*innen individuell geklärt werden müssen – auch das kostet Ressourcen.Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 6 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Sie sollten auch einen Blick auf die Strategie werfen, die Ihre Dienstleister verfolgen. Im einfachsten Fall stellen Sie ihnen Dokumente zur Verfügung, denen jegliche Informationen für eine barrierefreie Ausgabe fehlen. Dienstleister*innen fangen also bei null an, was einen hohen, immer wieder anfallenden Aufwand bedeutet. Das eben angesprochene Teamwork existiert nicht. Wenn Ihnen dies zu kostenintensiv ist, können Sie einen Teil der Vorbereitung auch bereits selbst in Ihren Dokumenten vornehmen. Alles, was einfach und ohne großes Know-how zu erledigen ist, wird bereits von Ihrer Seite korrekt definiert und nur noch die Nacharbeit wird von einem Spezialdienstleister übernommen. Das wäre dann das angesprochene Teamwork. Aufgrund der Verteilung der Aufgaben kann dieses Vorgehen erheblich kostengünstiger sein. Aber Achtung! Viele Dienstleister*innen löschen zu Beginn ihrer Tätigkeit jegliche Informationen aus den zur Verfügung gestellten Daten und beginnen bei null. Damit wollen sie sicherstellen, dass es keine Fehler gibt und alle Dokumente einem einheitlichen Standard folgen. Sprechen Sie dieses Thema also unbedingt vorher an. Natürlich kann es auch eine Überlegung wert sein, eine interne Lösung anzustreben. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ansätze einer internen Erstellung barrierefreier Dokumente Sofern Sie darüber nachdenken, ihre Dokumente nicht einem externen Dienstleister zur Bearbeitung zu übergeben, sondern die Aufgabe intern zu bewältigen, gibt es bestimmte Dinge, die Sie im Auge haben sollten. Zunächst müssen Sie definieren, wer die Aufgaben übernehmen soll. Bevor hier jedoch vorschnell eine Zuweisung vorgenommen wird, bedenken Sie bitte die Folgen. Für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigen Sie unter anderem entsprechende Software, Schulungen, ein Qualitätsmanagement und ein hohes Maß an Fachwissen im Bereich der Barrierefreiheit. Und die notwendige Software sowie das Fachwissen müssen auch über die Zeit hinweg gepflegt bzw. aktualisiert werden. Die meisten meiner Workshop-Anfragen zielen darauf ab, alle Mitarbeiter*innen in die Lage zu versetzen, barrierefreie Dokumente erstellen zu können. Bedenken Sie, was alles daran hängt. Alle zu befähigen, selbstständig barrierefreie Dokumente zu erstellen, verlangt hohe Initialaufwendungen – an Grundwissen, Software und Training. Sie sollten sich auch der Tatsache bewusst sein, dass es nicht viel mit der alltäglichen Arbeit zu tun hat und das Wissen ohne regelmäßige Anwendung verloren geht. Daher halte ich dies für einen unrealistischen, kaum praktikablen Ansatz. Eine mögliche Lösung kann sein, einzelnen Personen diese besonderen Aufgaben zuzuteilen oder dafür gar eine eigene Abteilung zu gründen. Ich finde hier den Begriff Document Engineer sehr passend – eine Person, die die Publikationsprozesse auf Dokumentenebene überwacht, sie begleitet und den Mitarbeiter*innen als Ansprechpartner*in zur Verfügung steht. Allen Mitarbeiter*innen sollte nach meiner Erfahrung dennoch ein Grundmaß an digitalem Arbeitsverständnis sowie die relevanten Basisinformationen zur Barrierefreiheit vermittelt werden. Ist beispielsweise die Notwendigkeit des stringenten Einsatzes von Formaten wie auch das Vermeiden manueller Trennungen bekannt und wird befolgt, so bewirkt diese meist kleine Änderung des Arbeitens eine massive Verringerung des Aufwandes. Und das gilt nicht nur für die Erstellung barrierefreier Dokumente im Speziellen, sondern sogar für den allgemeinen Aufwand einer Dokumentenerstellung. Wenn Sie unter Beachtung dieser der genannten Einflussfaktorenfaktoren mal eine betriebswirtschaftliche Kalkulation vornehmen, so kann ein externer Dienstleister durchaus wieder kosteneffizient erscheinen. Gerade dann, wenn relativ wenige Dokumente als barrierefreie PDFs ausgegeben werden sollen, steht den hohen Einführungskosten ein geringer Mehrwert entgegen. Dennoch sinnvolle Alternativen für eine interne Produktion finden Sie im nächsten Unterkapitel (siehe Kapitel 3.4, Seite 11).Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 7 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« 3.3.4 Übersicht der Rahmenkriterien Nun haben Sie einen ersten Eindruck, welche Dokumente barrierefrei umgesetzt werden können und was mögliche Wege und Ansatzpunkte sind. Um die Planung zu vereinfachen, gebe ich Ihnen eine kleine Übersichtstabelle an die Hand, in der Sie recht einfach verorten können, wo Ihre Schwerpunkte liegen. Was & Wer? Was? Ad hoc Vorlage Prozess Wer? Mitarbeiter*in Service-Abteilung Prozessgestützt Externe Dienstleistung Neben dem Wissen, wie barrierefreie PDF-Dokumente technisch erstellt werden, bedarf es zusätzlich weiterer Punkte, die beachtet werden müssen – größtenteils unabhängig davon, ob Sie intern oder extern barrierefreie PDF-Dokumente erstellen: 1. Wissen – Was bedeutet eigentlich Barrierefreiheit? 2. Kompetenzen – Wie werden barrierefreie Inhalte produziert? 3. Training – Wie werden Sie in die Lage versetzt, barrierefreie Inhalte zu publizieren? 4. Motivation – Wie sorgen Sie dafür, dass es nachhaltig genügend Motivation gibt, barrierefrei zu produzieren? 5. Neue Mitarbeiter*innen – Wie gelangen neue Kolleg*innen an das notwendige Know-how? 6. Externe Arbeitskräfte – Wie können externe Kräfte in die Prozesse eingebunden werden? 7. Qualitätsmanagement – Wie und wo findet eine Qualitätskontrolle statt? 8. Prozesskontrolle und -überwachung – Durch wen und wie werden die Prozesse gesteuert? 9. Bewusstsein schaffen – Ist allen Beteiligten klar, warum barrierefrei publiziert wird? Die hier aufgezählten Punkte können Sie als eine Art Checkliste nehmen, wenn Sie an die Umsetzung barrierefreier Publikationsprozesse herangehen. Nehmen Sie sich die Punkte gleich zu Beginn Ihrer Überlegungen vor. Andernfalls kann es passieren, dass ein zu starker Fokus auf technische Parameter und Kompetenzen allein nicht zum Erfolg führt. Nach meiner Erfahrung führt gerade das Unterschätzen oder gar die Missachtung des letzten Punktes – Bewusstsein schaffen – fast immer zum Scheitern von barrierefreien Publikationsprozessen. Barrierefreiheit muss von allen Beteiligten verstanden und gewollt werden, bevor sie erfolgreich umgesetzt werden kann. Haben Sie nicht alle Beteiligten im Boot, reicht es bereits aus, wenn nur ein Glied in der Kette versagt, um am Ende nicht erfolgreich barrierefrei zu publizieren. (Für weiterführende Informationen siehe auch Kapitel 3.5, Seite 17.) 3.3.5 Konzeptionelle und technische Möglichkeiten Die bisher angesprochenen Ansätze, das Publizieren barrierefreier PDFs positiv zu beeinflussen, gehen größtenteils davon aus, bestehende Arbeitsabläufe anzupassen. Vielleicht gehen Sie aber noch einen Schritt weiter und überdenken grundsätzlich, wie Sie publizieren. Das ist oft einfacher, als vorhandene Probleme mit technischen Maßnahmen oder purer Arbeitskraft zu bekämpfen.Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 8 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Nutzen Sie das richtige Programm Es mag für Sie vielleicht banal klingen, aber nutzen Sie zum Erstellen eines barrierefreien Dokumentes auch das konzeptionell richtige Programm? Das heißt im Grundsatz erst einmal, dass die Bedeutung des Inhaltes aus dem verwendeten Programm auch korrekt als barrierefreies PDF ausgegeben werden können muss. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie kein Bildbearbeitungsprogramm (Photoshop o. Ä.) für die Erstellung eines Flyers nutzen sollten. Aus einem solchen Programm lässt sich grundsätzlich kein Tagged PDF erstellen. Aber auch nicht jedes Layout- oder Textverarbeitungsprogramm ist hierfür geeignet. Beispielsweise kann das Programm »Pages« von Apple ebenfalls kein Tagged PDF generieren. Überlegen Sie sich also möglichst frühzeitig, ob das von Ihnen angedachte Programm auch für die einfache Erstellung von barrierefreien Dokumenten geeignet ist. Wer seine Rechnungen in Excel schreibt und mal versucht hat, daraus ein barrierefreies PDF zu erstellen, weiß, wovon ich spreche. Keep it simple Ich bin ein großer Verfechter des Mottos »Keep it simple!