В этой статье объясняется, что следует включить в цифровое руководство для сотрудников и как организовать каждый раздел. Вы найдете примеры из реальных корпоративных руководств, контрольный список для составления правил возмещения расходов и рекомендации по обмену вашим цифровым руководством для сотрудников с Recastia.
Основные выводы
- Основные разделы охватывают заработную плату, льготы, отпуска, условия работы, правила поведения и контакты службы поддержки.
- В каждом положении должно быть указано, на кого оно распространяется, что должны делать сотрудники и где можно получить помощь.
- Специализированные руководства и подробности местной политики могут храниться в отдельных документах, ссылки на которые можно найти в справочнике.
- Для составления справочника необходим ответственный за его обновление, а также дата выхода, которую могут проверить сотрудники.
Что следует включить в цифровое руководство для сотрудников
В справочнике обычно кратко описывается компания и содержится практическая информация о работе в ней. Для каждого раздела ниже используйте политику, контактные данные и процедуры вашей компании.
1. Приветствие и представление компании.
Начало мероприятия – короткое приветствие от руководителя и знакомство с компанией: чем она занимается, кому оказывает услуги и как работают ее команды.
Простой обзор команды поможет новым сотрудникам понять, кто за что отвечает. Ценности компании также должны быть подробно описаны. Если прозрачность является одной из них, опишите, как ваша компания делится решениями или новостями.
2. Рабочее время и коммуникация
Рабочее время, организация работы в офисе или удаленно, а также процедуры учета посещаемости должны быть взаимосвязаны. Сотрудники должны иметь возможность найти, где проверить свое расписание, как регистрировать отработанные часы и какой канал использовать для рутинных вопросов или срочных запросов.
Для задач, выполняемых новыми сотрудниками, можно составить отдельный контрольный список. Руководство по началу работы от 37signals, Например, это ссылка на проект по адаптации новых сотрудников с задачами, адаптированными к роли каждого человека. Аналогичный подход можно использовать для разделения процесса настройки учетной записи и первоначального обучения от повседневной работы.
3. Заработная плата, льготы и расходы
В этом разделе следует указать дату выплаты зарплаты, расчетные листки и контактные данные отдела заработной платы. Информация о льготах требует более подробного объяснения: кто имеет право на участие, когда начинается регистрация и где найти подробную информацию о плане.
Он Раздел «Преимущества и привилегии» компании 37signals Включает информацию о критериях соответствия и порядке регистрации, а также сами льготы. Используйте условия вашей компании для ответа на эти вопросы, со ссылками на соответствующие документы плана.
В разделе «Расходы» объясните, какие покупки компания возмещает и какие документы необходимо предоставить сотрудникам. Чеки, требования к утверждению и сроки оплаты указаны в приведенном ниже контрольном списке расходов.
4. Отгулы и отсутствия на работе
Информация об отпуске должна охватывать две ситуации: предварительное бронирование отпуска и сообщение о непредвиденном отсутствии.
- В случае запланированного отпуска объясните процедуру подачи заявления, требования к уведомлению, установленные вашей политикой, и кто его утверждает.
- В случае непредвиденного отсутствия укажите контактное лицо или канал связи, а также порядок уведомления.
Перечислите доступные виды отпуска и лиц, имеющих право на каждый из них. Если правила различаются в зависимости от местоположения, четко укажите местную политику и разместите ссылку на нее рядом с инструкциями по подаче заявления.
5. Вопросы поведения, безопасности и отчетности.
Правила поведения разъясняют, какого поведения ожидает компания, и как сотрудники могут сообщить о проблемах. Наряду с правилами поведения, противодействия домогательствам и дискриминации, укажите контактное лицо для сообщения о нарушениях и любые альтернативные способы, предоставляемые вашей компанией.
Информация по технике безопасности должна иметь собственные четкие заголовки. В этом разделе следует обеспечить легкий доступ к процедурам действий в чрезвычайных ситуациях, инструкциям по сообщению о несчастных случаях и контактной информации соответствующих сотрудников.
Необходимо, чтобы ответственный сотрудник отдела кадров или юрист утвердил эти разделы. Их формулировка и юридическая сила зависят от работодателя и юрисдикции. Например, Рекомендации Acas для Великобритании отмечается, что в руководствах для персонала могут содержаться условия, предусмотренные контрактом.
6. Оборудование и обработка информации
В этом разделе вы найдете контактные данные службы ИТ-поддержки, инструкции по сообщению о пропаже устройства, а также рекомендации по использованию корпоративных учетных записей и оборудования.
Ссылка на подробные процедуры обеспечения безопасности находится в соответствующем внутреннем ресурсе. Не допускайте попадания паролей, кодов восстановления и личных данных сотрудников в общедоступные справочники.
7. Обратная связь и развитие
Объясните, как проходят беседы об обратной связи и оценке работы: кто их проводит, как сотрудники должны к ним подготовиться и где найти необходимые формы или инструкции. Если ваша компания предлагает обучение, укажите, как его запросить и к кому обратиться за разрешением.
Ссылка на отдельные руководства по обучению содержит подробные инструкции по выполнению работы. В руководстве достаточно объяснить, как сотрудники могут найти и получить к ним доступ.
