Questo articolo spiega cosa includere in un manuale digitale per i dipendenti e come organizzare ogni sezione. Troverete esempi tratti da manuali aziendali reali, una checklist per la redazione delle politiche di rimborso spese e indicazioni su come condividere il vostro manuale digitale per i dipendenti con Recastia.
Punti chiave
- Le sezioni principali trattano di retribuzione, benefit, ferie, modalità di lavoro, condotta e contatti di supporto.
- Ogni politica dovrebbe specificare a chi si applica, cosa devono fare i dipendenti e dove possono trovare assistenza.
- Le guide specifiche per ruolo e i dettagli delle politiche locali possono rimanere in documenti separati, collegati al manuale.
- Il manuale necessita di un responsabile che lo tenga aggiornato e di una data di versione che i dipendenti possano verificare.
Cosa includere in un manuale digitale per i dipendenti
Un manuale aziendale solitamente combina una breve presentazione dell'azienda con informazioni pratiche sul lavoro al suo interno. Per ciascuna sezione seguente, utilizza le politiche, i contatti e le procedure della tua azienda.
1. Benvenuto e presentazione dell'azienda
L'incontro inizia con un breve saluto di benvenuto da parte di un dirigente e una presentazione dell'azienda: cosa fa, a chi si rivolge e come collaborano i suoi team.
Una semplice panoramica del team aiuta i nuovi assunti a capire chi fa cosa. Anche i valori aziendali necessitano di dettagli specifici. Se la trasparenza è uno di questi, descrivi come la tua azienda condivide decisioni o aggiornamenti.
2. Orario di lavoro e comunicazione
Orario di lavoro, modalità di lavoro (in ufficio o da remoto) e procedure di presenza sono elementi interconnessi. I dipendenti devono poter trovare facilmente dove consultare il proprio orario, come registrare le ore lavorate e quale canale utilizzare per domande di routine o richieste urgenti.
Le attività dei nuovi assunti possono avere una propria lista di controllo. Guida introduttiva di 37signals, Ad esempio, si può collegare un progetto di onboarding con attività personalizzate in base al ruolo di ciascuna persona. È possibile utilizzare lo stesso approccio per tenere separate la configurazione dell'account e la formazione iniziale dalle normali attività lavorative.
3. Retribuzione, benefit e spese
In questa sezione vanno inseriti i dettagli relativi al giorno di paga, alle buste paga e ai contatti per l'elaborazione delle retribuzioni. Per quanto riguarda i benefit, è necessaria una spiegazione più dettagliata: chi ne ha diritto, quando si aprono le iscrizioni e dove trovare le informazioni sul piano.
IL Sezione Vantaggi e Benefici di 37signals Include informazioni sui requisiti di ammissibilità e sulle modalità di iscrizione, oltre ai benefici stessi. Utilizza i termini e le condizioni della tua azienda per rispondere a queste domande, includendo link ai documenti relativi al piano.
Per quanto riguarda le spese, specificate quali acquisti vengono rimborsati dall'azienda e quale documentazione devono presentare i dipendenti. Ricevute, requisiti di approvazione e tempistiche di pagamento sono indicati nella checklist delle spese riportata di seguito.
4. Ferie e assenze
Le informazioni relative ai permessi devono riguardare due situazioni: la prenotazione anticipata delle ferie e la segnalazione di un'assenza imprevista.
- Per le ferie programmate, spiegate la procedura di richiesta, l'eventuale preavviso richiesto dalle vostre norme e chi la approva.
- In caso di assenza imprevista, indicare il contatto o il canale di segnalazione e la procedura di notifica.
Elenca le tipologie di congedo disponibili e i requisiti per ciascuna. Se le normative variano a seconda della sede, indica chiaramente la normativa locale e inserisci un link ad essa accanto alle istruzioni per la richiesta.
5. Problemi di condotta, sicurezza e segnalazione
Le politiche di condotta spiegano il comportamento che l'azienda si aspetta e come i dipendenti possono segnalare un problema. Oltre alle politiche di condotta, anti-molestie e antidiscriminazione, è necessario includere i contatti per le segnalazioni e qualsiasi altra modalità di segnalazione offerta dall'azienda.
Le informazioni sulla sicurezza necessitano di titoli chiari e specifici. In questa sezione, le procedure di emergenza, le istruzioni per la segnalazione degli infortuni e i contatti aziendali pertinenti devono essere facilmente reperibili.
Fai approvare queste sezioni dal responsabile delle risorse umane o dal responsabile legale. La loro formulazione e il loro effetto legale dipendono dal datore di lavoro e dalla giurisdizione. Ad esempio, Linee guida del Regno Unito fornite da Acas Si noti che i manuali del personale possono contenere clausole contrattuali.
6. Gestione delle apparecchiature e delle informazioni
In questa sezione troverete i contatti del vostro supporto IT, le istruzioni per segnalare lo smarrimento di un dispositivo e le indicazioni sull'utilizzo degli account e delle apparecchiature aziendali.
Inserire un link alle procedure di sicurezza dettagliate nella risorsa interna appropriata. Evitare di includere password, codici di recupero e dati personali dei dipendenti in qualsiasi manuale condiviso pubblicamente.
7. Feedback e sviluppo
Spiega come funzionano i colloqui di feedback e valutazione: chi li conduce, come i dipendenti devono prepararsi e dove trovare moduli o linee guida. Se la tua azienda offre corsi di formazione, indica come richiederli e a chi rivolgersi per l'approvazione.
