Jak převést PDF do Excelu pro snadnější úpravu dat

PDF je užitečný, když je potřeba, aby sestava na všech zařízeních zobrazovala stejně. Toto pevné rozvržení se však stává méně praktickým, když potřebujete třídit údaje o prodeji, aktualizovat rozpočet, porovnávat regiony nebo přidávat vzorce. Místo kopírování každé hodnoty do prázdného sešitu můžete PDF převést do Excelu a pokračovat v práci s informacemi v buňkách tabulky.

Recastia umožňuje převádět PDF do Excelu v prohlížeči, čímž získáte sešit, který můžete třídit, aktualizovat a používat k němu výpočty. PDF soubor ponechte jako původní referenci při práci s tabulkou.

Co je Recastia?

Recastia je platforma pro opětovné použití PDF souborů se samostatnými nástroji pro vytváření flipbooků, videí, prezentací, webových stránek, virtuálních výstav, chatbotů a upravitelných formátů dokumentů. Její nástroj PDF to Document převádí jeden nahraný PDF soubor do formátu Word, PowerPoint, Excel nebo obrázků stránek.

Excel je tou správnou volbou, pokud PDF obsahuje řádky, sloupce, obrázky, procenta nebo jiné informace, které chcete reorganizovat. Pokud potřebujete místo toho přepsat odstavce, související Průvodce převodem PDF do Wordu pokrývá daný pracovní postup. Přehled všech výstupních dokumentů naleznete v Funkce převodu PDF do dokumentu v Recastii.

Jak převést PDF do Excelu pomocí Recastie

Recastia akceptuje PDF soubory menší než 100 MB a obsahující méně než 200 stránek. Vy si vyberete zdrojový PDF a výstup v Excelu; Recastia se postará o konverzi.

Co obsahuje převedený soubor Excelu

Převedená tabulka může uspořádat obsah do listů s názvy, jako například stránka 1 a stránka 2. Před přesunutím dat zkontrolujte strukturu sešitu.

Odtud přejmenujte listy, odeberte prázdné řádky nebo sloupce a opravte formáty čísel. Vzorce, kontingenční tabulky, grafy a dashboardy je stále třeba vytvořit v Excelu po správném uspořádání zdrojových hodnot.

Samostatné pracovní listy oddělují obsah z různých stránek PDF. Jakmile jsou nadpisy a sloupce jasné, přesuňte související oblasti do jednoho pracovního listu nebo je sloučte do nového souhrnného listu.

Co můžete dělat po převodu PDF do Excelu

V Excelu můžete řadit, filtrovat, aktualizovat a provádět výpočty s informacemi, které byly na stránce PDF opraveny.

Řazení a filtrování řádků

Řazení vám pomáhá seskupovat hodnoty podle data, částky, regionu, produktu nebo stavu. Filtry umožňují zobrazit pouze řádky, které odpovídají určité podmínce, což je užitečné, když dlouhá PDF sestava obsahuje více informací, než potřebujete pro jedno rozhodnutí.

Před řazením zkontrolujte, zda jsou záhlaví a hodnoty zarovnány s požadovanými sloupci. Odstraňte prázdné sloupce, které oddělují související pole, a poté převeďte rozsah do excelové tabulky, pokud chcete opakovaně použitelné ovládací prvky filtru.

Aktualizace čísel bez nutnosti opětovného sestavování zprávy

PDF soubor může obsahovat prodeje za minulý měsíc, starý ceník nebo rozvrh, který je třeba revidovat. Jakmile jsou hodnoty v Excelu, můžete aktualizovat jednotlivé buňky a znovu použít strukturu, místo abyste tabulku vytvářeli od nuly.

Původní PDF soubor si ponechte jako referenci při úpravách. Pokud převedený sešit obsahuje nadbytečné mezery, můžete tak rychle porovnat nadpisy, pořadí řádků a součty.

Přidat výpočty

Vzorce v Excelu dokáží z převedených hodnot vypočítat součty, průměry, rozdíly a procentuální změny. Nejprve se ujistěte, že čísla jsou uložena jako číselné buňky, nikoli jako text. Symboly měn, oddělovače tisíců nebo procentuální značky mohou vyžadovat změny formátování, než je bude možné ve vzorci použít.

