دليل الموظف الرقمي: ما يجب تضمينه

تشرح هذه المقالة محتويات دليل الموظف الرقمي وكيفية تنظيم كل قسم فيه. ستجد أمثلة من أدلة شركات حقيقية، وقائمة مرجعية لكتابة سياسات المصروفات، وإرشادات حول مشاركة دليل الموظف الرقمي مع منصة Recastia.

أهم النقاط

• تشمل الأقسام الأساسية الأجور والمزايا والإجازات وترتيبات العمل والسلوك وجهات الاتصال الداعمة.
• ينبغي أن توضح كل سياسة من ينطبق عليها، وما يتعين على الموظفين القيام به، وأين يمكنهم الحصول على المساعدة.
• يمكن أن تبقى الأدلة الخاصة بكل دور وتفاصيل السياسة المحلية في مستندات منفصلة مرتبطة بالدليل.
• يحتاج الدليل إلى مالك يقوم بتحديثه باستمرار، بالإضافة إلى تاريخ إصدار يمكن للموظفين التحقق منه.

ما يجب تضمينه في دليل الموظف الرقمي

عادةً ما يجمع دليل الموظفين بين نبذة تعريفية موجزة عن الشركة ومعلومات عملية حول العمل فيها. استخدم سياسات شركتك وجهات الاتصال والإجراءات الخاصة بها لكل قسم من الأقسام أدناه.

1. الترحيب والتعريف بالشركة

يبدأ الاجتماع بترحيب قصير من أحد القادة ومقدمة عن الشركة: ما تفعله، ومن تخدم، وكيف تعمل فرقها معًا.

تساعد نظرة عامة بسيطة على الفريق الموظفين الجدد على فهم مهام كل فرد. كما تحتاج قيم الشركة إلى تفاصيل محددة. إذا كانت الشفافية إحدى هذه القيم، فصف كيف تشارك شركتك القرارات أو التحديثات.

2. ساعات العمل والتواصل

يجب أن تكون ساعات العمل، وترتيبات العمل المكتبية أو عن بُعد، وإجراءات الحضور مترابطة. ينبغي أن يتمكن الموظفون من معرفة مكان الاطلاع على جدولهم، وكيفية تسجيل ساعات عملهم، والقناة المناسبة للاستفسارات الروتينية أو الطلبات العاجلة.

يمكن أن تتضمن مهام الموظف الجديد قائمة مهام خاصة به. دليل البدء السريع لـ 37signals, على سبيل المثال، يمكن ربط ذلك بمشروع إعداد الموظفين الجدد الذي يتضمن مهامًا مصممة خصيصًا لدور كل شخص. ويمكنك استخدام نفس الأسلوب لفصل عملية إعداد الحساب والتدريب الأولي عن ترتيبات العمل اليومية.

3. الأجور والمزايا والمصروفات

يُدرج في هذا القسم معلومات عن موعد استلام الراتب، وكشوف المرتبات، وبيانات الاتصال الخاصة بالرواتب. أما المزايا، فتحتاج إلى مزيد من التوضيح: من هم المؤهلون، ومتى يبدأ التسجيل، وأين يمكن العثور على تفاصيل الخطة.

ال قسم المزايا والفوائد في 37signals يتضمن ذلك معلومات الأهلية والتسجيل إلى جانب المزايا نفسها. استخدم شروط شركتك للإجابة على هذه الأسئلة، مع روابط لوثائق الخطة ذات الصلة.

فيما يخص المصروفات، يرجى توضيح المشتريات التي تسددها الشركة وما يتعين على الموظفين تقديمه. تجدون أدناه قائمة مراجعة المصروفات التي تغطي الإيصالات ومتطلبات الموافقة ومواعيد الدفع.

4. الإجازات والغيابات

يجب أن تغطي معلومات الإجازات حالتين: حجز الإجازة مسبقًا والإبلاغ عن غياب غير متوقع.

