Цифровой годовой отчет должен позволять быстро понять результаты года, а затем найти подтверждающие их доказательства. Для команд по связям с общественностью главный вопрос заключается в способе публикации: загружаемый PDF-файл, увлекательная электронная книга или веб-сайт с отчетом.
Выбор подходящего формата цифрового годового отчета зависит от содержания, существующей структуры и того, как люди будут его читать. Ниже вы можете сравнить различные варианты, систематизировать основные моменты и подробные результаты, а также позаимствовать конкретные идеи из опубликованных отчетов.
Основные выводы
- Выберите PDF-файл для скачивания, интерактивную книгу для публикации существующего дизайна страницы в интернете или веб-сайт, если вам нужны макеты, адаптированные для прокрутки и различных размеров экрана.
- Сопоставьте основные результаты с пояснениями. Для большого количества данных необходимо указать определение, период отчетности и источник.
- Предоставьте читателям прямой доступ к финансовой информации, не заставляя их сначала читать каждую статью.
Выберите формат цифрового годового отчета
Онлайн-отчет за год может представлять собой файл, публикацию в браузере или набор веб-страниц. Эти форматы также могут работать вместе. Например, ваш веб-сайт может представить основные результаты за год, с возможностью просмотра оформленного издания в формате интерактивной книги и PDF-файлом для его скачивания.
| Формат | Выберите это, когда | План для |
| PDF-файл для скачивания | Читателям нужно сохранить или распечатать весь отчет, а у вас уже будет готовый дизайн страницы. | Четкое содержание, понятные диаграммы и ссылка для скачивания с указанием года. |
| PDF-книга в формате флипбука | Вы хотите, чтобы читатели просматривали ваш существующий отчет в браузере и делились ссылкой на него. | Макет страниц, сохраняющий читаемость при просмотре в режиме онлайн, а также понятный путь к подробным разделам. |
| Сообщить о нарушении на веб-сайте | Вам нужен контент, упорядоченный для прокрутки, в виде отдельных разделов и макетов, адаптирующихся к различной ширине экрана. | Веб-дизайн, разработка, обеспечение доступности, а также ответственный за текущее обслуживание. |
В электронной книге страницы отчета остаются страницами. Веб-сайт позволяет изменять порядок чтения содержимого. Если приоритетом является чтение с телефона, сделайте этот выбор до утверждения плотного двухколоночного PDF-макета; добавление средства просмотра в браузере не превратит его в веб-статью с изменяемым форматированием.
Оформите отчет, от основных моментов к деталям.
Начните с вопроса, который задают большинство читателей: что произошло в этом году? Затем покажите, как вы пришли к этим выводам. Вступление, полное организационной информации, может задержать получение результатов, к которым люди стремились.
Практичный формат годового отчета выглядит следующим образом:
- Год и сфера охвата: укажите организацию и период, который охватывается, особенно если финансовый год отличается от календарного.
- Краткий обзор результатов: выберите показатели, которые отражают ситуацию за год, со ссылками на соответствующие страницы или разделы.
- Работа и результаты: опишите проекты, кого они охватили, что изменилось и что остается нерешенным.
- Финансовый обзор и детализация: объясните доходы и расходы, а затем обеспечьте легкий доступ к соответствующим отчетам и примечаниям.
- Приоритеты и информация об организации: опишите следующие обязательства и предоставьте соответствующую информацию о руководстве, управлении и контактные данные.
Вводное резюме — это отправная точка, а не замена отчету. Если в нем говорится о росте участия, в сопроводительном разделе следует указать период сравнения и объяснить, кто считается участником. Если проект не достиг поставленных целей, следует объяснить разрыв наряду с достижениями, а не прятать его в заключительном абзаце.
Рассмотрим представленный ниже четырехстраничный пример от Northline Learning. На второй странице указаны 1200 обучающихся, 48 мастер-классов и доход в размере $240 000. Каждый пункт содержит ссылку на страницу с подробной информацией. На следующей странице сравнивается количество обучающихся и объясняется, что повторные посещения исключены; на финансовой странице доходы и расходы разделены. Это иллюстративные данные, используемые для демонстрации структуры.
Добавьте функции, которые помогут читателям находить и понимать результаты.
Интерактивный годовой отчет должен представлять собой нечто большее, чем просто анимация. Приоритет следует отдавать функциям, которые помогают пользователю найти результат, понять его или проверить его обоснованность.
Навигация с узнаваемыми названиями разделов.
Используйте такие заголовки, как «Результаты программы», «Финансовая отчетность» и «Управление». Внутри отчета можно использовать креативные названия разделов, но содержание должно подсказывать читателям, куда перейти. Для длинного PDF-файла или интерактивной книги укажите номера страниц; для веб-сайта предоставьте ссылки на соответствующие разделы.
Ссылки в аннотации должны соответствовать окончательной версии. Содержание, указывающее на номера страниц прошлой недели, делает даже тщательно подготовленный отчет неудобным в использовании.
Диаграммы с достаточным контекстом для их интерпретации.
Укажите единицу измерения, отчетный период и источник рядом с диаграммой. Объясните любые изменения в определении или охвате показателя, прежде чем сравнивать его с прошлым годом. В годовом отчете некоммерческой организации следует различать количество охваченных людей и предоставленные услуги: один человек, посещающий несколько сессий, не должен незаметно превращаться в несколько человек.
