Phần khó nhất của việc làm kỷ yếu trường học hiếm khi là chọn bìa. Mà khó là thu thập những bức ảnh còn thiếu, ghi đúng tên và hoàn thiện các trang trước hạn chót in ấn. Người làm kỷ yếu đảm nhiệm các phần khác nhau của công việc đó: một số người tổ chức toàn bộ dự án của trường, trong khi những người khác thiết kế các trang hoặc xuất bản bản PDF hoàn chỉnh trực tuyến.
Sáu nhà sản xuất kỷ yếu này đáp ứng những nhu cầu khác nhau. Hãy so sánh chúng dựa trên những việc mà nhóm của bạn vẫn cần làm, cho dù đó là thiết kế trang ảnh chân dung, thu thập bài đóng góp của học sinh, đặt in ấn hay chia sẻ cuốn kỷ yếu hoàn chỉnh với gia đình.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Bạn đã có file PDF hoàn chỉnh chưa? Recastia xuất bản nó dưới dạng sách lật mà bạn có thể chia sẻ hoặc nhúng.
- Bạn muốn có video và âm thanh trong phiên bản kỹ thuật số? FlipHTML5 bổ sung tính năng đa phương tiện vào các trang. Book Creator cho phép sinh viên cùng nhau tạo sách đa phương tiện trên các gói dịch vụ đủ điều kiện.
- Bạn cần một mẫu thiết kế ban đầu? Canva cung cấp các mẫu kỷ yếu có thể chỉnh sửa dành cho nhóm biên tập nhỏ.
- Quản lý việc chụp ảnh chân dung và dự án in ấn toàn trường? Trường Treering và Walsworth có các công cụ chụp ảnh và sản xuất chuyên dụng cho niên giám.
So sánh các nhà sản xuất niên giám theo giai đoạn sản xuất
Các dịch vụ dưới đây không thể thay thế cho nhau. Hãy xác định giai đoạn bạn cần hỗ trợ trước khi so sánh các lựa chọn thiết kế.
| Dụng cụ | Điểm khởi đầu tốt nhất | Những việc cần lên kế hoạch riêng |
| Recastia | Sách kỷ yếu đã được phê duyệt dưới dạng PDF, sẵn sàng cho việc đọc trực tuyến. | Bộ sưu tập ảnh, thiết kế trang và mọi đơn đặt hàng in ấn. |
| FlipHTML5 | Một tài liệu hoặc mẫu dành cho ấn bản đa phương tiện. | Sự chấp thuận của nhà trường và kế hoạch cần thiết cho các yếu tố tương tác. |
| Canvas | Ảnh và văn bản vẫn cần dàn trang. | Ghi chép chân dung, hiệu đính cuối cùng và yêu cầu in ấn. |
| Vòng cây | Niên giám trường học với ảnh chân dung và những đóng góp của gia đình. | Sự cho phép của nhóm, phê duyệt bản thảo và thỏa thuận giao hàng |
| Walsworth | Một dự án biên tập và in ấn toàn trường | Vai trò của nhân viên, thời hạn sản xuất và thỏa thuận dịch vụ |
| Người sáng tạo sách | Một cuốn sách do cả lớp tự làm, bao gồm văn bản, hình ảnh và bản ghi âm của học sinh. | Kế hoạch hợp tác, quyền xuất bản và hoàn thiện bản in |
1. Recastia
Recastia chuyển đổi file PDF kỷ yếu đã hoàn thiện thành ấn phẩm lật trang. Phần mềm này rất phù hợp khi các trang kỷ yếu của bạn đã được duyệt và bạn muốn các gia đình đọc cuốn sách thông qua liên kết trên trình duyệt.
Các tính năng chính
- Các trang PDF được hiển thị dưới dạng sách lật trực tuyến.
- Điều hướng trang, phóng to thu nhỏ và điều khiển hình thu nhỏ.
- Đường dẫn đọc và mã nhúng để chia sẻ ấn phẩm hoàn chỉnh.
Ưu điểm: Bạn có thể giữ nguyên bố cục trang mà nhóm của bạn đã thiết kế. Phụ huynh có thể mở kỷ yếu mà không cần tải toàn bộ file PDF xuống, và nhà trường có thể tích hợp ấn phẩm này vào trang web hiện có.
Nhược điểm: Việc thu thập ảnh, sửa tên và thiết kế trang diễn ra trước giai đoạn xuất bản này. Sắp xếp các bản in riêng nếu trường muốn có thêm một bản lưu niệm vật lý.
Phù hợp nhất cho: Các trường học, câu lạc bộ và nhóm tốt nghiệp có PDF đã được phê duyệt. Sử dụng Chuyển đổi PDF sang Flipbook Hãy xác nhận quy trình làm việc cho phiên bản trực tuyến và kiểm tra lại các quy tắc chia sẻ của trường trước khi phân phát liên kết.
