Tässä artikkelissa selitetään, mitä digitaaliseen työntekijäkäsikirjaan tulisi sisällyttää ja miten kukin osio järjestetään. Löydät esimerkkejä oikeista yritysten käsikirjoista, tarkistuslistan kulukäytäntöjen kirjoittamiseen ja ohjeita digitaalisen työntekijäkäsikirjan jakamiseen Recastian kanssa.
Keskeiset tiedot
- Ydinosiot kattavat palkan, edut, vapaa-ajan, työjärjestelyt, käyttäytymisen ja tukihenkilöt.
- Jokaisen käytännön tulisi selittää, keitä se koskee, mitä työntekijöiden on tehtävä ja mistä saa apua.
- Roolikohtaiset oppaat ja paikalliset käytäntötiedot voivat olla erillisissä dokumenteissa, joihin on linkki käsikirjasta.
- Käsikirjalla on oltava omistaja, joka pitää sen ajan tasalla, sekä versiopäivämäärä, jonka työntekijät voivat tarkistaa.
Mitä digitaalisen työntekijän käsikirjaan tulisi sisällyttää
Käsikirjassa on yleensä lyhyt yritysesittely ja käytännön tietoa työskentelystä yrityksessä. Käytä jokaisessa alla olevassa osiossa yrityksesi omia käytäntöjä, yhteystietoja ja menettelytapoja.
1. Tervetuloa ja yrityksen esittely
Aloita lyhyellä johtajan tervetulotoivotuksella ja yrityksen esittelyllä: mitä se tekee, keitä se palvelee ja miten sen tiimit työskentelevät yhdessä.
Yksinkertainen tiimikatsaus auttaa uusia työntekijöitä näkemään, kuka tekee mitä. Yrityksen arvot vaativat myös tarkempia tietoja. Jos läpinäkyvyys on yksi niistä, kuvaile, miten yrityksesi jakaa päätöksiä tai päivityksiä.
2. Työaika ja viestintä
Työaika, toimisto- tai etätyöjärjestelyt ja läsnäolokäytännöt kuuluvat yhteen. Työntekijöiden tulisi pystyä löytämään, mistä he voivat tarkistaa aikataulunsa, miten he voivat kirjata työaikansa ja mitä kanavaa he voivat käyttää rutiinikysymyksiin tai kiireellisiin pyyntöihin.
Uusilla työntekijöillä voi olla oma tarkistuslistansa. 37signals Aloitusopas, esimerkiksi linkit perehdytysprojektiin, jossa tehtävät on räätälöity kunkin henkilön roolin mukaan. Voit käyttää samaa lähestymistapaa pitääksesi tilin perustamisen ja alkukoulutuksen erillään päivittäisistä työjärjestelyistä.
3. Palkka, edut ja kulut
Palkkapäivät, palkkalaskelmat ja palkanlaskennan yhteystiedot kuuluvat tähän osioon. Edut kaipaavat hieman lisäselvitystä: kuka on oikeutettu niihin, milloin ilmoittautuminen alkaa ja mistä löytää suunnitelman tiedot.
The 37signalsin edut ja edut -osio sisältää kelpoisuus- ja ilmoittautumistiedot etujen ohella. Käytä yrityksesi ehtoja vastataksesi näihin kysymyksiin ja liitä mukaan linkit asiaankuuluviin suunnitelma-asiakirjoihin.
Selitä kulujen osalta, mitkä ostokset yritys korvaa ja mitä työntekijöiden on toimitettava. Kuitit, hyväksymisvaatimukset ja maksuaikataulut on käsitelty alla olevassa kulutarkistuslistassa.
4. Vapaa-aika ja poissaolot
Poissaolotietojen on katettava kaksi tilannetta: loman varaaminen etukäteen ja odottamattoman poissaolon ilmoittaminen.
- Suunnitellun loman osalta selitä pyyntöprosessi, käytäntösi edellyttämät ilmoitukset ja kuka ne hyväksyy.
- Odottamattoman poissaolon varalta kerro yhteyshenkilö tai ilmoituskanava ja ilmoitusmenettely.
Listaa käytettävissä olevat lomatyypit ja kuka on oikeutettu niihin. Jos säännöt vaihtelevat sijainnin mukaan, merkitse paikallinen käytäntö selkeästi ja linkitä siihen pyyntöohjeiden vieressä.
