تحتاج إلى تحديث الميزانية أو مقارنة أرقام المبيعات، لكن التقرير وصل بصيغة PDF. إعادة كتابة كل سطر تُضيف عبئًا قبل أن تتمكن من البدء بالحسابات. حوّل ملف PDF إلى Excel لنقل هذه المعلومات إلى مصنف.
يوضح لك هذا الدليل كيفية تحويل ملف PDF إلى Excel باستخدام Recastia وتنظيم الخلايا الناتجة للفرز والصيغ والتقارير المستقبلية.
أهم النقاط
- اختر برنامج Excel عندما تحتاج إلى إجراء حسابات باستخدام الأرقام أو تنظيم الصفوف من ملف PDF.
- يقوم برنامج Recastia بإنشاء مصنف XLS قابل للتنزيل ويوفر خيار المشاركة عبر الإنترنت.
- يمكن أن يحتوي المصنف المحول على أوراق عمل منفصلة ومسافات موروثة من تخطيط ملف PDF.
- قم بترتيب سجل واحد لكل صف، وتحقق من أنواع البيانات الرقمية، وقم بإزالة رؤوس الصفحات المتكررة قبل إضافة العمليات الحسابية.
- احتفظ برموز المنتجات كنص عندما تكون الأصفار البادئة مهمة.
ما هو ريكاستيا?
يُحوّل برنامج Recastia ملفات PDF إلى عدة صيغ باستخدام أداة PDF to Document. اختر Excel للعمل على جداول البيانات، أو Word لمراجعة الفقرات، أو PowerPoint للعروض التقديمية، أو Image لصور الصفحات. دليل تحويل ملفات PDF إلى مستندات يشرح متى يتم استخدام كل صيغة.
يُعدّ برنامج Excel مناسبًا لتقارير المبيعات وقوائم الأسعار والجداول الزمنية وغيرها من المستندات التي تحتوي على صفوف وأرقام. إذا كنت تحتاج بشكل أساسي إلى إعادة كتابة النصوص، فاستخدم دليل تحويل ملفات PDF إلى Word بدلاً من.
كيفية تحويل ملف PDF إلى Excel باستخدام Recastia
ابدأ بملف PDF الأصلي، خاصةً إذا كانت لديك نسخة رقمية تحتوي على نص قابل للتحديد. توفر لك العناوين الواضحة والأعمدة المتراصة نقطة انطلاق أكثر عملية للعمل على جداول البيانات من لقطة شاشة للتقرير.
- قم بتحميل ملف PDF
افتح محول ملفات PDF إلى مستندات ثم حمّل ملفك. استخدم التقرير الكامل إذا كنت بحاجة إلى مقارنة الأرقام بين صفحاته. تعرض شاشة التحميل حدود الملفات والصفحات المطبقة على حسابك.
- حدد Excel وقم بالتحويل
اختر Excel كصيغة إخراج، ثم حدد "تحويل". سيؤدي هذا إلى إنشاء مصنف لتحرير المحتوى المستخرج. لن يتم إعادة إنشاء الصيغ أو نموذج التقارير الذي ربما كان موجودًا قبل تحويل المستند الأصلي إلى ملف PDF.
- قم بتنزيل أو مشاركة المصنف
نزّل ملف XLS وافتحه في برنامج Excel لتنظيم الخلايا. يمكنك أيضًا استخدام "فتح" لعرض النتيجة عبر الإنترنت، أو "مشاركة" للحصول على رابط مُستضاف ورمز QR. نزّل نسخة عمل عندما تحتاج إلى إضافة عمليات حسابية أو دمج البيانات مع مصنف آخر.
قم بتنظيم الصفوف المحولة قبل إجراء الحساب
يُرتّب ملف PDF المعلومات في صفحة واحدة. يحتاج برنامج Excel إلى نطاق بيانات ثابت. قد يؤدي وجود عنوان أعلى الجدول، أو عمود فارغ بين الأرقام، أو عنوان متكرر في الصفحة التالية إلى قطع هذا النطاق بعد التحويل.
راجع صفحات المصنف قبل دمج أي شيء. أعد تسمية الصفحات لتصف محتوياتها، مثل "المبيعات الإقليمية" أو "أسعار المنتجات". عندما يمتد جدول واحد على عدة صفحات من ملف PDF، اجمع الصفوف المتطابقة تحت مجموعة واحدة من عناوين الأعمدة. احتفظ بالجداول غير ذات الصلة منفصلة.
استخدم سجلًا واحدًا لكل صف. على سبيل المثال، قد يحتوي جدول المبيعات الشهرية على أعمدة: الشهر، والمنطقة، والمنتج، والإيرادات. يجب أن يُحدد كل صف مبيعات شهر واحد لمنتج واحد في منطقة واحدة. احتفظ بالمجموع الفرعي الحالي خارج نطاق البيانات حتى لا يتم احتسابه مرتين عند حساب المجموع الجديد.
أزل عناوين الصفحات وصفوف العناوين المكررة من منتصف الجدول. لا تقم بإزالة الصفوف تلقائيًا لمجرد تطابق قيمها، فقد يكون لطلبين مختلفين نفس القيمة. يُحدد التاريخ أو رقم الطلب أو أي مُعرّف آخر ما إذا كانت الصفوف مكررة بالفعل.
