Τα βίντεο εσωτερικής επικοινωνίας μπορούν να εξηγήσουν τις αποφάσεις της εταιρείας, να μοιραστούν την πρόοδο του έργου ή να εισαγάγουν μια αλλαγή στην εργασία. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τέσσερις συνηθισμένους τύπους, τι να συμπεριλάβετε σε κάθε έναν από αυτούς, καθώς και δείγματα σεναρίων που μπορείτε να προσαρμόσετε για την ομάδα σας.
Θα δείτε επίσης πώς να οργανώσετε μια ανακοίνωση σε τρεις σελίδες PDF και να χρησιμοποιήσετε το Recastia για να δημιουργήσετε βίντεο εσωτερικής επικοινωνίας με αφήγηση και λεζάντες.
Τέσσερις τύποι βίντεο εσωτερικής επικοινωνίας
Επιλέξτε τον τύπο που ταιριάζει στο μήνυμά σας. Η εξήγηση μιας απόφασης της εταιρείας απαιτεί διαφορετικές πληροφορίες από το να ζητάτε από μια ομάδα να εξετάσει ένα έργο.
1. Ενημερώσεις Ηγεσίας
Χρησιμοποιήστε ένα ενημέρωση ηγεσίας για να εξηγήσετε μια νέα προτεραιότητα, ένα ορόσημο της εταιρείας ή μια απόφαση που επηρεάζει πολλές ομάδες.
Το μήνυμα θα πρέπει να απαντά:
- Τι έχει αποφασιστεί;
- Γιατί ελήφθη αυτή η απόφαση;
- Ποιες αλλαγές ισχύουν για τους εργαζόμενους;
- Τι μένει το ίδιο;
Για παράδειγμα, μια τριμηνιαία ενημέρωση θα μπορούσε να εξηγήσει γιατί η υποστήριξη πελατών γίνεται προτεραιότητα και ποια έργα θα λάβουν περισσότερους πόρους. Δείξτε ένα γράφημα εάν οι αριθμοί βοηθούν στην εξήγηση της απόφασης.
Όταν οι εργαζόμενοι χρειάζονται να ακούσουν απευθείας έναν συγκεκριμένο ηγέτη, ηχογραφήστε αυτό το άτομο. Μια αφηγημένη περίληψη σε διαφάνειες μπορεί να συνοδεύει το μήνυμα.
2. Ενημερώσεις Έργου
Μια ενημέρωση έργου βοηθά τους συναδέλφους να κατανοήσουν την πρόοδο και να σχεδιάσουν την επόμενη συνεισφορά τους. Διατηρήστε την εστίαση στην ολοκληρωμένη εργασία, στο επόμενο ορόσημο και σε οτιδήποτε χρειάζεστε από μια άλλη ομάδα.
Παράδειγμα μηνύματος:
“Το νέο κέντρο βοήθειας είναι έτοιμο για έλεγχο. Η υποστήριξη θα ελέγξει τις απαντήσεις αυτήν την εβδομάδα. Οι κάτοχοι προϊόντων πρέπει να επιβεβαιώσουν τις ενότητες τους πριν προγραμματίσουμε την κυκλοφορία.”
Το μήνυμα κατονομάζει την εργασία, τις ομάδες που συμμετέχουν και τις επόμενες ενέργειές τους. Εμφανίστε το κέντρο βοήθειας ή ένα απλό χρονοδιάγραμμα δίπλα σε αυτό. Διατηρήστε τη λεπτομερή λίστα εργασιών στον χώρο εργασίας του έργου, όπου μπορούν να ενημερωθούν οι ημερομηνίες και οι αρμοδιότητες.
3. Αλλαγή Ανακοινώσεων
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή όταν οι εργαζόμενοι πρέπει να ακολουθήσουν μια νέα διαδικασία, να χρησιμοποιήσουν μια διαφορετική φόρμα ή να στείλουν αιτήματα σε κάποιο νέο μέρος.
Κάντε αυτές τις λεπτομέρειες εύκολα εντοπίσιμες:
- Η αλλαγή: Τι θα κάνουν διαφορετικά οι εργαζόμενοι;
- Τα άτομα που επηρεάστηκαν: Ισχύει για όλους ή για συγκεκριμένες ομάδες;
- Η ημερομηνία έναρξης: Πότε ξεκινά η νέα διαδικασία;
- Η δράση: Ποια μορφή, σύστημα ή κανάλι πρέπει να χρησιμοποιήσουν;
- Βοήθεια: Πού μπορούν να κάνουν ερωτήσεις;
Δείξτε την πραγματική φόρμα ή τον προορισμό, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να την αναγνωρίσουν αργότερα. Συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς τις πλήρεις οδηγίες στο μήνυμα που συνοδεύει το βίντεο.
Το παρακάτω παράδειγμα τριών σελίδων χρησιμοποιεί αυτήν τη μορφή.
4. Εξηγητές μεταξύ ομάδων
Ένας δια-ομαδικός επεξηγητής παρουσιάζει το έργο μιας ομάδας στους συναδέλφους που χρειάζονται τη βοήθειά της.
