W tym artykule wyjaśnimy, co powinno znaleźć się w cyfrowym podręczniku dla pracownika i jak zorganizować każdą sekcję. Znajdziesz tu przykłady z prawdziwych podręczników firmowych, listę kontrolną do tworzenia polityki wydatków oraz wskazówki dotyczące udostępniania cyfrowego podręcznika dla pracownika za pomocą Recastia.
Najważniejsze wnioski
- Główne sekcje obejmują kwestie wynagrodzeń, świadczeń, czasu wolnego, warunków pracy, zachowania i kontaktów pomocniczych.
- Każda polityka powinna wyjaśniać, kogo dotyczy, co muszą zrobić pracownicy i gdzie można uzyskać pomoc.
- Przewodniki dotyczące konkretnych stanowisk i szczegóły lokalnej polityki mogą znajdować się w oddzielnych dokumentach, do których linki znajdują się w podręczniku.
- Podręcznik potrzebuje właściciela, który będzie go aktualizował, a także daty wersji, którą pracownicy będą mogli sprawdzać.
Co uwzględnić w cyfrowym podręczniku pracownika
Podręcznik zazwyczaj łączy krótkie wprowadzenie do firmy z praktycznymi informacjami na temat pracy w niej. W każdej z poniższych sekcji skorzystaj z polityk, kontaktów i procedur obowiązujących w Twojej firmie.
1. Powitanie i przedstawienie firmy
Rozpocznij od krótkiego powitania przez lidera i przedstawienia firmy: czym się zajmuje, komu służy i jak współpracują ze sobą zespoły.
Prosty przegląd zespołu pomaga nowym pracownikom zorientować się, kto za co odpowiada. Wartości firmy również wymagają szczegółowych informacji. Jeśli przejrzystość jest jednym z nich, opisz, w jaki sposób Twoja firma dzieli się decyzjami lub aktualizacjami.
2. Godziny pracy i komunikacja
Godziny pracy, praca w biurze lub zdalna oraz procedury dotyczące obecności są ze sobą powiązane. Pracownicy powinni wiedzieć, gdzie sprawdzić swój harmonogram, jak rejestrować swoje godziny pracy oraz z którego kanału skorzystać w przypadku rutynowych pytań lub pilnych próśb.
Zadania nowo zatrudnionych mogą mieć własną listę kontrolną. Przewodnik wprowadzający 37signals, Na przykład linki do projektu wdrożeniowego z zadaniami dostosowanymi do roli każdej osoby. Możesz zastosować to samo podejście, aby oddzielić konfigurację konta i szkolenie wstępne od codziennych obowiązków.
3. Płace, świadczenia i wydatki
W tej sekcji znajdują się wypłaty, paski wypłat i kontakty do działu płac. Świadczenia wymagają nieco więcej wyjaśnień: kto się kwalifikuje, kiedy rozpoczyna się nabór i gdzie znaleźć szczegóły planu.
Ten Sekcja Korzyści i Dodatków 37signals Zawiera informacje o kwalifikowalności i zapisach, a także same świadczenia. Skorzystaj z warunków swojej firmy, aby odpowiedzieć na te pytania, podając linki do odpowiednich dokumentów planu.
W przypadku wydatków wyjaśnij, które zakupy firma zwraca i jakie dokumenty muszą przedstawić pracownicy. Paragony, wymagania dotyczące zatwierdzenia i terminy płatności są omówione na poniższej liście kontrolnej wydatków.
4. Urlopy i nieobecności
Informacje dotyczące urlopu muszą obejmować dwie sytuacje: wcześniejszą rezerwację urlopu i zgłoszenie nieoczekiwanej nieobecności.
- W przypadku urlopu planowanego należy wyjaśnić procedurę składania wniosku, wszelkie powiadomienia wymagane przez politykę firmy oraz osobę zatwierdzającą taki urlop.
- W przypadku nieoczekiwanej nieobecności należy podać dane kontaktowe lub kanał zgłoszenia oraz procedurę powiadamiania.
Wymień dostępne rodzaje urlopu i osoby uprawnione do każdego z nich. Jeśli zasady różnią się w zależności od lokalizacji, wyraźnie opisz lokalną politykę i podaj do niej link obok instrukcji dotyczących wniosku.
