A PDF akkor hasznos, ha egy jelentésnek minden eszközön ugyanúgy kell megjelennie. Ez a rögzített elrendezés azonban kevésbé kényelmessé válik, ha értékesítési adatokat kell rendezni, költségvetést frissíteni, régiókat összehasonlítani vagy képleteket hozzáadni. Ahelyett, hogy minden értéket egy üres munkafüzetbe másolna, a PDF-et Excel formátumba konvertálhatja, és folytathatja a munkát a táblázat celláiban található információkkal.
A Recastia lehetővé teszi a PDF-fájlok Excel formátumba konvertálását a böngészőben, így egy olyan munkafüzetet kapsz, amelyben rendezheted, frissítheted és számításokat végezhetsz. A PDF-fájlt eredeti referenciaként őrizd meg, miközben a táblázattal dolgozol.
Mi az Recastia?
A Recastia egy PDF-újrahasznosító platform, amely különálló eszközökkel rendelkezik lapozható könyvek, videók, prezentációk, weboldalak, virtuális kiállítások, chatbotok és szerkeszthető dokumentumformátumok létrehozásához. A PDF-ből dokumentum eszköz egy feltöltött PDF-et Word, PowerPoint, Excel vagy oldalképekké alakít.
Az Excel a megfelelő választás, ha a PDF sorokat, oszlopokat, ábrákat, százalékokat vagy más átrendezni kívánt információkat tartalmaz. Ha ehelyett bekezdéseket kell átírnia, a kapcsolódó... PDF-ből Wordbe szerkesztési útmutató lefedi azt a munkafolyamatot. Az összes dokumentumkimenet áttekintéséhez lásd: A Recastia PDF-ből dokumentum funkciója.
PDF konvertálása Excelbe a Recastia segítségével
A Recastia 100 MB-nál kisebb és 200 oldalnál kevesebbet tartalmazó PDF fájlokat fogad el. Ön választja ki a forrás PDF-et és az Excel-kimenetet; a Recastia kezeli az átalakítást.
Tölts fel egy PDF-et, generálj egy Excel-fájlt, majd töltsd le vagy oszd meg az eredményt.
- PDF feltöltése
Nyissa meg a Recastia PDF konverter és add hozzá a PDF-et a számítógépedről. Egy olyan fájllal, amely világos oszlopfejlécekkel, egységes sorközzel és olvasható ábrákkal rendelkezik, könnyebb lesz dolgozni a konvertálás után.
- Válassza az Excelt, és konvertálja a fájlt
Válassza ki az Excelt a négy kimeneti formátum közül, majd kattintson a Konvertálás gombra.
- Táblázat letöltése, megnyitása vagy megosztása
A Recastia létrehoz egy XLS munkafüzetet, amelyet letölthet és folytathatja a szerkesztést az Excelben. A Megnyitás paranccsal először ellenőrizheti a munkafüzetet. Ha valaki másnak szüksége van a fájlra, a Megosztás funkció egy tárolt hivatkozást és QR-kódot biztosít.
Mit tartalmaz a konvertált Excel fájl?
Az átalakított táblázat a tartalmat munkalapokba rendezheti, olyan nevekkel, mint az 1. oldal és a 2. oldal. Az adatok áthelyezése előtt ellenőrizze a munkafüzet szerkezetét.
Innen átnevezheti a munkalapokat, eltávolíthatja az üres sorokat vagy oszlopokat, és korrigálhatja a számformátumokat. A képleteket, kimutatástáblákat, diagramokat és irányítópultokat továbbra is Excelben kell létrehozni, miután a forrásértékeket megfelelően elrendezte.
A különálló munkalapok elkülönítik a különböző PDF-oldalak tartalmát. Miután a címsorok és oszlopok tiszták lettek, helyezze át a kapcsolódó tartományokat egy munkalapra, vagy egyesítse őket egy új összefoglaló lapon.