Για μια ομάδα σχεδιασμού, χρήσιμα θέματα περιλαμβάνουν:
- Τα αιτήματα που χειρίζεται.
- Τι να συμπεριλάβετε σε μια περιγραφή σχεδιασμού.
- Πού να υποβάλετε το αίτημα.
- Πώς λειτουργούν η ανατροφοδότηση και η έγκριση.
Δείξτε μια ολοκληρωμένη σύνοψη και εξηγήστε τις λεπτομέρειες που βοηθούν την ομάδα να ξεκινήσει την εργασία. Ένας συνάδελφος θα πρέπει να ολοκληρώσει το βίντεο γνωρίζοντας πώς να υποβάλει ένα αίτημα. Η πλήρης διαδικασία παραγωγής της ομάδας μπορεί να παραμείνει σε ξεχωριστό οδηγό.
Μετατρέψτε μια γραπτή ανακοίνωση σε σενάριο βίντεο
Ξεκινήστε με την ανακοίνωση που έχετε ήδη. Επιλέξτε τις πληροφορίες που χρειάζονται οι εργαζόμενοι για να ενεργήσουν και κρατήστε την συζήτηση στο συνοδευτικό έγγραφο.
Για μια ανακοίνωση που εισάγει μια εβδομαδιαία φόρμα ενημέρωσης έργου, το περιεχόμενο θα μπορούσε να χωριστεί ως εξής:
| Πληροφορίες στην Γραπτή Ανακοίνωση | Τι να συμπεριλάβετε στο βίντεο |
| Λόγος για την αλλαγή | Εξηγήστε ότι οι ενημερώσεις του έργου θα χρησιμοποιούν την ίδια μορφή. |
| Οδηγίες υποβολής | Ονομάστε τη φόρμα, πού θα τη βρείτε και την προθεσμία. |
| Απαιτούμενες πληροφορίες | Καταγράψτε την πρόοδο, το επόμενο ορόσημο και τα σημεία που ανακόπτουν την πρόοδο. |
| Σημειώσεις συζήτησης και απορριφθείσες επιλογές | Κρατήστε τα στο αρχικό έγγραφο, εκτός εάν εξηγούν μια απόφαση που οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοήσουν. |
| Ερωτήσεις και ευθύνες | Προσδιορίστε το κανάλι υποστήριξης και τυχόν επιπλέον ενέργειες για τους επικεφαλής της ομάδας. |
Οργανώστε το PDF σε τρεις σελίδες
Για αυτό το δείγμα ανακοίνωσης, κάθε σελίδα έχει μια συγκεκριμένη εργασία:
- Ανακοινώστε την αλλαγή. Παρουσιάστε τη νέα φόρμα ενημέρωσης έργου και την ημερομηνία έναρξης της στις 5 Οκτωβρίου.
- Εξηγήστε την υποβολή. Δείξτε πού θα βρείτε τη φόρμα, την προθεσμία της Πέμπτης και τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε.
- Δώστε την επόμενη ενέργεια. Αναφέρετε την πρώτη ημερομηνία λήξης, 8 Οκτωβρίου, και πού θα στείλετε τις ερωτήσεις.
Χρησιμοποιήστε σύντομες επικεφαλίδες και ουσιώδεις λεπτομέρειες στις σελίδες. Αφήστε την αφήγηση να τις εξηγήσει. Προσαρμόστε τα δείγματα ημερομηνιών και οδηγιών στη δική σας διαδικασία.
Γράψτε πρώτα το μήνυμα του υπαλλήλου
Η έκδοση για εργαζομένους θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται κάποιος για να υποβάλει την πρώτη του ενημέρωση.
Δείγμα σεναρίου:
“Από τις 5 Οκτωβρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα στον χώρο εργασίας των Έργων για την εβδομαδιαία ενημέρωσή σας. Υποβάλετέ την έως την Πέμπτη στις 3 μ.μ. Συμπεριλάβετε την πρόοδό σας, το επόμενο ορόσημο και τυχόν εμπόδια. Η πρώτη σας ενημέρωση πρέπει να πραγματοποιηθεί στις 8 Οκτωβρίου. Στείλτε ερωτήσεις στο κανάλι υποστήριξης του έργου.”
Προσθήκη οδηγιών για τους επικεφαλής ομάδων
Διατηρήστε τις ημερομηνίες και τις οδηγίες υποβολής αμετάβλητες. Προσθέστε τις αρμοδιότητες που ισχύουν για τους επικεφαλής ομάδων.
Επιπλέον σενάριο:
“Δείξτε τη φόρμα στην επόμενη συνάντηση της ομάδας σας. Εξηγήστε τι ανήκει σε κάθε πεδίο και συγκεντρώστε ερωτήσεις στο κανάλι υποστήριξης έργου, ώστε όλοι να μπορούν να βρουν τις απαντήσεις.”
Αυτό δίνει στους επικεφαλής της ομάδας τις επιπλέον οδηγίες που χρειάζονται χωρίς να ξαναγράψουν την κοινόχρηστη ανακοίνωση.
