PDFs sind nützlich, wenn ein Bericht auf allen Geräten gleich aussehen soll. Dieses feste Layout wird jedoch unpraktisch, wenn Sie Verkaufszahlen sortieren, ein Budget aktualisieren, Regionen vergleichen oder Formeln hinzufügen müssen. Anstatt jeden Wert in eine leere Arbeitsmappe zu kopieren, können Sie die PDF-Datei in Excel konvertieren und die Daten anschließend in den Tabellenzellen weiterbearbeiten.
Mit Recastia können Sie PDFs direkt im Browser in Excel konvertieren und erhalten so eine Arbeitsmappe, die Sie sortieren, aktualisieren und mit der Sie Berechnungen durchführen können. Die PDF-Datei bleibt dabei als Originalvorlage erhalten, während Sie mit der Tabellenkalkulation arbeiten.
Was ist Recastia?
Recastia ist eine Plattform zur PDF-Wiederverwendung mit separaten Tools zur Erstellung von Flipbooks, Videos, Präsentationen, Websites, virtuellen Ausstellungen, Chatbots und bearbeitbaren Dokumentformaten. Das Tool „PDF zu Dokument“ wandelt hochgeladene PDFs in Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien oder Seitenbilder um.
Excel ist die richtige Wahl, wenn die PDF-Datei Zeilen, Spalten, Zahlen, Prozentsätze oder andere Informationen enthält, die Sie neu anordnen möchten. Wenn Sie stattdessen Absätze umschreiben müssen, verwenden Sie das entsprechende Programm. PDF zu Word-Anleitung Dieser Workflow wird abgedeckt. Eine Übersicht über alle Dokumentausgaben finden Sie unter Die PDF-zu-Dokument-Funktion von Recastia.
Wie man mit Recastia PDFs in Excel konvertiert
Recastia akzeptiert PDFs mit einer Größe von unter 100 MB und weniger als 200 Seiten. Sie wählen die PDF-Quelldatei und das Excel-Ausgabeformat; Recastia übernimmt die Konvertierung.
Laden Sie eine PDF-Datei hoch, erstellen Sie eine Excel-Datei und laden Sie das Ergebnis anschließend herunter oder teilen Sie es.
- Laden Sie die PDF-Datei hoch.
Öffne die Recastia PDF-Konverter Fügen Sie die PDF-Datei von Ihrem Computer hinzu. Eine Datei mit übersichtlichen Spaltenüberschriften, einheitlichem Zeilenabstand und gut lesbaren Abbildungen lässt sich nach der Konvertierung leichter bearbeiten.
- Wählen Sie Excel aus und konvertieren Sie die Datei.
Wählen Sie aus den vier Ausgabeformaten Excel aus und klicken Sie dann auf Konvertieren.
- Tabelle herunterladen, öffnen oder teilen
Recastia erstellt eine XLS-Arbeitsmappe, die Sie herunterladen und in Excel weiterbearbeiten können. Mit „Öffnen“ können Sie die Arbeitsmappe zunächst überprüfen. Falls jemand anderes die Datei benötigt, stellt „Teilen“ einen Link und einen QR-Code bereit.
Inhalt der konvertierten Excel-Datei
Die konvertierte Tabellenkalkulation kann Inhalte in Arbeitsblätter mit Namen wie Seite 1 und Seite 2 unterteilen. Überprüfen Sie die Struktur der Arbeitsmappe, bevor Sie die Daten verschieben.
Anschließend können Sie Arbeitsblätter umbenennen, leere Zeilen oder Spalten entfernen und Zahlenformate korrigieren. Formeln, Pivot-Tabellen, Diagramme und Dashboards müssen in Excel erstellt werden, nachdem die Quellwerte korrekt aufbereitet wurden.
Separate Arbeitsblätter halten Inhalte aus verschiedenen PDF-Seiten getrennt. Sobald Überschriften und Spalten klar definiert sind, verschieben Sie zusammengehörige Bereiche in ein Arbeitsblatt oder fassen Sie sie in einem neuen Übersichtsblatt zusammen.
