Video truyền thông nội bộ: Các loại và ví dụ

Video truyền thông nội bộ có thể giải thích các quyết định của công ty, chia sẻ tiến độ dự án hoặc giới thiệu sự thay đổi tại nơi làm việc. Hướng dẫn này bao gồm bốn loại video phổ biến, nội dung cần có trong mỗi loại và các kịch bản mẫu bạn có thể điều chỉnh cho nhóm của mình.

Bạn cũng sẽ học cách sắp xếp một thông báo thành ba trang PDF và sử dụng Recastia để tạo video truyền thông nội bộ có lời thuyết minh và phụ đề.

Bốn loại video truyền thông nội bộ

Hãy chọn loại thông điệp phù hợp. Việc giải thích một quyết định của công ty đòi hỏi thông tin khác so với việc yêu cầu một nhóm xem xét lại một dự án.

1. Thông tin cập nhật về ban lãnh đạo

Sử dụng cập nhật lãnh đạo Để giải thích một ưu tiên mới, một cột mốc quan trọng của công ty hoặc một quyết định ảnh hưởng đến nhiều nhóm.

Thông điệp cần trả lời là:

• Điều gì đã được quyết định?
• Tại sao quyết định đó lại được đưa ra?
• Những thay đổi nào dành cho nhân viên?
• Điều gì vẫn không thay đổi?

Ví dụ, bản cập nhật hàng quý có thể giải thích lý do tại sao hỗ trợ khách hàng đang trở thành ưu tiên và những dự án nào sẽ nhận được nhiều nguồn lực hơn. Hãy trình bày biểu đồ nếu các số liệu giúp giải thích quyết định đó.

Khi nhân viên cần nghe trực tiếp từ một người lãnh đạo cụ thể, hãy ghi âm giọng nói của người đó. Một bản tóm tắt bằng slide có lời thuyết minh có thể được dùng kèm với thông điệp.

2. Cập nhật dự án

Bản cập nhật dự án giúp đồng nghiệp hiểu được tiến độ và lên kế hoạch cho đóng góp tiếp theo của họ. Hãy tập trung vào những công việc đã hoàn thành, cột mốc tiếp theo và bất cứ điều gì bạn cần từ nhóm khác.

Ví dụ tin nhắn:

“Trung tâm trợ giúp mới đã sẵn sàng để xem xét. Bộ phận hỗ trợ sẽ kiểm tra các câu trả lời trong tuần này. Các chủ sở hữu sản phẩm cần xác nhận các phần của họ trước khi chúng tôi lên lịch ra mắt.”

Thông báo nêu rõ công việc, các nhóm liên quan và các hành động tiếp theo của họ. Hiển thị trung tâm trợ giúp hoặc một dòng thời gian đơn giản bên cạnh đó. Giữ danh sách nhiệm vụ chi tiết trong không gian làm việc của dự án, nơi có thể cập nhật ngày tháng và trách nhiệm.

3. Thông báo thay đổi

Hãy sử dụng định dạng này khi nhân viên cần tuân theo một quy trình mới, sử dụng một biểu mẫu khác hoặc gửi yêu cầu đến một địa điểm mới.

Hãy làm cho những thông tin chi tiết này dễ tìm thấy:

• Sự thay đổi: Nhân viên sẽ làm những gì khác đi?
• Những người bị ảnh hưởng: Điều này áp dụng cho tất cả mọi người hay chỉ một số nhóm cụ thể?
• Ngày bắt đầu: Quá trình mới bắt đầu khi nào?
• Hành động: Họ nên sử dụng hình thức, hệ thống hoặc kênh nào?
• Giúp đỡ: Họ có thể đặt câu hỏi ở đâu?

Hiển thị hình thức hoặc điểm đến thực tế để nhân viên có thể nhận ra sau này. Bao gồm liên kết đến hướng dẫn đầy đủ trong tin nhắn đi kèm video.

Ví dụ ba trang bên dưới sử dụng định dạng này.

4. Giải thích giữa các nhóm

Bản giải thích liên nhóm giới thiệu công việc của nhóm cho các đồng nghiệp cần sự hỗ trợ của nhóm đó.

Đối với một nhóm thiết kế, các chủ đề hữu ích bao gồm:

• Các yêu cầu mà nó xử lý.
• Những nội dung cần có trong bản tóm tắt thiết kế.
• Nơi gửi yêu cầu.
• Cách thức hoạt động của phản hồi và phê duyệt.