• بالنسبة للإجازات المخطط لها، اشرح عملية تقديم الطلب، وأي إشعار مطلوب بموجب سياستك، ومن يوافق عليه.
• في حالة الغياب غير المتوقع، يرجى تقديم معلومات الاتصال أو قناة الإبلاغ وإجراءات الإخطار.

أدرج أنواع الإجازات المتاحة ومن يحق له الحصول على كل نوع. إذا كانت القواعد تختلف باختلاف الموقع، فحدد السياسة المحلية بوضوح وأرفق رابطًا لها بجانب تعليمات الطلب.

5. السلوك والسلامة والإبلاغ عن المخاوف

توضح سياسات السلوك السلوك المتوقع من الشركة وكيفية إبلاغ الموظفين عن أي مشكلة. إلى جانب سياسات السلوك ومكافحة التحرش والتمييز، يجب تضمين معلومات الاتصال بالإبلاغ وأي قنوات بديلة توفرها الشركة.

يجب أن تُصنّف معلومات السلامة تحت عناوين واضحة خاصة بها. اجعل إجراءات الطوارئ، وتعليمات الإبلاغ عن الحوادث، وجهات الاتصال ذات الصلة في مكان العمل سهلة الوصول إليها ضمن هذا القسم.

يجب الحصول على موافقة مسؤول الموارد البشرية أو المراجع القانوني على هذه الأقسام. وتختلف صياغتها وأثرها القانوني باختلاف جهة العمل والولاية القضائية. على سبيل المثال،, إرشادات المملكة المتحدة من أكاس تشير الملاحظات إلى أن كتيبات الموظفين قد تحتوي على بنود تعاقدية.

6. التعامل مع المعدات والمعلومات

هذا القسم هو المكان المناسب لمعلومات الاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات، وتعليمات الإبلاغ عن فقدان الأجهزة، والإرشادات المتعلقة باستخدام حسابات الشركة ومعداتها.

يُرجى الرجوع إلى إجراءات الأمان التفصيلية في المصدر الداخلي المناسب. يجب عدم نشر كلمات المرور ورموز الاسترداد وسجلات الموظفين الشخصية في أي دليل يتم مشاركته علنًا.

7. التغذية الراجعة والتطوير

اشرح آلية عمل جلسات التقييم والمراجعة: من يُجريها، وكيف ينبغي على الموظفين الاستعداد لها، وأين يمكن العثور على النماذج أو الإرشادات. إذا كانت شركتكم تُقدّم تدريبًا، فاذكر كيفية طلبه ومن يجب الاستفسار منه للحصول على الموافقة.

يتضمن الدليل روابط لأدلة تدريبية منفصلة تحتوي على تعليمات العمل التفصيلية. ويكفي أن يشرح الدليل كيفية عثور الموظفين عليها والوصول إليها.

اجعل كل قسم مفيدًا: اشرح الخطوة التالية

يُعدّ قسم المصروفات مكانًا مناسبًا للتأكد من اكتمال تعليماتك. يحتاج الموظفون إلى معرفة ما إذا كانت عملية الشراء مشمولة بالتغطية التأمينية قبل جمع الإيصالات وتقديم المطالبة. وتتبع قائمة التحقق هذا الترتيب:

سؤال الموظف	المعلومات المطلوب تضمينها
هل يمكنني المطالبة بهذا المصروف؟	الفئات المشمولة، والاستثناءات، وأي موافقة مسبقة مطلوبة بموجب وثيقة التأمين الخاصة بك.
ما الذي أحتاج إلى تقديمه؟	المستندات المطلوبة: الإيصالات، تاريخ الشراء، الغرض التجاري، وغيرها من السجلات الداعمة.
أين يذهب هذا الادعاء؟	النموذج أو النظام، وطريقة التقديم، والشخص أو الفريق الذي يوافق عليه.
ماذا سيحدث بعد ذلك؟	مواعيد الدفع المذكورة في وثيقة التأمين الخاصة بك، ومعلومات الاتصال للاستفسار عن المطالبات.