5. Zachowanie, bezpieczeństwo i zgłaszanie obaw
Zasady postępowania wyjaśniają, jakiego zachowania oczekuje firma i jak pracownicy mogą zgłaszać obawy. Oprócz zasad postępowania, przeciwdziałania nękaniu i dyskryminacji, należy podać dane kontaktowe do zgłaszania problemów oraz wszelkie alternatywne sposoby zgłaszania problemów oferowane przez firmę.
Informacje dotyczące bezpieczeństwa wymagają oddzielnych, czytelnych nagłówków. Zadbaj o to, aby procedury awaryjne, instrukcje zgłaszania wypadków i odpowiednie dane kontaktowe w miejscu pracy były łatwo dostępne w tej sekcji.
Poproś odpowiedzialnego dział HR lub prawnika o zatwierdzenie tych sekcji. Ich brzmienie i skutki prawne zależą od pracodawcy i jurysdykcji. Na przykład:, Wskazówki dla Wielkiej Brytanii od Acas zauważa, że podręczniki dla pracowników mogą zawierać warunki umowne.
6. Sprzęt i przetwarzanie informacji
W tej sekcji znajdziesz dane kontaktowe do działu wsparcia IT, instrukcje dotyczące zgłaszania zgubionego urządzenia oraz wskazówki dotyczące korzystania z kont i sprzętu firmowego.
Link do szczegółowych procedur bezpieczeństwa znajduje się w odpowiednim źródle wewnętrznym. Nie udostępniaj haseł, kodów odzyskiwania ani danych osobowych pracowników w żadnym podręczniku udostępnianym publicznie.
7. Informacje zwrotne i rozwój
Wyjaśnij, jak działają rozmowy dotyczące informacji zwrotnej i oceny: kto je prowadzi, jak pracownicy powinni się do nich przygotować i gdzie znaleźć formularze lub wskazówki. Jeśli Twoja firma oferuje szkolenia, uwzględnij, jak się o nie ubiegać i kogo zapytać o zgodę.
Link do oddzielnych przewodników szkoleniowych ze szczegółowymi instrukcjami dotyczącymi pracy. W podręczniku należy jedynie wyjaśnić, jak pracownicy mogą je znaleźć i uzyskać do nich dostęp.
Uczyń każdą sekcję użyteczną: Wyjaśnij następny krok
Sekcja wydatków to dobre miejsce do sprawdzenia, czy instrukcje są kompletne. Pracownicy muszą wiedzieć, czy zakup jest objęty ubezpieczeniem, zanim zbierają paragony i składają wniosek. Lista kontrolna jest zgodna z tą kolejnością:
| Pytanie pracownika | Informacje do uwzględnienia |
| Czy mogę odliczyć ten wydatek? | Kategorie objęte ubezpieczeniem, wyłączenia i wszelkie wcześniejsze zgody wymagane przez Twoją polisę. |
| Co muszę przesłać? | Wymagane paragony, data zakupu, cel działalności i inne dokumenty potwierdzające. |
| Gdzie trafia roszczenie? | Formularz lub system, ścieżka przesyłania oraz osoba lub zespół zatwierdzający. |
| Co będzie dalej? | Termin płatności określony w polisie i dane kontaktowe w przypadku pytań dotyczących roszczeń. |
Oprócz instrukcji przesyłania, podaj nazwę i link do formularza lub systemu rozliczeń wydatków. Podaj również dane kontaktowe w przypadku brakującego paragonu, odrzuconego wniosku lub pytania dotyczącego płatności, korzystając z zatwierdzonej procedury w Twojej firmie.
Przygotuj podręcznik do szybkiego wykorzystania
Po napisaniu treści, zorganizuj ją pod znanymi etykietami, takimi jak “Płaca i świadczenia”, “Czas wolny” oraz “Sprzęt i wsparcie IT”. Użyj tych samych etykiet na stronie ze spisem treści i na odpowiednich stronach.
Ten Podręcznik 37signals Oddziela sekcje „Wprowadzenie”, „Świadczenia i dodatki”, „Jak pracujemy” oraz „Kodeks postępowania”. Każda etykieta informuje pracowników, czego mogą się spodziewać w danej sekcji.
