Bütçeyi güncellemeniz veya satış rakamlarını karşılaştırmanız gerekiyor, ancak rapor PDF olarak geldi. Her satırı yeniden yazmak, hesaplamaya başlamadan önce bile iş yükünü artırıyor. Bu bilgileri bir çalışma kitabına taşımak için PDF'yi Excel'e dönüştürün.
Bu kılavuz, Recastia kullanarak PDF dosyalarını Excel'e nasıl dönüştüreceğinizi ve elde edilen hücreleri sıralama, formüller ve gelecekteki raporlar için nasıl düzenleyeceğinizi göstermektedir.
Önemli Noktalar
- Rakamlarla hesaplama yapmanız gerektiğinde veya bir PDF dosyasındaki satırları düzenlemeniz gerektiğinde Excel'i tercih edin.
- Recastia, indirilebilir bir XLS çalışma kitabı oluşturur ve çevrimiçi paylaşım seçeneği sunar.
- Dönüştürülmüş bir çalışma kitabı, PDF düzeninden miras alınan ayrı çalışma sayfaları ve boşluklar içerebilir.
- Hesaplamaları eklemeden önce her satıra bir kayıt yerleştirin, sayısal veri türlerini kontrol edin ve tekrarlanan sayfa başlıklarını kaldırın.
- Başındaki sıfırların önemli olduğu durumlarda ürün kodlarını metin olarak tutun.
Nedir? Recastia?
Recastia, PDF'den Belgeye dönüştürme aracıyla PDF dosyalarını çeşitli formatlara dönüştürür. Hesap tablosu çalışmaları için Excel'i, paragrafları düzenlemek için Word'ü, slaytlar için PowerPoint'i veya sayfa resimleri için Görüntü formatını seçebilirsiniz. PDF'den Belgeye Dönüştürme Kılavuzu Hangi formatın ne zaman kullanılacağını açıklıyor.
Excel, satış raporları, fiyat listeleri, çizelgeler ve satırlar ile rakamlar içeren diğer belgeler için iyi çalışır. Eğer esas olarak metni yeniden yazmanız gerekiyorsa, şunu kullanın: PDF'den Word'e dönüştürme kılavuzu yerine.
Recastia ile PDF'yi Excel'e Nasıl Dönüştürebilirsiniz?
Özellikle seçilebilir metin içeren dijital bir kopyanız varsa, orijinal PDF dosyasıyla başlayın. Net başlıklar ve hizalanmış sütunlar, bir raporun ekran görüntüsüne kıyasla elektronik tablo çalışmaları için daha pratik bir başlangıç noktası sağlar.
- PDF dosyasını yükleyin
Açın PDF'den Belgeye Dönüştürücü Dosyanızı yükleyin. Sayfalar arasında rakamları karşılaştırmanız gerekiyorsa, raporun tamamını kullanın. Yükleme ekranı, hesabınız için geçerli olan dosya ve sayfa sınırlarını gösterir.
- Excel'i seçin ve dönüştürün.
Çıktı formatı olarak Excel'i seçin, ardından Dönüştür'ü seçin. Bu işlem, çıkarılan içeriği düzenlemek için bir çalışma kitabı oluşturur. Kaynak belge PDF haline gelmeden önce var olmuş olabilecek formülleri veya raporlama modelini yeniden oluşturmaz.
- Çalışma Kitabını İndirin veya Paylaşın
XLS dosyasını indirin ve hücreleri düzenlemek için Excel'de açın. Sonucu çevrimiçi olarak görüntülemek için "Aç" seçeneğini veya barındırılan bir bağlantı ve QR kodu almak için "Paylaş" seçeneğini de kullanabilirsiniz. Hesaplamalar eklemeniz veya verileri başka bir çalışma kitabıyla birleştirmeniz gerektiğinde bir çalışma kopyası indirin.
Hesaplamadan Önce Dönüştürülen Satırları Düzenleyin
PDF dosyaları, bilgileri bir sayfa için düzenler. Excel ise tutarlı bir veri aralığına ihtiyaç duyar. Tablonun üstündeki bir başlık, rakamlar arasındaki boş bir sütun veya bir sonraki sayfada tekrarlanan bir başlık, dönüştürme sonrasında bu aralığı bozabilir.
Herhangi bir şeyi birleştirmeden önce çalışma kitabının sayfalarını inceleyin. Sayfaları içeriklerini açıklayacak şekilde yeniden adlandırın, örneğin Bölgesel Satışlar veya Ürün Fiyatları gibi. Bir tablo birden fazla PDF sayfasına yayılıyorsa, eşleşen satırları tek bir sütun başlığı altında bir araya getirin. Birbiriyle ilgisi olmayan tabloları ayrı tutun.
Her satırda yalnızca bir kayıt kullanın. Örneğin, aylık satış tablosunda Ay, Bölge, Ürün ve Gelir sütunları olabilir. Her satır, bir ürünün bir bölgedeki bir aylık satışlarını göstermelidir. Mevcut ara toplamı veri aralığının dışında tutun, böylece yeni toplam onu iki kez saymaz.
Tablonun ortasındaki sayfa başlıklarını ve tekrarlanan başlık satırlarını kaldırın. Tutarları eşleştiği için satırları otomatik olarak kaldırmayın: iki farklı sipariş aynı değere sahip olabilir. Bir tarih, sipariş numarası veya başka bir tanımlayıcı, bunların gerçekten mükerrer olup olmadığını belirler.
Excel'in Hesaplayamadığı Değerleri Düzeltme
Bir hücre sayı gibi görünse de Excel onu metin olarak saklar. Bu hücreyi para birimi olarak biçimlendirmek görünümünü değiştirir; ancak her zaman temel değeri dönüştürmez. Formül oluşturmadan önce, miktar sütunlarının sayısal değerler içerdiğinden emin olun.
| Bulduklarınız | Ne yapalım | Neden Önemli? |
| Miktarlar metin olarak saklandı. | Miktarları sayılara dönüştürün, ardından para birimi biçimlendirmesini uygulayın. | Formüller sayısal değerlere ihtiyaç duyar. |
| Kayıtlar arasında tekrarlanan başlıklar | Verilerin üzerinde bir başlık satırı bulundurun. | Filtreler sayfa etiketleri üzerinde değil, kayıtlar üzerinde çalışmalıdır. |
| Gün/ay sırası belirsiz olan tarihler | Dönüştürmeden önce bunları kaynakla karşılaştırın. | 03/04 iki farklı tarihi temsil edebilir. |
| Sıfırla başlayan ürün kodları | Kodları metin olarak kaydedin. | 00124 ve 124 farklı kayıtları tanımlayabilir. |
| Kaynak satırlarının altında toplam bir değer yer almaktadır. | Yeni toplam için kullanılan aralığın dışına taşıyın. | İki sayımı toplamak aynı rakamı iki kez verir. |
Yüzde değerlerinin anlamını ve görünümünü koruyun. 0,15 sayısal değeri yüzde olarak gösterildiğinde 15% anlamına gelir. 15 sayısına yüzde biçimlendirmesi uygulandığında 1.500% elde edilir, bu nedenle hesaplamada kullanmadan önce sonucu PDF ile karşılaştırın.
Tanımlayıcılar için Microsoft'un yönergelerini izleyin. baştaki sıfırları ve büyük sayıları korumak. Eğer sıfır zaten kaybolmuşsa, hücre biçimini Metin olarak değiştirmek onu yeniden oluşturmaz. Kodun tamamını geri yüklemek için orijinal belgeyi kullanın.
Raporlama Çalışma Kitabınızdaki Verileri Kullanın
Satırlar ve veri türleri tutarlı hale geldikten sonra, aralığı bir Excel tablosuna dönüştürün. Filtreler bir bölgeyi veya ürünü izole edebilir ve sıralama tarihleri veya miktarları düzenleyebilir. Sıralama yaparken tablonun tamamını dahil edin, böylece her miktar eşleşen etiketinin yanında kalır.
İçe aktarılan değerlerin yanına hesaplamalar ekleyin. Örneğin, Gerçekleşen ve Bütçelenen değerleri ayrı sütunlarda tutun ve farkı üçüncü bir sütunda hesaplayın. Bu sayede, birisi sonucun nasıl hesaplandığını sorduğunda her iki kaynak rakamı da kullanılabilir durumda kalır.
Tekrarlanan bir rapor için, formüllerinizi ve grafiklerinizi içeren ayrı bir çalışma kitabı tutun. Temizlenmiş değerlerin her yeni kümesini, raporlama dönemlerini ayırt etmek için Ay veya Dönem sütunuyla aynı sütunlara yerleştirin. Böylece, her PDF geldiğinde analizi yeniden oluşturmadan ayları karşılaştırabilirsiniz.
SSS
Hayır. Bir PDF dosyası genellikle arkasındaki elektronik tablo formüllerinden ziyade görüntülenen rakamları içerir. İçe aktarılan değerleri düzenledikten sonra Excel'de ihtiyacınız olan hesaplamaları ekleyin.
Recastia'nın Excel dönüştürme özelliği XLS formatında bir dosya indirmenizi sağlar. XLSX çalışma kopyasına ihtiyacınız varsa, dosyayı Excel'de açın ve "Farklı Kaydet" seçeneğini kullanın. Dosya uzantısını tek başına değiştirmek, çalışma kitabının formatını dönüştürmez.
Evet, sütunlar aynı bilgiyi tanımlıyorsa. Sütun adlarını ve veri türlerini hizalayın, tek bir başlık satırı kullanın ve kayıtları altına ekleyin. Farklı birimler kullanan veya farklı şeyleri tanımlayan tabloları birbirinden ayrı tutun.
PDF'de görünen grafik, bağlantılı veri aralığına sahip orijinal Excel grafiği değildir. Değerlerini veya tasarımını değiştirmeniz gerekiyorsa, Excel'de yeni bir grafik oluşturmak için temel rakamları kullanın.
PDF sayfaları içeriği düzenlemek için konumlandırma ve boşluk kullanırken, elektronik tablolar bilgileri hücrelerde saklar. Dönüştürme işlemi, fazladan boşlukları, tekrarlanan başlıkları veya ayrı sayfa bölümlerini de aktarabilir. Bu hücreleri düzenlemek, çalışma kitabını sıralama ve hesaplamalar için uygun hale getirir.
Çözüm
Raporlardaki rakamlarla çalışmanız gerektiğinde PDF'yi Excel'e dönüştürün. Recastia çalışma kitabını sağlar; satırlarını ve veri türlerini düzenleyerek bu rakamları analizinizde kullanılabilir hale getirirsiniz.
PDF dosyasını Excel'e dönüştürdükten sonra, kaynak değerlerini yeni formüllerden ayrı tutun ve referans olması için PDF dosyasını saklayın. Böylece tabloları yeniden yazmadan raporu güncelleyebilirsiniz.
Recastia ile PDF dosyalarınıza hayat verin.
İçeriklerinizi daha ilgi çekici bir şekilde oluşturun, özelleştirin ve paylaşın.