Musisz zaktualizować budżet lub porównać dane sprzedażowe, a raport dotarł w formacie PDF. Przepisywanie każdego wiersza to dodatkowy nakład pracy, zanim jeszcze zaczniesz obliczenia. Przekonwertuj plik PDF do programu Excel, aby przenieść te informacje do skoroszytu.
W tym przewodniku dowiesz się, jak konwertować pliki PDF do formatu Excel za pomocą aplikacji Recastia oraz jak organizować otrzymane komórki na potrzeby sortowania, formuł i przyszłych raportów.
Najważniejsze wnioski
- Wybierz program Excel, gdy chcesz wykonać obliczenia na liczbach lub uporządkować wiersze w pliku PDF.
- Recastia tworzy arkusz kalkulacyjny XLS do pobrania i umożliwia udostępnianie go online.
- Przekonwertowany skoroszyt może zawierać oddzielne arkusze i odstępy odziedziczone po układzie pliku PDF.
- Przed dodaniem obliczeń należy uporządkować jeden rekord w wierszu, sprawdzić typy danych numerycznych i usunąć powtarzające się nagłówki stron.
- Jeśli wiodące zera mają znaczenie, kody produktów należy zapisywać w formie tekstowej.
Co to jest Recastia?
Recastia konwertuje pliki PDF do kilku formatów za pomocą narzędzia PDF to Document. Wybierz Excela do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, Worda do korekty akapitów, PowerPointa do slajdów lub Obraz do obrazów stron. Przewodnik po dokumencie PDF wyjaśnia, kiedy należy używać poszczególnych formatów.
Excel sprawdza się w przypadku raportów sprzedaży, cenników, harmonogramów i innych dokumentów zawierających wiersze i liczby. Jeśli potrzebujesz głównie przepisać tekst, użyj Przewodnik PDF do Worda Zamiast.
Jak przekonwertować plik PDF do programu Excel za pomocą Recastia
Zacznij od oryginalnego pliku PDF, zwłaszcza jeśli masz kopię cyfrową z możliwością zaznaczania tekstu. Przejrzyste nagłówki i wyrównane kolumny zapewniają bardziej praktyczny punkt wyjścia do pracy z arkuszem kalkulacyjnym niż zrzut ekranu raportu.
- Prześlij plik PDF
Otwórz Konwerter PDF na dokument i prześlij plik. Użyj pełnego raportu, jeśli chcesz porównać dane na różnych stronach. Ekran przesyłania pokazuje limity plików i stron obowiązujące na Twoim koncie.
- Wybierz Excel i konwertuj
Wybierz Excel jako format wyjściowy, a następnie kliknij Konwertuj. Spowoduje to utworzenie skoroszytu do edycji wyodrębnionej zawartości. Nie zostaną odtworzone formuły ani model raportowania, które mogły istnieć przed przekształceniem dokumentu źródłowego w plik PDF.
- Pobierz lub udostępnij zeszyt ćwiczeń
Pobierz plik XLS i otwórz go w programie Excel, aby uporządkować komórki. Możesz również użyć opcji „Otwórz”, aby wyświetlić wynik online, lub opcji „Udostępnij”, aby uzyskać link do hostingu i kod QR. Pobierz kopię roboczą, gdy chcesz dodać obliczenia lub połączyć dane z innym skoroszytem.
Zorganizuj przekonwertowane wiersze przed obliczeniami
Plik PDF porządkuje informacje na stronie. Excel wymaga spójnego zakresu danych. Tytuł nad tabelą, pusta kolumna między rysunkami lub powtarzający się nagłówek na następnej stronie mogą przerwać ten zakres po konwersji.
Przejrzyj arkusze skoroszytu, zanim cokolwiek połączysz. Zmień nazwy arkuszy, aby opisać ich zawartość, na przykład „Sprzedaż regionalna” lub „Ceny produktów”. Jeśli jedna tabela rozciąga się na kilka stron PDF, połącz pasujące wiersze pod jednym zestawem nagłówków kolumn. Niepowiązane tabele należy oddzielić.
Użyj jednego rekordu na wiersz. Na przykład tabela sprzedaży miesięcznej może zawierać kolumny: Miesiąc, Region, Produkt i Przychód. Każdy wiersz powinien wskazywać sprzedaż jednego produktu w danym miesiącu w danym regionie. Zachowaj istniejącą sumę częściową poza zakresem danych, aby nowa suma nie uwzględniła jej dwukrotnie.
Usuń tytuły stron i powtarzające się wiersze nagłówków ze środka tabeli. Nie usuwaj automatycznie wierszy tylko dlatego, że ich kwoty się zgadzają: dwa różne zamówienia mogą mieć tę samą wartość. Data, numer zamówienia lub inny identyfikator decyduje o tym, czy są to faktycznie duplikaty.