Szczegółowe dokumenty mogą pozostać osobne, z linkami tam, gdzie pracownicy ich potrzebują:
- Podsumowania świadczeń mogą zawierać linki do bieżących dokumentów planu.
- Informacje wprowadzające mogą zawierać odnośnik do listy kontrolnej każdej roli.
- Typowe zasady mogą zawierać odnośniki do szczegółów obowiązujących w danym kraju lub lokalizacji.
Podręcznik świadczeń GitLab Oddziela informacje dotyczące całej firmy od informacji dotyczących konkretnego podmiotu. Jeśli Twoja firma działa w kilku lokalizacjach, wspólny przegląd z wyraźnie oznaczonymi danymi lokalnymi pomoże pracownikom uniknąć pomylenia świadczeń z jednej lokalizacji z świadczeniami z innej.
Udostępnij podręcznik w formacie PDF Recastia
Gdy podręcznik będzie gotowy i zatwierdzony do udostępnienia w Internecie, prześlij plik PDF do Twórca Flipbooków. Recastia przekształca ją w książkę z ruchomymi obrazkami, którą pracownicy mogą otwierać w przeglądarce. Mogą przewracać strony, wybierać strony z miniatur lub powiększać tekst.
Nadaj flipbookowi opisowy tytuł i zapoznaj się z dostępnymi na Twoim koncie opcjami szablonu, motywu, tła i wyświetlania stron. Wybierz ustawienia pasujące do układu podręcznika i marki Twojej firmy.
Udostępnij wygenerowany link za pośrednictwem kanału, którym Twoja firma dystrybuuje materiały dla pracowników. Jeśli podręcznik jest przeznaczony do publicznego dostępu, możesz go również osadzić na stronie internetowej. Polityki poufności i informacje o pracownikach powinny pozostać w zatwierdzonych systemach wewnętrznych.
Nadaj podręcznikowi właściciela i datę wersji
Przypisz zespół do zarządzania podręcznikiem i umieść jego dane kontaktowe w pobliżu spisu treści. Dodaj tam również wersję i datę wejścia w życie, aby pracownicy mogli łatwo zidentyfikować wydanie, które czytają.
W przypadku zmiany polityki zaktualizuj zarówno dokument źródłowy, jak i kopię, którą rozpowszechniasz. Poinformuj pracowników, która sekcja uległa zmianie i kiedy zmiana wejdzie w życie. Krótkie powiadomienie o aktualizacji może od razu wskazać im zaktualizowaną politykę.
Zacznij od odpowiedzi, których potrzebują pracownicy
Stwórz swój cyfrowy podręcznik pracownika w oparciu o pytania, które zadają pracownicy, z jasnym opisem działań i kontaktem, gdziekolwiek potrzebują pomocy. Po zatwierdzeniu treści prześlij plik PDF do Recastii i udostępnij swój cyfrowy podręcznik pracownika jako książkę online.
Ożyw swój plik PDF dzięki Recastia
Twórz, dostosowuj i udostępniaj treści w bardziej angażujący sposób.
Często zadawane pytania
Nie ma jednej, uniwersalnej liczby stron, która pasowałaby do każdej firmy. Omów zasady i praktyczne informacje, których potrzebują pracownicy, a następnie dodaj linki do szczegółowych planów lub poradników dotyczących konkretnych stanowisk. Nie skracaj podstawowych sformułowań dotyczących zasad tylko po to, by osiągnąć cel na jednej stronie.
Udostępniony link nie jest potwierdzeniem odbioru. Jeśli Twoja firma wymaga od pracowników potwierdzenia odbioru, skorzystaj z zatwierdzonej procedury działu kadr lub podpisu i zidentyfikuj wersję podręcznika, której dotyczy.
Podręcznik pracownika wyjaśnia zasady firmy i codzienne zasady pracy. Przewodnik wprowadzający zawiera sekwencję zadań do wykonania przez nowych pracowników w trakcie adaptacji. Pracownicy mogą ukończyć listę kontrolną, ale nadal będą korzystać z podręcznika.
Napisz i aktualizuj podręcznik w edytowalnym dokumencie, takim jak Word. Po zatwierdzeniu treści wyeksportuj plik PDF do dystrybucji lub prześlij go do Recastii, aby utworzyć flipbook.