2. FlipHTML5
FlipHTML5 là một tùy chọn xuất bản kỹ thuật số dành cho niên giám, không chỉ bao gồm ảnh tĩnh. Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa trang để thêm video biểu diễn, tin nhắn âm thanh hoặc các tài liệu khác phù hợp với kỷ niệm về trường học.
Các tính năng chính
- Chuyển đổi tài liệu và mẫu kỷ yếu.
- Các nội dung đa phương tiện bổ sung, bao gồm video và âm thanh.
- Chia sẻ trực tuyến qua liên kết, mã QR hoặc nhúng vào trang web.
Ưu điểm: Phiên bản kỹ thuật số có thể bao gồm âm thanh của dàn hợp xướng hoặc bài phát biểu tốt nghiệp bên cạnh các trang liên quan. Người đọc có thể mở ấn phẩm trực tuyến thay vì nhận các tệp riêng biệt cho sách và các phương tiện hỗ trợ kèm theo.
Nhược điểm: Các thành phần khác nhau của trình chỉnh sửa trang yêu cầu các gói khác nhau. Hãy kiểm tra... yêu cầu của trình chỉnh sửa trang Trước khi hứa hẹn một tính năng tương tác cụ thể nào đó, cần có người xem xét lại nội dung và quyền sử dụng trước khi nhà trường chia sẻ cuốn sách.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm biên tập niên giám tạo ra ấn phẩm đa phương tiện đi kèm với sách in, hoặc phiên bản kỹ thuật số hoàn chỉnh với các bản ghi âm được nhà trường phê duyệt.
3. Canvas
Canva giúp nhóm biên tập biến ảnh và chú thích thành các trang kỷ yếu. Các mẫu của Canva cung cấp bố cục ban đầu cho bìa, phần lớp học và trang chữ ký mà không cần phải tự thiết kế từng yếu tố.
Các tính năng chính
- Mẫu kỷ yếu có thể chỉnh sửa.
- Thiết kế trang bằng cách kéo và thả với ảnh, văn bản và đồ họa.
- Các thiết kế chung mà nhóm biên tập có thể cùng nhau thực hiện.
Ưu điểm: Một nhóm nhỏ có thể thống nhất một vài kiểu bố cục trang và sử dụng lại chúng cho toàn bộ cuốn sách. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một bố cục ảnh chân dung lớp và một bố cục khác cho các chuyến đi và câu lạc bộ, trong khi vẫn giữ nguyên phông chữ và màu sắc xuyên suốt.
Nhược điểm: Trình soạn thảo trang linh hoạt không loại bỏ được nhu cầu duy trì danh sách học sinh chính xác. Lên kế hoạch ai sẽ ghép tên với ảnh và kiểm tra lại các trang cuối cùng. Nếu bạn định in sách, hãy tìm hiểu kích thước và yêu cầu tệp của nhà in trước khi bắt đầu thiết kế.
Phù hợp nhất cho: Một lớp học, câu lạc bộ hoặc nhóm nhỏ trong trường chủ yếu cần các công cụ thiết kế và có khả năng tự quản lý danh sách công việc biên tập.
4. Vòng cây
Treering kết hợp thiết kế kỷ yếu với xử lý ảnh chân dung và sản xuất sách in. Đây là lựa chọn chuyên biệt hơn khi dự án của bạn liên quan đến danh sách học sinh, đóng góp từ gia đình và các bản sao cần được gửi đến trường.
Các tính năng chính
- Portrait Autoflow giúp sắp xếp và bố trí ảnh chân dung học sinh.
- Thư mục ảnh dùng chung và quyền truy cập riêng cho từng thành viên nhóm.
- Chỉnh sửa bản in thử và sản xuất niên giám in ấn.
- Tùy chọn thêm các trang riêng cho từng học sinh.
Ưu điểm: Của nó công cụ cộng tác Cho phép người điều phối tổ chức các đóng góp và kiểm soát ai có thể làm việc trên các phần khác nhau của cuốn sách. Việc xử lý ảnh chân dung giúp giảm việc lắp ráp trang thủ công, trong khi các trang tùy chỉnh cung cấp cho gia đình một không gian để lưu giữ những kỷ niệm cá nhân ngoài các trang chung của trường.
Nhược điểm: Việc tự động sắp xếp ảnh chân dung vẫn phụ thuộc vào tên và tệp nguồn chính xác. Hãy quyết định ai sẽ phê duyệt cuốn sách ảnh dùng chung và ai chịu trách nhiệm cho các trang cá nhân. Xác nhận phương thức giao nhận và lịch trình sản xuất của trường trước khi ấn định ngày cho các gia đình.
Phù hợp nhất cho: Các điều phối viên trường học muốn có quy trình thiết kế và in ấn liền mạch với các công cụ chụp ảnh chân dung và sự tham gia của gia đình.
