Interne kommunikationsvideoer: Typer og eksempler

Interne kommunikationsvideoer kan forklare virksomhedens beslutninger, dele projektfremskridt eller introducere en ændring på arbejdspladsen. Denne guide dækker fire almindelige typer, hvad der skal inkluderes i hver, og eksempler på manuskripter, du kan tilpasse til dit team.

Du vil også se, hvordan du organiserer en annoncering i tre PDF-sider og bruger Recastia til at oprette interne kommunikationsvideoer med fortælling og billedtekster.

Fire typer interne kommunikationsvideoer

Vælg den type, der passer til dit budskab. At forklare en virksomhedsbeslutning kræver andre oplysninger end at bede et team om at gennemgå et projekt.

1. Opdateringer fra ledelsen

Brug en opdatering om ledelsen at forklare en ny prioritet, en milepæl i virksomheden eller en beslutning, der påvirker flere teams.

Beskeden skal svare på:

• Hvad er blevet besluttet?
• Hvorfor blev den beslutning truffet?
• Hvilke ændringer for medarbejderne?
• Hvad forbliver det samme?

For eksempel kan en kvartalsvis opdatering forklare, hvorfor kundesupport bliver en prioritet, og hvilke projekter der vil modtage flere ressourcer. Vis et diagram, hvis tallene hjælper med at forklare beslutningen.

Når medarbejdere har brug for at høre direkte fra en bestemt leder, så optag den pågældende person. Et oplæst slide-resumé kan ledsage beskeden.

2. Projektopdateringer

En projektopdatering hjælper kolleger med at forstå fremskridt og planlægge deres næste bidrag. Hold fokus på færdigt arbejde, den næste milepæl og alt, hvad du har brug for fra et andet team.

Eksempelbesked:

“"Det nye hjælpecenter er klar til gennemgang. Support vil tjekke svarene i denne uge. Produktejere skal bekræfte deres sektioner, før vi planlægger lanceringen."”

Beskeden angiver arbejdet, de involverede teams og deres næste handlinger. Vis hjælpecenteret eller en simpel tidslinje ved siden af. Opbevar den detaljerede opgaveliste i projektets arbejdsområde, hvor datoer og ansvarsområder kan opdateres.

3. Ændringsmeddelelser

Brug dette format, når medarbejdere skal følge en ny proces, bruge en anden formular eller sende anmodninger et nyt sted hen.

Gør disse oplysninger lette at finde:

• Ændringen: Hvad vil medarbejderne gøre anderledes?
• De berørte personer: Gælder det for alle eller for specifikke hold?
• Startdatoen: Hvornår begynder den nye proces?
• Handlingen: Hvilken formular, system eller kanal skal de bruge?
• Hjælp: Hvor kan de stille spørgsmål?

Vis den faktiske formular eller destination, så medarbejderne kan genkende den senere. Medtag et link til den fulde vejledning i den besked, der følger med videoen.

Eksemplet på tre sider nedenfor bruger dette format.

4. Forklaringer på tværs af teams

En tværfaglig forklarer introducerer et teams arbejde til de kolleger, der har brug for hjælp.

For et designteam omfatter nyttige emner:

• De anmodninger, den håndterer.
• Hvad skal inkluderes i en designbrief.
• Hvor anmodningen skal indsendes.
• Hvordan feedback og godkendelse fungerer.

Vis én færdig briefing og forklar de detaljer, der hjælper teamet med at komme i gang med arbejdet. En kollega bør afslutte videoen med at vide, hvordan man laver en anmodning; teamets fulde produktionsprocedure kan forblive i en separat vejledning.

Lav en skriftlig meddelelse om til et videomanuskript

Start med den meddelelse, du allerede har. Vælg de oplysninger, medarbejderne skal bruge for at handle, og behold baggrundsdrøftelsen i det ledsagende dokument.

For en meddelelse, der introducerer en ugentlig projektopdateringsformular, kan indholdet opdeles således:

Oplysninger i den skriftlige meddelelse	Hvad skal medtages i videoen
Årsag til ændringen	Forklar, at projektopdateringer vil bruge samme format.
Indsendelsesinstruktioner	Navngiv formularen, hvor den findes, og angiv fristen.
Nødvendige oplysninger	Angiv fremskridt, den næste milepæl og blokeringer.
Diskussionsnotater og afviste muligheder	Gem disse i kildedokumentet, medmindre de forklarer en beslutning, som medarbejderne skal forstå.
Spørgsmål og ansvar	Identificér supportkanalen og eventuelle ekstra handlinger for teamledere.

Organiser PDF'en i tre sider

I denne eksempelmeddelelse har hver side en specifik funktion:

1. Meddel ændringen. Introducer den nye projektopdateringsformular og dens startdato den 5. oktober.
2. Forklar indsendelsen. Vis hvor du finder formularen, torsdagens frist og hvilke oplysninger der skal medtages.
3. Giv den næste handling. Angiv den første afleveringsfrist, den 8. oktober, og hvor spørgsmålene skal sendes hen.

Brug korte overskrifter og vigtige detaljer på siderne. Lad fortællingen forklare dem. Tilpas eksempeldatoerne og instruktionerne til din egen proces.

Skriv først medarbejderbeskeden

Medarbejderversionen bør indeholde alt, hvad en person behøver for at indsende sin første opdatering.

Eksempelskript:

“"Fra den 5. oktober skal du bruge formularen i Projekt-arbejdsområdet til din ugentlige opdatering. Indsend den senest torsdag kl. 15.00. Inkluder dine fremskridt, næste milepæl og eventuelle blokeringer. Din første opdatering skal være den 8. oktober. Send spørgsmål til projektsupportkanalen."”

Tilføj instruktioner til teamledere

Behold datoer og indsendelsesinstruktioner uændrede. Tilføj de ansvarsområder, der gælder for teamledere.

Yderligere manuskript:

“"Vis formularen på jeres næste teammøde. Forklar, hvad der hører til i hvert felt, og saml spørgsmål i projektstøttekanalen, så alle kan finde svarene."”

Dette giver teamlederne de ekstra instruktioner, de har brug for, uden at skulle omskrive den delte meddelelse.

Opret videoen med Recastia

Videoeksempel lavet af Recastia.

Gør din næste opdatering nem at handle på

Til din næste interne kommunikationsvideo skal du vælge én meddelelse og identificere den beslutning eller handling, den skal forklare. Forbered PDF-siderne, tilføj fortællingen, og del de relevante links sammen med den færdige video.

Med Recastia kan du oprette interne kommunikationsvideoer ud fra disse PDF-sider ved hjælp af det script og de præsentationsindstillinger, du vælger.

Ofte stillede spørgsmål