Δημιουργήστε το βίντεο με Ρεκάστια
Μόλις το PDF και το σενάριο είναι έτοιμα, χρησιμοποιήστε το PDF σε βίντεο εργαλείο για τη δημιουργία μιας αφηγημένης ενημέρωσης. Χρησιμοποιήστε έγγραφα που έχει εγκρίνει ο οργανισμός σας για μεταφόρτωση και κοινή χρήση.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο και ανεβάστε το PDF σας
Επιλέξτε ένα πρότυπο βίντεο και, στη συνέχεια, ανεβάστε το PDF. Η Διαφάνεια σελίδας είναι μια απλή επιλογή για την παραπάνω τρισέλιδη ανακοίνωση.
Επιλέξτε Λειτουργία για προχωρημένους για να εισαγάγετε αφήγηση για κάθε σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις σελίδες PDF που θέλετε να συμπεριλάβετε. - Προσθέστε την αφήγηση και τους υπότιτλους σας
Εισαγάγετε το σχετικό μέρος του σεναρίου δίπλα σε κάθε σελίδα. Διατηρήστε τα ονόματα, τις ημερομηνίες και τις προθεσμίες σύμφωνα με το PDF.
Ενεργοποιήστε την Εμφάνιση υποτίτλων εάν θέλετε υπότιτλους. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε:
• Φωνή: Η φωνή που χρησιμοποιείται για την αφήγηση.
• Άβαταρ: Ο παρουσιαστής επί της οθόνης.
• Μουσική υπόκρουση: Μουσική που θα συνοδεύει την ενημέρωση.
• Αναλογία βίντεο: Το σχήμα του βίντεο. - Δημιουργία και κοινοποίηση της ενημέρωσης
Δημιουργήστε το βίντεο και, στη συνέχεια, κοινοποιήστε το μέσω του εγκεκριμένου καναλιού επικοινωνίας της ομάδας σας.
Μαζί με το βίντεο, συμπεριλάβετε:
• Ένας σύντομος τίτλος που εξηγεί την ενημέρωση.
• Η προθεσμία ή η ημερομηνία έναρξης ισχύος.
• Σύνδεσμος προς τη φόρμα ή πλήρεις οδηγίες.
Οι εργαζόμενοι μπορούν στη συνέχεια να βρουν τον σύνδεσμο ή την προθεσμία χωρίς να αναπαράγουν ξανά το βίντεο. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία του βίντεο, ανατρέξτε στην ενότητα πώς να μετατρέψετε ένα PDF σε βίντεο.
Παράδειγμα βίντεο που δημιουργήθηκε από την Recastia.
Κάντε την επόμενη ενημέρωσή σας εύκολη στην εκτέλεση ενεργειών
Για το επόμενο βίντεο εσωτερικής επικοινωνίας σας, επιλέξτε μία ανακοίνωση και προσδιορίστε την απόφαση ή την ενέργεια που πρέπει να εξηγήσει. Προετοιμάστε τις σελίδες PDF, προσθέστε την αφήγηση και μοιραστείτε τους σχετικούς συνδέσμους μαζί με το ολοκληρωμένο βίντεο.
Το Recastia σάς επιτρέπει να δημιουργείτε βίντεο εσωτερικής επικοινωνίας από αυτές τις σελίδες PDF, χρησιμοποιώντας το σενάριο και τις ρυθμίσεις παρουσίασης που επιλέγετε.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.
Συχνές ερωτήσεις
Για μια μεμονωμένη ανακοίνωση, ένα σενάριο 60-90 δευτερολέπτων αποτελεί πρακτικό σημείο εκκίνησης και όχι απαίτηση. Αφιερώστε αρκετό χρόνο για να εξηγήσετε το μήνυμα. Εάν καλύπτει αρκετές άσχετες ενημερώσεις, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά βίντεο, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να ανοίξουν αυτό που χρειάζονται.
Μπορείτε να στείλετε και τα δύο μαζί. Τοποθετήστε τον τίτλο, την προθεσμία και τον σύνδεσμο δράσης στο email ή στο μήνυμα καναλιού ομάδας. Χρησιμοποιήστε το βίντεο για την εξήγηση ή την οπτική παρουσίαση.
Μεταφράστε το σενάριο και το απαραίτητο κείμενο στην οθόνη και, στη συνέχεια, ζητήστε από κάποιον που είναι εξοικειωμένος με τη γλώσσα και τη διαδικασία να τα εξετάσει. Διατηρήστε τη συνέπεια στις ημερομηνίες, τα ονόματα των φορμών και τις οδηγίες. Παρέχετε λεζάντες ή ένα αντίγραφο στη γλώσσα κάθε έκδοσης.
Υποβάλετε μια ερώτηση που σχετίζεται με το μήνυμα, όπως πού να υποβάλετε την επόμενη ενημέρωση ή ποια προθεσμία ισχύει. Οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις μπορούν να αποκαλύψουν τι χρειάζεται μια σαφέστερη εξήγηση. Ο αριθμός προβολών από μόνος του δεν δείχνει εάν κάποιος κατάλαβε τις οδηγίες.