5. Walsworth
Phần mềm Walsworth's Yearbook 360 cho phép trường học quản lý thiết kế trang và hình ảnh trong một chương trình làm kỷ yếu chuyên dụng. Các công cụ dành cho nhân viên phù hợp với các dự án lớn hơn, nơi các học sinh khác nhau phụ trách mảng thể thao, hoạt động ngoại khóa, chân dung và các sự kiện của trường.
Các tính năng chính
- Thiết kế trang web trực tuyến và khả năng theo dõi công việc của nhân viên.
- Sắp xếp ảnh theo chủ đề và thẻ học sinh.
- Công cụ bố cục dọc và lập chỉ mục tự động.
- Chia công cụ gửi ảnh Dành cho đội ngũ biên tập niên giám và toàn thể cộng đồng trường học.
Ưu điểm: Ảnh từ nhiều người đóng góp khác nhau có thể được đưa vào cùng một hệ thống quản lý. Nhân viên có thể sắp xếp chúng theo người và sự kiện được đề cập, thay vì giao cho người phụ trách một tập hợp các thư mục không liên quan vào cuối năm.
Nhược điểm: Đây là chương trình sản xuất dành cho trường học, cần thảo luận thêm với đại diện, không chỉ đơn thuần là tải lên sách lật điện tử. Vui lòng xem xét kỹ phạm vi dịch vụ, đào tạo, thông số kỹ thuật in ấn và thời hạn trước khi lên kế hoạch cho nhóm của bạn.
Phù hợp nhất cho: Các trường có cố vấn và đội ngũ biên tập sản xuất niên giám in ấn số lượng lớn, đặc biệt khi việc chụp ảnh và phối hợp nhân viên là những mối quan tâm chính.
6. Người sáng tạo sách
Book Creator phù hợp với niên giám được xây dựng cùng học sinh chứ không chỉ đơn thuần là về học sinh. Nó kết hợp văn bản, hình vẽ, ảnh, âm thanh và video, cho phép cả lớp đóng góp những bài viết ngắn phản ánh suy nghĩ cũng như ảnh chân dung và ảnh chụp các sự kiện.
Các tính năng chính
- Trang sách đa phương tiện với bài viết và bản ghi âm của học sinh.
- Cộng tác thời gian thực trên phiên bản trực tuyến dành cho các gói trả phí.
- Các tùy chọn xuất bản trực tuyến, tải xuống EPUB và in PDF.
Ưu điểm: Học sinh có thể đóng góp theo nhiều cách khác nhau. Một em có thể viết về chuyến đi dã ngoại của trường; một em khác có thể ghi lại một đoạn ngắn và vẽ thêm một bức tranh. Những đóng góp đó có thể làm cho cuốn kỷ yếu của lớp trở nên cá nhân hơn so với chỉ là một chuỗi ảnh và tên.
Nhược điểm: Hợp tác thời gian thực Đây là tính năng trả phí, vì vậy hãy kiểm tra quyền truy cập trước khi chỉ định dự án dùng chung. Âm thanh và video thuộc về phiên bản kỹ thuật số; bản PDF in không thể tái tạo những trải nghiệm đó. Hãy lên kế hoạch cho các trang in sao cho chúng vẫn có ý nghĩa khi đứng độc lập.
Phù hợp nhất cho: Giáo viên có thể tự làm sách kỷ niệm lớp hoặc niên giám kỹ thuật số do học sinh biên soạn, thay vì quản lý việc chụp ảnh chân dung toàn trường và đặt in ấn.
Giúp việc quản lý bộ sưu tập ảnh trở nên dễ dàng hơn.
Hãy chọn công cụ phù hợp với loại tài liệu mà nhóm của bạn cần thu thập. Một cuốn kỷ yếu trường học với nhiều ảnh chân dung sẽ có những yêu cầu khác so với một cuốn kỷ niệm câu lạc bộ chứa đầy ảnh sự kiện.
Trước khi mời cộng tác viên, hãy thống nhất các điểm sau:
- Một địa điểm nộp hồ sơ duy nhất: Hãy gửi tài liệu cho gia đình và nhân viên đến cùng một địa chỉ nhận tài liệu đã được phê duyệt thay vì thu thập tài liệu đính kèm thông qua nhiều hộp thư cá nhân khác nhau.
- Thông tin chi tiết hữu ích về ảnh: Hãy hỏi về sự kiện, ngày tháng và tên của những người xuất hiện trong ảnh. Chỉ riêng tên tệp hiếm khi cung cấp đủ thông tin để tạo chú thích.
- Tên người sở hữu trang: Mỗi lớp hoặc mỗi nhóm chỉ định một người chịu trách nhiệm về tài liệu thiếu và việc sửa chữa.
