Dieser Artikel erklärt, was in ein digitales Mitarbeiterhandbuch gehört und wie Sie die einzelnen Abschnitte strukturieren. Sie finden Beispiele aus realen Firmenhandbüchern, eine Checkliste für die Erstellung von Spesenrichtlinien und Hinweise zur Freigabe Ihres digitalen Mitarbeiterhandbuchs über Recastia.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die Kernabschnitte umfassen Gehalt, Sozialleistungen, Urlaub, Arbeitsbedingungen, Verhalten und Ansprechpartner für Unterstützungsfragen.
- Jede Richtlinie sollte erläutern, für wen sie gilt, was die Mitarbeiter tun müssen und wo sie Hilfe erhalten können.
- Rollenspezifische Leitfäden und Details zu lokalen Richtlinien können in separaten Dokumenten gespeichert werden, die mit dem Handbuch verlinkt sind.
- Das Handbuch braucht einen Verantwortlichen, der es auf dem neuesten Stand hält, und ein Versionsdatum, das die Mitarbeiter überprüfen können.
Was in ein digitales Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollte
Ein Handbuch kombiniert üblicherweise eine kurze Unternehmensvorstellung mit praktischen Informationen zur Arbeit im Unternehmen. Verwenden Sie für jeden der folgenden Abschnitte die Richtlinien, Ansprechpartner und Verfahren Ihres Unternehmens.
1. Begrüßung und Unternehmensvorstellung
Beginnen Sie mit einer kurzen Begrüßung durch einen Führungskräftevertreter und einer Vorstellung des Unternehmens: Was es tut, wen es bedient und wie seine Teams zusammenarbeiten.
Eine einfache Teamübersicht hilft neuen Mitarbeitern, ihre Aufgaben zu verstehen. Auch die Unternehmenswerte sollten konkretisiert werden. Gehört Transparenz dazu, beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen Entscheidungen und Neuigkeiten kommuniziert.
2. Arbeitszeiten und Kommunikation
Arbeitszeiten, Büro- oder Homeoffice-Regelungen und Anwesenheitsregelungen gehören zusammen. Mitarbeiter sollten jederzeit finden können, wo sie ihren Arbeitsplan einsehen, ihre Arbeitszeiten erfassen und welchen Kanal sie für Routinefragen oder dringende Anliegen nutzen können.
Die Aufgaben für neue Mitarbeiter können eine eigene Checkliste haben. 37signals – Leitfaden für Einsteiger, Beispielsweise verlinkt man zu einem Onboarding-Projekt mit Aufgaben, die auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind. Denselben Ansatz können Sie verwenden, um die Kontoeinrichtung und die Erstschulung vom alltäglichen Arbeitsablauf zu trennen.
3. Gehalt, Sozialleistungen und Spesen
Gehaltszahlung, Gehaltsabrechnungen und Ansprechpartner der Lohnbuchhaltung gehören in diesen Abschnitt. Die Sozialleistungen bedürfen einer genaueren Erläuterung: Wer ist anspruchsberechtigt, wann beginnt die Anmeldefrist und wo findet man die Details zum Leistungspaket?.
Der 37signals-Bereich „Vorteile & Vergünstigungen“ Enthält Informationen zu Anspruchsberechtigung und Anmeldung sowie zu den Leistungen selbst. Verwenden Sie die Bedingungen Ihres Unternehmens, um diese Fragen zu beantworten, und verlinken Sie auf die entsprechenden Planunterlagen.
Erläutern Sie im Abschnitt „Ausgaben“, welche Anschaffungen das Unternehmen erstattet und welche Belege die Mitarbeiter einreichen müssen. Belege, Genehmigungsanforderungen und Zahlungsfristen sind in der untenstehenden Ausgaben-Checkliste aufgeführt.
4. Urlaub und Abwesenheiten
Die Informationen zur Abwesenheit müssen zwei Situationen abdecken: die Beantragung von Urlaub im Voraus und die Meldung einer unerwarteten Abwesenheit.
- Bei geplanten Urlauben erläutern Sie bitte das Antragsverfahren, die gemäß Ihren Richtlinien erforderlichen Vorankündigungen und wer die Genehmigung erteilt.
- Bei unvorhergesehener Abwesenheit geben Sie bitte den Ansprechpartner bzw. den Meldekanal und das Benachrichtigungsverfahren an.
Führen Sie die verfügbaren Urlaubsarten und die jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen auf. Falls die Regelungen je nach Standort variieren, kennzeichnen Sie die jeweilige lokale Richtlinie deutlich und verlinken Sie diese neben den Antragsanweisungen.