5. Käyttäytyminen, turvallisuus ja huolenaiheiden ilmoittaminen
Käyttäytymiskäytännöt selittävät yrityksen odottaman käyttäytymisen ja sen, miten työntekijät voivat ilmoittaa huolenaiheesta. Käyttäytymis-, häirinnän ja syrjinnän vastaisten käytäntöjen lisäksi mainitse ilmoittamisen yhteyshenkilö ja yrityksen tarjoama vaihtoehtoinen ilmoituskanava.
Turvallisuustiedoilla on oltava omat selkeät otsikot. Pidä hätätilanneohjeet, onnettomuuksien raportointiohjeet ja asiaankuuluvat työpaikan yhteystiedot helposti löydettävissä tästä osiosta.
Pyydä vastuullista henkilöstöosastoa tai lakimiestä hyväksymään nämä osiot. Niiden sanamuoto ja oikeudellinen vaikutus riippuvat työnantajasta ja lainkäyttöalueesta. Esimerkiksi, Acas-yhtiön ohjeet Isossa-Britanniassa huomauttaa, että henkilöstön käsikirjat voivat sisältää sopimusehtoja.
6. Laitteet ja tiedonkäsittely
Tässä osiossa on IT-tuen yhteystiedot, ohjeet kadonneen laitteen ilmoittamiseen sekä ohjeet yrityksen tilien ja laitteiden käyttöön.
Linkitä yksityiskohtaisiin turvallisuusmenettelyihin asianmukaisessa sisäisessä resurssissa. Pidä salasanat, palautuskoodit ja työntekijöiden henkilökohtaiset tiedot poissa julkisesti jaetuista käsikirjoista.
7. Palaute ja kehittäminen
Selitä, miten palaute- ja arviointikeskustelut toimivat: kuka niitä pitää, miten työntekijöiden tulisi valmistautua ja mistä löytää lomakkeita tai ohjeita. Jos yrityksesi tarjoaa koulutusta, kerro, miten sitä voi pyytää ja keneltä voi kysyä hyväksynnästä.
Linkki erillisiin koulutusoppaisiin, joissa on yksityiskohtaiset työohjeet. Käsikirjan tarvitsee vain selittää, miten työntekijät voivat löytää ja käyttää niitä.
Tee jokaisesta osiosta hyödyllinen: Selitä seuraava vaihe
Kuluosio on hyvä paikka tarkistaa, ovatko ohjeet täydelliset. Työntekijöiden on tiedettävä, kuuluuko ostos vakuutuksen piiriin, ennen kuin he keräävät kuitit ja lähettävät korvausvaatimuksen. Tarkistuslista noudattaa tätä järjestystä:
| Työntekijän kysymys | Sisällytettävät tiedot |
| Voinko vaatia tätä kulua? | Vakuutuksen kattamat kategoriat, poikkeukset ja vakuutuksesi edellyttämä ennakkohyväksyntä. |
| Mitä minun pitää toimittaa? | Vaaditut kuitit, ostopäivämäärä, liiketoiminnan tarkoitus ja muut tositteet. |
| Minne väite johtaa? | Lomake tai järjestelmä, lähetysreitti ja sen hyväksyvä henkilö tai tiimi. |
| Mitä tapahtuu seuraavaksi? | Vakuutuksessasi mainittu maksuaikataulu ja yhteystiedot korvausvaatimusta koskeviin kysymyksiin. |
Lähetysohjeiden vieressä mainitse varsinaisen kululomakkeen tai -järjestelmän nimi ja linkki siihen. Sisällytä puuttuvan kuitin, hylätyn korvausvaatimuksen tai maksukysymyksen yhteystiedot yrityksesi hyväksytyn prosessin mukaisesti.
Järjestä käsikirja pikakäyttöä varten
Kun sisältö on kirjoitettu, järjestä se tuttujen otsikoiden, kuten “Palkka ja edut”, “Vapaa-aika” ja “Laitteet ja IT-tuki”, alle. Käytä samoja otsikoita sisällysluettelossa ja asiaankuuluvilla sivuilla.
The 37-signaalien käsikirja erottaa Aloittaminen, Edut ja edut, Toimintatapamme ja Eettiset ohjeet. Jokainen etiketti kertoo työntekijöille, mitä he voivat odottaa löytävänsä kyseisestä osiosta.