Mit tehetsz a PDF Excelbe konvertálása után?
Az Excelben rendezheti, szűrheti, frissítheti és kiszámíthatja a PDF-oldalon kijavított információkat.
Sorok rendezése és szűrése
A rendezés segít az értékek csoportosításában dátum, összeg, régió, termék vagy állapot szerint. A szűrők lehetővé teszik, hogy csak azokat a sorokat jelenítse meg, amelyek megfelelnek egy adott feltételnek, ami akkor hasznos, ha egy hosszú PDF-jelentés több információt tartalmaz, mint amennyire egyetlen döntéshez szüksége van.
Rendezés előtt ellenőrizze, hogy a címsorok és az értékek illeszkednek-e a kívánt oszlopokhoz. Távolítsa el az összefüggő mezőket elválasztó üres oszlopokat, majd alakítsa át a tartományt Excel-táblázattá, ha újrafelhasználható szűrővezérlőket szeretne.
Adatok frissítése a jelentés újbóli létrehozása nélkül
Egy PDF tartalmazhat múlt havi akciókat, egy régi árlistát vagy egy felülvizsgálatra szoruló ütemtervet. Miután az értékek Excelben vannak, frissítheti az egyes cellákat, és újra felhasználhatja a struktúrát ahelyett, hogy a táblázatot a nulláról kellene újraépítenie.
Szerkesztés közben őrizze meg az eredeti PDF-et referenciaként. Ez gyors módot kínál a címsorok, a sorok sorrendjének és az összegek összehasonlítására, ha a konvertált munkafüzet extra szóközöket tartalmaz.
Számítások hozzáadása
Az Excel képletek képesek összegeket, átlagokat, különbségeket és százalékos változásokat kiszámítani az átváltott értékekből. Először győződjön meg arról, hogy a számok numerikus cellákban, és nem szövegként vannak tárolva. A pénznemszimbólumokat, ezreselválasztókat vagy százalékjeleket formázási módosításokra lehet szükség, mielőtt egy képlet használhatná őket.
A numerikus oszlopok tisztítása után adjon hozzá képleteket új oszlopokhoz az importált értékek felülírása helyett. Így a forrásadatok láthatóvá válnak, és a számítások könnyebben ellenőrizhetők.
Ismétlődő jelentések esetén mentse a képleteket és a formázást egy külön sablon munkafüzetbe. Minden alkalommal, amikor új PDF érkezik, illessze be a tisztított értékeket ugyanabba a struktúrába. Ez gyakran gyorsabb, mint minden jelentési időszakra újraépíteni az összegeket, diagramokat és számformátumokat.
Adatok kombinálása más munkafüzetekkel
Az átalakított sorok átmásolhatók egy jelentéskészítési munkafüzetbe, leltárlapba, kampánykövetőbe vagy tervezési modellbe. A fájlok egyesítése előtt egyeztesse az oszlopneveket és a formátumokat. Az egységes dátumok, pénznemek és azonosítók megakadályozzák, hogy a kisebb formázási különbségek később ismétlődő kategóriákat hozzanak létre.
Mikor a leghasznosabb a PDF-ből Excelbe konvertálás?
Ez a munkafolyamat olyan PDF-fájlokhoz illik, amelyekben az információ fontosabb, mint az eredeti oldalterv. Gyakori példák:
- Értékesítési jelentések havi vagy regionális adatokkal
- Árlisták és terméktáblázatok
- Leltárösszefoglalók
- Menetrendek és menetrendek
- Sorokba és oszlopokba rendezett felmérési eredmények
- További számításokat igénylő pénzügyi összefoglalók
Ha a vizuális oldaldizájn a fő érték, akkor egy online kiadvány jobb célpont lehet. Egy katalógus, brosúra vagy magazin gyakran előnyös, ha megtartja az oldalsorrendet és a vizuális elrendezést. tartalom-újrahasznosítási útmutató elmagyarázza, hogyan szolgálhat ugyanaz a forrás különböző célokat anélkül, hogy minden kimenetet táblázatba kellene írni.
