Tạp chí so với bản tin: Chọn định dạng phù hợp cho ấn phẩm của bạn

Việc lựa chọn giữa tạp chí và bản tin phụ thuộc vào nội dung bạn dự định xuất bản. Tạp chí tập hợp các bài viết chuyên đề, phỏng vấn và hình ảnh trong một ấn phẩm được biên tập. Bản tin giúp cập nhật tin tức, lời khuyên và thông báo hữu ích cho một nhóm đối tượng cụ thể.

Hướng dẫn so sánh tạp chí và bản tin này phân tích công việc biên tập đằng sau mỗi định dạng. Nó cũng cho thấy cùng một nội dung về vườn cộng đồng có thể trở thành hai ấn phẩm khác nhau như thế nào, giúp bạn lựa chọn định dạng trước khi dành thời gian cho bố cục.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Hãy chọn tạp chí khi nội dung mạnh nhất của bạn cần không gian cho các bài báo, ảnh, phỏng vấn hoặc giải thích.
• Hãy chọn đăng ký nhận bản tin khi người đọc cần cập nhật thường xuyên, các liên kết hữu ích, ngày tháng hoặc các bước tiếp theo rõ ràng.
• Số trang và phương thức phân phối không quyết định định dạng. Cả hai ấn phẩm đều có thể được in hoặc đọc trực tuyến.
• Sử dụng cả hai khi thông báo khẩn cấp và các bài viết dài hơn cần lịch đăng tải khác nhau.

Tạp chí so với bản tin: Điều gì thực sự thay đổi?

Các định dạng này chồng chéo nhau. Bản tin có thể chứa những bài luận dài, và tạp chí có thể bao gồm những thông báo ngắn. Hãy xem xét lý do chính khiến ai đó đọc ấn phẩm của bạn: để khám phá một tuyển tập truyện ngắn, hoặc để cập nhật thông tin về một nhóm hoặc chủ đề mà họ quan tâm.

Nội dung bạn sử dụng làm trọng tâm

Một tạp chí thường mở đầu bằng một bài viết đặc sắc: một bài chân dung, một bài phóng sự, một bài luận ảnh, hoặc một bài giải thích chuyên sâu. Các bài viết phụ trợ giúp cho số báo trở nên đa dạng mà không làm mất đi chủ đề chính.

Bản tin thường bắt đầu bằng thông tin cập nhật quan trọng nhất. Đó có thể là hạn chót đăng ký, nguồn tài liệu mới, một bài phân tích ngắn hoặc thông báo dành cho thành viên.

• Câu hỏi từ tạp chí: Câu chuyện nào xứng đáng được dành nhiều không gian nhất trong số báo này?
• Câu hỏi cho bản tin: Độc giả cần biết gì trước khi bản cập nhật tiếp theo ra mắt?

Bạn có thể đưa cả tin tức và thông tin cập nhật vào bài viết. Những câu hỏi này giúp bạn quyết định nội dung nào nên được ưu tiên và nội dung nào có thể được trình bày ngắn gọn hơn.

Quá trình thực hiện mỗi số báo

Đối với một tạp chí tập trung vào bài viết chuyên đề, hãy lên kế hoạch thời gian cho các cuộc phỏng vấn, lựa chọn hình ảnh, biên tập và thiết kế trang. Một bài viết có thể cần nhiều người đóng góp trước khi hoàn thiện.

Đối với bản tin cập nhật ngắn gọn, bố cục lặp lại có thể giảm bớt công việc thiết kế. Tuy nhiên, vẫn cần có người thu thập tin tức, kiểm tra ngày tháng và liên kết, và quyết định những mục nào cần bỏ qua. Một bản tin nặng về nghiên cứu có thể đòi hỏi nhiều công việc biên tập hơn so với một số tạp chí thông thường.

Trước khi lựa chọn, hãy liệt kê các công việc viết bài, chụp ảnh, biên tập và thiết kế mà số báo tiếp theo của bạn sẽ cần.

Lịch trình xuất bản

Hãy chọn lịch trình phù hợp với tốc độ thay đổi thông tin.