Po vyčištění číselných sloupců přidejte vzorce do nových sloupců, místo abyste přepisovali importované hodnoty. Tím zůstanou zdrojová data viditelná a vaše výpočty se snáze kontrolují.

Pro opakované sestavy ukládejte vzorce a formátování do samostatného sešitu šablony. Pokaždé, když dorazí nový PDF soubor, vložte vyčištěné hodnoty do stejné struktury. To je často rychlejší než znovuvytvářet součty, grafy a číselné formáty pro každé období sestavy.

Kombinování dat s jinými sešity

Převedené řádky lze zkopírovat do sešitu s výkazy, inventárního listu, sledovače kampaní nebo plánovacího modelu. Před sloučením souborů porovnejte názvy a formáty sloupců. Konzistentní data, měny a identifikátory zabraňují tomu, aby malé rozdíly ve formátování později vytvářely duplicitní kategorie.

Kdy je převod PDF do Excelu nejužitečnější

Tento pracovní postup je vhodný pro PDF, ve kterých jsou informace důležitější než původní návrh stránky. Mezi běžné příklady patří:

• Prodejní zprávy s měsíčními nebo regionálními údaji
• Ceníky a tabulky produktů
• Souhrny zásob
• Jízdní řády a rozvrhy
• Výsledky průzkumu uspořádané do řádků a sloupců
• Finanční souhrny, které vyžadují další výpočty

Pokud je vizuální design stránky hlavní hodnotou, může být lepším místem online publikace. Katalog, brožura nebo časopis často prospívá ze zachování pořadí stránek a vizuálního rozvržení. průvodce opětovným využitím obsahu vysvětluje, jak může stejný zdroj sloužit různým účelům, aniž by se každý výstup musel zapisovat do tabulky.

Tipy pro čistší sešit aplikace Excel

Začněte přejmenováním pracovních listů, aby byl jejich účel zřejmý. Popisek jako Měsíční prodeje se snáze používá než stránka 1, zvláště pokud má zdrojový PDF soubor mnoho stránek.

Dále odstraňte řádky a sloupce, které obsahují pouze mezery mezi stránkami. Rozvržení PDF často používají vizuální mezery, které jsou užitečné na vytištěné stránce, ale v sešitu zbytečné. Před použitím filtrů nebo vzorců uchovávejte skutečná data pohromadě.

Pokud PDF obsahuje opakující se záhlaví na několika stránkách, ponechte jeden řádek záhlaví a před sloučením dat odstraňte duplikáty. Díky tomu bude řazení a filtrování mnohem spolehlivější.

Zkontrolujte datový typ v každém důležitém sloupci. Data by se měla chovat jako data, procenta by měla být číselná a údaje o příjmech by měly být čísla s formátováním měny. Pokud Excel považuje hodnotu za text, převeďte ji před výpočtem součtů.

Zkontrolujte také, zda záporné hodnoty, desetinná místa a úvodní nuly stále mají svůj význam v PDF. Kódy produktů a čísla účtů často vyžadují formátování textu, nikoli automatické formátování čísel.

Nakonec porovnejte hlavní nadpisy a několik reprezentativních hodnot se zdrojovým PDF. Jakmile je struktura čistá, uložte pracovní kopii a pokračujte v analýze.

Často kladené otázky

Závěr

Pokud sestava obsahuje údaje, které potřebujete seřadit, aktualizovat nebo s nimi vypočítat, převeďte PDF do Excelu a převeďte je do tabulky. Recastia vytvoří sešit XLS, který si můžete stáhnout, otevřít nebo sdílet.

Po převodu PDF do Excelu vyčistěte sloupce, ověřte datové typy a přidejte filtry nebo vzorce, které sestava potřebuje. Původní PDF si uschovejte po ruce, abyste si při úpravě sešitu mohli zkontrolovat nadpisy, hodnoty a pořadí stránek.