Video's voor interne communicatie: soorten en voorbeelden

Video's voor interne communicatie kunnen worden gebruikt om bedrijfsbeslissingen toe te lichten, de voortgang van projecten te delen of een verandering op de werkvloer aan te kondigen. Deze handleiding behandelt vier veelvoorkomende typen, wat je in elk type moet opnemen en voorbeeldscripts die je kunt aanpassen voor je team.

Je leert ook hoe je een aankondiging in drie PDF-pagina's kunt indelen en hoe je Recastia kunt gebruiken om interne communicatievideo's met gesproken tekst en ondertiteling te maken.

Vier soorten interne communicatievideo's

Kies het type dat bij uw bericht past. Het toelichten van een bedrijfsbeslissing vereist andere informatie dan het vragen aan een team om een project te beoordelen.

1. Updates over het leiderschap

Gebruik een update over het leiderschap Om een nieuwe prioriteit, een belangrijke mijlpaal binnen het bedrijf of een beslissing die meerdere teams raakt, toe te lichten.

Het bericht moet het volgende antwoord geven:

• Wat is er besloten?
• Waarom werd die beslissing genomen?
• Welke veranderingen gelden er voor werknemers?
• Wat blijft hetzelfde?

Een kwartaalupdate zou bijvoorbeeld kunnen uitleggen waarom klantenservice een prioriteit wordt en welke projecten meer middelen krijgen. Voeg een grafiek toe als de cijfers de beslissing helpen verklaren.

Wanneer medewerkers een specifieke leidinggevende rechtstreeks moeten horen, neem die persoon dan op. Een ingesproken samenvatting met dia's kan de boodschap vergezellen.

2. Projectupdates

Een projectupdate helpt collega's de voortgang te begrijpen en hun volgende bijdrage te plannen. Houd de update gericht op afgerond werk, de volgende mijlpaal en alles wat je van een ander team nodig hebt.

Voorbeeldbericht:

“Het nieuwe helpcentrum is klaar voor beoordeling. De supportafdeling controleert de antwoorden deze week. Producteigenaren moeten hun secties bevestigen voordat we de lancering inplannen.”

Het bericht benoemt het werk, de betrokken teams en hun volgende stappen. Toon er een link naar het helpcentrum of een eenvoudige tijdlijn naast. Bewaar de gedetailleerde takenlijst in de projectwerkruimte, waar datums en verantwoordelijkheden kunnen worden bijgewerkt.

3. Wijzigingsaankondigingen

Gebruik dit formaat wanneer medewerkers een nieuw proces moeten volgen, een ander formulier moeten gebruiken of aanvragen naar een nieuwe locatie moeten versturen.

Zorg ervoor dat deze gegevens gemakkelijk te vinden zijn:

• De verandering: Wat zullen medewerkers anders doen?
• De betrokken personen: Geldt dit voor iedereen of alleen voor specifieke teams?
• De startdatum: Wanneer gaat het nieuwe proces van start?
• De actie: Welk formulier, systeem of kanaal moeten ze gebruiken?
• Hulp: Waar kunnen ze vragen stellen?

Toon het daadwerkelijke formulier of de bestemming, zodat medewerkers het later kunnen herkennen. Voeg een link naar de volledige instructies toe in het bericht dat bij de video hoort.

Het onderstaande voorbeeld van drie pagina's maakt gebruik van dit formaat.

4. Uitleg door meerdere teams

Een teamoverstijgende uitleg introduceert het werk van een team aan de collega's die er hulp bij nodig hebben.

Voor een ontwerpteam zijn de volgende onderwerpen nuttig:

• De verzoeken die het verwerkt.
• Wat moet er in een ontwerpbrief staan?.
• Waar moet ik het verzoek indienen?.
• Hoe feedback en goedkeuring werken.

Laat een voltooide opdracht zien en leg de details uit die het team helpen om aan de slag te gaan. Een collega moet na afloop van de video weten hoe een aanvraag in te dienen; de volledige productieprocedure van het team kan in een aparte handleiding worden bewaard.

Zet een schriftelijke aankondiging om in een videoscript

Begin met de aankondiging die je al hebt. Selecteer de informatie die medewerkers nodig hebben om actie te ondernemen en houd de achtergrondinformatie in het bijbehorende document.

Voor een aankondiging waarin een wekelijks projectupdateformulier wordt geïntroduceerd, zou de inhoud als volgt kunnen worden ingedeeld:

Informatie in de schriftelijke aankondiging	Wat moet er in de video te zien zijn?
Reden voor de verandering	Leg uit dat projectupdates dezelfde opmaak zullen gebruiken.
Instructies voor indiening	Vermeld de naam van het formulier, waar het te vinden is en de deadline.
Vereiste informatie	Geef een overzicht van de voortgang, de volgende mijlpaal en de obstakels.
Discussienotities en afgewezen opties	Bewaar deze informatie in het brondocument, tenzij ze een beslissing toelichten die medewerkers moeten begrijpen.
Vragen en verantwoordelijkheden	Identificeer het ondersteuningskanaal en eventuele aanvullende acties voor teamleiders.

Deel het PDF-bestand in op drie pagina's.

In deze voorbeeldaankondiging heeft elke pagina een specifieke functie:

1. Kondig de wijziging aan. Introduceer het nieuwe projectupdateformulier en de ingangsdatum van 5 oktober.
2. Licht de inzending toe. Geef aan waar het formulier te vinden is, de deadline op donderdag en welke informatie moet worden bijgevoegd.
3. Geef de volgende actie aan. Vermeld de eerste deadline, 8 oktober, en waar vragen naartoe gestuurd kunnen worden.

Gebruik korte kopjes en essentiële details op de pagina's. Laat de tekst deze toelichten. Pas de voorbeelddata en instructies aan uw eigen werkwijze aan.

Schrijf eerst het bericht aan de medewerker.

De werknemersversie moet alles bevatten wat iemand nodig heeft om zijn of haar eerste update in te dienen.

Voorbeeldscript:

“Gebruik vanaf 5 oktober het formulier in de Projecten-werkruimte voor uw wekelijkse update. Dien het uiterlijk donderdag om 15:00 uur in. Vermeld uw voortgang, de volgende mijlpaal en eventuele knelpunten. Uw eerste update dient op 8 oktober te worden ingediend. Vragen kunt u stellen via het projectondersteuningskanaal.”

Voeg instructies voor teamleiders toe.

Laat de data en indieningsinstructies ongewijzigd. Voeg de verantwoordelijkheden toe die van toepassing zijn op teamleiders.

Aanvullend script:

“"Laat het formulier zien tijdens de volgende teamvergadering. Leg uit wat er in elk veld moet worden ingevuld en verzamel vragen in het projectondersteuningskanaal, zodat iedereen de antwoorden kan vinden."”

Dit geeft teamleiders de extra instructies die ze nodig hebben zonder de gezamenlijke aankondiging opnieuw te hoeven schrijven.

Maak de video met Recastia

Video-voorbeeld gemaakt door Recastia.

Zorg ervoor dat uw volgende update eenvoudig te implementeren is.

Kies voor je volgende interne communicatievideo één aankondiging en bepaal welke beslissing of actie daarin moet worden toegelicht. Maak de PDF-pagina's aan, voeg de gesproken tekst toe en deel de relevante links samen met de voltooide video.

Met Recastia kunt u vanuit die PDF-pagina's interne communicatievideo's maken, met behulp van het script en de presentatie-instellingen die u kiest.

Veelgestelde vragen