עליך לעדכן תקציב או להשוות נתוני מכירות, אך הדוח הגיע כקובץ PDF. הקלדה מחדש של כל שורה מוסיפה עבודה עוד לפני שתוכל להתחיל לחשב. המר PDF לאקסל כדי להעביר את המידע הזה לחוברת עבודה.
מדריך זה מראה לכם כיצד להמיר PDF לאקסל באמצעות Recastia ולארגן את התאים המתקבלים לצורך מיון, נוסחאות ודוחות עתידיים.
נקודות מפתח
- בחרו באקסל כשצריך לחשב עם מספרים או לארגן שורות מקובץ PDF.
- Recastia יוצרת חוברת עבודה XLS להורדה ומספקת אפשרות שיתוף מקוונת.
- חוברת עבודה שהומרה יכולה להכיל גליונות עבודה נפרדים וריווחים שעברו בירושה מפריסת ה-PDF.
- סדרו רשומה אחת בכל שורה, בדקו סוגי נתונים מספריים והסירו כותרות עמוד חוזרות לפני הוספת חישובים.
- שמרו על קודי מוצר כטקסט כאשר אפסים מובילים חשובים.
מהו רקסטיה?
Recastia ממירה קבצי PDF למספר פורמטים באמצעות הכלי PDF to Document שלה. בחרו ב-Excel לעבודה בגיליון אלקטרוני, ב-Word לתיקון פסקאות, ב-PowerPoint לשקופיות או ב-Image לתמונות עמוד. מדריך ל-PDF למסמך מסביר מתי להשתמש בכל פורמט.
אקסל עובד היטב עבור דוחות מכירות, מחירונים, לוחות זמנים ומסמכים אחרים המכילים שורות ומספרים. אם אתה צריך בעיקר לכתוב מחדש טקסט, השתמש ב... מדריך PDF ל-Word במקום זאת.
כיצד להמיר PDF לאקסל בעזרת Recastia
התחילו עם קובץ ה-PDF המקורי, במיוחד כשיש לכם עותק דיגיטלי עם טקסט הניתן לבחירה. כותרות ברורות ועמודות מיושרות נותנות לכם נקודת התחלה מעשית יותר לעבודה בגיליון אלקטרוני מאשר צילום מסך של דוח.
- העלה את קובץ ה-PDF
פתח את ממיר PDF למסמך והעלה את הקובץ שלך. השתמש בדוח המלא אם עליך להשוות נתונים בין הדפים שלו. מסך ההעלאה מציג את מגבלות הקובץ והדפים החלות על חשבונך.
- בחר אקסל והמרה
בחרו את Excel כפורמט הפלט, לאחר מכן בחרו המר. פעולה זו יוצרת חוברת עבודה לעריכת התוכן שחולץ. היא אינה יוצרת מחדש את הנוסחאות או מודל הדיווח שייתכן שהיו קיימים לפני שמסמך המקור הפך ל-PDF.
- הורד או שתף את חוברת העבודה
הורד את קובץ ה-XLS ופתח אותו באקסל כדי לארגן את התאים. ניתן גם להשתמש ב-Open כדי להציג את התוצאה באופן מקוון, או ב-Share כדי לקבל קישור מתארח וקוד QR. הורד עותק עבודה כשאתה צריך להוסיף חישובים או לשלב את הנתונים עם חוברת עבודה אחרת.
סדרו את השורות המומרות לפני החישוב
קובץ PDF מסדר מידע עבור עמוד. אקסל זקוק לטווח נתונים עקבי. כותרת מעל הטבלה, עמודה ריקה בין איורים או כותרת חוזרת בעמוד הבא יכולים לקטוע טווח זה לאחר ההמרה.
עיין בגיליונות חוברת העבודה לפני שילוב כל דבר. שנה את שמות הגיליונות כדי לתאר את תוכנם, כגון מכירות אזוריות או מחירי מוצרים. כאשר טבלה אחת ממשיכה על פני מספר עמודי PDF, חבר את השורות התואמות תחת קבוצה אחת של כותרות עמודות. השאר טבלאות שאינן קשורות בנפרד.
השתמש ברשומה אחת בכל שורה. לדוגמה, טבלת מכירות חודשית עשויה להכיל עמודות חודש, אזור, מוצר והכנסה. כל שורה צריכה לזהות מכירות של חודש אחד עבור מוצר אחד באזור אחד. שמור סכום ביניים קיים מחוץ לטווח הנתונים כדי שסכום חדש לא יספור אותו פעמיים.
הסירו כותרות עמודים ושורות כותרת חוזרות מאמצע הטבלה. אין להסיר שורות באופן אוטומטי רק בגלל שהסכומים שלהן תואמים: שתי הזמנות שונות יכולות להיות בעלות אותו ערך. תאריך, מספר הזמנה או מזהה אחר קובע אם הן אכן כפילויות.