5. Verhalten, Sicherheit und Meldepflichten
Verhaltensrichtlinien erläutern, welches Verhalten das Unternehmen erwartet und wie Mitarbeitende Bedenken melden können. Neben den Richtlinien zu Verhalten, Belästigung und Diskriminierung sollten Sie auch die Kontaktperson für Meldungen und alternative Meldewege angeben.
Sicherheitsinformationen benötigen eigene, eindeutige Überschriften. Notfallmaßnahmen, Anweisungen zur Unfallmeldung und relevante Ansprechpartner am Arbeitsplatz sollten in diesem Abschnitt leicht auffindbar sein.
Lassen Sie diese Abschnitte von der zuständigen Personalabteilung oder der Rechtsabteilung genehmigen. Deren Wortlaut und rechtliche Wirkung hängen vom Arbeitgeber und der jeweiligen Gerichtsbarkeit ab. Zum Beispiel:, Leitlinien für Großbritannien von Acas weist darauf hin, dass Mitarbeiterhandbücher Vertragsbedingungen enthalten können.
6. Geräte- und Informationshandhabung
In diesem Abschnitt finden Sie die Kontaktdaten Ihres IT-Supports, Anweisungen zur Meldung verlorener Geräte sowie Hinweise zur Nutzung von Firmenkonten und -geräten.
Verlinken Sie auf die detaillierten Sicherheitsverfahren in der entsprechenden internen Ressource. Passwörter, Wiederherstellungscodes und persönliche Mitarbeiterdaten dürfen nicht in öffentlich zugänglichen Handbüchern veröffentlicht werden.
7. Feedback und Entwicklung
Erläutern Sie, wie Feedback- und Beurteilungsgespräche ablaufen: Wer führt sie, wie sollten sich Mitarbeitende vorbereiten und wo findet man Formulare oder Anleitungen? Falls Ihr Unternehmen Schulungen anbietet, beschreiben Sie, wie man diese anfordert und an wen man sich für die Genehmigung wendet.
Verlinken Sie auf separate Schulungsleitfäden mit detaillierten Arbeitsanweisungen. Das Handbuch muss lediglich erklären, wie Mitarbeiter diese finden und darauf zugreifen können.
Gestalten Sie jeden Abschnitt nützlich: Erläutern Sie den nächsten Schritt
Im Bereich „Spesen“ können Sie gut überprüfen, ob Ihre Anweisungen vollständig sind. Mitarbeiter müssen wissen, ob ein Kauf erstattungsfähig ist, bevor sie Belege sammeln und einen Antrag einreichen. Die Checkliste folgt dieser Reihenfolge:
| Frage des Mitarbeiters | Zu berücksichtigende Informationen |
| Kann ich diese Ausgabe geltend machen? | Abgedeckte Kategorien, Ausschlüsse und gegebenenfalls erforderliche vorherige Genehmigungen gemäß Ihrer Versicherungspolice. |
| Was muss ich einreichen? | Erforderliche Belege, Kaufdatum, Geschäftszweck und sonstige unterstützende Unterlagen. |
| Wohin wird der Anspruch weitergeleitet? | Das Formular oder System, der Einreichungsweg und die Person oder das Team, das es genehmigt. |
| Was geschieht als Nächstes? | Die in Ihrer Police angegebene Zahlungsfrist und der Ansprechpartner für Fragen zu einem Schadensfall. |
Neben den Einreichungshinweisen sollten Sie den Namen und den Link zum entsprechenden Spesenabrechnungsformular oder -system angeben. Fügen Sie außerdem die Kontaktinformationen für fehlende Belege, abgelehnte Anträge oder Zahlungsfragen gemäß dem in Ihrem Unternehmen festgelegten Verfahren hinzu.
Das Handbuch für den schnellen Zugriff anordnen
Sobald die Inhalte verfasst sind, gliedern Sie sie in gängige Kategorien wie “Gehalt und Sozialleistungen”, “Urlaub” und “Ausrüstung und IT-Support”. Verwenden Sie dieselben Kategorien im Inhaltsverzeichnis und auf den entsprechenden Seiten.
Der 37Signale-Handbuch Die Abschnitte „Erste Schritte“, „Vorteile & Vergünstigungen“, „So arbeiten wir“ und „Verhaltenskodex“ sind unterteilt. Jede Überschrift erklärt den Mitarbeitern, was sie in dem jeweiligen Abschnitt erwartet.
Detaillierte Dokumente können separat aufbewahrt werden, mit Links dort, wo Mitarbeiter sie benötigen:
- Die Leistungsübersichten können mit den aktuellen Planunterlagen verknüpft werden.
