デジタル版従業員ハンドブック：含めるべき内容

この記事では、デジタル版従業員ハンドブックに含めるべき内容と、各セクションの構成方法について説明します。実際の企業ハンドブックの例、経費規定作成のためのチェックリスト、そしてデジタル版従業員ハンドブックをRecastiaで共有するためのガイダンスも掲載しています。.

主なポイント

• 主要な項目には、給与、福利厚生、休暇、勤務形態、行動規範、およびサポート連絡先が含まれます。.
• 各ポリシーには、適用対象者、従業員が行うべきこと、および支援を受ける場所を明記する必要があります。.
• 役割別のガイドや地域ごとのポリシー詳細は、ハンドブックからリンクされた別の文書として残しておくことができます。.
• 従業員が確認できるような、最新の状態に保つ管理者とバージョン日付が必要です。.

デジタル版従業員ハンドブックに含めるべき内容

ハンドブックには通常、簡単な会社紹介と、そこで働く上での実用的な情報が記載されています。以下の各項目については、貴社の社内規定、連絡先、および手続きに従ってください。.

1. 歓迎のご挨拶と会社紹介

冒頭は、リーダーからの短い歓迎の挨拶と会社紹介から始めます。会社が何をしているのか、誰にサービスを提供しているのか、そしてチームがどのように連携しているのかを説明します。.

簡単なチーム概要は、新入社員が誰が何をしているのかを把握するのに役立ちます。企業の価値観についても、具体的な説明が必要です。透明性が価値観の一つであれば、会社がどのように意思決定や最新情報を共有しているかを説明してください。.

2. 勤務時間とコミュニケーション

勤務時間、オフィス勤務かリモートワークかの取り決め、そして出勤手続きは密接に関連しています。従業員は、自分の勤務スケジュールを確認する方法、勤務時間を記録する方法、そして日常的な質問や緊急の依頼を行うための連絡手段を、容易に見つけられる必要があります。.

新入社員の業務には独自のチェックリストがあります。 37signals入門ガイド, 例えば、各担当者の役割に合わせたタスクを含むオンボーディングプロジェクトへのリンクを設定できます。同様のアプローチを用いることで、アカウント設定や初期トレーニングを日常業務とは切り離して管理できます。.

3．給与、福利厚生、および経費

給料日、給与明細、給与担当者の連絡先は、このセクションに記載します。福利厚生については、もう少し詳しい説明が必要です。対象となる人、加入受付開始時期、プランの詳細を確認できる場所などです。.

の 37signalsの福利厚生と特典セクション 給付内容だけでなく、加入資格や登録に関する情報も記載されています。これらの質問には、自社の規約と関連するプラン文書へのリンクを用いて回答してください。.

経費については、会社が払い戻しを行う購入品目と、従業員が提出する必要のある書類について説明してください。領収書、承認要件、支払い時期については、下記の経費チェックリストに記載されています。.

4. 休暇と欠勤

休暇に関する情報は、事前に休暇を申請する場合と、予期せぬ欠勤を報告する場合の2つの状況を網羅する必要があります。.

• 計画的な休暇については、申請手続き、社内規定で義務付けられている通知方法、および承認者について説明してください。.
• 予期せぬ欠勤の場合は、連絡先または報告方法と通知手順を記載してください。.

利用可能な休暇の種類と、それぞれの資格要件を一覧表示してください。地域によって規定が異なる場合は、該当地域の規定を明確に記載し、申請手順の横にその規定へのリンクを貼ってください。.

5．行動規範、安全、および懸念事項の報告

行動規範は、会社が期待する行動と、従業員が懸念事項を報告する方法を説明するものです。行動規範、ハラスメント防止、差別禁止に関する方針に加え、報告先連絡先と、会社が提供するその他の報告経路も記載してください。.

安全に関する情報は、明確な見出しで整理する必要があります。緊急時の手順、事故報告方法、関連する職場の連絡先などは、このセクション内で簡単に見つけられるようにしてください。.

これらのセクションは、担当の人事担当者または法務担当者に承認してもらってください。文言や法的効力は、雇用主と管轄区域によって異なります。例えば、, Acasからの英国向けガイダンス 従業員ハンドブックには契約条件が含まれている場合があることに留意してください。.

6. 機器および情報の取り扱い

このセクションには、ITサポートへの連絡先、紛失したデバイスの報告方法、および会社のアカウントと機器の使用に関するガイダンスが記載されています。.

