Ένα PDF είναι χρήσιμο όταν μια αναφορά πρέπει να διατηρεί την ίδια εμφάνιση σε κάθε συσκευή. Αλλά αυτή η σταθερή διάταξη γίνεται λιγότερο βολική όταν χρειάζεται να ταξινομήσετε τα στοιχεία πωλήσεων, να ενημερώσετε έναν προϋπολογισμό, να συγκρίνετε περιοχές ή να προσθέσετε τύπους. Αντί να αντιγράφετε κάθε τιμή σε ένα κενό βιβλίο εργασίας, μπορείτε να μετατρέψετε PDF σε Excel και να συνεχίσετε να εργάζεστε με τις πληροφορίες σε κελιά υπολογιστικού φύλλου.
Το Recastia σάς επιτρέπει να μετατρέπετε PDF σε Excel στο πρόγραμμα περιήγησης, παρέχοντάς σας ένα βιβλίο εργασίας με το οποίο μπορείτε να ταξινομήσετε, να ενημερώσετε και να κάνετε υπολογισμούς. Διατηρήστε το PDF ως την αρχική αναφορά ενώ εργάζεστε με το υπολογιστικό φύλλο.
Τι είναι Ρεκάστια?
Το Recastia είναι μια πλατφόρμα αναχρησιμοποίησης PDF με ξεχωριστά εργαλεία για τη δημιουργία flipbooks, βίντεο, παρουσιάσεων, ιστοσελίδων, εικονικών εκθέσεων, chatbots και επεξεργάσιμων μορφών εγγράφων. Το εργαλείο μετατροπής PDF σε έγγραφο μετατρέπει ένα μεταφορτωμένο PDF σε Word, PowerPoint, Excel ή εικόνες σελίδας.
Το Excel είναι η σωστή επιλογή όταν το PDF περιέχει γραμμές, στήλες, αριθμούς, ποσοστά ή άλλες πληροφορίες που θέλετε να αναδιοργανώσετε. Εάν χρειάζεται να ξαναγράψετε παραγράφους, οι σχετικές Οδηγός PDF σε Word από PDF σε Word καλύπτει αυτήν τη ροή εργασίας. Για μια επισκόπηση κάθε εξόδου εγγράφου, βλ. Η λειτουργία μετατροπής PDF σε έγγραφο της Recastia.
Πώς να μετατρέψετε PDF σε Excel με το Recastia
Το Recastia δέχεται PDF μικρότερα από 100 MB και που περιέχουν λιγότερες από 200 σελίδες. Εσείς επιλέγετε το PDF προέλευσης και το αποτέλεσμα Excel. Το Recastia χειρίζεται τη μετατροπή.
Ανεβάστε ένα PDF, δημιουργήστε ένα αρχείο Excel και, στη συνέχεια, κατεβάστε ή κοινοποιήστε το αποτέλεσμα.
- Ανεβάστε το PDF
Άνοιξε το Μετατροπέας PDF Recastia και προσθέστε το PDF από τον υπολογιστή σας. Ένα αρχείο με σαφείς επικεφαλίδες στηλών, σταθερή απόσταση μεταξύ των γραμμών και ευανάγνωστα σχήματα θα είναι πιο εύκολο να επεξεργαστείτε μετά τη μετατροπή.
- Επιλέξτε το Excel και μετατρέψτε το αρχείο
Επιλέξτε Excel από τις τέσσερις μορφές εξόδου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετατροπή.
- Λήψη, άνοιγμα ή κοινή χρήση του υπολογιστικού φύλλου
Το Recastia δημιουργεί ένα βιβλίο εργασίας XLS το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε και να συνεχίσετε την επεξεργασία στο Excel. Το Open σάς επιτρέπει να ελέγξετε πρώτα το βιβλίο εργασίας. Εάν κάποιος άλλος χρειάζεται το αρχείο, το Share παρέχει έναν φιλοξενούμενο σύνδεσμο και έναν κωδικό QR.
