Denne artikel forklarer, hvad der skal inkluderes i en digital medarbejderhåndbog, og hvordan man organiserer hvert afsnit. Du finder eksempler fra rigtige virksomhedshåndbøger, en tjekliste til at skrive udgiftspolitikker og vejledning i at dele din digitale medarbejderhåndbog med Recastia.
Vigtige konklusioner
- Kerneafsnittene dækker løn, frynsegoder, fritid, arbejdsordninger, adfærd og støttekontakter.
- Hver politik bør forklare, hvem den gælder for, hvad medarbejderne skal gøre, og hvor de kan få hjælp.
- Rollespecifikke vejledninger og lokale politikoplysninger kan opbevares i separate dokumenter, der er linket fra håndbogen.
- Håndbogen skal have en ejer, der holder den opdateret, og en versionsdato, som medarbejderne kan tjekke.
Hvad skal inkluderes i en digital medarbejderhåndbog
En håndbog kombinerer normalt en kort introduktion til virksomheden med praktiske oplysninger om at arbejde der. Brug din virksomheds egne politikker, kontakter og procedurer for hvert afsnit nedenfor.
1. Velkomst og introduktion til virksomheden
Start med en kort velkomst fra en leder og en introduktion til virksomheden: hvad den laver, hvem den tjener, og hvordan dens teams arbejder sammen.
En simpel teamoversigt hjælper nyansatte med at se, hvem der gør hvad. Virksomhedens værdier kræver også specifikke detaljer. Hvis gennemsigtighed er en af dem, så beskriv, hvordan din virksomhed deler beslutninger eller opdateringer.
2. Arbejdstid og kommunikation
Arbejdstid, kontor- eller fjernarbejdsordninger og fremmødeprocedurer hører sammen. Medarbejdere skal kunne finde, hvor de kan tjekke deres tidsplan, hvordan de kan registrere deres timer, og hvilken kanal de skal bruge til rutinemæssige spørgsmål eller hasteforespørgsler.
Opgaver for nyansatte kan have deres egen tjekliste. 37signals Introduktionsguide, for eksempel links til et onboarding-projekt med opgaver skræddersyet til hver persons rolle. Du kan bruge den samme tilgang til at holde kontoopsætning og indledende træning adskilt fra de daglige arbejdsordninger.
3. Løn, fordele og udgifter
Lønningsdag, lønsedler og kontaktoplysninger for lønudbetaling hører hjemme i dette afsnit. Fordelene kræver lidt mere forklaring: hvem er berettiget, hvornår tilmeldingen åbner, og hvor man kan finde planoplysningerne.
De 37signals Fordele og frynsegoder sektion indeholder oplysninger om berettigelse og tilmelding udover selve fordelene. Brug din egen virksomheds vilkår til at besvare disse spørgsmål med links til de relevante plandokumenter.
For udgifter skal du forklare, hvilke køb virksomheden refunderer, og hvilke medarbejdere skal indsende. Kvitteringer, godkendelseskrav og betalingstidspunkter er dækket i udgiftstjeklisten nedenfor.
4. Fri og fravær
Oplysninger om afspadsering skal dække to situationer: forudbestilling af ferie og indberetning af uventet fravær.
- For planlagt orlov skal du forklare anmodningsprocessen, eventuel varsel, der kræves i henhold til din politik, og hvem der godkender den.
- Ved uventet fravær skal du oplyse kontaktpersonen eller rapporteringskanalen samt underretningsproceduren.
Angiv de tilgængelige orlovstyper, og hvem der er berettiget til hver enkelt. Hvis reglerne varierer fra sted til sted, skal du tydeligt markere den lokale politik og linke til den ved siden af instruktionerne i anmodningen.
5. Adfærd, sikkerhed og rapportering af bekymringer
Adfærdspolitikker forklarer den adfærd, virksomheden forventer, og hvordan medarbejdere kan indberette en bekymring. Udover politikkerne mod adfærd, chikane og diskrimination skal du inkludere kontaktpersonen for indberetning og eventuelle alternative ruter, som din virksomhed tilbyder.
Sikkerhedsoplysninger skal have deres egne klare overskrifter. Sørg for, at nødprocedurer, instruktioner til ulykkesrapportering og relevante kontakter på arbejdspladsen er lette at finde i dette afsnit.
Få den ansvarlige HR- eller juridiske anmelder til at godkende disse afsnit. Deres ordlyd og juridiske virkning afhænger af arbejdsgiveren og jurisdiktionen. For eksempel, Britisk vejledning fra Acas bemærker, at personalehåndbøger kan indeholde kontraktvilkår.
6. Håndtering af udstyr og information
Dette afsnit er stedet for din IT-supportkontakt, instruktioner til rapportering af mistede enheder og vejledning i brug af virksomhedskonti og -udstyr.
Link til detaljerede sikkerhedsprocedurer i den relevante interne ressource. Hold adgangskoder, gendannelseskoder og personlige medarbejderregistre ude af håndbøger, der deles offentligt.
7. Feedback og udvikling
Forklar, hvordan feedback- og evalueringssamtaler fungerer: hvem afholder dem, hvordan medarbejderne skal forberede sig, og hvor de kan finde formularer eller vejledning. Hvis din virksomhed tilbyder træning, skal du inkludere, hvordan du anmoder om det, og hvem du skal spørge om godkendelse.