Napraw wartości, których program Excel nie może obliczyć
Komórka może wyglądać jak liczba, podczas gdy Excel przechowuje ją jako tekst. Sformatowanie komórki jako waluty zmienia jej wygląd; nie zawsze powoduje to konwersję wartości bazowej. Przed utworzeniem formuł upewnij się, że kolumny kwot zawierają wartości liczbowe.
| Co znajdziesz | Co robić | Dlaczego to ma znaczenie |
| Kwoty zapisane jako tekst | Przekształć kwoty na liczby, a następnie zastosuj formatowanie walutowe | Formuły wymagają wartości liczbowych |
| Powtarzające się nagłówki między rekordami | Zachowaj jeden wiersz nagłówka nad danymi | Filtry powinny działać na rekordach, a nie na etykietach stron |
| Daty z niejasną kolejnością dnia/miesiąca | Porównaj je ze źródłem przed konwersją | 03/04 może oznaczać dwie różne daty |
| Kody produktów zaczynające się od zera | Przechowuj kody jako tekst | 00124 i 124 mogą identyfikować różne rekordy |
| Suma uwzględniona poniżej wierszy źródłowych | Przenieś poza zakres używany dla nowej sumy | Sumując oba wyniki otrzymujemy te same liczby dwa razy |
Zachowaj znaczenie procentów, a także ich wygląd. Wartość liczbowa 0,15 wyświetlana jako procent oznacza 15%. Zastosowanie formatowania procentowego do liczby 15 daje wynik 1500%, dlatego przed użyciem w obliczeniach należy porównać wynik z plikiem PDF.
W przypadku identyfikatorów należy postępować zgodnie ze wskazówkami firmy Microsoft dotyczącymi zachowanie zer wiodących i dużych liczb. Jeśli zero już zniknęło, zmiana formatu komórki na Tekst nie spowoduje jego odtworzenia. Użyj oryginalnego dokumentu, aby przywrócić cały kod.
Użyj danych w skoroszycie raportowania
Gdy wiersze i typy danych będą spójne, przekształć zakres w tabelę w programie Excel. Filtry mogą wyodrębnić region lub produkt, a sortowanie pozwala uporządkować daty lub kwoty. Podczas sortowania należy uwzględnić całą tabelę, aby każda kwota znajdowała się obok odpowiadającej jej etykiety.
Dodaj obliczenia obok zaimportowanych wartości. Na przykład zachowaj wartości rzeczywiste i budżetowe w osobnych kolumnach, a różnicę oblicz w trzeciej kolumnie. Dzięki temu obie wartości źródłowe będą dostępne, gdy ktoś zapyta, jak obliczono wynik.
W przypadku raportu cyklicznego utwórz osobny skoroszyt zawierający formuły i wykresy. Umieść każdy nowy zestaw oczyszczonych wartości w tych samych kolumnach, z kolumną Miesiąc lub Okres, aby rozróżnić okresy raportowania. Możesz wtedy porównywać miesiące bez konieczności ponownego tworzenia analizy po każdym otrzymaniu pliku PDF.
Często zadawane pytania
Nie. Plik PDF zazwyczaj zawiera wyświetlane liczby, a nie formuły arkusza kalkulacyjnego. Dodaj potrzebne obliczenia w programie Excel po uporządkowaniu zaimportowanych wartości.
Konwersja do Excela w Recastii umożliwia pobranie pliku XLS. Otwórz go w Excelu i użyj opcji Zapisz jako, jeśli potrzebujesz kopii roboczej XLSX. Sama zmiana rozszerzenia pliku nie powoduje konwersji formatu skoroszytu.
Tak, gdy kolumny opisują te same informacje. Wyrównaj nazwy kolumn i typy danych, zachowaj jeden wiersz nagłówka i dodaj rekordy poniżej. Oddzielaj tabele, jeśli używają różnych jednostek lub opisują różne rzeczy.
Wykres widoczny w pliku PDF nie jest oryginalnym wykresem programu Excel z powiązanym zakresem danych. Jeśli chcesz zmienić jego wartości lub projekt, użyj danych bazowych, aby utworzyć nowy wykres w programie Excel.
Strony PDF wykorzystują pozycjonowanie i odstępy do rozmieszczania treści, podczas gdy arkusz kalkulacyjny przechowuje informacje w komórkach. Konwersja może przenosić dodatkowe odstępy, powtarzające się nagłówki lub oddzielne sekcje strony. Uporządkowanie tych komórek sprawia, że skoroszyt nadaje się do sortowania i wykonywania obliczeń.
Wniosek
Konwertuj PDF do Excela, gdy potrzebujesz pracować z liczbami w raporcie. Recastia udostępnia skoroszyt; uporządkowanie wierszy i typów danych sprawia, że liczby te można wykorzystać w analizie.
Po przekonwertowaniu pliku PDF do formatu Excel oddziel wartości źródłowe od nowych formuł i zachowaj plik PDF do wglądu. Możesz wtedy zaktualizować raport bez konieczności ponownego wpisywania tabel.
Ożyw swój plik PDF dzięki Recastia
Twórz, dostosowuj i udostępniaj treści w bardziej angażujący sposób.