Также напишите краткое объяснение результата. Диаграмма может показать, что посещаемость выросла; сопроводительный текст должен объяснять соответствующее изменение, например, новое место проведения или более длительный период программы, если ваши записи подтверждают это объяснение.
Удобный вариант для чтения на телефоне
Просматривайте на телефоне даже самые мелкие подписи к диаграммам и самую широкую финансовую таблицу. Не судите об отчете по обложке. Более короткие абзацы и упрощенная структура страниц полезны, когда публикация содержит фиксированные страницы; веб-версия дает вам больше возможностей для перестановки контента для узкого экрана.
Предоставляйте текстовые альтернативы для содержательных визуальных элементов в форматах, которые вы публикуете. Доступ с помощью клавиатуры, порядок чтения и поддержка программ чтения с экрана требуют отдельной проверки; одного лишь предварительного просмотра на мобильных устройствах недостаточно для обеспечения доступности.
Два опубликованных годовых отчета, из которых стоит извлечь уроки.
Эти примеры иллюстрируют различные решения в области публикации, и вы можете применить эти идеи в своем собственном отчете.
Фраунгофера: издание, разработанное с учетом особенностей каждого раздела.
Страница годового отчета Института Фраунгофера за 2025 год Предлагается как электронная версия, так и PDF-файл для скачивания. Также имеются прямые ссылки на разделы, включая отчет исполнительного совета, обзор исследований и финансовые показатели.
Используйте точки входа. Тот, кто ищет финансовую информацию, может сразу перейти к соответствующему разделу, а не начинать с обложки. Такой подход подходит для объемного отчета, читатели которого приходят с разными вопросами.
Khan Academy: Методы с определениями и пояснениями.
Годовой отчет Khan Academy за 2024–2025 годы Представленные показатели эффективности размещены в веб-версии с возможностью прокрутки. В ней различаются типы обучающихся, а также имеются расширяемые сноски, поясняющие используемые показатели и подтверждающие исследования.
Воспользуйтесь принципом связи между заголовком и его пояснением. Краткое определение рядом с показателем помогает читателю понять, что он измеряет; сноска может описать методологию, не перегружая заголовок. Этот принцип можно применить и к макету PDF-файла, даже если вы не воспроизводите взаимодействие с сайтом.
Опубликуйте готовый годовой отчет в формате PDF с помощью Рекастия
Если ваш годовой отчет уже оформлен в формате PDF, Recastia может превратить его в онлайн-книгу с эффектом перелистывания страниц. PDF в интерактивную книгу Рабочий процесс предоставляет вам ссылку для чтения в браузере и возможность встраивания публикации на ваш веб-сайт.
Это подходит командам, которые хотят распространять разработанную версию без перестройки ее страниц в виде веб-сайта с отчетом. Читатели могут перелистывать страницы, использовать миниатюры для поиска нужного разворота и увеличивать масштаб деталей. Заголовки отчета, пояснения к диаграммам и ссылки на страницы по-прежнему выполняют функцию пояснения года.
На странице с финансовой информацией в примере отчета Northline показан один из способов сделать краткое резюме читабельным: доходы и расходы выделены в отдельные разделы, а годовой баланс отображается ниже. В более длинном отчете можно использовать аналогичный обзор перед тем, как направить читателей к полным отчетам и примечаниям.
Разместите встроенный отчет рядом с кратким введением, в котором указан год и объясняется содержание публикации. Если отчет имеет отдельную страницу для скачивания или страницу с финансовой отчетностью, укажите для этого места четкое название. Информацию о размещении и настройках для читателей см. в руководстве. Совместное использование и встраивание PDF-книги в интерактивный формат.
Сделайте так, чтобы результаты года было легко отслеживать.
Выберите формат цифрового годового отчета, соответствующий вашим реальным материалам: PDF для скачивания, электронная книга для просмотра готового дизайна страницы или веб-сайт для создания веб-макета. Затем свяжите каждый заголовок с его пояснением и подтверждающими деталями.
Полезный цифровой годовой отчет позволяет понять основные результаты, не теряя при этом доступа к полной картине. Внимательно прочтите вместе краткое изложение, одну подробную диаграмму и финансовый раздел: определения, периоды и цифры должны совпадать.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.
Часто задаваемые вопросы
Не существует единого количества страниц, подходящего для всех организаций. Спланируйте содержание, необходимое вашим читателям и для выполнения отчетных обязательств, затем отделите основные моменты в начале от подробных пояснений и примечаний. Краткое резюме может располагаться рядом с более длинным полным текстом, не заставляя каждого читателя читать его целиком.
Можно опубликовать оба варианта, с четкими обозначениями. Краткий обзор содержит краткое изложение событий за год; полный отчет предоставляет подробную информацию по итогам года. Свяжите краткий обзор с полным отчетом и четко укажите, какой документ необходим читателям для ознакомления с финансовой отчетностью или другой конкретной информацией.
Ссылка для пожертвований может располагаться после соответствующего раздела, но она не должна прерывать доступ к результатам или финансовой информации. Четко укажите целевой ресурс и дайте ссылку на вашу существующую страницу для пожертвований. Публикация отчета сама по себе не предоставляет функций обработки платежей или управления донорами.
Попросите ответственного владельца утвердить исправление, обновить список затронутых изданий и указать исправленную версию и дату там, где читатели смогут их найти. Проверьте все сводные страницы, диаграммы и файлы для скачивания, где повторяется рисунок. В противном случае, пересмотренная сумма в одном месте может привести к распространению противоречивых версий.