Il manuale deve fornire un link a guide di formazione separate per istruzioni dettagliate sul lavoro. È sufficiente che spieghi ai dipendenti come trovarle e accedervi.
Rendi utile ogni sezione: spiega il passaggio successivo
La sezione relativa alle spese è un buon punto di partenza per verificare la completezza delle istruzioni. I dipendenti devono sapere se un acquisto è coperto prima di raccogliere le ricevute e presentare la richiesta di rimborso. La checklist segue quest'ordine:
| Domanda del dipendente | Informazioni da includere |
| Posso richiedere il rimborso di questa spesa? | Categorie coperte, esclusioni e qualsiasi approvazione preventiva richiesta dalla polizza. |
| Cosa devo presentare? | Sono richieste le ricevute, la data di acquisto, lo scopo aziendale e altra documentazione giustificativa. |
| Dove va indirizzata la richiesta? | Il modulo o il sistema, il percorso di invio e la persona o il team che lo approva. |
| Cosa succederà dopo? | Le tempistiche di pagamento indicate nella polizza e i contatti da contattare per eventuali domande relative a un reclamo. |
Oltre alle istruzioni per l'invio, indicare il nome e il link al modulo o al sistema di gestione delle spese. Includere inoltre i recapiti da contattare in caso di ricevuta mancante, richiesta di rimborso respinta o domande relative ai pagamenti, utilizzando la procedura approvata dalla vostra azienda.
Organizza il manuale per una consultazione rapida.
Una volta redatto il contenuto, organizzatelo utilizzando etichette familiari come "Retribuzione e benefit", "Ferie" e "Attrezzature e supporto IT". Utilizzate le stesse etichette sia nell'indice che nelle pagine pertinenti.
IL Manuale dei segnali 37 Questa sezione separa le sezioni "Come iniziare", "Vantaggi e benefit", "Come lavoriamo" e "Codice di condotta". Ogni etichetta indica ai dipendenti cosa possono aspettarsi di trovare in quella sezione.
I documenti dettagliati possono rimanere separati, con link disponibili laddove i dipendenti ne abbiano bisogno:
- I riepiloghi dei benefici possono essere collegati alla documentazione del piano vigente.
- Le informazioni relative all'inserimento in azienda possono essere collegate alla checklist di ciascun ruolo.
- Le politiche comuni possono essere collegate a dettagli specifici per paese o località, previa approvazione.
Manuale dei vantaggi di GitLab Consente di separare le informazioni aziendali generali da quelle specifiche per ciascuna entità. Se la tua azienda opera in diverse sedi, una panoramica condivisa con dettagli locali chiaramente etichettati può evitare che i dipendenti confondano i benefit di una sede con quelli di un'altra.
Condividi il manuale in PDF con Recastia
Quando il manuale è pronto e approvato per la condivisione online, carica il PDF su Creatore di flipbook. Recastia lo trasforma in un flipbook che i dipendenti possono aprire nel loro browser. Possono sfogliare le pagine, selezionare una pagina dalle miniature o ingrandire il testo.
Dai al flipbook un titolo descrittivo ed esplora le opzioni di modello, tema, sfondo e visualizzazione delle pagine disponibili nel tuo account. Scegli le impostazioni più adatte al layout del manuale e all'immagine aziendale.
Condividi il link generato attraverso il canale che la tua azienda utilizza per distribuire le risorse al personale. Se il manuale è destinato al pubblico, puoi anche incorporarlo in un sito web. Le politiche riservate e le informazioni sui dipendenti devono rimanere all'interno dei sistemi interni approvati.
Assegna un proprietario e una data di versione al manuale.
Incarica un team di occuparsi della manutenzione del manuale e inserisci i suoi recapiti vicino all'indice. Aggiungi anche la versione e la data di entrata in vigore, in modo che i dipendenti possano identificare l'edizione che stanno consultando.
Quando una politica aziendale subisce delle modifiche, è necessario aggiornare sia il documento originale che la copia distribuita. Bisogna comunicare ai dipendenti quale sezione è stata modificata e quando la modifica entrerà in vigore. Un breve avviso di aggiornamento può indirizzarli direttamente alla versione rivista della politica.
Iniziate dalle risposte di cui i dipendenti hanno bisogno
Crea il tuo manuale digitale per i dipendenti basandoti sulle domande più frequenti, con indicazioni chiare su come agire e come contattare i dipendenti in caso di necessità. Una volta approvato il contenuto, carica il PDF su Recastia e condividi il tuo manuale digitale come un'opera interattiva online.
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Domande frequenti
Non esiste un numero di pagine ideale che vada bene per tutte le aziende. È importante includere le politiche e le informazioni pratiche necessarie ai dipendenti, per poi inserire link a piani dettagliati o guide specifiche per ruolo. Non bisogna abbreviare i testi essenziali delle politiche solo per raggiungere il numero di pagine prefissato.
La condivisione di un link non costituisce una conferma di ricezione. Se la tua azienda richiede ai dipendenti di confermare la ricezione, utilizza la procedura di firma o di conferma approvata dalle Risorse Umane e specifica la versione del manuale in questione.
Il manuale del dipendente illustra le politiche aziendali e le modalità di lavoro quotidiane. Una guida di onboarding fornisce ai nuovi assunti una serie di attività da completare per ambientarsi. I dipendenti possono completare la checklist di onboarding, ma continueranno a consultare il manuale.
Redigete e aggiornate il manuale in un documento modificabile, come Word. Una volta approvato il contenuto, esportatelo in formato PDF per la distribuzione oppure caricatelo su Recastia per creare un flipbook.