• Các sự kiện sắp tới: Hãy công bố thông tin đủ sớm để mọi người có thể đăng ký hoặc lên kế hoạch tham dự.
• Thông tin cập nhật về thành viên hoặc công ty: Hãy lập lịch trình sao cho phù hợp với tần suất bạn có thông tin hữu ích cần báo cáo.
• Các bài viết chuyên đề: Hãy dành đủ thời gian để thu thập tài liệu và hoàn thành vấn đề.

Một tạp chí theo mùa có thể hoạt động song song với các thông báo thường xuyên hơn. Đừng đặt ra hạn chót gấp rút cho số tạp chí tiếp theo chỉ vì nó cùng chủ đề.

Cùng một nội dung, nhưng hai ấn phẩm khác nhau.

Hãy xem xét một khu vườn cộng đồng với bốn nội dung cần chia sẻ: một hệ thống thu gom nước mưa mới, một ngày trồng cây vào thứ Bảy, các cuộc phỏng vấn tình nguyện viên và lời khuyên về trồng trọt theo mùa. Thông tin có thể được sử dụng theo cả hai hình thức, nhưng trọng tâm sẽ thay đổi.

Dưới dạng bản tin: Hãy bắt đầu bằng Ngày Trồng Cây

Bản tin giúp các thành viên chuẩn bị cho hoạt động tiếp theo. Tiêu đề mở đầu là “Tham gia Ngày Trồng cây Thứ Bảy”, ngay sau đó là hạn chót đăng ký, địa điểm gặp mặt và những thứ cần mang theo.

Các mục còn lại vẫn dễ dàng quét:

• Cập nhật về lượng nước mưa: Phần giải thích ngắn gọn về nơi có thể lấy nước đã thu thập được, kèm theo liên kết đến hướng dẫn đầy đủ.
• Góc tình nguyện viên: Phần giới thiệu ngắn gọn về đội ngũ và một mẹo hữu ích giúp các thành viên phát triển tốt hơn trong lần ghé thăm tiếp theo.

Người đọc có thể tìm thấy thông tin chi tiết về sự kiện mà không cần phải đọc hết toàn bộ bài viết về nước mưa. Hãy đặt liên kết đăng ký bên cạnh ngày diễn ra sự kiện, thay vì tách chúng ra bằng các thông báo không liên quan.

Với tư cách là một tạp chí: Phát triển câu chuyện về nước mưa

Tạp chí sử dụng bài viết “Từ mái nhà đến luống trồng rau” làm nội dung chính. Bài viết giải thích cách khu vườn thu gom nước mưa, kèm theo sơ đồ minh họa và giới thiệu những tình nguyện viên tham gia.

Cùng một nội dung đó hiện đang hỗ trợ cho một kế hoạch vấn đề:

• Phim mở đầu: Dự án thu gom nước mưa, kèm theo hình ảnh và giải thích về hệ thống.
• Mục dành cho mọi người: Thông tin chi tiết hơn về các tình nguyện viên, bao gồm cả giọng nói và kinh nghiệm cá nhân của họ.
• Phần thực hành: Lời khuyên về cách trồng cây theo mùa được nhóm theo nhiệm vụ hoặc loại cây.
• Trang cộng đồng: Thông tin về ngày tháng và chi tiết tham gia sắp tới, được kiểm tra lại trước khi công bố.

Ngày trồng cây sẽ trở thành thông báo chứ không phải tin chính. Nếu hạn chót rơi vào thời điểm ấn phẩm hoàn tất, hãy gửi thông tin đó riêng. Bài viết không nên làm trì hoãn lời mời.

Định dạng nào phù hợp với ấn phẩm tiếp theo của bạn?

Hãy xem xét những tài liệu bạn đã có, bao gồm cả người sẽ viết và thời hạn cần đưa tài liệu đến tay độc giả.

Chọn một bản tin để nhận thông tin cập nhật thường xuyên.

Bản tin là một điểm khởi đầu thiết thực khi:

• Bạn phục vụ một nhóm đối tượng cụ thể, chẳng hạn như thành viên, khách hàng, nhân viên hoặc cư dân địa phương.
• Hầu hết các mục là thông báo, lời khuyên ngắn gọn, liên kết hoặc các hoạt động sắp diễn ra.
• Người đọc cần thông tin trước một ngày cụ thể.
• Nhóm của bạn có thể duy trì một số ít các phần định kỳ.