« In Hinsicht auf das barrierefreie Publizieren ist dies meiner Meinung nach einer der besten Ansätze. Barrierefreies Publizieren kann auch dazu führen, grundsätzlich die Zugänglichkeit zu Inhalten zu verbessern und nicht einfach nur bestehende Inhalte barrierefrei zu machen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben, komplizierte Inhalte zu vereinfachen, auf wilde Layouts zu verzichten und die Dokumentengestaltung bereits an die Maßgaben der Barrierefreiheit anzupassen, so ist das wohl die beste Methode, um sich den Weg zu barrierefreien Publikationen einfach zu gestalten. Mir sind schon viele Dokumente begegnet, die aufgrund schlechter Gestaltung, aber auch unverständlicher Inhalte schwer zu konsumieren waren. Der Ansatz der Barrierefreiheit nach dem Mantra »Keep it simple!« kann hier hilfreich sein, um solche Dokumente für alle Konsument*innen besser nutzbar zu machen – Stichwort Usability. Um Ihnen kurz zu veranschaulichen, was das gestalterisch bedeuten kann, im Folgenden zwei verschiedene Präsentationen des nahezu selben Inhaltes. Unterschiedliche Aufbereitung desselben Inhaltes (Vergleich rechts, links) Einfach aufbereiteter Inhalt hilft, auch abseits von barrierefreien PDF-Dokumenten, allen Konsument*innen beim besseren Verständnis – Stichwort Usability.Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 9 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Lieber Fehler vermeiden als reparieren Grundsätzlich klingt es zunächst einmal sehr plausibel, dass es einfacher ist, erst gar keine Fehler zu machen, als sie im Anschluss beheben zu müssen. Bezogen auf die Produktion barrierefreier PDF-Dokumente im Speziellen wird diese Erkenntnis aber leider oft nicht angewendet. Dies liegt maßgeblich daran, dass es oft keine von Anfang bis Ende durchgesteuerten Prozesse gibt. Kombiniert mit einem unzureichenden Qualitätsmanagement, können sich jegliche Arten von Fehlern einschleichen, ohne dass diese bemerkt und auf Dauer behoben werden. Viele der typischen Fehler bei der Produktion von barrierefreien Dokumenten entstehen bereits in der Phase der Inhaltserstellung. So gibt es gewisse Grundregeln für die Auszeichnung und Gestaltung von Texten, die für ein barrierefreies PDF-Dokument eingehalten werden müssen. Ist den Autor*innen dieses Regelwerk nicht bekannt, so werden sie vermutlich immer wieder bereits am Anfang der Arbeitskette Probleme generieren, die im Zweifelsfall dann am Ende behoben werden müssen – und das jedes Mal wieder aufs Neue. Essenziell ist es daher, auch den Autor*innen mögliche Konsequenzen ihres Handelns aufzuzeigen und sie für das Thema Barrierefreiheit zu sensibilisieren. Das erspart auf lange Sicht viele Fehler und reduziert den Aufwand bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente. Ähnliches gilt auch für die technische Seite. So gibt es bestimmte technische Möglichkeiten, die einen Arbeitsablauf vereinfachen (die richtige Nutzung von Programmen zur Inhaltserfassung, z. B. Word, oder das Definieren der korrekten Einstellungen zur PDF-Ausgabe), jedoch nicht allen Beteiligten am Arbeitsprozess bekannt sind. Auch kann es sein, dass Ihnen die Software einen Strich durch die Rechnung macht. Manche Art von Software lässt bestimmte Funktionen einfach vermissen oder enthält Fehler, die im Anschluss repariert werden müssen. Es kann daher sein, dass eine andere Software oder ein Software-Update eine simple Lösung bietet. Um allen potenziellen Fehlerquellen auf die Schliche zu kommen, sollten Sie sich immer die Frage stellen: Wo entstehen überhaupt Barrieren? Nur wenn Sie diese Problemstellen kennen, können Sie Fehlern effektiv begegnen. ■ Autoren- oder Erstellungsprogramme, bei denen Dinge nicht (richtig) eingegeben werden können, die Inhalte falsch ausgeben oder umgesetzt werden. ■ Autor*innen/Layouter*innen, die relevante Eingaben/Angaben vergessen, falsche Eingaben/Angaben machen, Vorgaben falsch umsetzen. ■ Benutzer*innen, die veraltete Technik einsetzen, Technik nicht richtig zu nutzen wissen. Um nachhaltig und erfolgreich barrierefreie PDF-Dokumente publizieren zu können, sind daher ein Qualitätsmanagement und das entsprechende Feedback an alle Beteiligten unerlässlich. Wie