Yksityiskohtaiset asiakirjat voivat pysyä erillään, ja niihin voi linkittää siellä, missä työntekijät niitä tarvitsevat:
- Etuyhteenvedot voivat olla linkitettyjä nykyisiin suunnitelma-asiakirjoihin.
- Perehdytystiedot voivat olla linkitettyjä kunkin roolin tarkistuslistaan.
- Yleiset käytännöt voivat linkittää hyväksyttyihin maa- tai sijaintikohtaisiin tietoihin.
GitLabin etujen käsikirja erottaa yrityksen laajuiset ja yksikkökohtaiset tiedot. Jos yrityksesi toimii useissa toimipisteissä, yhteinen yleiskatsaus selkeästi nimettyine paikallisine tietoineen voi estää työntekijöitä sekoittamasta yhden toimipisteen etuja toisen toimipisteen etuihin.
Jaa PDF-käsikirja seuraavien kanssa Recastia
Kun käsikirja on valmis ja hyväksytty jaettavaksi verkossa, lataa PDF-tiedosto palveluun Flipbook-tekijä. Recastia muuttaa sen flippikirjaksi, jonka työntekijät voivat avata selaimessaan. He voivat kääntää sivuja, valita sivun pikkukuvista tai zoomata tekstiin.
Anna flipbookille kuvaava otsikko ja tutustu tililläsi käytettävissä oleviin malli-, teema-, tausta- ja sivun näyttövaihtoehtoihin. Valitse asetukset, jotka sopivat käsikirjan ulkoasuun ja yrityksesi brändiin.
Jaa luotu linkki yrityksesi henkilöstöresurssien jakamiseen käyttämän kanavan kautta. Jos käsikirja on tarkoitettu julkisesti saataville, voit myös upottaa sen verkkosivustolle. Luottamuksellisten käytäntöjen ja työntekijätietojen tulee pysyä hyväksytyissä sisäisissä järjestelmissäsi.
Anna käsikirjalle omistaja ja versiopäivämäärä
Määritä tiimi ylläpitämään käsikirjaa ja lisää sen yhteystiedot sisällysluettelon lähelle. Lisää sinne myös versio ja voimaantulopäivä, jotta työntekijät tunnistavat lukemansa painoksen.
Kun käytäntö muuttuu, päivitä sekä lähdedokumentti että jakamasi kopio. Kerro työntekijöille, mikä osio muuttui ja milloin muutos tulee voimaan. Lyhyt päivitysilmoitus voi ohjata heidät suoraan tarkistettuun käytäntöön.
Aloita vastauksista, joita työntekijät tarvitsevat
Rakenna digitaalinen työntekijän käsikirja työntekijöiden esittämien kysymysten ympärille ja lisää selkeät toimintatavat ja yhteystiedot sinne, missä he tarvitsevat apua. Kun sisältö on hyväksytty, lataa PDF-tiedosto Recastiaan ja jaa digitaalinen työntekijän käsikirjasi verkkopohjaisena flippikirjana.
Herätä PDF-tiedostosi eloon Recastian avulla
Luo, mukauta ja jaa sisältöäsi kiinnostavammalla tavalla.
Usein kysytyt kysymykset
Ei ole olemassa yhtä sivumäärää, joka sopisi kaikille yrityksille. Käsittele työntekijöiden tarvitsemat käytännöt ja käytännön tiedot ja linkitä sitten yksityiskohtaisiin suunnitelmiin tai roolikohtaisiin oppaisiin. Älä lyhennä olennaisia käytäntötekstejä vain saavuttaaksesi tietyn sivumäärän.
Jaettu linkki ei ole kuittausmerkintä. Jos yrityksesi vaatii työntekijöitä vahvistamaan vastaanoton, käytä sen hyväksymää henkilöstöhallinnon tai allekirjoitusprosessia ja tunnista kyseessä oleva käsikirjan versio.
Työntekijän käsikirja selittää yrityksen käytännöt ja päivittäiset työjärjestelyt. Perehdytysopas antaa uusille työntekijöille sarjan tehtäviä, jotka heidän on suoritettava asettuessaan työhön. Työntekijät voivat suorittaa perehdytyslistan loppuun asti, mutta he jatkavat käsikirjan tutkimista.
Kirjoita ja ylläpidä käsikirjaa muokattavassa asiakirjassa, kuten Wordissa. Kun sisältö on hyväksytty, vie se PDF-tiedostona jakelua varten tai lataa se Recastiaan luodaksesi flippikirjan.