Sie müssen ein Budget aktualisieren oder Umsatzzahlen vergleichen, aber der Bericht liegt als PDF vor. Jede Zeile neu abzutippen, bedeutet zusätzliche Arbeit, bevor Sie überhaupt mit den Berechnungen beginnen können. Konvertieren Sie die PDF-Datei in Excel, um die Daten in eine Arbeitsmappe zu übertragen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit Recastia PDF-Dateien in Excel konvertieren und die resultierenden Zellen für Sortierung, Formeln und zukünftige Berichte organisieren.
Wichtigste Erkenntnisse
- Wählen Sie Excel, wenn Sie mit Zahlen rechnen oder Zeilen aus einer PDF-Datei organisieren müssen.
- Recastia erstellt eine herunterladbare XLS-Arbeitsmappe und bietet eine Online-Freigabeoption.
- Eine konvertierte Arbeitsmappe kann separate Arbeitsblätter und vom PDF-Layout übernommene Abstände enthalten.
- Ordnen Sie einen Datensatz pro Zeile an, prüfen Sie die numerischen Datentypen und entfernen Sie wiederholte Seitenkopfzeilen, bevor Sie Berechnungen hinzufügen.
- Produktcodes sollten als Text formatiert sein, wenn führende Nullen wichtig sind.
Was ist Recastia?
Recastia konvertiert PDFs mithilfe des Tools „PDF zu Dokument“ in verschiedene Formate. Wählen Sie Excel für Tabellenkalkulationen, Word zum Überarbeiten von Absätzen, PowerPoint für Präsentationen oder Image für Seitenbilder. PDF zu Dokument-Anleitung erklärt, wann welches Format zu verwenden ist.
Excel eignet sich gut für Verkaufsberichte, Preislisten, Zeitpläne und andere Dokumente mit Zeilen und Zahlen. Wenn Sie hauptsächlich Text umschreiben müssen, verwenden Sie die PDF zu Word-Anleitung stattdessen.
Wie man mit Recastia PDFs in Excel konvertiert
Beginnen Sie mit der Original-PDF-Datei, insbesondere wenn Sie eine digitale Kopie mit auswählbarem Text haben. Klare Überschriften und ausgerichtete Spalten bieten Ihnen eine praktischere Ausgangsbasis für die Tabellenkalkulation als ein Screenshot eines Berichts.
- Laden Sie die PDF-Datei hoch.
Öffne die PDF-zu-Dokument-Konverter Laden Sie Ihre Datei hoch. Nutzen Sie den vollständigen Bericht, wenn Sie Zahlen auf verschiedenen Seiten vergleichen möchten. Auf der Upload-Seite werden die für Ihr Konto geltenden Datei- und Seitenbeschränkungen angezeigt.
- Wählen Sie Excel und konvertieren Sie die Konvertierung.
Wählen Sie Excel als Ausgabeformat und klicken Sie anschließend auf „Konvertieren“. Dadurch wird eine Arbeitsmappe zur Bearbeitung der extrahierten Inhalte erstellt. Die Formeln oder das Berichtsmodell, die vor der Konvertierung des Quelldokuments in eine PDF-Datei vorhanden waren, werden dabei nicht wiederhergestellt.
- Arbeitsbuch herunterladen oder teilen
Laden Sie die XLS-Datei herunter und öffnen Sie sie in Excel, um die Zellen zu sortieren. Sie können die Datei auch online öffnen oder teilen, um einen Link und einen QR-Code zu erhalten. Laden Sie eine Arbeitskopie herunter, wenn Sie Berechnungen hinzufügen oder die Daten mit einer anderen Arbeitsmappe kombinieren möchten.
Ordnen Sie die konvertierten Zeilen vor der Berechnung.
Eine PDF-Datei ordnet die Informationen auf einer Seite an. Excel benötigt einen einheitlichen Datenbereich. Eine Überschrift über der Tabelle, eine leere Spalte zwischen Abbildungen oder eine wiederholte Überschrift auf der nächsten Seite können diesen Bereich nach der Konvertierung unterbrechen.
Sehen Sie sich die Tabellenblätter der Arbeitsmappe an, bevor Sie Elemente zusammenführen. Benennen Sie die Tabellenblätter aussagekräftig, z. B. „Regionale Umsätze“ oder „Produktpreise“. Wenn sich eine Tabelle über mehrere PDF-Seiten erstreckt, fassen Sie die zusammengehörigen Zeilen unter einer gemeinsamen Spaltenüberschrift zusammen. Trennen Sie nicht zusammengehörige Tabellen.
Verwenden Sie einen Datensatz pro Zeile. Beispielsweise könnte eine monatliche Umsatztabelle die Spalten Monat, Region, Produkt und Umsatz enthalten. Jede Zeile sollte die Umsätze eines Monats für ein Produkt in einer Region darstellen. Behalten Sie vorhandene Zwischensummen außerhalb des Datenbereichs bei, damit diese nicht doppelt gezählt werden.
Entfernen Sie Seitentitel und doppelte Kopfzeilen aus der Tabellenmitte. Löschen Sie Zeilen nicht automatisch, nur weil ihre Beträge übereinstimmen: Zwei verschiedene Bestellungen können denselben Wert haben. Ein Datum, eine Bestellnummer oder eine andere Kennung entscheidet darüber, ob es sich tatsächlich um Duplikate handelt.
