Este artigo explica o que incluir em um manual digital do funcionário e como organizar cada seção. Você encontrará exemplos de manuais reais de empresas, um checklist para redigir políticas de reembolso de despesas e orientações sobre como compartilhar seu manual digital do funcionário com a Recastia.
Principais conclusões
- As seções principais abordam remuneração, benefícios, férias, condições de trabalho, conduta e contatos de suporte.
- Cada política deve explicar a quem se aplica, o que os funcionários precisam fazer e onde obter ajuda.
- Guias específicos para cada função e detalhes sobre políticas locais podem permanecer em documentos separados, com links a partir do manual.
- O manual precisa de um responsável que o mantenha atualizado e com uma data de versão que os funcionários possam consultar.
O que incluir em um manual digital do funcionário
Um manual geralmente combina uma breve apresentação da empresa com informações práticas sobre como trabalhar nela. Para cada seção abaixo, utilize as políticas, contatos e procedimentos da sua própria empresa.
1. Boas-vindas e apresentação da empresa
Comece com uma breve mensagem de boas-vindas de um líder e uma apresentação da empresa: o que ela faz, a quem atende e como suas equipes trabalham juntas.
Uma visão geral simples da equipe ajuda os novos contratados a entender quem faz o quê. Os valores da empresa também precisam de detalhes específicos. Se a transparência é um deles, descreva como sua empresa compartilha decisões ou atualizações.
2. Horário de Trabalho e Comunicação
Horário de trabalho, regime de trabalho presencial ou remoto e procedimentos de controle de presença devem estar interligados. Os funcionários devem ter acesso fácil a informações como consultar sua escala de trabalho, registrar suas horas trabalhadas e saber qual canal utilizar para dúvidas rotineiras ou solicitações urgentes.
As tarefas dos novos funcionários podem ter sua própria lista de verificação. Guia de Introdução ao 37signals, Por exemplo, você pode criar links para um projeto de integração com tarefas personalizadas para a função de cada pessoa. A mesma abordagem pode ser usada para manter a configuração da conta e o treinamento inicial separados das atividades de trabalho diárias.
3. Remuneração, Benefícios e Despesas
Informações sobre pagamento, recibos de pagamento e contatos da folha de pagamento pertencem a esta seção. Os benefícios precisam de um pouco mais de explicação: quem se qualifica, quando as inscrições abrem e onde encontrar os detalhes do plano.
O Seção de Benefícios e Vantagens da 37signals Inclui informações sobre elegibilidade e inscrição, além dos próprios benefícios. Use os termos da sua empresa para responder a essas perguntas, com links para os documentos relevantes do plano.
Para despesas, explique quais compras a empresa reembolsa e quais comprovantes os funcionários precisam apresentar. Recibos, requisitos de aprovação e prazos de pagamento estão descritos na lista de verificação de despesas abaixo.
4. Férias e Ausências
As informações sobre períodos de ausência devem abranger duas situações: agendamento de férias com antecedência e comunicação de uma ausência inesperada.
- Para licenças planejadas, explique o processo de solicitação, qualquer aviso prévio exigido pela sua política e quem a aprova.
- Em caso de ausência inesperada, indique o contacto ou o canal de comunicação e o procedimento de notificação.
Liste os tipos de licença disponíveis e quem tem direito a cada um. Se as regras variarem conforme a localidade, indique claramente a política local e inclua um link para ela ao lado das instruções de solicitação.
5. Questões relacionadas à conduta, segurança e comunicação de incidentes
As políticas de conduta explicam o comportamento esperado pela empresa e como os funcionários podem relatar uma preocupação. Além das políticas de conduta, antiassédio e antidiscriminação, inclua o contato para denúncias e qualquer canal alternativo oferecido pela sua empresa.
As informações de segurança precisam de títulos claros e específicos. Mantenha os procedimentos de emergência, as instruções para relatar acidentes e os contatos relevantes do local de trabalho fáceis de encontrar nesta seção.
Solicite a aprovação do departamento de RH ou do departamento jurídico responsável por essas seções. A redação e o efeito legal delas dependem do empregador e da jurisdição. Por exemplo, Orientações do Acas no Reino Unido Observa-se que os manuais do funcionário podem conter termos contratuais.
6. Manuseio de equipamentos e informações
Esta seção destina-se ao seu contato de suporte de TI, instruções para relatar a perda de dispositivos e orientações sobre o uso de contas e equipamentos da empresa.
Inclua links para os procedimentos de segurança detalhados no recurso interno apropriado. Mantenha senhas, códigos de recuperação e registros pessoais de funcionários fora de qualquer manual compartilhado publicamente.
7. Feedback e Desenvolvimento
Explique como funcionam as conversas de feedback e avaliação: quem as conduz, como os funcionários devem se preparar e onde encontrar formulários ou orientações. Se sua empresa oferece treinamento, inclua informações sobre como solicitá-lo e a quem recorrer para obter aprovação.
Inclua links para guias de treinamento separados com instruções detalhadas sobre o trabalho. O manual só precisa explicar como os funcionários podem encontrá-los e acessá-los.
