Πρέπει να ενημερώσετε έναν προϋπολογισμό ή να συγκρίνετε στοιχεία πωλήσεων, αλλά η αναφορά έφτασε ως PDF. Η εκ νέου πληκτρολόγηση κάθε γραμμής προσθέτει φόρτο εργασίας πριν καν ξεκινήσετε τους υπολογισμούς. Μετατρέψτε το PDF σε Excel για να μετακινήσετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα βιβλίο εργασίας.
Αυτός ο οδηγός σάς δείχνει πώς να μετατρέψετε PDF σε Excel με το Recastia και να οργανώσετε τα κελιά που προκύπτουν για ταξινόμηση, τύπους και μελλοντικές αναφορές.
Βασικά σημεία
- Επιλέξτε το Excel όταν χρειάζεται να κάνετε υπολογισμούς με αριθμούς ή να οργανώσετε γραμμές από ένα PDF.
- Το Recastia δημιουργεί ένα βιβλίο εργασίας XLS με δυνατότητα λήψης και παρέχει μια επιλογή κοινής χρήσης στο διαδίκτυο.
- Ένα βιβλίο εργασίας που έχει μετατραπεί μπορεί να περιέχει ξεχωριστά φύλλα εργασίας και διαστήματα που έχουν κληρονομηθεί από τη διάταξη PDF.
- Τακτοποιήστε μία εγγραφή ανά γραμμή, ελέγξτε τους αριθμητικούς τύπους δεδομένων και αφαιρέστε τις επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες σελίδων πριν προσθέσετε υπολογισμούς.
- Διατηρήστε τους κωδικούς προϊόντων ως κείμενο όταν τα αρχικά μηδενικά έχουν σημασία.
Τι είναι Ρεκάστια?
Το Recastia μετατρέπει αρχεία PDF σε διάφορες μορφές μέσω του εργαλείου PDF σε έγγραφο. Επιλέξτε Excel για εργασία με υπολογιστικά φύλλα, Word για αναθεώρηση παραγράφων, PowerPoint για διαφάνειες ή Εικόνα για εικόνες σελίδας. Οδηγός PDF σε έγγραφο εξηγεί πότε να χρησιμοποιείται κάθε μορφή.
Το Excel λειτουργεί καλά για αναφορές πωλήσεων, τιμοκαταλόγους, χρονοδιαγράμματα και άλλα έγγραφα που περιέχουν γραμμές και αριθμούς. Εάν χρειάζεται κυρίως να ξαναγράψετε κείμενο, χρησιμοποιήστε το Οδηγός PDF σε Word από PDF σε Word αντί.
Πώς να μετατρέψετε PDF σε Excel με το Recastia
Ξεκινήστε με το πρωτότυπο PDF, ειδικά όταν έχετε ένα ψηφιακό αντίγραφο με επιλέξιμο κείμενο. Οι σαφείς επικεφαλίδες και οι ευθυγραμμισμένες στήλες σάς δίνουν ένα πιο πρακτικό σημείο εκκίνησης για εργασία σε υπολογιστικά φύλλα από ένα στιγμιότυπο οθόνης μιας αναφοράς.
- Ανεβάστε το PDF
Άνοιξε το Μετατροπέας PDF σε έγγραφο και ανεβάστε το αρχείο σας. Χρησιμοποιήστε την πλήρη αναφορά εάν χρειάζεται να συγκρίνετε στοιχεία σε όλες τις σελίδες της. Η οθόνη μεταφόρτωσης εμφανίζει τα όρια αρχείων και σελίδων που ισχύουν για τον λογαριασμό σας.
- Επιλέξτε Excel και Μετατροπή
Επιλέξτε Excel ως μορφή εξόδου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μετατροπή. Αυτό δημιουργεί ένα βιβλίο εργασίας για την επεξεργασία του εξαγόμενου περιεχομένου. Δεν αναδημιουργεί τους τύπους ή το μοντέλο αναφοράς που μπορεί να υπήρχαν πριν το έγγραφο προέλευσης γίνει PDF.
- Λήψη ή κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας
Κατεβάστε το αρχείο XLS και ανοίξτε το στο Excel για να οργανώσετε τα κελιά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Άνοιγμα για να δείτε το αποτέλεσμα online ή την επιλογή Κοινή χρήση για να λάβετε έναν φιλοξενούμενο σύνδεσμο και έναν κωδικό QR. Κατεβάστε ένα λειτουργικό αντίγραφο όταν χρειάζεται να προσθέσετε υπολογισμούς ή να συνδυάσετε τα δεδομένα με ένα άλλο βιβλίο εργασίας.