Τι περιέχει το αρχείο Excel που έχει μετατραπεί
Το υπολογιστικό φύλλο που έχει μετατραπεί μπορεί να οργανώσει το περιεχόμενο σε φύλλα εργασίας με ονόματα όπως σελίδα 1 και σελίδα 2. Ελέγξτε τη δομή του βιβλίου εργασίας πριν μετακινήσετε τα δεδομένα.
Από εκεί, μετονομάστε φύλλα εργασίας, αφαιρέστε κενές γραμμές ή στήλες και διορθώστε τις μορφές αριθμών. Οι τύποι, οι συγκεντρωτικοί πίνακες, τα γραφήματα και οι πίνακες ελέγχου πρέπει να δημιουργηθούν στο Excel αφού οι τιμές προέλευσης τακτοποιηθούν σωστά.
Τα ξεχωριστά φύλλα εργασίας διατηρούν το περιεχόμενο από διαφορετικές σελίδες PDF σε απόσταση. Μόλις οι επικεφαλίδες και οι στήλες είναι σαφείς, μετακινήστε τα σχετικά εύρη σε ένα φύλλο εργασίας ή συνδυάστε τα σε ένα νέο φύλλο σύνοψης.
Τι μπορείτε να κάνετε αφού μετατρέψετε το PDF σε Excel
Στο Excel, μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να ενημερώσετε και να υπολογίσετε με πληροφορίες που είχαν διορθωθεί στη σελίδα PDF.
Ταξινόμηση και φιλτράρισμα γραμμών
Η ταξινόμηση σάς βοηθά να ομαδοποιείτε τιμές κατά ημερομηνία, ποσό, περιοχή, προϊόν ή κατάσταση. Τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να εμφανίζετε μόνο τις γραμμές που αντιστοιχούν σε μια συγκεκριμένη συνθήκη, κάτι που είναι χρήσιμο όταν μια μεγάλη αναφορά PDF περιέχει περισσότερες πληροφορίες από όσες χρειάζεστε για μία απόφαση.
Πριν από την ταξινόμηση, ελέγξτε ότι οι επικεφαλίδες και οι τιμές είναι ευθυγραμμισμένες με τις προβλεπόμενες στήλες. Αφαιρέστε τις κενές στήλες που διαχωρίζουν τα σχετικά πεδία και, στη συνέχεια, μετατρέψτε το εύρος σε πίνακα Excel, εάν θέλετε επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία ελέγχου φίλτρων.
Ενημέρωση αριθμών χωρίς αναδιαμόρφωση της έκθεσης
Ένα PDF μπορεί να περιέχει τις πωλήσεις του περασμένου μήνα, έναν παλιό τιμοκατάλογο ή ένα πρόγραμμα που χρειάζεται αναθεώρηση. Μόλις οι τιμές βρίσκονται στο Excel, μπορείτε να ενημερώσετε μεμονωμένα κελιά και να επαναχρησιμοποιήσετε τη δομή αντί να ανακατασκευάσετε τον πίνακα από την αρχή.
Διατηρήστε το αρχικό PDF ως αναφορά κατά την επεξεργασία. Σας δίνει έναν γρήγορο τρόπο να συγκρίνετε επικεφαλίδες, σειρά γραμμών και σύνολα, εάν το βιβλίο εργασίας που έχει μετατραπεί περιέχει επιπλέον διαστήματα.
Προσθήκη υπολογισμών
Οι τύποι του Excel μπορούν να υπολογίσουν σύνολα, μέσους όρους, διαφορές και ποσοστιαίες αλλαγές από τις τιμές που έχουν μετατραπεί. Πρώτα βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί αποθηκεύονται ως αριθμητικά κελιά και όχι ως κείμενο. Τα σύμβολα νομισμάτων, τα διαχωριστικά χιλιάδων ή τα ποσοστιαία σημάδια ενδέχεται να χρειάζονται αλλαγές μορφοποίησης πριν να μπορεί να τα χρησιμοποιήσει ένας τύπος.