Werte korrigieren, die Excel nicht berechnen kann
Eine Zelle kann wie eine Zahl aussehen, obwohl Excel sie als Text speichert. Die Formatierung dieser Zelle als Währung ändert ihr Erscheinungsbild; der zugrunde liegende Wert wird dabei nicht immer umgewandelt. Bevor Sie Formeln erstellen, vergewissern Sie sich, dass die Spalten mit den Beträgen numerische Werte enthalten.
| Was Sie finden | Was zu tun | Warum es wichtig ist |
| Als Text gespeicherte Beträge | Wandeln Sie die Beträge in Zahlen um und formatieren Sie sie anschließend als Währung. | Formeln benötigen numerische Werte. |
| Wiederholte Header zwischen Datensätzen | Fügen Sie eine Kopfzeile über den Daten ein. | Filter sollten auf Datensätze und nicht auf Seitenbeschriftungen angewendet werden. |
| Datumsangaben ohne eindeutige Reihenfolge Tag/Monat | Vergleichen Sie sie vor der Konvertierung mit dem Quelltext. | 03/04 kann zwei verschiedene Daten darstellen. |
| Produktcodes, die mit Null beginnen | Speichern Sie die Codes als Text | 00124 und 124 können unterschiedliche Datensätze bezeichnen. |
| Eine Summe unterhalb der Quellzeilen | Verschieben Sie es außerhalb des Bereichs, der für die neue Gesamtsumme verwendet wird. | Die Addition beider Zählungen ergibt zweimal die gleichen Zahlen. |
Prozentangaben müssen sowohl ihre Bedeutung als auch ihre Darstellung beibehalten. Ein Zahlenwert von 0,15, als Prozentwert dargestellt, entspricht 151 TP3 T. Wendet man die Prozentformatierung auf die Zahl 15 an, ergibt sich 1.500 TP3 T. Vergleichen Sie das Ergebnis daher mit der PDF-Datei, bevor Sie es in einer Berechnung verwenden.
Bezüglich der Kennungen folgen Sie bitte den Anweisungen von Microsoft auf Beibehaltung führender Nullen und großer Zahlen. Wenn eine Null bereits verschwunden ist, wird sie durch die Änderung des Zellenformats in „Text“ nicht wiederhergestellt. Verwenden Sie das Originaldokument, um den vollständigen Code wiederherzustellen.
Verwenden Sie die Daten in Ihrer Berichtsarbeitsmappe
Sobald die Zeilen und Datentypen einheitlich sind, wandeln Sie den Bereich in eine Excel-Tabelle um. Filter können eine Region oder ein Produkt isolieren, und die Sortierung kann Datumsangaben oder Beträge ordnen. Beziehen Sie die gesamte Tabelle beim Sortieren mit ein, damit jeder Betrag neben der zugehörigen Bezeichnung angezeigt wird.
Fügen Sie Berechnungen neben den importierten Werten hinzu. Beispielsweise sollten Ist- und Budgetwerte in separaten Spalten stehen, und die Differenz kann in einer dritten Spalte berechnet werden. So sind beide Quellwerte verfügbar, falls jemand nach der Berechnung des Ergebnisses fragt.
Für wiederkehrende Berichte empfiehlt sich eine separate Arbeitsmappe mit Formeln und Diagrammen. Fügen Sie die bereinigten Werte jeweils in dieselben Spalten ein und verwenden Sie eine Spalte für Monat oder Periode, um die Berichtszeiträume zu unterscheiden. So können Sie Monate vergleichen, ohne die Analyse bei jedem PDF-Eintreffen neu erstellen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Eine PDF-Datei enthält üblicherweise die angezeigten Zahlen, nicht die zugrunde liegenden Tabellenformeln. Fügen Sie die benötigten Berechnungen in Excel hinzu, nachdem Sie die importierten Werte sortiert haben.
Die Excel-Konvertierung von Recastia bietet einen XLS-Download. Öffnen Sie die Datei in Excel und verwenden Sie „Speichern unter“, falls Sie eine XLSX-Arbeitskopie benötigen. Das bloße Umbenennen der Dateiendung konvertiert das Arbeitsmappenformat nicht.
Ja, wenn die Spalten dieselben Informationen beschreiben. Richten Sie die Spaltennamen und Datentypen aus, verwenden Sie eine Kopfzeile und fügen Sie die Datensätze darunter ein. Trennen Sie Tabellen, wenn sie unterschiedliche Einheiten verwenden oder unterschiedliche Dinge beschreiben.
Ein in einer PDF-Datei angezeigtes Diagramm ist nicht das ursprüngliche Excel-Diagramm mit seinem verknüpften Datenbereich. Wenn Sie die Werte oder das Design ändern möchten, verwenden Sie die zugrunde liegenden Daten, um ein neues Diagramm in Excel zu erstellen.
PDF-Seiten nutzen Positionierung und Abstände zur Inhaltsanordnung, während Tabellenkalkulationen Informationen in Zellen speichern. Bei der Konvertierung können zusätzliche Abstände, wiederholte Überschriften oder separate Seitenabschnitte übernommen werden. Durch die Organisation dieser Zellen eignet sich die Arbeitsmappe zum Sortieren und für Berechnungen.
Abschluss
Konvertieren Sie PDFs in Excel, wenn Sie mit den Daten eines Berichts arbeiten müssen. Recastia stellt die Arbeitsmappe bereit; durch Anordnen der Zeilen und Datentypen können Sie die Daten für Ihre Analyse nutzen.
Nach der Konvertierung der PDF-Datei in Excel sollten Sie die Quellwerte von den neuen Formeln trennen und die PDF-Datei als Referenz aufbewahren. So können Sie den Bericht aktualisieren, ohne die Tabellen neu eingeben zu müssen.
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