Tippek a tisztább Excel-munkafüzethez
Kezd azzal, hogy átnevezi a munkalapokat, hogy a céljuk egyértelmű legyen. Egy olyan címke, mint például a „Havi eladások”, könnyebben navigálható, mint az 1. oldal, különösen akkor, ha a forrás PDF sok oldalból áll.
Ezután törölje azokat a sorokat és oszlopokat, amelyek csak oldalközt tartalmaznak. A PDF-elrendezések gyakran használnak vizuális hézagokat, amelyek hasznosak egy nyomtatott oldalon, de feleslegesek egy munkafüzetben. Szűrők vagy képletek alkalmazása előtt tartsa együtt a tényleges adatokat.
Ha a PDF több oldalon ismétlődő fejléceket tartalmaz, akkor egy fejlécsort tartson meg, és az adatok egyesítése előtt távolítsa el az ismétlődéseket. Ez sokkal megbízhatóbbá teszi a rendezést és a szűrést.
Ellenőrizd az adattípust minden fontos oszlopban. A dátumoknak dátumként kell viselkedniük, a százalékoknak numerikus százalékoknak, a bevételi adatoknak pedig pénznemformátumú számoknak. Ha az Excel szövegként kezel egy értéket, akkor az összegek kiszámítása előtt konvertáld át.
Azt is ellenőrizd, hogy a negatív értékek, tizedesjegyek és a kezdő nullák továbbra is ugyanazt a jelentést hordozzák-e, mint a PDF-ben. A termékkódokhoz és a számlaszámokhoz gyakran szöveges formázásra van szükség az automatikus számformázás helyett.
Végül hasonlítsa össze a fő címsorokat és számos reprezentatív értéket a forrás PDF-fel. Ha a szerkezet tiszta, mentsen el egy munkapéldányt, és folytassa az elemzést.
Gyakran Ismételt Kérdések
Igen. Töltse fel a PDF-et a Recastia böngészőalapú PDF-konverterébe, válassza az Excelt, kattintson a Konvertálás gombra, és töltse le a létrehozott XLS-fájlt.
A Recastia 100 MB-nál kisebb és 200 oldalnál kevesebbet tartalmazó PDF fájlokat fogad el.
A Recastia egy XLS fájlt hoz létre. A letöltött fájl egy XML táblázatkezelő munkafüzet, amelyet az Excel meg tud nyitni és szerkeszteni.
Igen. A konvertálás után kattintson a Megosztás gombra a tárolt hivatkozás és a QR-kód opciók megnyitásához. A Megnyitás gombbal online is megtekintheti a táblázatot.
Az eredmények a forrás PDF szerkezetétől függenek. A jól látható, jól elkülönülő címsorokkal, sorokkal és oszlopokkal rendelkező táblázatok könnyebben szerkeszthetők. A konvertált munkafüzet számításokhoz vagy jelentéskészítéshez való használata előtt tekintse át.
Következtetés
Amikor egy jelentés olyan adatokat tartalmaz, amelyeket rendezni, frissíteni vagy számításokhoz használni kell, konvertáld a PDF-et Excelbe, hogy táblázatba vidd őket. A Recastia létrehoz egy XLS-munkafüzetet, amelyet letölthetsz, megnyithatsz vagy megoszthatsz.
Miután a PDF-et Excel formátumba konvertálta, tisztítsa meg az oszlopokat, erősítse meg az adattípusokat, és adja hozzá a jelentéshez szükséges szűrőket vagy képleteket. Tartsa az eredeti PDF-et a közelben, hogy a munkafüzet alakítása során ellenőrizhesse a címsorokat, az értékeket és az oldalak sorrendjét.
Keltsd életre PDF-edet a Recastia segítségével
Hozz létre, szabj testre és oszd meg tartalmaidat egy lebilincselőbb módon.