Αφού καθαρίσετε τις αριθμητικές στήλες, προσθέστε τύπους σε νέες στήλες αντί να αντικαταστήσετε τις εισαγόμενες τιμές. Αυτό αφήνει τα δεδομένα προέλευσης ορατά και διευκολύνει τον έλεγχο των υπολογισμών σας.
Για επαναλαμβανόμενες αναφορές, αποθηκεύστε τους τύπους και τη μορφοποίηση σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας προτύπου. Κάθε φορά που λαμβάνεται ένα νέο PDF, επικολλήστε τις καθαρισμένες τιμές στην ίδια δομή. Αυτό είναι συχνά πιο γρήγορο από την ανακατασκευή συνόλων, γραφημάτων και μορφών αριθμών για κάθε περίοδο αναφοράς.
Συνδυασμός δεδομένων με άλλα βιβλία εργασίας
Οι γραμμές που έχουν μετατραπεί μπορούν να αντιγραφούν σε ένα βιβλίο εργασίας αναφορών, ένα φύλλο αποθέματος, ένα πρόγραμμα παρακολούθησης καμπανιών ή ένα μοντέλο σχεδιασμού. Αντιστοιχίστε τα ονόματα και τις μορφές των στηλών πριν συνδυάσετε τα αρχεία. Η συνέπεια στις ημερομηνίες, τα νομίσματα και τα αναγνωριστικά αποτρέπει τη δημιουργία διπλότυπων κατηγοριών αργότερα από μικρές διαφορές μορφοποίησης.
Πότε η μετατροπή PDF σε Excel είναι πιο χρήσιμη
Αυτή η ροή εργασίας είναι κατάλληλη για PDF στα οποία οι πληροφορίες έχουν μεγαλύτερη σημασία από την αρχική σχεδίαση της σελίδας. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Αναφορές πωλήσεων με μηνιαία ή περιφερειακά στοιχεία
- Τιμοκατάλογοι και πίνακες προϊόντων
- Συνοπτικές περιλήψεις απογραφής
- Δρομολόγια και χρονοδιαγράμματα
- Αποτελέσματα έρευνας ταξινομημένα σε γραμμές και στήλες
- Οικονομικές περιλήψεις που χρειάζονται περαιτέρω υπολογισμούς
Αν ο οπτικός σχεδιασμός της σελίδας είναι η κύρια αξία, μια ηλεκτρονική δημοσίευση μπορεί να είναι ένας καλύτερος προορισμός. Ένας κατάλογος, ένα φυλλάδιο ή ένα περιοδικό συχνά επωφελείται από τη διατήρηση της ακολουθίας σελίδων και της οπτικής διάταξης. οδηγός αναπροσαρμογής περιεχομένου εξηγεί πώς η ίδια πηγή μπορεί να εξυπηρετεί διαφορετικούς σκοπούς χωρίς να επιβάλλει κάθε έξοδο σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Συμβουλές για ένα πιο καθαρό βιβλίο εργασίας Excel
Ξεκινήστε μετονομάζοντας τα φύλλα εργασίας, ώστε ο σκοπός τους να είναι προφανής. Μια ετικέτα όπως "Μηνιαίες Πωλήσεις" είναι πιο εύκολη στην πλοήγηση από τη σελίδα 1, ειδικά όταν το PDF προέλευσης έχει πολλές σελίδες.
Στη συνέχεια, διαγράψτε γραμμές και στήλες που περιέχουν μόνο διάστιχο σελίδας. Οι διατάξεις PDF συχνά χρησιμοποιούν οπτικά κενά που είναι χρήσιμα σε μια εκτυπωμένη σελίδα αλλά περιττά σε ένα βιβλίο εργασίας. Διατηρήστε τα πραγματικά δεδομένα μαζί πριν εφαρμόσετε φίλτρα ή τύπους.
