Frissítenie kell a költségvetést, vagy összehasonlítania az értékesítési adatokat, de a jelentés PDF formátumban érkezett meg. Minden sor újragépelése további munkát jelent, mielőtt egyáltalán elkezdhetné a számítást. Konvertálja a PDF-et Excelbe, hogy ezeket az információkat egy munkafüzetbe helyezze át.
Ez az útmutató bemutatja, hogyan konvertálhat PDF-fájlokat Excel formátumba a Recastia segítségével, és hogyan rendszerezheti a kapott cellákat rendezés, képletek és jövőbeli jelentések céljából.
Főbb tanulságok
- Válassza az Excelt, ha számokkal kell számolnia, vagy PDF-ből kell sorokat rendszereznie.
- A Recastia letölthető XLS munkafüzetet hoz létre, és online megosztási lehetőséget biztosít.
- Egy konvertált munkafüzet tartalmazhat különálló munkalapokat és a PDF elrendezésből örökölt térközöket.
- Számítások hozzáadása előtt rendezzen el egy rekordot soronként, ellenőrizze a numerikus adattípusokat, és távolítsa el az ismétlődő oldalfejléceket.
- A termékkódokat szövegként kell megadni, ha a kezdő nullák számítanak.
Mi az Recastia?
A Recastia a PDF-ből dokumentummá eszközével számos formátumba konvertál PDF-eket. Táblázatkezeléshez válassza az Excelt, bekezdések átdolgozásához a Wordöt, diákhoz a PowerPointot, oldalképekhez pedig az Image-et. PDF-ből dokumentumba készítés útmutató elmagyarázza, hogy mikor kell használni az egyes formátumokat.
Az Excel jól működik értékesítési jelentések, árlisták, ütemtervek és egyéb sorokat és adatokat tartalmazó dokumentumok esetén. Ha főként szöveget kell átírnia, használja a PDF-ből Wordbe szerkesztési útmutató helyette.
PDF konvertálása Excelbe a Recastia segítségével
Kezdd az eredeti PDF-fel, különösen akkor, ha van egy kiválasztható szöveggel rendelkező digitális másolatod. Az egyértelmű címsorok és az igazított oszlopok praktikusabb kiindulópontot biztosítanak a táblázatkezeléshez, mint egy jelentés képernyőképe.
- PDF feltöltése
Nyissa meg a PDF-ből dokumentumba konvertáló és töltse fel a fájlt. Használja a teljes jelentést, ha össze kell hasonlítania az adatokat az oldalak között. A feltöltési képernyőn láthatók a fiókjára vonatkozó fájl- és oldalkorlátok.
- Válassza az Excelt, és konvertálja
Válassza az Excelt kimeneti formátumként, majd válassza a Konvertálás lehetőséget. Ez létrehoz egy munkafüzetet a kinyert tartalom szerkesztéséhez. Nem hozza létre újra azokat a képleteket vagy jelentéskészítési modellt, amelyek esetleg léteztek, mielőtt a forrásdokumentum PDF formátumba vált.
- Töltsd le vagy oszd meg a munkafüzetet
Töltsd le az XLS fájlt, és nyisd meg Excelben a cellák rendszerezéséhez. A Megnyitás paranccsal online is megtekintheted az eredményt, a Megosztás paranccsal pedig egy tárolt hivatkozást és QR-kódot kaphatsz. Tölts le egy munkapéldányt, ha számításokat kell hozzáadnod, vagy az adatokat egy másik munkafüzettel kell kombinálnod.
A konvertált sorok rendszerezése a számítás előtt
A PDF egy oldalon belül rendezi el az információkat. Az Excelnek egységes adattartományra van szüksége. A táblázat feletti cím, az ábrák közötti üres oszlop vagy a következő oldalon ismétlődő címsor megszakíthatja ezt a tartományt a konvertálás után.
Mielőtt bármit is összevonnál, nézd át a munkafüzet lapjait. Nevezd át a lapokat a tartalmuk leírásának megfelelően, például Regionális értékesítések vagy Termékárak. Ha egy táblázat több PDF-oldalon is folytatódik, vond össze az egyező sorokat egy oszlopfejléc-készlet alá. A nem kapcsolódó táblázatokat tartsd külön.
Soronként egy rekordot használjon. Például egy havi értékesítési táblázat tartalmazhat Hónap, Régió, Termék és Bevétel oszlopokat. Minden sornak egy termék egy hónapnyi értékesítését kell azonosítania egy régióban. A meglévő részösszegeket tartsa az adattartományon kívül, hogy egy új összeg ne számolja kétszer.
Távolítsa el az oldalcímeket és az ismétlődő fejlécsorokat a táblázat közepéről. Ne távolítsa el automatikusan a sorokat csak azért, mert az összegük megegyezik: két különböző rendelésnek is lehet azonos értéke. Egy dátum, rendelési szám vagy más azonosító határozza meg, hogy valóban ismétlődőek-e.