- Người đưa ra quyết định cuối cùng: Người đóng góp có thể đề xuất thay đổi, nhưng cần có người phê duyệt các trang đã hoàn thiện.
Việc cho phép tải ảnh lên và việc cho phép công bố ảnh là hai quyết định khác nhau. Hãy tuân theo quy trình phê duyệt hiện hành của nhà trường đối với cả hai. Một liên kết chia sẻ tiện lợi không bao giờ nên quyết định thông tin nào của học sinh được công khai.
Kiểm tra lý lịch người trước khi kiểm tra nội thất.
Một lỗi chính tả bên dưới bức chân dung quan trọng hơn một đường viền hơi không đều. Hãy lập một danh sách kiểm tra chân dung riêng và đối chiếu nó với các trang cuối cùng, chứ không chỉ với thư mục ảnh gốc.
Kiểm tra tên so với danh sách hiện tại
Xác nhận chính tả, lớp hoặc khối, các mục trùng lặp và học sinh vắng mặt. Cung cấp trạng thái theo dõi cụ thể cho học sinh đến muộn và vắng mặt để không bị bỏ sót khi hoàn thành đợt chụp ảnh đầu tiên.
Xem lại phụ đề với người am hiểu về sự kiện đó.
Người thiết kế có thể phát hiện ra lỗi cắt ảnh mà không nhận thấy tên đội bị ghi sai. Hãy nhờ giáo viên, huấn luyện viên hoặc biên tập viên học sinh phụ trách sự kiện đó kiểm tra chú thích và người xuất hiện trong ảnh.
Phê duyệt bản in và bản kỹ thuật số riêng biệt.
Đối với bản in, hãy kiểm tra bản in thử của nhà cung cấp ở kích thước dự định, bao gồm cả các chú thích nhỏ và các khuôn mặt gần gáy sách. Đối với phiên bản kỹ thuật số, hãy kiểm tra việc đọc trên điện thoại và xem lại mọi bản ghi âm được liên kết. Chỉ bao gồm tài liệu đã được phê duyệt cho kênh phân phối đó.
Chọn đơn vị làm kỷ yếu phù hợp với công việc sắp tới.
Những đơn vị làm kỷ yếu phù hợp nhất là những đơn vị có thể giải quyết những công việc còn dang dở của nhóm bạn. Hãy sử dụng trình chỉnh sửa bố cục khi các trang vẫn cần thiết kế, dịch vụ sản xuất kỷ yếu của trường khi ảnh chân dung và việc in ấn chiếm phần lớn dự án, hoặc phần mềm xuất bản sách lật khi file PDF đã sẵn sàng để chia sẻ.
Lập danh sách ứng viên làm kỷ yếu với mỗi ứng viên một phần tiêu biểu: một trang chân dung, một trang sự kiện và bất kỳ nội dung đa phương tiện nào bạn dự định đưa vào. Xác nhận người sẽ thu thập, chỉnh sửa, phê duyệt và chia sẻ tài liệu đó trước khi bạn bắt tay vào làm toàn bộ cuốn kỷ yếu.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có. Bạn có thể thiết kế các trang trong một công cụ và sử dụng tệp PDF đã hoàn thiện cho phiên bản trực tuyến, miễn là tài khoản và thỏa thuận của bạn cho phép xuất và sử dụng lại tệp đó. Hãy giữ lại tệp nguồn có thể chỉnh sửa để sau này việc sửa lỗi không cần phải xây dựng lại toàn bộ cuốn sách từ phiên bản đã xuất bản.
Điều đó phụ thuộc vào chính sách của trường và quyền truy cập nội dung. Hãy quyết định ai được phép đọc sách trước khi chọn phương thức chia sẻ. Một liên kết khó đoán không giống với một hệ thống kiểm tra xem ai được phép mở nó.
Giữ lại các tệp nguồn đã được phê duyệt, bản PDF cuối cùng, thông tin bản quyền hình ảnh, mẫu trang và bản ghi về nơi lưu trữ sách. Chỉ lưu trữ thông tin học sinh thông qua quy trình được nhà trường phê duyệt. Ghi lại người quản lý tài khoản xuất bản để nhóm tiếp theo không phụ thuộc vào thông tin đăng nhập cá nhân của tình nguyện viên sắp nghỉ việc.
Hãy lựa chọn trước khi đặt thiết kế trang hoặc mở cổng nhận ảnh. Lên kế hoạch ngược từ ngày sinh viên dự kiến nhận được sách, dành thời gian cho việc sửa lỗi bản in, in ấn, sản xuất và giao hàng. Trước tiên, hãy nắm rõ thời hạn của nhà cung cấp, sau đó đặt ra thời hạn nội bộ sớm hơn cho các ảnh chân dung còn thiếu và chú thích ảnh nộp muộn.