Вам нужно обновить бюджет или сравнить данные о продажах, но отчет пришел в формате PDF. Перепечатка каждой строки добавляет работы еще до начала расчетов. Преобразуйте PDF в Excel, чтобы перенести эту информацию в рабочую книгу.
В этом руководстве показано, как преобразовать PDF-файл в Excel с помощью Recastia и упорядочить полученные ячейки для сортировки, формул и будущих отчетов.
Основные выводы
- Выбирайте Excel, когда вам нужно производить вычисления с цифрами или упорядочивать строки в PDF-файле.
- Recastia создает загружаемый файл XLS и предоставляет возможность онлайн-обмена файлами.
- Преобразованная рабочая книга может содержать отдельные листы и интервалы, унаследованные от макета PDF-файла.
- Размещайте по одной записи в каждой строке, проверяйте числовые типы данных и удаляйте повторяющиеся заголовки страниц перед добавлением вычислений.
- Если важны ведущие нули, сохраняйте коды товаров в текстовом виде.
Что такое Рекастия?
Recastia преобразует PDF-файлы в несколько форматов с помощью инструмента «PDF в документ». Выберите Excel для работы с электронными таблицами, Word для редактирования абзацев, PowerPoint для слайдов или Image для изображений страниц. Руководство по преобразованию PDF в документ поясняет, когда следует использовать каждый формат.
Excel хорошо подходит для отчетов о продажах, прайс-листов, расписаний и других документов, содержащих строки и цифры. Если вам в основном нужно переписывать текст, используйте... Руководство по преобразованию PDF в Word вместо.
Как преобразовать PDF в Excel с помощью Recastia
Начните с исходного PDF-файла, особенно если у вас есть цифровая копия с возможностью выделения текста. Четкие заголовки и выровненные столбцы предоставляют более удобную отправную точку для работы с электронными таблицами, чем скриншот отчета.
- Загрузите PDF-файл
Откройте Конвертер PDF в документ и загрузите свой файл. Используйте полный отчет, если вам нужно сравнить данные на разных страницах. На экране загрузки отображаются ограничения на количество файлов и страниц, действующие для вашей учетной записи.
- Выберите Excel и преобразуйте
Выберите Excel в качестве выходного формата, затем нажмите «Преобразовать». В результате будет создана рабочая книга для редактирования извлеченного содержимого. При этом формулы или модель отчетности, которые могли существовать до преобразования исходного документа в PDF, не будут воссозданы.
- Скачать или поделиться рабочей тетрадью
Скачайте файл XLS и откройте его в Excel, чтобы упорядочить ячейки. Вы также можете использовать функцию «Открыть», чтобы просмотреть результат онлайн, или функцию «Поделиться», чтобы получить ссылку и QR-код. Скачайте рабочую копию, когда вам потребуется добавить вычисления или объединить данные с другой рабочей книгой.
Перед вычислениями упорядочите преобразованные строки.
В PDF-файле информация упорядочена по страницам. В Excel необходим согласованный диапазон данных. Заголовок над таблицей, пустой столбец между рисунками или повторяющийся заголовок на следующей странице могут нарушить этот диапазон после преобразования.
Перед объединением листов рабочей книги просмотрите их содержимое. Переименуйте листы в соответствии с их назначением, например, «Региональные продажи» или «Цены на продукцию». Если одна таблица занимает несколько страниц PDF-файла, объедините соответствующие строки под одним набором заголовков столбцов. Несвязанные таблицы храните отдельно.
Используйте одну запись на строку. Например, таблица ежемесячных продаж может содержать столбцы «Месяц», «Регион», «Продукт» и «Выручка». Каждая строка должна содержать данные о продажах за один месяц для одного продукта в одном регионе. Существующая промежуточная сумма должна находиться за пределами диапазона данных, чтобы новая сумма не учитывала ее дважды.
Удалите заголовки страниц и повторяющиеся строки заголовков из середины таблицы. Не удаляйте автоматически строки только потому, что их суммы совпадают: два разных заказа могут иметь одинаковую стоимость. Дата, номер заказа или другой идентификатор определяют, являются ли они дубликатами.
Исправьте значения, которые Excel не может вычислить.
