סרטוני תקשורת פנימית יכולים להסביר החלטות חברה, לשתף התקדמות בפרויקט או להציג שינוי בעבודה. מדריך זה מכסה ארבעה סוגים נפוצים, מה לכלול בכל אחד מהם, ותסריטים לדוגמה שתוכלו להתאים לצוות שלכם.
תראו גם כיצד לארגן הודעה לשלושה עמודי PDF ולהשתמש ב-Recastia כדי ליצור סרטוני תקשורת פנימיים עם קריינות וכתוביות.
ארבעה סוגים של סרטוני תקשורת פנימית
בחרו את הסוג שמתאים למסר שלכם. הסבר של החלטת חברה דורש מידע שונה מאשר בקשה מצוות לסקור פרויקט.
1. עדכוני מנהיגות
השתמש ב- עדכון מנהיגות כדי להסביר עדיפות חדשה, אבן דרך בחברה או החלטה המשפיעה על מספר צוותים.
ההודעה צריכה לענות על:
- מה הוחלט?
- מדוע התקבלה ההחלטה הזו?
- אילו שינויים עבור העובדים?
- מה נשאר אותו הדבר?
לדוגמה, עדכון רבעוני יכול להסביר מדוע תמיכת לקוחות הופכת לעדיפות עליונה ואילו פרויקטים יקבלו יותר משאבים. הצג תרשים אם המספרים עוזרים להסביר את ההחלטה.
כאשר עובדים צריכים לשמוע ישירות ממנהיג מסוים, הקליטו את האדם הזה. סיכום שקופיות עם קריינות יכול ללוות את ההודעה.
2. עדכוני פרויקט
עדכון פרויקט עוזר לעמיתים להבין את ההתקדמות ולתכנן את תרומתם הבאה. שמרו על התמקדות בעבודה שהושלמה, באבן הדרך הבאה ובכל דבר שאתם צריכים מצוות אחר.
הודעה לדוגמה:
“"מרכז העזרה החדש מוכן לבדיקה. התמיכה תבדוק את התשובות השבוע. בעלי המוצרים צריכים לאשר את הסעיפים שלהם לפני שנתזמן את ההשקה."”
ההודעה מציינת את העבודה, את הצוותים המעורבים ואת הפעולות הבאות שלהם. הציגו את מרכז העזרה או ציר זמן פשוט לצידו. שמרו את רשימת המשימות המפורטת בסביבת העבודה של הפרויקט, שם ניתן לעדכן תאריכים ותחומי אחריות.
3. הודעות שינוי
השתמשו בפורמט זה כאשר עובדים צריכים לעקוב אחר תהליך חדש, להשתמש בטופס אחר או לשלוח בקשות למקום חדש.
הפוך את הפרטים האלה לקלים למציאה:
- השינוי: מה יעשו העובדים אחרת?
- האנשים שנפגעו: האם זה רלוונטי לכולם או לקבוצות ספציפיות?
- תאריך ההתחלה: מתי מתחיל התהליך החדש?
- הפעולה: באיזה טופס, מערכת או ערוץ עליהם להשתמש?
- עֶזרָה: איפה הם יכולים לשאול שאלות?
הצג את הטופס או היעד האמיתיים כדי שהעובדים יוכלו לזהות אותם מאוחר יותר. כלול קישור להוראות המלאות בהודעה המצורפת לסרטון.
הדוגמה בת שלושת העמודים שלהלן משתמשת בפורמט זה.
4. הסברים בין-צוותיים
מסביר חוצה צוותים מציג את עבודת הצוות לעמיתים הזקוקים לעזרתו.
עבור צוות עיצוב, נושאים שימושיים כוללים:
- הבקשות שהוא מטפל בהן.
- מה לכלול בתדריך עיצובי.
- היכן להגיש את הבקשה.
- כיצד משוב ואישור פועלים.
הציגו מדריך אחד שהושלם והסבירו את הפרטים שיעזרו לצוות להתחיל לעבוד. על עמית לסיים את הסרטון בידיעה כיצד להגיש בקשה; ניתן לשמור את הליך ההפקה המלא של הצוות במדריך נפרד.
הפיכת הודעה כתובה לתסריט וידאו
התחילו עם ההודעה שכבר יש לכם. בחרו את המידע שהעובדים צריכים כדי לפעול, ושמרו את דיון הרקע במסמך הנלווה.
עבור הודעה המציגה טופס עדכון פרויקט שבועי, ניתן לחלק את התוכן כך:
| מידע בהודעה בכתב | מה לכלול בסרטון |
| הסיבה לשינוי | הסבר שעדכוני הפרויקט ישתמשו באותו פורמט. |
| הוראות הגשה | שם הטופס, היכן למצוא אותו ותאריך היעד. |
| מידע נדרש | רשום את ההתקדמות, את אבן הדרך הבאה ואת הגורמים המעכבים. |
| סיכומי דיון ואפשרויות שנדחו | שמרו אותם במסמך המקור אלא אם כן הם מסבירים החלטה שהעובדים צריכים להבין. |
| שאלות ואחריות | זהה את ערוץ התמיכה וכל פעולה נוספת עבור ראשי הצוות. |
ארגנו את קובץ ה-PDF לשלושה עמודים
עבור הודעה לדוגמה זו, לכל עמוד יש תפקיד ספציפי:
- הכריזו על השינוי. הציגו את טופס עדכון הפרויקט החדש ואת תאריך ההתחלה שלו, 5 באוקטובר.
- הסבר את ההגשה. הצג היכן למצוא את הטופס, את המועד האחרון ביום חמישי ואת המידע שיש לכלול.