genau Sie dafür sorgen, dass gar nicht erst Fehler entstehen, wird natürlich ausführlich im Buch behandelt. Mit Vorlagen arbeiten Allen Menschen, die mit Computern arbeiten, rate ich auch abseits von Barrierefreiheit: Arbeiten Sie mit Vorlagen! Computer und Software sind dafür da, dass sie uns Arbeit abnehmen. Dafür sind Vorlagen ein wunderbares, funktionierendes Beispiel. Vielen Leser*innen dürfte diese Art des Publizierens bekannt sein: in Form von Word-Vorlagen für Briefe oder Anschreiben, wie auch durch Layouts für Flyer in InDesign. Wie ich bereits angerissen habe und später noch ausführlicher vertiefen werde, ist eines der Kernmerkmale barrierefreier PDF-Dokumente eine saubere Inhaltsstruktur – Überschriften, Listen und weitere wichtige Elemente müssen für jede*n erkennbar sein. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu realisieren, ist das Arbeiten mit Dokumentenvorlagen.Wie kommen Sie zu einem barrierefreien PDF? 10 2019/04, Online-Kapitel zum Buch: »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« Einer der Hauptgründe, warum solche Vorlagen eingesetzt werden, ist die Einhaltung von Gestaltungsvorgaben im Sinne des Corporate Design. Werden den Nutzer*innen Dokumentenvorlagen mit vordefinierten Formaten zur Verfügung gestellt, ist die Gestaltung automatisch implementiert. Und ein Großteil der für die Barrierefreiheit relevanten Punkte lässt sich über gut erstellte Vorlagen abfangen. Das Ergebnis ist Barrierefreiheit als Nebenprodukt einer gesteuerten Dokumentenverarbeitung. Hierbei handelt es sich also um einen nachhaltigen Ansatz, der das Thema Barrierefreiheit früh in den Arbeitsprozess integriert. Dies gilt allerdings nur, wenn Sie mit guten, auf die Barrierefreiheit abgestimmten Vorlagen arbeiten. Dann lassen sich grob geschätzt bereits über die korrekte Anwendung 80% bis 99% der Aufwände zur Erstellung von barrierefreien Dokumenten auf dieser Ebene abfangen. Entsprechende Inhalte finden Sie im Praxisteil des Buches. Weg von Word & Co., hin zu automatisierten Prozessen Wie bereits erwähnt, kann es sinnvoll sein, bei bestimmten Publikationsformen über die Abschaffung von klassischen Autorenprogrammen nachzudenken. Word & Co. können bei der Verwendung von Dokumentenvorlagen zwar schon einen Großteil der Arbeit für die Ausgabe in ein gutes barrierefreies PDF übernehmen, aber es bleiben oft Nacharbeiten und Risiken. Der Weg hin zu automatisierten Prozessen (z. B. via Cloud-Publishing, das Arbeiten im Browser auf Servern oder mit Hilfe von Datenbankmasken) wird sicherlich in vielen Bereichen die Zukunft sein. Die manuellen Arbeitsprozesse von heute sind an vielen Stellen für eine barrierefreie Ausgabe einfach viel zu zeitaufwendig. Allerdings bedeutet dies oft, alte gewohnte Wege zu verlassen, sich an neue Arbeitsweisen zu gewöhnen und individuelle Freiheiten in der Gestaltung aufzugeben. Der Lohn kann aber sein, dass barrierefreie PDF-Dokumente wie von Zauberhand entstehen. Diese Art des Publizierens wird insbesondere für Firmen und Personen interessant, die zukünftig gesetzlich gezwungen sind, eine große Anzahl von Dokumenten barrierefrei auszugeben. Dokumente vermeiden Wenn Sie bereits einmal in einer großen Firma gearbeitet haben, werden Sie das kennen: Überall fliegen Dokumente herum. Sie bekommen überarbeitete Versionen als Anhang per Mail geschickt und auf Ihrer Festplatte und den Servern stapeln sich Dokumente zu den unterschiedlichsten Themen in den unterschiedlichsten Versionsständen. Die digitale Welt hat zu einer massiven Zunahme an produzierten Dokumenten geführt. Ein Weg aus dem Dilemma aus Sicht der Barrierefreiheit kann das einfache Vermeiden solcher Dokumente sein. Eine Unzahl von Publikationen, die in Dokumentenform vorliegen, könnte nämlich vermieden oder ersetzt werden. Dies folgt ein wenig die Grundüberlegung aus dem vorherigen Kapitel, ob PDF denn überhaupt immer das notwendige Publikationsformat sein muss (Kapitel 2.3.5 im Buch, Seite 55). Wenn Sie mal in die Situation kommen, eine große Anzahl von Publikationen in barrierefreie PDF-Dokumente konvertieren zu müssen, so sollte das Vermeiden von Dokumenten Ihr erster Ansatzpunkt sein.