Torne cada seção útil: explique o próximo passo.
A seção de despesas é um bom lugar para verificar se suas instruções estão completas. Os funcionários precisam saber se uma compra é coberta antes de reunirem os recibos e enviarem uma solicitação de reembolso. A lista de verificação segue essa ordem:
| Pergunta do funcionário | Informações a incluir |
| Posso deduzir essa despesa? | Categorias cobertas, exclusões e qualquer aprovação prévia exigida pela sua apólice. |
| O que preciso enviar? | São necessários recibos, data da compra, finalidade comercial e outros documentos comprobatórios. |
| Para onde vai a reclamação? | O formulário ou sistema, o método de envio e a pessoa ou equipe que o aprova. |
| O que acontece a seguir? | O cronograma de pagamento estipulado na sua apólice e o contato para dúvidas sobre uma reclamação. |
Além das instruções de envio, inclua o nome e o link para o formulário ou sistema de despesas. Inclua também o contato para casos de recibos faltantes, solicitações de reembolso rejeitadas ou dúvidas sobre pagamentos, utilizando o processo aprovado pela sua empresa.
Organize o Manual para consulta rápida.
Após redigir o conteúdo, organize-o sob etiquetas familiares como “Remuneração e Benefícios”, “Afastamentos” e “Equipamentos e Suporte de TI”. Utilize as mesmas etiquetas no sumário e nas páginas relevantes.
O Manual 37signals As seções são separadas em Primeiros Passos, Benefícios e Vantagens, Como Trabalhamos e Código de Conduta. Cada etiqueta indica aos funcionários o que eles podem esperar encontrar naquela seção.
Os documentos detalhados podem permanecer separados, com links disponíveis para os funcionários quando necessário:
- Os resumos de benefícios podem conter links para os documentos do plano atual.
- As informações de integração podem ser vinculadas à lista de verificação de cada função.
- Políticas comuns podem conter links para detalhes específicos de cada país ou localidade aprovados.
Manual de benefícios do GitLab Separa informações gerais da empresa de informações específicas de cada entidade. Se sua empresa opera em vários locais, uma visão geral compartilhada com detalhes locais claramente identificados pode evitar que os funcionários confundam os benefícios de um local com os de outro.
Compartilhe o manual em PDF com Recastia
Quando o manual estiver pronto e aprovado para compartilhamento online, faça o upload do PDF para o Criador de Flipbooks. A Recastia transforma o documento em um flipbook que os funcionários podem abrir no navegador. Eles podem virar as páginas, selecionar uma página a partir das miniaturas ou ampliar o texto.
Dê um título descritivo ao flipbook e explore as opções de modelo, tema, plano de fundo e exibição de página disponíveis em sua conta. Escolha configurações que se adequem ao layout do manual e à identidade visual da sua empresa.
Compartilhe o link gerado pelo canal que sua empresa utiliza para distribuir recursos para os funcionários. Se o manual for destinado ao acesso público, você também pode incorporá-lo em um site. Políticas confidenciais e informações de funcionários devem permanecer dentro dos seus sistemas internos aprovados.
Atribua um proprietário e uma data de versão ao manual.
Designe uma equipe para manter o manual e inclua os dados de contato dela perto do sumário. Adicione também a versão e a data de vigência, para que os funcionários possam identificar a edição que estão lendo.
Quando uma política for alterada, atualize tanto o documento original quanto a cópia distribuída. Informe aos funcionários qual seção foi alterada e quando a alteração entra em vigor. Um breve aviso de atualização pode direcioná-los diretamente para a política revisada.
Comece com as respostas que os funcionários precisam.
Crie seu manual digital do funcionário com base nas perguntas frequentes dos colaboradores, incluindo instruções claras de ação e contato sempre que precisarem de ajuda. Após a aprovação do conteúdo, faça o upload do PDF para a Recastia e compartilhe seu manual digital do funcionário como um flipbook online.
Dê vida aos seus PDFs com Recastia.
Crie, personalize e compartilhe seu conteúdo de uma forma mais envolvente.
Perguntas frequentes
Não existe um número ideal de páginas que seja adequado para todas as empresas. Inclua as políticas e informações práticas de que os funcionários precisam e, em seguida, forneça links para planos detalhados ou guias específicos para cada função. Não reduza o texto essencial das políticas apenas para atingir um número limitado de páginas.
Um link compartilhado não constitui um comprovante de recebimento. Se sua empresa exige que os funcionários confirmem o recebimento, utilize o processo de RH ou de assinatura aprovado e identifique a versão do manual em questão.
Um manual do funcionário explica as políticas da empresa e as normas de trabalho do dia a dia. Um guia de integração apresenta aos novos contratados uma sequência de tarefas a serem concluídas durante o processo de adaptação. Os funcionários podem finalizar a lista de verificação de integração, mas continuarão consultando o manual.
Redija e mantenha o manual em um documento editável, como o Word. Após a aprovação do conteúdo, exporte um PDF para distribuição ou faça o upload para o Recastia para criar um flipbook.