Ячейка может выглядеть как число, но Excel хранит его как текст. Форматирование ячейки как денежной суммы изменяет её внешний вид; это не всегда преобразует базовое значение. Перед созданием формул убедитесь, что столбцы с суммами содержат числовые значения.
| Что вы найдете | Что делать | Почему это важно |
| Суммы хранятся в виде текста. | Преобразуйте суммы в числа, затем примените форматирование валюты. | Формулы требуют числовых значений. |
| Повторяющиеся заголовки между записями | Разместите одну строку заголовка над данными. | Фильтры должны работать с записями, а не с метками страниц. |
| Даты с неясным порядком дня и месяца. | Сравните их с исходными данными перед конвертацией. | 03/04 может обозначать две разные даты. |
| Коды товаров, начинающиеся с нуля. | Сохраните коды в виде текста. | 00124 и 124 могут обозначать разные записи. |
| Итоговая сумма указана ниже строк с исходными данными. | Переместите значение за пределы диапазона, использованного для расчета новой суммы. | Суммирование обоих показателей дает два одинаковых результата. |
Сохраняйте как значение процентов, так и их внешний вид. Числовое значение 0,15, отображаемое в процентах, означает 15%. Применение процентного форматирования к числу 15 даст 1500%, поэтому сравните результат с PDF-файлом, прежде чем использовать его в вычислениях.
Для получения идентификаторов следуйте рекомендациям Microsoft. сохранение ведущих нулей и больших чисел. Если ноль уже исчез, изменение формата ячейки на «Текст» не восстановит его. Используйте исходный документ для восстановления всего кода.
Используйте данные из вашей рабочей книги отчетов.
После того как строки и типы данных будут согласованы, преобразуйте диапазон в таблицу Excel. Фильтры позволят выделить регион или продукт, а сортировка — упорядочить даты или суммы. При сортировке включайте всю таблицу целиком, чтобы каждая сумма оставалась рядом со своим соответствующим обозначением.
Добавьте вычисления рядом с импортированными значениями. Например, разместите фактические и бюджетные значения в отдельных столбцах, а разницу вычислите в третьем столбце. Это позволит получить доступ к обоим исходным данным, когда кто-то спросит, как был рассчитан результат.
Для создания повторяющегося отчета используйте отдельную рабочую книгу с формулами и диаграммами. Каждый новый набор очищенных значений помещайте в одни и те же столбцы, используя столбцы «Месяц» или «Период» для различения периодов отчетности. Таким образом, вы сможете сравнивать месяцы, не перестраивая анализ каждый раз при получении PDF-файла.
Часто задаваемые вопросы
Нет. В PDF-файле обычно содержатся отображаемые данные, а не формулы электронных таблиц, лежащие в их основе. Добавьте необходимые вычисления в Excel после упорядочивания импортированных значений.
Функция преобразования файлов Excel от Recastia предоставляет файл XLS для скачивания. Откройте его в Excel и используйте функцию «Сохранить как», если вам нужна рабочая копия в формате XLSX. Простое изменение расширения файла не преобразует формат рабочей книги.
Да, если столбцы описывают одну и ту же информацию. Выровняйте названия столбцов и типы данных, оставьте одну строку заголовка и добавьте записи под ней. Разделяйте таблицы, если они используют разные единицы измерения или описывают разные вещи.
Диаграмма, видимая в PDF-файле, не является исходной диаграммой Excel с соответствующим диапазоном данных. Если вам необходимо изменить ее значения или дизайн, используйте исходные данные для построения новой диаграммы в Excel.
В PDF-файлах для упорядочивания содержимого используются позиционирование и интервалы, тогда как в электронных таблицах информация хранится в ячейках. При преобразовании могут сохраняться лишние интервалы, повторяющиеся заголовки или отдельные разделы страниц. Организация этих ячеек делает рабочую книгу пригодной для сортировки и вычислений.
Заключение
Преобразуйте PDF в Excel, когда вам нужно работать с данными в отчете. Recastia предоставляет рабочую книгу; расположение строк и типов данных позволяет использовать эти данные в вашем анализе.
После преобразования PDF в Excel сохраните исходные значения отдельно от новых формул и сохраните PDF-файл для справки. Затем вы сможете обновить отчет, не перепечатывая таблицы.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.