Οργάνωση των γραμμών που έχουν μετατραπεί πριν από τον υπολογισμό
Ένα PDF οργανώνει πληροφορίες για μια σελίδα. Το Excel χρειάζεται ένα συνεπές εύρος δεδομένων. Ένας τίτλος πάνω από τον πίνακα, μια κενή στήλη ανάμεσα σε σχήματα ή μια επαναλαμβανόμενη επικεφαλίδα στην επόμενη σελίδα μπορεί να διακόψει αυτό το εύρος μετά τη μετατροπή.
Κοιτάξτε τα φύλλα του βιβλίου εργασίας πριν συνδυάσετε οτιδήποτε. Μετονομάστε τα φύλλα για να περιγράψουν το περιεχόμενό τους, όπως Περιφερειακές Πωλήσεις ή Τιμές Προϊόντων. Όταν ένας πίνακας συνεχίζει σε πολλές σελίδες PDF, συγκεντρώστε τις αντίστοιχες γραμμές κάτω από ένα σύνολο επικεφαλίδων στηλών. Διατηρήστε τους μη σχετιζόμενους πίνακες ξεχωριστά.
Χρησιμοποιήστε μία εγγραφή ανά γραμμή. Για παράδειγμα, ένας μηνιαίος πίνακας πωλήσεων μπορεί να έχει στήλες Μήνας, Περιοχή, Προϊόν και Έσοδα. Κάθε γραμμή θα πρέπει να προσδιορίζει τις πωλήσεις ενός μήνα για ένα προϊόν σε μία περιοχή. Διατηρήστε ένα υπάρχον μερικό άθροισμα εκτός του εύρους δεδομένων, ώστε ένα νέο άθροισμα να μην το μετρήσει δύο φορές.
Αφαιρέστε τους τίτλους σελίδων και τις επαναλαμβανόμενες γραμμές κεφαλίδας από τη μέση του πίνακα. Μην αφαιρείτε αυτόματα γραμμές μόνο και μόνο επειδή τα ποσά τους ταιριάζουν: δύο διαφορετικές παραγγελίες μπορεί να έχουν την ίδια τιμή. Μια ημερομηνία, ένας αριθμός παραγγελίας ή άλλο αναγνωριστικό καθορίζει εάν είναι στην πραγματικότητα διπλότυπες.
Διόρθωση τιμών που το Excel δεν μπορεί να υπολογίσει
Ένα κελί μπορεί να μοιάζει με αριθμό, ενώ το Excel το αποθηκεύει ως κείμενο. Η μορφοποίηση αυτού του κελιού ως νόμισμα αλλάζει την εμφάνισή του. Δεν μετατρέπει πάντα την υποκείμενη τιμή. Πριν δημιουργήσετε τύπους, επιβεβαιώστε ότι οι στήλες ποσών περιέχουν αριθμητικές τιμές.
| Τι βρίσκετε | Τι να κάνετε | Γιατί έχει σημασία |
| Ποσά που αποθηκεύονται ως κείμενο | Μετατρέψτε τα ποσά σε αριθμούς και, στη συνέχεια, εφαρμόστε μορφοποίηση νομισματικής μονάδας | Οι τύποι χρειάζονται αριθμητικές τιμές |
| Επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες μεταξύ εγγραφών | Διατήρηση μίας γραμμής κεφαλίδας πάνω από τα δεδομένα | Τα φίλτρα θα πρέπει να λειτουργούν σε εγγραφές, όχι σε ετικέτες σελίδων |
| Ημερομηνίες με ασαφή σειρά ημέρας/μήνα | Συγκρίνετέ τα με την πηγή πριν από τη μετατροπή | Η 03/04 μπορεί να αντιπροσωπεύει δύο διαφορετικές ημερομηνίες |
| Κωδικοί προϊόντων που ξεκινούν με μηδέν | Αποθηκεύστε τους κωδικούς ως κείμενο | Τα 00124 και 124 ενδέχεται να αναγνωρίζουν διαφορετικές εγγραφές |
| Ένα σύνολο που περιλαμβάνεται κάτω από τις σειρές πηγής | Μετακινήστε το εκτός του εύρους που χρησιμοποιείται για το νέο σύνολο | Το άθροισμα και των δύο μετράει τους ίδιους αριθμούς δύο φορές |
Διατηρήστε την έννοια των ποσοστών καθώς και την εμφάνισή τους. Μια αριθμητική τιμή 0,15 που εμφανίζεται ως ποσοστό σημαίνει 15%. Η εφαρμογή μορφοποίησης ποσοστού στον αριθμό 15 παράγει 1.500%, επομένως συγκρίνετε το αποτέλεσμα με το PDF πριν το χρησιμοποιήσετε σε έναν υπολογισμό.
