Potřebujete aktualizovat rozpočet nebo porovnat údaje o prodeji, ale zpráva dorazila ve formátu PDF. Opakované psaní každého řádku přidává práci ještě předtím, než vůbec začnete s výpočty. Převeďte PDF do Excelu a přesuňte tyto informace do sešitu.
Tato příručka vám ukáže, jak převést PDF do Excelu pomocí nástroje Recastia a uspořádat výsledné buňky pro řazení, vzorce a budoucí sestavy.
Klíčové poznatky
- Zvolte Excel, když potřebujete počítat s čísly nebo uspořádat řádky z PDF.
- Recastia vytváří sešit XLS ke stažení a nabízí možnost online sdílení.
- Převedený sešit může obsahovat samostatné listy a mezery zděděné z rozvržení PDF.
- Před přidáním výpočtů uspořádejte jeden záznam na řádek, zkontrolujte číselné datové typy a odstraňte opakující se záhlaví stránek.
- Pokud jsou úvodní nuly důležité, ponechte kódy produktů jako text.
Co je Recastia?
Recastia převádí PDF soubory do několika formátů pomocí nástroje PDF to Document. Pro práci s tabulkami zvolte Excel, pro revizi odstavců Word, pro snímky PowerPoint nebo pro obrázky stránek Image. Průvodce převodem PDF do dokumentů vysvětluje, kdy použít který formát.
Excel funguje dobře pro prodejní zprávy, ceníky, rozvrhy a další dokumenty obsahující řádky a obrázky. Pokud potřebujete převážně přepsat text, použijte Průvodce převodem PDF do Wordu místo toho.
Jak převést PDF do Excelu pomocí Recastie
Začněte s původním PDF, zejména pokud máte digitální kopii s volitelným textem. Jasné nadpisy a zarovnané sloupce vám poskytnou praktičtější výchozí bod pro práci s tabulkami než snímek obrazovky sestavy.
- Nahrát PDF
Otevřete Převodník PDF do dokumentů a nahrajte soubor. Pokud potřebujete porovnat údaje napříč stránkami, použijte kompletní přehled. Obrazovka nahrávání zobrazuje limity souborů a stránek, které platí pro váš účet.
- Vyberte Excel a převeďte
Jako výstupní formát vyberte Excel a poté vyberte možnost Převést. Tím se vytvoří sešit pro úpravu extrahovaného obsahu. Nevytvoří se vzorce ani model sestav, které mohly existovat předtím, než se zdrojový dokument stal PDF.
- Stáhnout nebo sdílet pracovní sešit
Stáhněte si soubor XLS a otevřete jej v Excelu, abyste uspořádali buňky. Můžete také použít Otevřít k zobrazení výsledku online nebo Sdílet k získání hostovaného odkazu a QR kódu. Stáhněte si funkční kopii, pokud potřebujete přidat výpočty nebo zkombinovat data s jiným sešitem.
Uspořádejte převedené řádky před výpočtem
PDF uspořádává informace pro stránku. Excel potřebuje konzistentní rozsah dat. Nadpis nad tabulkou, prázdný sloupec mezi obrázky nebo opakovaný nadpis na další stránce může tento rozsah po převodu přerušit.
Před sloučením jakýchkoli listů v sešitu si je prohlédněte. Přejmenujte listy tak, aby popisovaly jejich obsah, například Regionální prodej nebo Ceny produktů. Pokud jedna tabulka pokračuje přes několik stránek PDF, sjednoťte odpovídající řádky pod jednu sadu záhlaví sloupců. Nesouvisející tabulky uchovávejte odděleně.
Použijte jeden záznam na řádek. Například tabulka měsíčních prodejů může mít sloupce Měsíc, Region, Produkt a Výnosy. Každý řádek by měl uvádět prodej jednoho produktu v jednom regionu za jeden měsíc. Existující mezisoučet ponechte mimo datový rozsah, aby se při novém součtu nezapočítával dvakrát.
Odeberte názvy stránek a opakující se řádky záhlaví ze středu tabulky. Neodstraňujte automaticky řádky jen proto, že se jejich částky shodují: dvě různé objednávky mohou mít stejnou hodnotu. Datum, číslo objednávky nebo jiný identifikátor určuje, zda se skutečně jedná o duplikáty.