Az Excel által nem kiszámítható értékek javítása
Egy cella kinézhet számként, miközben az Excel szövegként tárolja. A cella pénznemként való formázása megváltoztatja a megjelenését; nem mindig konvertálja az alapul szolgáló értéket. Képletek létrehozása előtt ellenőrizze, hogy az összeg oszlopok numerikus értékeket tartalmaznak-e.
| Amit találsz | Mit kell tenni | Miért fontos? |
| Szövegként tárolt összegek | Összegek számokká alakítása, majd pénznemformázás alkalmazása | A képletekhez numerikus értékekre van szükség |
| Ismétlődő fejlécek a rekordok között | Tartsa meg az egyik fejlécsort az adatok felett | A szűrőknek rekordokon kell működniük, nem oldalcímkéken |
| Nem egyértelmű nap/hónap sorrendű dátumok | Hasonlítsa össze őket a forráskóddal a konvertálás előtt | A 03/04 két különböző dátumot is jelenthet. |
| Nullával kezdődő termékkódok | Tárold a kódokat szövegként | A 00124 és a 124 különböző rekordokat azonosíthat |
| A forrássorok alatt szereplő összeg | Vigye át az új összeghez használt tartományon kívülre | A kettő összegzése ugyanazokat a számokat kétszer számolja |
Őrizze meg a százalékok jelentését és megjelenését. A 0,15-ös számérték százalékként megjelenítve 15%-t jelent. A 15-ös szám százalékos formázásának alkalmazása 1500%-t eredményez, ezért a számításban való felhasználás előtt hasonlítsa össze az eredményt a PDF-fel.
Az azonosítók esetében kövesse a Microsoft útmutatását a következő témában: a kezdő nullák és a nagy számok megtartása. Ha egy nulla már eltűnt, a cellaformátum Szövegre váltása nem fogja azt helyreállítani. A teljes kód visszaállításához használja az eredeti dokumentumot.
Használja a jelentéskészítési munkafüzetében található adatokat
Miután a sorok és az adattípusok konzisztensek, alakítsa át a tartományt Excel-táblázattá. A szűrők segítségével elkülöníthet egy régiót vagy terméket, a rendezés pedig dátumokat vagy összegeket rendezhet sorrendbe. Rendezéskor a teljes táblázatot is vegye figyelembe, hogy minden összeg a megfelelő címke mellett maradjon.
Adjon hozzá számításokat az importált értékek mellé. Például tartsa meg az Aktuális és a Költségvetés értékeket külön oszlopokban, és számítsa ki a különbséget egy harmadik oszlopban. Így mindkét forrásadat elérhető marad, amikor valaki rákérdez, hogyan számították ki az eredményt.
Ismétlődő jelentésekhez vezessen egy külön munkafüzetet, amely tartalmazza a képleteket és diagramokat. Minden új, tisztított értékkészletet helyezzen el ugyanabba az oszlopba, a jelentési időszakok megkülönböztetéséhez pedig egy Hónap vagy egy Időszak oszlopot. Ezután összehasonlíthatja a hónapokat anélkül, hogy minden PDF-fájl érkezésekor újra kellene írnia az elemzést.
GYIK
Nem. A PDF általában a megjelenített számokat tartalmazza, nem pedig a mögöttük lévő táblázatképleteket. Az importált értékek elrendezése után add hozzá a szükséges számításokat az Excelben.
A Recastia Excel-konvertálója XLS formátumú letöltést biztosít. Nyissa meg Excelben, és használja a Mentés másként funkciót, ha XLSX munkapéldányra van szüksége. A fájlkiterjesztés átnevezése önmagában nem konvertálja a munkafüzet formátumát.
Igen, ha az oszlopok ugyanazt az információt írják le. Igazítsa az oszlopneveket és az adattípusokat, tartsa meg az egyik fejlécsort, és a rekordokat ez alatt adja hozzá. Tartsa elkülönítve a különálló táblázatokat, ha különböző mértékegységeket használnak, vagy különböző dolgokat írnak le.
Egy PDF-ben látható diagram nem az eredeti Excel-diagram a hozzá kapcsolódó adattartománnyal. Ha módosítani kell az értékeit vagy a kialakítását, az alapul szolgáló ábrák segítségével új diagramot hozhat létre az Excelben.
A PDF oldalak elhelyezést és térközöket használnak a tartalom rendezéséhez, míg egy táblázat cellákban tárolja az információkat. A konvertálás során extra térközök, ismétlődő címsorok vagy különálló oldalszakaszok jelenhetnek meg. Ezen cellák rendszerezése alkalmassá teszi a munkafüzetet rendezésre és számításokra.
Következtetés
Konvertálja a PDF-et Excelbe, ha egy jelentésben szereplő adatokkal kell dolgoznia. A Recastia biztosítja a munkafüzetet; a sorok és adattípusok elrendezése lehetővé teszi az adatok elemzésben való felhasználását.
Miután a PDF-et Excelbe konvertálta, tartsa elkülönítve a forrásértékeket az új képletektől, és őrizze meg a PDF-et referenciaként. Ezután frissítheti a jelentést a táblázatok újragépelése nélkül.
Keltsd életre PDF-edet a Recastia segítségével
Hozz létre, szabj testre és oszd meg tartalmaidat egy lebilincselőbb módon.