Was Sie tun können, nachdem Sie PDF in Excel konvertiert haben
In Excel können Sie mit den auf der PDF-Seite festgelegten Informationen sortieren, filtern, aktualisieren und Berechnungen durchführen.
Zeilen sortieren und filtern
Die Sortierfunktion hilft Ihnen, Werte nach Datum, Betrag, Region, Produkt oder Status zu gruppieren. Mit Filtern können Sie nur die Zeilen anzeigen lassen, die einer bestimmten Bedingung entsprechen. Dies ist hilfreich, wenn ein langer PDF-Bericht mehr Informationen enthält, als Sie für eine einzelne Entscheidung benötigen.
Prüfen Sie vor dem Sortieren, ob Überschriften und Werte den gewünschten Spalten zugeordnet sind. Entfernen Sie leere Spalten, die zusammengehörige Felder trennen, und wandeln Sie den Bereich anschließend in eine Excel-Tabelle um, wenn Sie wiederverwendbare Filtersteuerelemente benötigen.
Zahlen aktualisieren, ohne den Bericht neu zu erstellen
Eine PDF-Datei kann die Verkaufszahlen des Vormonats, eine alte Preisliste oder einen zu überarbeitenden Zeitplan enthalten. Sobald die Werte in Excel vorliegen, können Sie einzelne Zellen aktualisieren und die Struktur wiederverwenden, anstatt die Tabelle komplett neu zu erstellen.
Bewahren Sie die Original-PDF-Datei während der Bearbeitung als Referenz auf. So können Sie schnell Überschriften, Zeilenreihenfolge und Summen vergleichen, falls die konvertierte Arbeitsmappe zusätzliche Abstände enthält.
Berechnungen hinzufügen
Excel-Formeln können Summen, Mittelwerte, Differenzen und prozentuale Veränderungen aus den umgerechneten Werten berechnen. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Zahlen als numerische Zellen und nicht als Text gespeichert sind. Währungssymbole, Tausendertrennzeichen oder Prozentzeichen müssen möglicherweise formatiert werden, bevor eine Formel sie verwenden kann.
Nach dem Bereinigen der numerischen Spalten fügen Sie Formeln in neuen Spalten ein, anstatt die importierten Werte zu überschreiben. Dadurch bleiben die Quelldaten sichtbar und Ihre Berechnungen lassen sich leichter überprüfen.
Für wiederkehrende Berichte speichern Sie die Formeln und Formatierungen in einer separaten Vorlagenarbeitsmappe. Jedes Mal, wenn eine neue PDF-Datei eingeht, fügen Sie die bereinigten Werte in dieselbe Struktur ein. Dies ist oft schneller, als Summen, Diagramme und Zahlenformate für jeden Berichtszeitraum neu zu erstellen.
Daten mit anderen Arbeitsmappen kombinieren
Konvertierte Zeilen können in eine Berichtsmappe, eine Inventarliste, einen Kampagnen-Tracker oder ein Planungsmodell kopiert werden. Achten Sie vor dem Zusammenführen der Dateien auf die Übereinstimmung von Spaltennamen und -formaten. Einheitliche Datumsangaben, Währungen und Kennungen verhindern, dass kleine Formatierungsunterschiede später zu doppelten Kategorien führen.
Wann ist die PDF-zu-Excel-Konvertierung am sinnvollsten?