Εάν το PDF περιέχει επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες σε πολλές σελίδες, διατηρήστε μία σειρά κεφαλίδας και αφαιρέστε τα διπλότυπα πριν συνδυάσετε τα δεδομένα. Αυτό κάνει την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα πολύ πιο αξιόπιστα.
Ελέγξτε τον τύπο δεδομένων σε κάθε σημαντική στήλη. Οι ημερομηνίες θα πρέπει να συμπεριφέρονται ως ημερομηνίες, τα ποσοστά θα πρέπει να είναι αριθμητικά ποσοστά και τα στοιχεία εσόδων θα πρέπει να είναι αριθμοί με μορφοποίηση νομίσματος. Εάν το Excel αντιμετωπίζει μια τιμή ως κείμενο, μετατρέψτε την πριν υπολογίσετε τα σύνολα.
Ελέγξτε επίσης αν οι αρνητικές τιμές, τα δεκαδικά ψηφία και τα αρχικά μηδενικά εξακολουθούν να έχουν την ίδια σημασία που είχαν στο PDF. Οι κωδικοί προϊόντων και οι αριθμοί λογαριασμών συχνά χρειάζονται μορφοποίηση κειμένου αντί για αυτόματη μορφοποίηση αριθμών.
Τέλος, συγκρίνετε τις κύριες επικεφαλίδες και αρκετές αντιπροσωπευτικές τιμές με το PDF προέλευσης. Μόλις η δομή είναι καθαρή, αποθηκεύστε ένα λειτουργικό αντίγραφο και συνεχίστε με την ανάλυσή σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι. Ανεβάστε το PDF στον μετατροπέα PDF που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης της Recastia, επιλέξτε Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Μετατροπή και κατεβάστε το δημιουργημένο αρχείο XLS.
Το Recastia δέχεται αρχεία PDF μικρότερα από 100 MB και που περιέχουν λιγότερες από 200 σελίδες.
Το Recastia δημιουργεί ένα αρχείο XLS. Το αρχείο που κατεβάσατε είναι ένα βιβλίο εργασίας υπολογιστικού φύλλου XML που μπορεί να ανοίξει και να επεξεργαστεί το Excel.
Ναι. Μετά τη μετατροπή, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση για να ανοίξετε τις επιλογές φιλοξενούμενου συνδέσμου και κωδικού QR. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Άνοιγμα για να ελέγξετε το υπολογιστικό φύλλο online.
Τα αποτελέσματα εξαρτώνται από τη δομή του PDF προέλευσης. Οι σαφείς πίνακες με διακριτές επικεφαλίδες, γραμμές και στήλες είναι πιο εύκολο να συνεχίσετε την επεξεργασία. Ελέγξτε το βιβλίο εργασίας που έχει μετατραπεί πριν το χρησιμοποιήσετε για υπολογισμούς ή αναφορές.
Σύναψη
Όταν μια αναφορά περιέχει αριθμούς με τους οποίους πρέπει να ταξινομήσετε, να ενημερώσετε ή να υπολογίσετε, μετατρέψτε το PDF σε Excel για να τα μεταφέρετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Το Recastia δημιουργεί ένα βιβλίο εργασίας XLS που μπορείτε να κατεβάσετε, να ανοίξετε ή να μοιραστείτε.
Αφού μετατρέψετε το PDF σε Excel, καθαρίστε τις στήλες, επιβεβαιώστε τους τύπους δεδομένων και προσθέστε τα φίλτρα ή τους τύπους που χρειάζεται η αναφορά. Κρατήστε το αρχικό PDF κοντά σας, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε τις επικεφαλίδες, τις τιμές και τη σειρά σελίδων καθώς διαμορφώνετε το βιβλίο εργασίας.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.