Oprava hodnot, které Excel nedokáže vypočítat
Buňka může vypadat jako číslo, zatímco Excel ji ukládá jako text. Formátování buňky jako měny změní její vzhled; ne vždy se převede podkladová hodnota. Před vytvářením vzorců se ujistěte, že sloupce s částkami obsahují číselné hodnoty.
| Co najdete | Co dělat | Proč na tom záleží |
| Částky uložené jako text | Převeďte částky na čísla a poté použijte formátování měny | Vzorce potřebují číselné hodnoty |
| Opakované záhlaví mezi záznamy | Ponechte jeden řádek záhlaví nad daty | Filtry by měly fungovat na záznamech, nikoli na popiscích stránek. |
| Data s nejasným pořadím dnů/měsíců | Před převodem je porovnejte se zdrojovým kódem | 03/04 může představovat dvě různá data |
| Kódy produktů začínající nulou | Uložte kódy jako text | Čísla 00124 a 124 mohou označovat různé záznamy. |
| Celková částka uvedená pod zdrojovými řádky | Přesuňte jej mimo rozsah použitý pro nový součet. | Sečtením obou se počítá dvakrát stejná čísla |
Zachovejte význam procent i jejich vzhled. Číselná hodnota 0,15 zobrazená jako procento znamená 15%. Použití procentuálního formátování na číslo 15 výsledkem je 1 500%, proto před použitím ve výpočtu porovnejte výsledek s PDF.
Pro identifikátory postupujte podle pokynů společnosti Microsoft na adrese zachování úvodních nul a velkých čísel. Pokud již nula zmizela, změna formátu buňky na Text ji neobnoví. Pro obnovení celého kódu použijte původní dokument.
Použijte data ve svém sešitu pro tvorbu reportů
Jakmile budou řádky a datové typy konzistentní, převeďte rozsah do excelové tabulky. Filtry mohou izolovat oblast nebo produkt a řazení může uspořádat data nebo částky. Při řazení zahrňte celou tabulku, aby každá částka zůstala vedle odpovídajícího popisku.
Přidejte výpočty vedle importovaných hodnot. Například ponechte Skutečnou hodnotu a Rozpočet ve vlastních sloupcích a rozdíl vypočítejte ve třetím sloupci. Díky tomu budou obě zdrojové hodnoty k dispozici, když se někdo zeptá, jak byl výsledek vypočítán.
Pro opakovanou sestavu si veďte samostatný sešit obsahující vzorce a grafy. Každou novou sadu vyčištěných hodnot vkládejte do stejných sloupců s použitím sloupce Měsíc nebo Období pro rozlišení vykazovaných období. Měsíce pak můžete porovnávat, aniž byste museli analýzu znovu sestavovat pokaždé, když dorazí PDF soubor.
Často kladené otázky
Ne. PDF obvykle obsahuje zobrazené čísla, nikoli vzorce v tabulce, které se za nimi nacházejí. Po uspořádání importovaných hodnot přidejte potřebné výpočty v Excelu.
Konverze do Excelu v Recastii umožňuje stažení souboru XLS. Otevřete jej v Excelu a použijte příkaz Uložit jako, pokud potřebujete pracovní kopii XLSX. Pouhé přejmenování přípony souboru formát sešitu nepřevede.
Ano, pokud sloupce popisují stejné informace. Zarovnejte názvy sloupců a datové typy, ponechte jeden řádek záhlaví a záznamy přidejte pod něj. Udržujte oddělené tabulky, pokud používají různé jednotky nebo popisují různé věci.
Graf viditelný v PDF souboru není původním grafem aplikace Excel s propojeným rozsahem dat. Pokud potřebujete změnit jeho hodnoty nebo návrh, použijte podkladové obrázky k vytvoření nového grafu v aplikaci Excel.
Stránky PDF používají k uspořádání obsahu umístění a mezery, zatímco tabulka ukládá informace do buněk. Převod může přenést další mezery, opakované nadpisy nebo oddělené části stránky. Uspořádání těchto buněk umožňuje sešitu řadit a provádět výpočty.
Závěr
Převeďte PDF do Excelu, když potřebujete pracovat s údaji v sestavě. Recastia poskytuje sešit; uspořádání řádků a datových typů umožňuje použití těchto údajů ve vaší analýze.
Po převodu PDF do Excelu uchovávejte zdrojové hodnoty odděleně od nových vzorců a PDF soubor si ponechte pro referenci. Sestavu pak můžete aktualizovat, aniž byste museli přepisovat její tabulky.
Vdechněte svému PDF život s Recastií
Vytvářejte, upravujte a sdílejte svůj obsah poutavějším způsobem.