Trình bày một bản tóm tắt hoàn chỉnh và giải thích chi tiết giúp nhóm bắt đầu công việc. Một thành viên trong nhóm nên hoàn thành video hướng dẫn cách đưa ra yêu cầu; quy trình sản xuất đầy đủ của nhóm có thể được trình bày trong một tài liệu hướng dẫn riêng.

Chuyển đổi thông báo bằng văn bản thành kịch bản video.

Hãy bắt đầu với thông báo mà bạn đã có sẵn. Chọn lọc những thông tin mà nhân viên cần để hành động, và giữ nguyên phần thảo luận nền trong tài liệu đính kèm.

Đối với thông báo giới thiệu biểu mẫu cập nhật dự án hàng tuần, nội dung có thể được chia như sau:

Thông tin trong thông báo bằng văn bản	Những nội dung cần có trong video
Lý do thay đổi	Hãy giải thích rằng các bản cập nhật dự án sẽ sử dụng cùng một định dạng.
Hướng dẫn nộp bài	Hãy nêu rõ tên mẫu đơn, nơi tìm thấy mẫu đơn và hạn chót.
Thông tin cần thiết	Liệt kê tiến độ, cột mốc tiếp theo và những trở ngại.
Ghi chú thảo luận và các lựa chọn bị loại bỏ	Hãy giữ nguyên những thông tin này trong tài liệu gốc trừ khi chúng giải thích một quyết định mà nhân viên cần hiểu.
Câu hỏi và trách nhiệm	Xác định kênh hỗ trợ và bất kỳ hành động bổ sung nào dành cho trưởng nhóm.

Sắp xếp tệp PDF thành ba trang.

Trong mẫu thông báo này, mỗi trang đều có một vị trí tuyển dụng cụ thể:

1. Thông báo về sự thay đổi. Giới thiệu mẫu cập nhật dự án mới và ngày bắt đầu áp dụng là ngày 5 tháng 10.
2. Hãy giải thích về bài nộp. Hãy chỉ rõ nơi tìm thấy mẫu đơn, hạn chót vào thứ Năm và những thông tin cần điền vào.
3. Hãy đưa ra hành động tiếp theo. Hãy nêu rõ hạn chót đầu tiên, ngày 8 tháng 10, và địa chỉ để gửi câu hỏi.

Sử dụng các tiêu đề ngắn gọn và thông tin cần thiết trên các trang. Hãy để phần tường thuật giải thích chúng. Điều chỉnh các ngày tháng và hướng dẫn mẫu cho phù hợp với quy trình của riêng bạn.

Hãy viết tin nhắn cho nhân viên trước tiên.

Phiên bản dành cho nhân viên cần bao gồm mọi thứ mà người dùng cần để gửi bản cập nhật đầu tiên.

Ví dụ mã lệnh:

“Bắt đầu từ ngày 5 tháng 10, hãy sử dụng biểu mẫu trong không gian làm việc Dự án để cập nhật hàng tuần. Gửi báo cáo trước 3 giờ chiều thứ Năm. Bao gồm tiến độ, mốc quan trọng tiếp theo và bất kỳ trở ngại nào. Báo cáo đầu tiên sẽ đến hạn vào ngày 8 tháng 10. Vui lòng gửi câu hỏi đến kênh hỗ trợ dự án.”

Thêm hướng dẫn dành cho trưởng nhóm

Giữ nguyên ngày tháng và hướng dẫn nộp bài. Bổ sung thêm các trách nhiệm áp dụng cho trưởng nhóm.

Kịch bản bổ sung:

“Hãy trình bày biểu mẫu này tại cuộc họp nhóm tiếp theo. Giải thích nội dung cần điền vào từng mục và thu thập các câu hỏi trong kênh hỗ trợ dự án để mọi người có thể tìm thấy câu trả lời.”

Điều này giúp các trưởng nhóm có thêm hướng dẫn cần thiết mà không cần phải viết lại thông báo chung.

Tạo video với Recastia

Ví dụ video được tạo bởi Recastia.

Hãy đơn giản hóa bản cập nhật tiếp theo của bạn để dễ dàng thực hiện.

Đối với video truyền thông nội bộ tiếp theo của bạn, hãy chọn một thông báo và xác định quyết định hoặc hành động cần được giải thích trong đó. Chuẩn bị các trang PDF, thêm lời thuyết minh và chia sẻ các liên kết liên quan cùng với video hoàn chỉnh.

Recastia cho phép bạn tạo video truyền thông nội bộ từ các trang PDF đó, sử dụng kịch bản và cài đặt trình chiếu mà bạn lựa chọn.

Câu hỏi thường gặp