إصلاح القيم التي لا يستطيع برنامج إكسل حسابها
قد تبدو الخلية كرقم بينما يخزنها برنامج إكسل كنص. يؤدي تنسيق تلك الخلية كعملة إلى تغيير مظهرها، ولكنه لا يحوّل القيمة الأصلية دائمًا. قبل إنشاء الصيغ، تأكد من أن أعمدة المبلغ تحتوي على قيم رقمية.
| ما ستجده | ما يجب القيام به | لماذا يهم ذلك |
| المبالغ المخزنة كنص | حوّل المبالغ إلى أرقام، ثم طبّق تنسيق العملة. | تحتاج الصيغ إلى قيم عددية |
| تكرار العناوين بين السجلات | ضع صفًا واحدًا للعنوان أعلى البيانات | ينبغي أن تعمل المرشحات على السجلات، وليس على عناوين الصفحات. |
| تواريخ بترتيب غير واضح لليوم/الشهر | قارنها بالمصدر قبل التحويل | يمكن أن يمثل 03/04 تاريخين مختلفين |
| رموز المنتجات التي تبدأ بصفر | قم بتخزين الرموز كنص | قد يشير الرقمان 00124 و124 إلى سجلات مختلفة |
| تم إدراج المجموع أسفل صفوف المصدر | انقلها خارج النطاق المستخدم للمجموع الجديد | جمع كلا العددين يعطي نفس الأرقام مرتين |
حافظ على معنى النسب المئوية وشكلها. القيمة العددية 0.15 المعروضة كنسبة مئوية تعني 15%. تطبيق تنسيق النسبة المئوية على الرقم 15 ينتج عنه 1,500%، لذا قارن النتيجة مع ملف PDF قبل استخدامها في أي عملية حسابية.
للحصول على المعرّفات، اتبع إرشادات مايكروسوفت بشأن الحفاظ على الأصفار البادئة والأرقام الكبيرة. إذا اختفى الصفر بالفعل، فلن يؤدي تغيير تنسيق الخلية إلى نص إلى استعادته. استخدم المستند الأصلي لاستعادة الكود بالكامل.
استخدم البيانات في مصنف التقارير الخاص بك
بعد توحيد الصفوف وأنواع البيانات، حوّل النطاق إلى جدول في برنامج Excel. يمكنك استخدام عوامل التصفية لعزل منطقة أو منتج معين، كما يمكنك استخدام الفرز لترتيب التواريخ أو المبالغ. تأكد من تضمين الجدول كاملاً عند الفرز لضمان بقاء كل مبلغ بجانب تصنيفه المطابق.
أضف العمليات الحسابية بجانب القيم المستوردة. على سبيل المثال، احتفظ بالقيم الفعلية والميزانية في عمودين منفصلين، واحسب الفرق بينهما في عمود ثالث. هذا يُتيح الوصول إلى كلا الرقمين الأصليين عند الاستفسار عن كيفية حساب النتيجة.
لإعداد تقرير دوري، احتفظ بمصنف منفصل يحتوي على الصيغ والمخططات. ضع كل مجموعة جديدة من القيم المُنقّحة في نفس الأعمدة، مع عمود "الشهر" أو "الفترة" لتمييز فترات إعداد التقارير. يمكنك حينها مقارنة الأشهر دون الحاجة إلى إعادة بناء التحليل في كل مرة يصل فيها ملف PDF.
التعليمات
لا. عادةً ما يحتوي ملف PDF على الأرقام المعروضة فقط، وليس على معادلات جداول البيانات التي تدعمها. أضف العمليات الحسابية التي تحتاجها في برنامج Excel بعد ترتيب القيم المستوردة.
يُتيح لك برنامج Recastia تحويل ملفات Excel إلى ملف XLS للتنزيل. افتحه في برنامج Excel واستخدم خاصية "حفظ باسم" إذا كنت بحاجة إلى نسخة عمل بصيغة XLSX. تغيير امتداد الملف وحده لا يُحوّل تنسيق المصنف.
نعم، عندما تصف الأعمدة نفس المعلومات. قم بمحاذاة أسماء الأعمدة وأنواع البيانات، واحتفظ بصف عناوين واحد، وأضف السجلات أسفله. احتفظ بجداول منفصلة إذا كانت تستخدم وحدات مختلفة أو تصف أشياء مختلفة.
الرسم البياني الظاهر في ملف PDF ليس هو الرسم البياني الأصلي في Excel مع نطاق البيانات المرتبط به. إذا كنت بحاجة إلى تغيير قيمه أو تصميمه، فاستخدم البيانات الأساسية لإنشاء رسم بياني جديد في Excel.
تستخدم صفحات ملفات PDF التنسيق والتباعد لترتيب المحتوى، بينما تخزن جداول البيانات المعلومات في خلايا. يمكن أن يشمل التحويل المسافات الإضافية، والعناوين المتكررة، أو أقسام الصفحات المنفصلة. تنظيم هذه الخلايا يجعل المصنف مناسبًا للفرز والحسابات.
خاتمة
يمكنك تحويل ملفات PDF إلى Excel عند الحاجة إلى التعامل مع البيانات في التقارير. يوفر لك برنامج Recastia المصنف، حيث يتيح لك ترتيب صفوفه وأنواع بياناته استخدام هذه البيانات في تحليلك.
بعد تحويل ملف PDF إلى Excel، احتفظ بالقيم الأصلية منفصلة عن الصيغ الجديدة، واحتفظ بملف PDF للرجوع إليه. يمكنك حينها تحديث التقرير دون الحاجة إلى إعادة كتابة جداوله.
أضف الحيوية إلى ملف PDF الخاص بك باستخدام Recastia
أنشئ محتواك وخصصه وشاركه بطريقة أكثر جاذبية.