Este artículo explica qué incluir en un manual digital para empleados y cómo organizar cada sección. Encontrarás ejemplos de manuales de empresas reales, una lista de verificación para redactar políticas de gastos y consejos para compartir tu manual digital con Recastia.
Conclusiones clave
- Las secciones principales abarcan el salario, las prestaciones, los permisos, las condiciones laborales, la conducta y los contactos de apoyo.
- Cada política debe explicar a quién se aplica, qué deben hacer los empleados y dónde obtener ayuda.
- Las guías específicas para cada función y los detalles sobre las políticas locales pueden permanecer en documentos separados, vinculados desde el manual.
- El manual necesita un responsable que lo mantenga actualizado y una fecha de versión que los empleados puedan consultar.
Qué incluir en un manual digital para empleados
Un manual suele combinar una breve introducción a la empresa con información práctica sobre cómo trabajar allí. Para cada sección que aparece a continuación, utilice las políticas, los contactos y los procedimientos de su propia empresa.
1. Bienvenida y presentación de la empresa
Comienza con una breve bienvenida de un líder y una introducción a la empresa: qué hace, a quién sirve y cómo trabajan juntos sus equipos.
Una descripción general del equipo ayuda a los nuevos empleados a entender quién hace qué. Los valores de la empresa también requieren detalles específicos. Si la transparencia es uno de ellos, describa cómo su empresa comparte decisiones y actualizaciones.
2. Horario laboral y comunicación
El horario laboral, la modalidad de trabajo (presencial o remoto) y los procedimientos de control de asistencia están interrelacionados. Los empleados deben poder consultar su horario, registrar sus horas trabajadas y saber a qué canal dirigirse para consultas rutinarias o solicitudes urgentes.
Las tareas de los nuevos empleados pueden tener su propia lista de verificación. Guía de inicio de 37signals, Por ejemplo, se enlaza con un proyecto de incorporación con tareas adaptadas al rol de cada persona. Puedes usar el mismo método para mantener la configuración de la cuenta y la formación inicial separadas de las tareas laborales cotidianas.
3. Remuneración, beneficios y gastos
En esta sección se incluyen los avisos de pago, las nóminas y los contactos relacionados con la nómina. Los beneficios requieren una explicación más detallada: quiénes cumplen los requisitos, cuándo se abre el período de inscripción y dónde encontrar la información del plan.
El Sección de Beneficios y Ventajas de 37signals Incluye información sobre los requisitos de elegibilidad y la inscripción, además de los beneficios. Utilice los términos y condiciones de su empresa para responder a estas preguntas, con enlaces a los documentos del plan correspondientes.
En cuanto a los gastos, explique qué compras reembolsa la empresa y qué documentos deben presentar los empleados. Los recibos, los requisitos de aprobación y los plazos de pago se detallan en la lista de verificación de gastos que aparece a continuación.
4. Permisos y ausencias
La información sobre permisos debe abarcar dos situaciones: reservar vacaciones con antelación e informar de una ausencia imprevista.
- En el caso de las ausencias planificadas, explique el proceso de solicitud, cualquier aviso previo requerido por su política y quién lo aprueba.
- En caso de ausencia imprevista, indique el contacto o canal de comunicación y el procedimiento de notificación.
Enumere los tipos de licencia disponibles y quiénes cumplen los requisitos para cada una. Si las normas varían según la ubicación, indique claramente la política local y enlace a ella junto a las instrucciones para la solicitud.
5. Conducta, seguridad y preocupaciones sobre la presentación de informes
Las políticas de conducta explican el comportamiento que la empresa espera y cómo los empleados pueden reportar una inquietud. Junto con las políticas de conducta, contra el acoso y contra la discriminación, incluya la persona de contacto para reportar y cualquier vía alternativa que su empresa ofrezca.
La información de seguridad necesita sus propios encabezados claros. En esta sección, asegúrese de que los procedimientos de emergencia, las instrucciones para reportar accidentes y los contactos relevantes en el lugar de trabajo sean fáciles de encontrar.
Haga que el responsable de RRHH o el revisor legal aprueben estas secciones. Su redacción y efecto legal dependen del empleador y la jurisdicción. Por ejemplo, Orientación del Reino Unido de Acas señala que los manuales del personal pueden contener cláusulas contractuales.
6. Equipos y manejo de la información
En esta sección encontrará su contacto de soporte técnico, instrucciones para reportar la pérdida de un dispositivo y orientación sobre el uso de las cuentas y los equipos de la empresa.
Enlace a los procedimientos de seguridad detallados en el recurso interno correspondiente. Mantenga las contraseñas, los códigos de recuperación y los datos personales de los empleados fuera de cualquier manual compartido públicamente.
7. Retroalimentación y desarrollo
Explique cómo funcionan las conversaciones de retroalimentación y evaluación: quién las lleva a cabo, cómo deben prepararse los empleados y dónde encontrar formularios o guías. Si su empresa ofrece capacitación, indique cómo solicitarla y a quién dirigirse para obtener la aprobación.