Ví dụ, một câu lạc bộ có lịch họp, nhắc nhở thành viên và một lời khuyên hàng tháng thì đã có kế hoạch gửi bản tin rõ ràng. Việc thêm trang không nhất thiết cung cấp cho các thành viên nhiều thông tin hữu ích hơn.

Hãy chọn một tạp chí cho số báo chuyên đề.

Tạp chí là lựa chọn phù hợp khi:

• Bạn có những câu chuyện cần phỏng vấn, hình ảnh, sơ đồ hoặc lời giải thích chi tiết hơn.
• Một số bài viết có thể được nhóm lại với nhau dưới cùng một chủ đề hoặc vấn đề.
• Nội dung này sẽ vẫn hữu ích sau ngày xuất bản.
• Bạn có thể giao nhiệm vụ biên tập và thiết kế trước khi ấn định ngày phát hành.

Một tổ chức cộng đồng có thể sử dụng định dạng này cho một bộ sưu tập theo mùa gồm các hồ sơ địa phương, câu chuyện dự án và hướng dẫn thực tiễn. Mỗi câu chuyện cần xứng đáng với không gian của nó; một tạp chí không cần thêm nội dung thừa để trông có giá trị.

Hãy sử dụng cả hai khi chúng có nhiệm vụ khác nhau.

Bản tin có thể thông báo về số tạp chí mới, nêu bật một câu chuyện và liên kết đến toàn bộ ấn phẩm. Giữa các số, nó có thể đăng tải những thông tin cập nhật quan trọng.

Viện Smithsonian minh họa cách tiếp cận này. Viện Smithsonian của nó... kho lưu trữ tạp chí sắp xếp các câu chuyện theo từng số báo, trong khi... các tùy chọn bản tin email Bao gồm cả việc chọn lọc tin tức các ngày trong tuần và cập nhật tin tức theo chủ đề cụ thể. Nhà xuất bản có thể cung cấp cả hai mà không cần cung cấp nội dung giống hệt nhau cho mọi kênh.

Nếu nhóm của bạn chỉ có thể quản lý một ấn phẩm, hãy bắt đầu từ đó. Thêm bản tin sau nếu bạn thường xuyên có thông báo cần chia sẻ giữa các số tạp chí.

Chia sẻ một trong hai ấn phẩm dưới dạng sách lật với Recastia

Sau khi bạn đã thiết kế xong tạp chí hoặc bản tin PDF của mình, Công cụ tạo sách lật Có thể biến nó thành một ấn phẩm lật trang với liên kết trình duyệt có thể chia sẻ. Điều này phù hợp với các ấn phẩm mà hình ảnh, bố cục trang và thứ tự các trang đều quan trọng.

Bản tin email và sách lật điện tử phục vụ các phần khác nhau của quy trình xuất bản. Bạn có thể viết một đoạn giới thiệu ngắn trong email, sau đó thêm liên kết đến sách lật điện tử cho những độc giả muốn mở toàn bộ ấn phẩm.

Đối với cả hai định dạng, hãy chuẩn bị các trang hoàn chỉnh trước khi tải lên. Giữ cho nội dung văn bản dễ đọc, đặt tiêu đề rõ ràng cho mỗi bài viết và đặt các ngày quan trọng cùng thông tin liên hệ ở vị trí dễ tìm.

Ví dụ về tạp chí bên dưới cho thấy một ấn phẩm dạng trang mà người đọc có thể xem trực tuyến.

Chọn định dạng bạn có thể giữ lại để sử dụng được.

Để quyết định nên chọn tạp chí hay bản tin, hãy bắt đầu bằng nội dung của số tiếp theo. Các thông báo kịp thời và cập nhật định kỳ hướng đến bản tin; các bài viết chuyên đề, phỏng vấn và câu chuyện bằng hình ảnh có thể phù hợp với tạp chí.

Bạn không cần phải mãi mãi phân định ranh giới giữa tạp chí và bản tin. Hãy xuất bản một ấn bản tập trung, hỏi độc giả xem họ thấy điều gì hữu ích, và sử dụng những câu trả lời đó để lên kế hoạch cho ấn bản tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp