Devi aggiornare un budget o confrontare i dati di vendita, ma il report è arrivato in formato PDF. Riscrivere ogni riga richiede molto lavoro prima ancora di poter iniziare i calcoli. Converti il PDF in Excel per trasferire le informazioni in una cartella di lavoro.
Questa guida mostra come convertire un PDF in Excel con Recastia e organizzare le celle risultanti per l'ordinamento, l'inserimento di formule e la creazione di report futuri.
Punti chiave
- Scegli Excel quando devi eseguire calcoli con cifre o organizzare righe da un PDF.
- Recastia crea una cartella di lavoro XLS scaricabile e offre un'opzione di condivisione online.
- Una cartella di lavoro convertita può contenere fogli di lavoro separati e la spaziatura ereditata dal layout PDF.
- Disponi un record per riga, verifica i tipi di dati numerici e rimuovi le intestazioni di pagina ripetute prima di aggiungere i calcoli.
- Quando gli zeri iniziali sono importanti, mantieni i codici prodotto come testo.
Cosa è Recastia?
Recastia converte i PDF in diversi formati tramite il suo strumento da PDF a documento. Scegli Excel per lavorare con i fogli di calcolo, Word per rivedere i paragrafi, PowerPoint per le diapositive o Immagine per le immagini delle pagine. Guida alla conversione da PDF a documento Spiega quando utilizzare ciascun formato.
Excel funziona bene per report di vendita, listini prezzi, programmi e altri documenti contenenti righe e cifre. Se devi principalmente riscrivere il testo, usa il Guida alla conversione da PDF a Word Invece.
Come convertire un PDF in Excel con Recastia
Iniziate dal PDF originale, soprattutto se disponete di una copia digitale con testo selezionabile. Intestazioni chiare e colonne allineate offrono un punto di partenza più pratico per il lavoro con i fogli di calcolo rispetto a uno screenshot di un report.
- Carica il PDF
Apri il Convertitore da PDF a documento e carica il tuo file. Utilizza il report completo se devi confrontare i dati tra le diverse pagine. La schermata di caricamento mostra i limiti di file e pagine applicabili al tuo account.
- Seleziona Excel e converti
Seleziona Excel come formato di output, quindi scegli Converti. In questo modo verrà creata una cartella di lavoro per la modifica del contenuto estratto. Non verranno ricreate le formule o il modello di reporting eventualmente presenti prima che il documento di origine venisse convertito in PDF.
- Scarica o condividi la cartella di lavoro
Scarica il file XLS e aprilo in Excel per organizzare le celle. Puoi anche usare Apri per visualizzare il risultato online oppure Condividi per ottenere un link e un codice QR. Scarica una copia di lavoro quando devi aggiungere calcoli o combinare i dati con un'altra cartella di lavoro.
Organizza le righe convertite prima del calcolo
Un PDF organizza le informazioni per una pagina. Excel richiede un intervallo di dati coerente. Un titolo sopra la tabella, una colonna vuota tra le figure o un'intestazione ripetuta nella pagina successiva possono interrompere tale intervallo dopo la conversione.
Prima di unire i fogli della cartella di lavoro, esaminateli attentamente. Rinominateli in modo da descriverne il contenuto, ad esempio "Vendite regionali" o "Prezzi dei prodotti". Quando una tabella si estende su più pagine PDF, raggruppate le righe corrispondenti sotto un'unica serie di intestazioni di colonna. Mantenete separate le tabelle non correlate.
Utilizzare un record per riga. Ad esempio, una tabella delle vendite mensili potrebbe avere le colonne Mese, Regione, Prodotto e Ricavo. Ogni riga dovrebbe identificare le vendite di un mese per un prodotto in una regione. Mantenere il subtotale esistente al di fuori dell'intervallo di dati in modo che una nuova somma non lo conti due volte.
Rimuovi i titoli di pagina e le righe di intestazione ripetute dalla parte centrale della tabella. Non rimuovere automaticamente le righe solo perché i loro importi corrispondono: due ordini diversi possono avere lo stesso valore. Una data, un numero d'ordine o un altro identificativo determina se si tratta effettivamente di duplicati.
Correggi i valori che Excel non riesce a calcolare
Una cella può apparire come un numero mentre Excel la memorizza come testo. Formattare la cella come valuta ne modifica l'aspetto, ma non sempre converte il valore sottostante. Prima di creare formule, verificare che le colonne degli importi contengano valori numerici.
| Cosa troverai | Cosa fare | Perché è importante |
| Importi memorizzati come testo | Converti gli importi in numeri, quindi applica la formattazione della valuta. | Le formule necessitano di valori numerici |
| Intestazioni ripetute tra i record | Mantenere una riga di intestazione sopra i dati | I filtri dovrebbero operare sui record, non sulle etichette di pagina. |
| Date con un ordine giorno/mese non chiaro | Confrontali con la fonte prima di convertirli | 03/04 può rappresentare due date diverse |
| Codici prodotto che iniziano con zero | Memorizza i codici come testo | 00124 e 124 possono identificare record diversi |
| Il totale è incluso sotto le righe di origine | Spostalo al di fuori dell'intervallo utilizzato per il nuovo totale | Sommando entrambi i conteggi si ottengono le stesse cifre due volte |
È importante preservare sia il significato che l'aspetto delle percentuali. Un valore numerico di 0,15 visualizzato come percentuale significa 15%. Applicando la formattazione percentuale al numero 15 si ottiene 1.500%, quindi confronta il risultato con il PDF prima di utilizzarlo in un calcolo.
Per gli identificatori, seguire le indicazioni di Microsoft su mantenendo gli zeri iniziali e i numeri grandi. Se uno zero è già scomparso, la modifica del formato della cella in Testo non lo ricostruirà. Utilizzare il documento originale per ripristinare il codice completo.
Utilizza i dati presenti nella tua cartella di lavoro per la creazione dei report.
Una volta che le righe e i tipi di dati sono coerenti, converti l'intervallo in una tabella Excel. I filtri possono isolare una regione o un prodotto, mentre l'ordinamento può mettere in ordine date o importi. Includi l'intera tabella durante l'ordinamento in modo che ogni importo rimanga accanto all'etichetta corrispondente.
Aggiungi i calcoli accanto ai valori importati. Ad esempio, mantieni i valori effettivi e quelli di budget in colonne separate e calcola la differenza in una terza colonna. In questo modo, entrambi i valori di partenza saranno disponibili quando qualcuno chiederà come è stato calcolato il risultato.
Per i report ricorrenti, è consigliabile utilizzare una cartella di lavoro separata contenente formule e grafici. Inserite ogni nuovo set di valori elaborati nelle stesse colonne, utilizzando una colonna "Mese" o "Periodo" per distinguere i periodi di riferimento. In questo modo, potrete confrontare i mesi senza dover ricostruire l'analisi ogni volta che arriva un PDF.
FAQ
No. Un PDF di solito contiene i dati visualizzati, non le formule del foglio di calcolo sottostanti. Aggiungi i calcoli necessari in Excel dopo aver organizzato i valori importati.
La conversione in Excel di Recastia fornisce un file XLS scaricabile. Apritelo in Excel e utilizzate "Salva con nome" se avete bisogno di una copia di lavoro in formato XLSX. La semplice modifica dell'estensione del file non converte il formato della cartella di lavoro.
Sì, quando le colonne descrivono le stesse informazioni. Allinea i nomi delle colonne e i tipi di dati, mantieni una riga di intestazione e aggiungi i record sotto di essa. Mantieni tabelle separate se utilizzano unità di misura diverse o descrivono cose diverse.
Il grafico visualizzato in un PDF non corrisponde al grafico Excel originale con l'intervallo di dati collegato. Se è necessario modificarne i valori o il design, utilizzare i dati sottostanti per creare un nuovo grafico in Excel.
Le pagine PDF utilizzano il posizionamento e la spaziatura per organizzare il contenuto, mentre un foglio di calcolo memorizza le informazioni nelle celle. La conversione può mantenere spaziature aggiuntive, intestazioni ripetute o sezioni di pagina separate. Organizzare queste celle rende la cartella di lavoro adatta all'ordinamento e ai calcoli.
Conclusione
Converti i PDF in Excel quando devi lavorare con i dati di un report. Recastia fornisce la cartella di lavoro; organizzando le righe e i tipi di dati, potrai utilizzare quei dati per le tue analisi.
Dopo aver convertito il PDF in Excel, mantieni i valori originali separati dalle nuove formule e conserva il PDF come riferimento. In questo modo potrai aggiornare il report senza dover riscrivere le tabelle.
Dai vita ai tuoi PDF con Recasia
Crea, personalizza e condividi i tuoi contenuti in modo più coinvolgente.