Link til separate træningsvejledninger for detaljerede jobindstruktioner. Håndbogen behøver kun at forklare, hvordan medarbejdere kan finde og få adgang til dem.
Gør hvert afsnit nyttigt: Forklar det næste trin
Udgiftsafsnittet er et godt sted at kontrollere, om dine instruktioner er fuldstændige. Medarbejdere skal vide, om et køb er dækket, før de indsamler kvitteringer og indsender et krav. Tjeklisten følger denne rækkefølge:
| Medarbejderens spørgsmål | Oplysninger, der skal inkluderes |
| Kan jeg kræve denne udgift? | Dækkede kategorier, undtagelser og eventuel forudgående godkendelse, der kræves i henhold til din police. |
| Hvad skal jeg indsende? | Nødvendige kvitteringer, købsdato, forretningsformål og andre understøttende optegnelser. |
| Hvor går kravet hen? | Formularen eller systemet, indsendelsesruten og den person eller det team, der godkender den. |
| Hvad sker der nu? | Betalingstidspunktet angivet i din police og kontaktpersonen for spørgsmål vedrørende et krav. |
Udover indsendelsesvejledningen skal du angive navn og link til den faktiske udgiftsformular eller -system. Angiv kontaktpersonen for en manglende kvittering, et afvist krav eller et betalingsspørgsmål ved hjælp af din virksomheds godkendte proces.
Sæt håndbogen til rådighed til hurtig reference
Når indholdet er skrevet, skal du organisere det under velkendte betegnelser som "Løn og frynsegoder", "Frihed" og "Udstyr og IT-support". Brug de samme betegnelser på indholdssiden og på de relevante sider.
De 37signals håndbog adskiller Introduktion, Fordele og frynsegoder, Sådan arbejder vi og Adfærdskodeks. Hver etiket fortæller medarbejderne, hvad de kan forvente at finde i det pågældende afsnit.
Detaljerede dokumenter kan holdes separate med links, hvor medarbejdere har brug for dem:
- Oversigter over fordele kan linke til de aktuelle plandokumenter.
- Onboarding-oplysninger kan linke til hver rolles tjekliste.
- Fælles politikker kan linke til godkendte lande- eller lokationsspecifikke oplysninger.
GitLabs fordelshåndbog adskiller virksomhedsomfattende og enhedsspecifikke oplysninger. Hvis din virksomhed opererer på flere lokationer, kan en delt oversigt med tydeligt markerede lokale detaljer forhindre medarbejdere i at forveksle fordelene på én lokation med fordelene på en anden.
Del PDF-håndbogen med Recastia
Når håndbogen er klar og godkendt til online deling, skal du uploade PDF-filen til Flipbogsværktøj. Recastia laver det om til et flipbog, som medarbejdere kan åbne i deres browser. De kan bladre i siderne, vælge en side fra miniaturebillederne eller zoome ind på teksten.
Giv bladrekataloget en beskrivende titel, og udforsk de tilgængelige skabelon-, tema-, baggrunds- og sidevisningsmuligheder i din konto. Vælg indstillinger, der passer til håndbogens layout og din virksomheds branding.
Del det genererede link via den kanal, din virksomhed bruger til at distribuere personaleressourcer. Hvis håndbogen er beregnet til offentlig adgang, kan du også integrere den på et websted. Fortrolige politikker og medarbejderoplysninger bør forblive i dine godkendte interne systemer.
Giv håndbogen en ejer og en versionsdato
Udpeg et team til at vedligeholde håndbogen, og skriv deres kontaktoplysninger i nærheden af indholdsforsiden. Tilføj også version og ikrafttrædelsesdato der, så medarbejderne kan identificere den udgave, de læser.
Når en politik ændres, skal du opdatere både kildedokumentet og den kopi, du distribuerer. Fortæl medarbejderne, hvilken sektion der er ændret, og hvornår ændringen træder i kraft. En kort opdateringsmeddelelse kan henvise dem direkte til den reviderede politik.
Start med de svar, medarbejderne har brug for
Byg din digitale medarbejderhåndbog omkring de spørgsmål, medarbejderne stiller, med en klar handlingsplan og kontaktformular, hvor de har brug for hjælp. Når indholdet er godkendt, uploader du PDF-filen til Recastia og deler din digitale medarbejderhåndbog som et online flipbook.
Giv din PDF liv med Recastia
Opret, tilpas og del dit indhold på en mere engagerende måde.
Ofte stillede spørgsmål
Der findes ikke et enkelt sidetal, der passer til alle virksomheder. Dæk de politikker og praktiske oplysninger, som medarbejderne har brug for, og link derefter til detaljerede planer eller rollespecifikke vejledninger. Forkort ikke vigtige politiktekster bare for at nå et bestemt sidetal.
Et delt link er ikke en bekræftelsespost. Hvis din virksomhed kræver, at medarbejdere bekræfter modtagelsen, skal du bruge den godkendte HR- eller underskriftsproces og identificere den involverede håndbogsversion.
En medarbejderhåndbog forklarer virksomhedens politikker og daglige arbejdsordninger. En onboarding-guide giver nyansatte en række opgaver, de skal udføre, mens de falder til. Medarbejdere kan udfylde onboarding-tjeklisten, men de vil fortsætte med at bruge håndbogen.
Skriv og vedligehold håndbogen i et redigerbart dokument, f.eks. Word. Når indholdet er godkendt, eksporteres en PDF til distribution eller uploades til Recastia for at oprette et flipbook.