إلى جانب تعليمات التقديم، اذكر اسم نموذج المصروفات أو النظام المستخدم ورابطه. أضف معلومات الاتصال في حال فقدان إيصال، أو رفض مطالبة، أو وجود استفسار بخصوص الدفع، وذلك باستخدام الإجراءات المعتمدة في شركتك.

رتب الدليل ليسهل الرجوع إليه بسرعة

بمجرد كتابة المحتوى، قم بتنظيمه تحت عناوين مألوفة مثل "الرواتب والمزايا" و"الإجازات" و"المعدات ودعم تكنولوجيا المعلومات". استخدم نفس العناوين في صفحة المحتويات وفي الصفحات ذات الصلة.

ال دليل 37 إشارة يفصل هذا القسم بين "البدء"، و"المزايا والامتيازات"، و"كيف نعمل"، و"مدونة قواعد السلوك". ويوضح كل عنوان للموظفين ما يمكنهم توقعه في ذلك القسم.

يمكن الاحتفاظ بالوثائق التفصيلية بشكل منفصل، مع توفير روابط حيثما يحتاجها الموظفون:

• يمكن ربط ملخصات المزايا بوثائق الخطة الحالية.
• يمكن ربط معلومات الإعداد بقائمة التحقق الخاصة بكل دور.
• يمكن ربط السياسات العامة بتفاصيل معتمدة خاصة بالبلد أو الموقع.

دليل مزايا GitLab يفصل هذا النظام بين المعلومات العامة للشركة والمعلومات الخاصة بكل فرع. إذا كانت شركتك تعمل في عدة مواقع، فإن عرضًا عامًا مشتركًا يتضمن تفاصيل محلية واضحة المعالم يمكن أن يمنع الموظفين من الخلط بين مزايا كل موقع ومزايا المواقع الأخرى.

شارك دليل PDF مع ريكاستيا

عندما يصبح الدليل جاهزًا ويتم اعتماده للمشاركة عبر الإنترنت، قم بتحميل ملف PDF إلى صانع الكتب المصورة. يحوّل برنامج Recastia المحتوى إلى كتاب إلكتروني تفاعلي يمكن للموظفين فتحه في متصفحاتهم. بإمكانهم تقليب الصفحات، أو اختيار صفحة من الصور المصغرة، أو تكبير النص.

امنح الكتاب التفاعلي عنوانًا وصفيًا، واستكشف خيارات القوالب والسمات والخلفيات وخيارات عرض الصفحات المتاحة في حسابك. اختر الإعدادات التي تناسب تصميم الدليل وهوية علامتك التجارية.

شارك الرابط المُنشأ عبر القناة التي تستخدمها شركتك لتوزيع موارد الموظفين. إذا كان الدليل مُعدًا للنشر العام، يمكنك أيضًا تضمينه في موقع إلكتروني. يجب أن تبقى السياسات السرية ومعلومات الموظفين ضمن أنظمتك الداخلية المعتمدة.

حدد مالكًا للدليل وتاريخ إصداره

قم بتعيين فريق لصيانة الدليل وضع بيانات الاتصال الخاصة به بالقرب من صفحة المحتويات. أضف رقم الإصدار وتاريخ السريان هناك أيضًا، حتى يتمكن الموظفون من تحديد الإصدار الذي يقرؤونه.

عند تغيير أي سياسة، يجب تحديث كل من الوثيقة الأصلية والنسخة الموزعة. أبلغ الموظفين بالقسم الذي طرأ عليه التغيير وتاريخ سريانه. يمكن لإشعار تحديث موجز أن يوجههم مباشرةً إلى السياسة المعدلة.

ابدأ بالإجابات التي يحتاجها الموظفون

صمم دليل الموظفين الرقمي الخاص بك بناءً على أسئلة الموظفين، مع توفير إجراءات واضحة ومعلومات اتصال عند الحاجة للمساعدة. بعد الموافقة على المحتوى، ارفع ملف PDF إلى منصة Recastia وشارك دليل الموظفين الرقمي ككتاب إلكتروني تفاعلي.

الأسئلة الشائعة