תקן ערכים שאקסל לא יכול לחשב
תא יכול להיראות כמספר בעוד שאקסל מאחסן אותו כטקסט. עיצוב תא זה כמטבע משנה את מראהו; הוא לא תמיד ממיר את הערך הבסיסי. לפני בניית נוסחאות, ודא שעמודות הסכום מכילות ערכים מספריים.
| מה שאתה מוצא | מה לעשות | למה זה חשוב |
| סכומים המאוחסנים כטקסט | המר את הסכומים למספרים, ולאחר מכן החל עיצוב מטבע | נוסחאות דורשות ערכים מספריים |
| כותרות חוזרות בין רשומות | שמור שורת כותרת אחת מעל הנתונים | מסננים צריכים לפעול על רשומות, לא על תוויות עמודים |
| תאריכים עם סדר יום/חודש לא ברור | השווה אותם למקור לפני ההמרה | 03/04 יכול לייצג שני תאריכים שונים |
| קודי מוצר המתחילים באפס | שמור את הקודים כטקסט | 00124 ו-124 עשויים לזהות רשומות שונות |
| סכום כולל הכלול מתחת לשורות המקור | הזז אותו אל מחוץ לטווח המשמש עבור הסכום הכולל החדש | סיכום שניהם סופר את אותם מספרים פעמיים |
שמור על משמעות האחוזים וכן על המראה שלהם. ערך מספרי של 0.15 המוצג כאחוז פירושו 15%. החלת עיצוב אחוזים על המספר 15 מניבה 1,500%, לכן השווה את התוצאה לקובץ ה-PDF לפני השימוש בה בחישוב.
עבור מזהים, פעל לפי ההנחיות של מיקרוסופט בנושא שמירה על אפסים מובילים ומספרים גדולים. אם אפס כבר נעלם, שינוי פורמט התא לטקסט לא ישחזר אותו. השתמש במסמך המקורי כדי לשחזר את הקוד המלא.
השתמש בנתונים בחוברת העבודה לדיווח שלך
לאחר שהשורות וסוגי הנתונים עקביים, הפכו את הטווח לטבלת אקסל. מסננים יכולים לבודד אזור או מוצר, ומיון יכול לסדר תאריכים או סכומים. כלול את הטבלה המלאה בעת המיון כך שכל סכום יישאר ליד התווית התואמת שלו.
הוסף חישובים לצד הערכים המיובאים. לדוגמה, שמור את הערכים בפועל ואת התקציב בעמודות משלהן וחשב את ההפרש בעמודה השלישית. פעולה זו משאירה את שני נתוני המקור זמינים כאשר מישהו שואל כיצד חושבה התוצאה.
עבור דוח חוזר, שמור חוברת עבודה נפרדת המכילה את הנוסחאות והתרשימים שלך. הכנס כל קבוצה חדשה של ערכים מנוקים לאותן עמודות, עם עמודה חודש או תקופה כדי להבחין בין תקופות דיווח. לאחר מכן תוכל להשוות חודשים מבלי לבנות מחדש את הניתוח בכל פעם שמגיע קובץ PDF.
שאלות נפוצות
לא. קובץ PDF מכיל בדרך כלל את הנתונים המוצגים ולא את נוסחאות הגיליון האלקטרוני שמאחוריהם. הוסף את החישובים הדרושים לך באקסל לאחר סידור הערכים המיובאים.
המרת ה-Excel של Recastia מספקת הורדה של XLS. פתחו אותה באקסל והשתמשו ב-Save As אם אתם זקוקים לעותק עבודה XLSX. שינוי שם סיומת הקובץ לבדו אינו ממיר את פורמט חוברת העבודה.
כן, כאשר העמודות מתארות את אותו מידע. יש ליישר את שמות העמודות וסוגי הנתונים, לשמור על שורת כותרת אחת ולהוסיף את הרשומות שמתחתיה. יש לשמור על טבלאות נפרדות אם הן משתמשות ביחידות שונות או מתארות דברים שונים.
תרשים הנראה בקובץ PDF אינו תרשים האקסל המקורי עם טווח הנתונים המקושר אליו. אם עליך לשנות את הערכים או העיצוב שלו, השתמש באיורים הבסיסיים כדי לבנות תרשים חדש באקסל.
דפי PDF משתמשים במיקום ובריווח כדי לסדר תוכן, בעוד שגיליון אלקטרוני מאחסן מידע בתאים. המרה יכולה לכלול ריווח נוסף, כותרות חוזרות או מקטעי עמוד נפרדים. ארגון תאים אלה הופך את חוברת העבודה למתאימה למיון וחישובים.
מַסְקָנָה
המר PDF לאקסל כשאתה צריך לעבוד עם האיורים בדוח. Recastia מספק את חוברת העבודה; סידור השורות וסוגי הנתונים שלה הופך את האיורים הללו לשימושיים בניתוח שלך.
לאחר המרת PDF לאקסל, יש להפריד את ערכי המקור מהנוסחאות החדשות ולשמור את קובץ ה-PDF לעיון. לאחר מכן ניתן לעדכן את הדוח מבלי להקליד מחדש את הטבלאות שלו.
הפיחו חיים בקובץ ה-PDF שלכם בעזרת Recastia
צור, התאם אישית ושתף את התוכן שלך בצורה מעניינת יותר.