- תן את הפעולה הבאה. ציינו את תאריך היעד הראשון, 8 באוקטובר, ולאן לשלוח שאלות.
השתמשו בכותרות קצרות ובפרטים חיוניים בדפים. תנו לקריינות להסביר אותם. התאימו את התאריכים וההוראות לדוגמה לתהליך שלכם.
כתוב תחילה את הודעת העובד
גרסת העובד צריכה לכלול את כל מה שאדם צריך כדי להגיש את העדכון הראשון שלו.
סקריפט לדוגמה:
“"החל מ-5 באוקטובר, השתמשו בטופס בסביבת העבודה של הפרויקטים עבור העדכון השבועי שלכם. שלחו אותו עד יום חמישי בשעה 15:00. ציינו את ההתקדמות שלכם, אבן הדרך הבאה וכל חסימה. העדכון הראשון שלכם צפוי להתקבל ב-8 באוקטובר. שלחו שאלות לערוץ התמיכה בפרויקטים."”
הוסף הוראות לראשי צוותים
יש להשאיר את התאריכים והוראות ההגשה ללא שינוי. יש להוסיף את תחומי האחריות החלים על ראשי הצוות.
תסריט נוסף:
“"הצג את הטופס בפגישת הצוות הבאה שלך. הסבר מה שייך לכל תחום, ואסוף שאלות בערוץ התמיכה בפרויקט כדי שכולם יוכלו למצוא את התשובות."”
זה נותן לראשי הצוותים את ההוראות הנוספות הדרושות להם מבלי לכתוב מחדש את ההודעה המשותפת.
צור את הסרטון עם רקסטיה
לאחר שקובץ ה-PDF והסקריפט מוכנים, השתמשו ב- PDF לסרטון כלי ליצירת עדכון עם קריינות. השתמש במסמכים שהארגון שלך אישר להעלאה ולשיתוף.
- בחר תבנית והעלה את קובץ ה-PDF שלך
בחרו תבנית וידאו ולאחר מכן העלו את קובץ ה-PDF. שקופית עמוד היא אפשרות פשוטה להכרזה בת שלושת העמודים שלמעלה.
בחר מצב מתקדם כדי להזין קריינות עבור כל עמוד, לאחר מכן בחר את עמודי ה-PDF שברצונך לכלול. - הוסף את הקריינות והכתוביות שלך
הזינו את החלק הרלוונטי של התסריט ליד כל עמוד. שמרו על שמות, תאריכים ומועדי הגשה תואמים לקובץ ה-PDF.
הפעל את תצוגת הכתוביות אם ברצונך להשתמש בכתוביות. תוכל גם לבחור:
• קוֹל: הקול בו נעשה שימוש לקריינות.
• גִלגוּל: המגיש על המסך.
• מוזיקת רקע: מוזיקה שתלווה את העדכון.
• יחס וידאו: הצורה של הסרטון. - צור ושתף את העדכון
צור את הסרטון, ולאחר מכן שתפו אותו דרך ערוץ התקשורת שאושר על ידי הצוות שלך.
לצד הסרטון, כלול:
• כותרת קצרה המסבירה את העדכון.
• המועד האחרון או תאריך התחילה.
• קישור לטופס או להוראות המלאות.
לאחר מכן, העובדים יכולים למצוא את הקישור או את המועד האחרון מבלי להפעיל שוב את הסרטון. לפרטים נוספים על יצירת הסרטון, ראו איך להפוך קובץ PDF לסרטון.
דוגמה לסרטון שנוצרה על ידי Recastia.
הפוך את העדכון הבא שלך לקל לפעולה
עבור סרטון התקשורת הפנימית הבא שלכם, בחרו הכרזה אחת וזהו את ההחלטה או הפעולה שהיא צריכה להסביר. הכינו את דפי ה-PDF, הוסיפו את הקריינות ושתפו את הקישורים הרלוונטיים לצד הסרטון המוגמר.
Recastia מאפשרת לך ליצור סרטוני תקשורת פנימיים מדפי PDF אלה, באמצעות הגדרות הסקריפט והמצגת שתבחר.
הפיחו חיים בקובץ ה-PDF שלכם בעזרת Recastia
צור, התאם אישית ושתף את התוכן שלך בצורה מעניינת יותר.
שאלות נפוצות
עבור הודעה בודדת, תסריט של 60-90 שניות הוא נקודת התחלה מעשית, לא דרישה. הקדישו מספיק זמן להסבר המסר. אם הוא מכסה מספר עדכונים שאינם קשורים, שקלו סרטונים נפרדים כדי שהעובדים יוכלו לפתוח את הסרטון הדרוש להם.
ניתן לשלוח את שניהם יחד. הוסיפו את הכותרת, המועד האחרון וקישור הפעולה בהודעת הדוא"ל או בערוץ הצוות. השתמשו בסרטון כהסבר או להדרכה חזותית.
תרגמו את הטקסט והטקסט החיוני שעל המסך, ולאחר מכן בקשו ממישהו שמכיר את השפה והתהליך לעיין בהם. שמרו על עקביות בתאריכים, שמות הטפסים וההוראות. ספקו כיתובים או תמלול בשפת כל גרסה.
שאלו שאלה הקשורה להודעה, כגון היכן לשלוח את העדכון הבא או איזה מועד אחרון חל. שאלות חוזרות יכולות לחשוף מה דורש הסבר ברור יותר. ספירת צפיות לבדה אינה מראה אם מישהו הבין את ההוראות.