- Die Onboarding-Informationen können mit der Checkliste der jeweiligen Rolle verlinkt werden.
- Allgemeine Richtlinien können auf genehmigte länderspezifische oder standortspezifische Details verlinken.
GitLabs Vorteilshandbuch Die Übersicht trennt unternehmensweite und standortspezifische Informationen. Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, kann eine gemeinsame Übersicht mit klar gekennzeichneten lokalen Details verhindern, dass Mitarbeiter die Leistungen der einzelnen Standorte verwechseln.
Teilen Sie das PDF-Handbuch mit Recastia
Sobald das Handbuch fertig und zur Online-Veröffentlichung freigegeben ist, laden Sie die PDF-Datei hoch auf die Flipbook-Ersteller. Recastia verwandelt es in ein Blätterbuch, das Mitarbeiter in ihrem Browser öffnen können. Sie können die Seiten umblättern, eine Seite aus den Vorschaubildern auswählen oder in den Text hineinzoomen.
Geben Sie dem Flipbook einen aussagekräftigen Titel und erkunden Sie die in Ihrem Konto verfügbaren Vorlagen, Designs, Hintergründe und Seitendarstellungsoptionen. Wählen Sie Einstellungen, die zum Layout des Handbuchs und zum Branding Ihres Unternehmens passen.
Teilen Sie den generierten Link über den Kanal, den Ihr Unternehmen für die Verteilung von Mitarbeiterressourcen nutzt. Wenn das Handbuch öffentlich zugänglich sein soll, können Sie es auch auf einer Website einbetten. Vertrauliche Richtlinien und Mitarbeiterinformationen sollten in Ihren genehmigten internen Systemen verbleiben.
Geben Sie dem Handbuch einen Verantwortlichen und ein Versionsdatum an.
Weisen Sie ein Team mit der Pflege des Handbuchs zu und platzieren Sie dessen Kontaktdaten in der Nähe des Inhaltsverzeichnisses. Fügen Sie dort auch die Version und das Gültigkeitsdatum hinzu, damit die Mitarbeiter die jeweils aktuelle Ausgabe erkennen können.
Wenn sich eine Richtlinie ändert, aktualisieren Sie sowohl das Originaldokument als auch die verteilte Kopie. Informieren Sie die Mitarbeitenden darüber, welcher Abschnitt geändert wurde und ab wann die Änderung in Kraft tritt. Ein kurzer Hinweis führt sie direkt zur überarbeiteten Richtlinie.
Beginnen Sie mit den Antworten, die Mitarbeiter benötigen.
Erstellen Sie Ihr digitales Mitarbeiterhandbuch anhand der Fragen Ihrer Mitarbeiter und fügen Sie klare Handlungsanweisungen und Kontaktmöglichkeiten für alle Hilfebedürfnisse hinzu. Sobald die Inhalte freigegeben sind, laden Sie die PDF-Datei in Recastia hoch und teilen Sie Ihr digitales Mitarbeiterhandbuch als Online-Blätterbuch.
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Häufig gestellte Fragen
Es gibt keine allgemeingültige Seitenzahl, die für jedes Unternehmen geeignet ist. Beschreiben Sie die Richtlinien und praktischen Informationen, die Mitarbeiter benötigen, und verlinken Sie anschließend auf detaillierte Pläne oder rollenspezifische Leitfäden. Kürzen Sie wesentliche Richtlinientexte nicht, nur um eine bestimmte Seitenzahl zu erreichen.
Ein geteilter Link stellt keine Empfangsbestätigung dar. Falls Ihr Unternehmen eine Empfangsbestätigung durch die Mitarbeiter verlangt, verwenden Sie bitte das genehmigte HR- oder Unterschriftenverfahren und geben Sie die entsprechende Handbuchversion an.
Ein Mitarbeiterhandbuch erläutert die Unternehmensrichtlinien und die täglichen Arbeitsabläufe. Ein Leitfaden für die Einarbeitung gibt neuen Mitarbeitern eine Reihe von Aufgaben vor, die sie während ihrer Einarbeitungsphase erledigen sollen. Mitarbeiter können die Checkliste für die Einarbeitung abarbeiten, werden aber weiterhin im Handbuch nachschlagen.
Erstellen und pflegen Sie das Handbuch in einem bearbeitbaren Dokument, z. B. in Word. Sobald der Inhalt freigegeben ist, exportieren Sie eine PDF-Datei zur Verteilung oder laden Sie sie in Recastia hoch, um ein interaktives Blätterbuch zu erstellen.