Enlaces a guías de capacitación independientes con instrucciones detalladas para el trabajo. El manual solo debe explicar cómo los empleados pueden encontrarlas y acceder a ellas.
Haz que cada sección sea útil: Explica el siguiente paso.
La sección de gastos es un buen lugar para comprobar si las instrucciones están completas. Los empleados deben saber si una compra está cubierta antes de reunir los recibos y presentar una reclamación. La lista de verificación sigue ese orden:
| Pregunta del empleado | Información a incluir |
| ¿Puedo reclamar este gasto? | Categorías cubiertas, exclusiones y cualquier aprobación previa requerida por su póliza. |
| ¿Qué debo presentar? | Se requieren recibos, fecha de compra, propósito comercial y demás documentación justificativa. |
| ¿Adónde va la reclamación? | El formulario o sistema, la vía de envío y la persona o el equipo que lo aprueba. |
| ¿Qué sucederá después? | El calendario de pagos indicado en su póliza y la información de contacto para cualquier pregunta relacionada con una reclamación. |
Junto a las instrucciones de envío, indique el nombre y el enlace al formulario o sistema de gastos correspondiente. Incluya la información de contacto para casos de recibos faltantes, reclamaciones rechazadas o consultas sobre pagos, utilizando el procedimiento aprobado por su empresa.
Organice el manual para una consulta rápida.
Una vez redactado el contenido, organícelo bajo etiquetas familiares como “Remuneración y prestaciones”, “Días libres” y “Equipos y soporte informático”. Utilice las mismas etiquetas en el índice y en las páginas correspondientes.
El Manual de señales 37 Separa las secciones Primeros pasos, Beneficios y ventajas, Cómo trabajamos y Código de conducta. Cada etiqueta indica a los empleados qué pueden esperar encontrar en esa sección.
Los documentos detallados pueden mantenerse separados, con enlaces donde los empleados los necesiten:
- Los resúmenes de beneficios pueden vincularse a los documentos del plan vigente.
- La información de incorporación puede vincularse a la lista de verificación de cada puesto.
- Las políticas comunes pueden vincularse a detalles aprobados específicos del país o la ubicación.
Manual de beneficios de GitLab Separa la información general de la empresa de la información específica de cada entidad. Si su empresa opera en varias ubicaciones, una descripción general compartida con detalles locales claramente identificados puede evitar que los empleados confundan los beneficios de una ubicación con los de otra.
Comparte el manual en PDF con Recastia
Cuando el manual esté listo y aprobado para compartirse en línea, cargue el PDF en el Creador de libros animados. Recastaia lo convierte en un libro interactivo que los empleados pueden abrir en su navegador. Pueden pasar las páginas, seleccionar una página de las miniaturas o ampliar el texto.
Dale un título descriptivo al folleto interactivo y explora las opciones de plantilla, tema, fondo y visualización de página disponibles en tu cuenta. Elige la configuración que mejor se adapte al diseño del manual y a la imagen de marca de tu empresa.
Comparta el enlace generado a través del canal que su empresa utiliza para distribuir recursos al personal. Si el manual está destinado al público, también puede insertarlo en un sitio web. Las políticas confidenciales y la información de los empleados deben permanecer dentro de sus sistemas internos autorizados.
Asigne un propietario y una fecha de versión al manual.
Asigne un equipo para que se encargue del manual y coloque sus datos de contacto cerca del índice. Añada también la versión y la fecha de vigencia para que los empleados puedan identificar la edición que están leyendo.
Cuando cambie una política, actualice tanto el documento original como la copia que distribuya. Informe a los empleados qué sección se modificó y cuándo entrará en vigor el cambio. Un breve aviso de actualización puede remitirlos directamente a la política revisada.
Comience con las respuestas que los empleados necesitan.
Crea tu manual digital del empleado en función de las preguntas que suelen hacer los empleados, con una guía clara de acción y contacto para cuando necesiten ayuda. Una vez aprobado el contenido, sube el PDF a Recastia y comparte tu manual digital del empleado como un libro interactivo en línea.
Dale vida a tu PDF con Recastaia.
Crea, personaliza y comparte tu contenido de una forma más atractiva.
Preguntas frecuentes
No existe un número de páginas ideal para todas las empresas. Incluya las políticas y la información práctica que los empleados necesitan, y luego enlace a planes detallados o guías específicas para cada puesto. No reduzca el texto esencial de las políticas solo para alcanzar un número determinado de páginas.
Un enlace compartido no constituye un acuse de recibo. Si su empresa exige que los empleados confirmen la recepción, utilice el proceso de firma o de recursos humanos aprobado e identifique la versión del manual correspondiente.
El manual del empleado explica las políticas de la empresa y las dinámicas de trabajo cotidianas. La guía de incorporación ofrece a los nuevos empleados una secuencia de tareas para completar durante su proceso de adaptación. Si bien los empleados pueden completar la lista de verificación de incorporación, seguirán consultando el manual.
Redacte y mantenga el manual en un documento editable, como Word. Una vez aprobado el contenido, exporte un PDF para su distribución o cárguelo a Recastia para crear un libro interactivo.