詳細なセキュリティ手順については、適切な社内資料へのリンクを記載してください。パスワード、復旧コード、従業員の個人情報は、公開するハンドブックには記載しないでください。.

7. フィードバックと開発

フィードバックや評価面談の進め方について説明してください。誰が面談を行うのか、従業員はどのように準備すべきか、必要な書類やガイドラインはどこで入手できるのかを明記してください。会社が研修を提供している場合は、受講の申し込み方法と承認について誰に問い合わせるべきかを記載してください。.

詳細な作業手順については、別途トレーニングガイドへのリンクを記載してください。ハンドブックには、従業員がそれらのガイドを見つけてアクセスする方法のみを記載すれば十分です。.

各セクションを役立つものにする：次のステップを説明する

経費の項目は、指示がすべて揃っているかどうかを確認するのに最適な場所です。従業員は、領収書を集めて請求を提出する前に、購入品が経費として認められるかどうかを知る必要があります。チェックリストは以下の順序で構成されています。

従業員からの質問	含めるべき情報
この費用は経費として計上できますか？	保険契約で定められた補償対象項目、除外事項、および事前承認の必要性について。.
提出する必要があるものは何ですか？	必要な書類：領収書、購入日、事業目的、その他関連書類。.
請求はどこに提出されるのですか？	提出方法（フォームまたはシステム）、提出経路、および承認する担当者またはチーム。.
次に何が起こるのか？	保険証券に記載されている支払い時期と、保険金請求に関するお問い合わせ先をご確認ください。.

提出手順の横に、実際の経費精算フォームまたはシステムの名前とリンクを記載してください。領収書の紛失、請求の却下、または支払いに関する質問については、会社が承認した手順に従って、連絡先を明記してください。.

すぐに参照できるようにハンドブックを整理する

コンテンツが完成したら、「給与と福利厚生」「休暇」「設備とITサポート」といった分かりやすいラベルで整理しましょう。目次ページと関連ページには、同じラベルを使用してください。.

の 37シグナルズ ハンドブック 入社案内、福利厚生、働き方、行動規範をそれぞれ分けています。各項目には、そのセクションで何が掲載されているかが示されています。.

詳細な文書は別々に保管し、従業員が必要な場所にリンクを張っておくことができます。

• 給付概要には、現在のプラン文書へのリンクを含めることができます。.
• 入社手続きに関する情報は、各役割のチェックリストにリンクさせることができます。.
• 共通のポリシーは、承認された国または地域固有の詳細情報にリンクすることができます。.

GitLabの福利厚生ハンドブック 会社全体の情報と各拠点固有の情報を区別します。複数の拠点で事業を展開している場合、各拠点の詳細情報を明確にラベル付けした共通の概要を提供することで、従業員が各拠点の福利厚生を混同することを防ぐことができます。.

PDFハンドブックを共有する レカスティア

ハンドブックが完成し、オンライン共有が承認されたら、PDFをアップロードしてください。 フリップブックメーカー. Recastiaはそれを従業員がブラウザで開けるフリップブックに変換します。従業員はページをめくったり、サムネイルからページを選択したり、テキストを拡大表示したりできます。.

フリップブックに分かりやすいタイトルを付け、アカウントで利用できるテンプレート、テーマ、背景、ページ表示オプションを確認してください。ハンドブックのレイアウトと会社のブランディングに合った設定を選びましょう。.

生成されたリンクは、社内資料の配布に使用しているチャネルを通じて共有してください。ハンドブックを一般公開する場合は、ウェブサイトに埋め込むこともできます。機密性の高いポリシーや従業員情報は、承認された社内システム内に保管してください。.

ハンドブックに所有者とバージョン日付を記入してください。

ハンドブックの管理を担当するチームを編成し、目次ページ付近にそのチームの連絡先を記載してください。バージョン番号と発効日も併記しておけば、従業員は自分が読んでいる版をすぐに確認できます。.

方針が変更された場合は、原文と配布用文書の両方を更新してください。従業員には、どのセクションが変更されたか、そして変更がいつから有効になるかを知らせてください。簡単な更新通知を添えれば、改訂版の方針を直接参照できます。.

従業員が必要とする答えから始めましょう

従業員からよく寄せられる質問を中心に、デジタル版の従業員ハンドブックを作成しましょう。必要なサポートを受けるための明確な手順と連絡先を記載してください。コンテンツが承認されたら、PDFファイルをRecastiaにアップロードし、オンラインのフリップブックとして共有できます。.

よくある質問