Για τα αναγνωριστικά, ακολουθήστε τις οδηγίες της Microsoft σχετικά με διατηρώντας αρχικά μηδενικά και μεγάλους αριθμούς. Εάν ένα μηδέν έχει ήδη εξαφανιστεί, η αλλαγή της μορφής του κελιού σε Κείμενο δεν θα το ανακατασκευάσει. Χρησιμοποιήστε το αρχικό έγγραφο για να επαναφέρετε τον πλήρη κώδικα.
Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας αναφορών σας
Μόλις οι γραμμές και οι τύποι δεδομένων είναι συμβατοί, μετατρέψτε το εύρος σε πίνακα Excel. Τα φίλτρα μπορούν να απομονώσουν μια περιοχή ή ένα προϊόν και η ταξινόμηση μπορεί να θέσει ημερομηνίες ή ποσά σε σειρά. Συμπεριλάβετε ολόκληρο τον πίνακα κατά την ταξινόμηση, ώστε κάθε ποσό να παραμένει δίπλα στην αντίστοιχη ετικέτα.
Προσθέστε υπολογισμούς δίπλα στις εισαγόμενες τιμές. Για παράδειγμα, διατηρήστε τις τιμές "Πραγματικό" και "Προϋπολογισμός" στις δικές τους στήλες και υπολογίστε τη διαφορά σε μια τρίτη στήλη. Αυτό αφήνει και τα δύο στοιχεία πηγής διαθέσιμα όταν κάποιος ρωτήσει πώς υπολογίστηκε το αποτέλεσμα.
Για μια επαναλαμβανόμενη αναφορά, διατηρήστε ένα ξεχωριστό βιβλίο εργασίας που περιέχει τους τύπους και τα γραφήματά σας. Τοποθετήστε κάθε νέο σύνολο καθαρισμένων τιμών στις ίδιες στήλες, με μια στήλη Μήνας ή Περίοδος για να διακρίνετε τις περιόδους αναφοράς. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγκρίνετε μήνες χωρίς να αναδημιουργείτε την ανάλυση κάθε φορά που έρχεται ένα PDF.
Συχνές ερωτήσεις
Όχι. Ένα PDF συνήθως περιέχει τα εμφανιζόμενα σχήματα και όχι τους τύπους υπολογιστικού φύλλου που τα συνοδεύουν. Προσθέστε τους υπολογισμούς που χρειάζεστε στο Excel αφού τακτοποιήσετε τις εισαγόμενες τιμές.
Η μετατροπή Excel της Recastia παρέχει ένα αρχείο λήψης XLS. Ανοίξτε το στο Excel και χρησιμοποιήστε την επιλογή "Αποθήκευση ως" εάν χρειάζεστε ένα λειτουργικό αντίγραφο XLSX. Η μετονομασία μόνο της επέκτασης αρχείου δεν μετατρέπει τη μορφή του βιβλίου εργασίας.
Ναι, όταν οι στήλες περιγράφουν τις ίδιες πληροφορίες. Ευθυγραμμίστε τα ονόματα των στηλών και τους τύπους δεδομένων, διατηρήστε μία γραμμή κεφαλίδας και προσθέστε τις εγγραφές από κάτω. Διατηρήστε ξεχωριστούς πίνακες σε απόσταση μεταξύ τους εάν χρησιμοποιούν διαφορετικές μονάδες ή περιγράφουν διαφορετικά πράγματα.
Ένα γράφημα που είναι ορατό σε ένα PDF δεν είναι το αρχικό γράφημα Excel με το συνδεδεμένο εύρος δεδομένων του. Εάν χρειάζεται να αλλάξετε τις τιμές ή τη σχεδίασή του, χρησιμοποιήστε τα υποκείμενα σχήματα για να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα στο Excel.
Οι σελίδες PDF χρησιμοποιούν τοποθέτηση και απόσταση για την τακτοποίηση του περιεχομένου, ενώ ένα υπολογιστικό φύλλο αποθηκεύει πληροφορίες σε κελιά. Η μετατροπή μπορεί να μεταφέρει επιπλέον απόσταση, επαναλαμβανόμενες επικεφαλίδες ή ξεχωριστές ενότητες σελίδας. Η οργάνωση αυτών των κελιών καθιστά το βιβλίο εργασίας κατάλληλο για ταξινόμηση και υπολογισμούς.
Σύναψη
Μετατρέψτε PDF σε Excel όταν χρειάζεται να εργαστείτε με τα στοιχεία σε μια αναφορά. Το Recastia παρέχει το βιβλίο εργασίας. Η τακτοποίηση των γραμμών και των τύπων δεδομένων του καθιστά αυτά τα στοιχεία χρησιμοποιήσιμα στην ανάλυσή σας.
Αφού μετατρέψετε το PDF σε Excel, διατηρήστε τις τιμές προέλευσης ξεχωριστά από τους νέους τύπους και φυλάξτε το PDF για αναφορά. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε την αναφορά χωρίς να πληκτρολογήσετε ξανά τους πίνακες της.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.