Сделайте каждый раздел полезным: объясните следующий шаг.
Раздел «Расходы» — хорошее место для проверки полноты ваших инструкций. Сотрудники должны знать, покрывается ли покупка страховкой, прежде чем собирать чеки и подавать заявку. Контрольный список составлен в следующем порядке:
| Вопрос сотрудника | Информация, которую необходимо включить |
| Могу ли я заявить о таких расходах? | Категории покрытия, исключения и любые предварительные согласования, требуемые вашим полисом. |
| Что мне нужно предоставить? | Необходимые квитанции, дата покупки, цель покупки и другие подтверждающие документы. |
| Куда направляется иск? | Форма или система, способ подачи заявки, а также лицо или группа, которая её утверждает. |
| Что произойдет дальше? | Указанные в вашем полисе сроки выплаты и контактная информация для вопросов, касающихся страхового случая. |
Рядом с инструкциями по подаче заявки укажите название и ссылку на саму форму или систему учета расходов. Укажите контактные данные для случаев отсутствия квитанции, отклонения заявки или вопросов по оплате, используя утвержденную вашей компанией процедуру.
Расположите справочник таким образом, чтобы он был удобен для быстрого ознакомления.
После написания текста организуйте его под привычными заголовками, такими как “Заработная плата и льготы”, “Отпуск” и “Оборудование и ИТ-поддержка”. Используйте те же заголовки на странице содержания и на соответствующих страницах.
Он Справочник по 37 сигналам Разделы «Начало работы», «Преимущества и льготы», «Как мы работаем» и «Кодекс поведения» содержат информацию о том, что сотрудники могут найти в соответствующем разделе.
Подробные документы могут храниться отдельно, со ссылками там, где они необходимы сотрудникам:
- Сводные данные о льготах могут содержать ссылки на текущие документы плана.
- Информация о процессе адаптации может содержать ссылки на контрольные списки для каждой должности.
- Общие правила могут содержать ссылки на утвержденные сведения, специфичные для конкретной страны или региона.
Справочник преимуществ GitLab Разделяет информацию по всей компании и информацию, относящуюся к конкретным подразделениям. Если ваша компания работает в нескольких местах, общий обзор с четко обозначенными местными деталями поможет избежать путаницы между льготами, предоставляемыми в одном месте, и льготами, предоставляемыми в другом.
Поделитесь PDF-версией руководства с Рекастия
Когда руководство будет готово и одобрено для распространения в интернете, загрузите PDF-файл на сайт. Создатель интерактивных книг. Recastia превращает это в интерактивную книгу, которую сотрудники могут открыть в своем браузере. Они могут перелистывать страницы, выбирать страницу из миниатюр или увеличивать масштаб текста.
Придумайте для интерактивной книги описательное название и изучите доступные в вашем аккаунте параметры шаблона, темы, фона и отображения страниц. Выберите настройки, которые соответствуют макету руководства и фирменному стилю вашей компании.
Поделитесь сгенерированной ссылкой через канал, который ваша компания использует для распространения материалов для сотрудников. Если руководство предназначено для публичного доступа, вы также можете встроить его на веб-сайт. Конфиденциальные политики и информация о сотрудниках должны храниться в утвержденных внутренних системах.
Укажите владельца и дату версии руководства.
Назначьте команду для ведения справочника и укажите ее контактные данные рядом с содержанием. Добавьте там же версию и дату вступления в силу, чтобы сотрудники могли определить, какое издание они читают.
При изменении политики необходимо обновить как исходный документ, так и распространяемую копию. Сообщите сотрудникам, какой раздел был изменен и когда изменения вступят в силу. Краткое уведомление об обновлении позволит им сразу перейти к пересмотренной политике.
Начните с ответов, которые нужны сотрудникам.
Создайте цифровое руководство для сотрудников, основываясь на вопросах, которые задают сотрудники, и укажите четкие действия и контактные данные для получения помощи. После утверждения контента загрузите PDF-файл в Recastia и поделитесь своим цифровым руководством для сотрудников в виде электронной книги.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.
Часто задаваемые вопросы
Единого оптимального количества страниц для каждой компании не существует. Опишите основные правила и практическую информацию, необходимую сотрудникам, а затем разместите ссылки на подробные планы или руководства по конкретным должностям. Не сокращайте основные формулировки правил только для достижения целевого количества страниц.
Ссылка, предоставленная другим лицам, не является подтверждением получения. Если в вашей компании требуется, чтобы сотрудники подтверждали получение, используйте утвержденный отделом кадров или процедуру подписи и укажите соответствующую версию руководства.
В руководстве для сотрудников разъясняются корпоративные правила и порядок работы в повседневной компании. В руководстве по адаптации новым сотрудникам предлагается последовательность задач, которые необходимо выполнить для обустройства на новом месте. Сотрудники могут выполнить контрольный список по адаптации, но при этом будут продолжать обращаться к руководству.
Составьте и поддерживайте руководство в редактируемом документе, например, в Word. После утверждения содержимого экспортируйте его в формате PDF для распространения или загрузите в Recastia для создания интерактивной книги.