Dieser Workflow eignet sich für PDFs, bei denen der Informationsgehalt wichtiger ist als das ursprüngliche Seitenlayout. Typische Beispiele hierfür sind:
- Verkaufsberichte mit monatlichen oder regionalen Zahlen
- Preislisten und Produkttabellen
- Inventarübersichten
- Fahrpläne und Zeitpläne
- Umfrageergebnisse in Zeilen und Spalten angeordnet
- Finanzübersichten, die weitere Berechnungen erfordern
Wenn das visuelle Seitendesign im Vordergrund steht, ist eine Online-Publikation möglicherweise die bessere Wahl. Ein Katalog, eine Broschüre oder ein Magazin profitieren oft davon, wenn Seitenfolge und visuelles Layout beibehalten werden. Leitfaden zur Wiederverwendung von Inhalten erklärt, wie dieselbe Datenquelle für verschiedene Zwecke genutzt werden kann, ohne dass jede Ausgabe in eine Tabellenkalkulation gezwungen werden muss.
Tipps für eine übersichtlichere Excel-Arbeitsmappe
Benennen Sie zunächst die Arbeitsblätter so um, dass ihr Zweck klar erkennbar ist. Eine Bezeichnung wie „Monatlicher Umsatz“ ist übersichtlicher als „Seite 1“, insbesondere wenn die PDF-Datei viele Seiten umfasst.
Löschen Sie anschließend Zeilen und Spalten, die lediglich Seitenabstände enthalten. PDF-Layouts verwenden häufig visuelle Abstände, die auf einer gedruckten Seite sinnvoll, in einer Arbeitsmappe jedoch unnötig sind. Behalten Sie die eigentlichen Daten zusammen, bevor Sie Filter oder Formeln anwenden.
Enthält die PDF-Datei auf mehreren Seiten wiederholte Kopfzeilen, behalten Sie eine Kopfzeile bei und entfernen Sie die Duplikate, bevor Sie die Daten zusammenführen. Dadurch wird das Sortieren und Filtern deutlich zuverlässiger.
Prüfen Sie den Datentyp in jeder wichtigen Spalte. Datumsangaben sollten als Datumsangaben, Prozentwerte als numerische Prozentwerte und Umsatzzahlen als Zahlen mit Währungsformat dargestellt werden. Falls Excel einen Wert als Text interpretiert, konvertieren Sie ihn vor der Summenberechnung.
Prüfen Sie außerdem, ob negative Werte, Dezimalstellen und führende Nullen noch die gleiche Bedeutung haben wie im PDF. Produktcodes und Kontonummern erfordern oft eine Textformatierung anstelle einer automatischen Zahlenformatierung.
Vergleichen Sie abschließend die Hauptüberschriften und einige repräsentative Werte mit der PDF-Quelldatei. Sobald die Struktur bereinigt ist, speichern Sie eine Arbeitskopie und fahren Sie mit Ihrer Analyse fort.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Laden Sie die PDF-Datei in den browserbasierten PDF-Konverter von Recastia hoch, wählen Sie Excel aus, klicken Sie auf Konvertieren und laden Sie die generierte XLS-Datei herunter.
Recastia akzeptiert PDF-Dateien, die kleiner als 100 MB sind und weniger als 200 Seiten enthalten.
Recastia generiert eine XLS-Datei. Die heruntergeladene Datei ist eine XML-Tabellenkalkulationsmappe, die Excel öffnen und bearbeiten kann.
Ja. Nach der Konvertierung klicken Sie auf „Teilen“, um den gehosteten Link und die QR-Code-Optionen zu öffnen. Sie können die Tabelle auch online über „Öffnen“ ansehen.
Die Ergebnisse hängen von der Struktur der PDF-Quelldatei ab. Übersichtliche Tabellen mit eindeutigen Überschriften, Zeilen und Spalten lassen sich leichter weiterbearbeiten. Überprüfen Sie die konvertierte Arbeitsmappe, bevor Sie sie für Berechnungen oder Berichte verwenden.
Abschluss
Wenn ein Bericht Zahlen enthält, die Sie sortieren, aktualisieren oder berechnen müssen, konvertieren Sie die PDF-Datei in Excel, um sie in eine Tabellenkalkulation einzufügen. Recastia erstellt eine XLS-Arbeitsmappe, die Sie herunterladen, öffnen oder teilen können.
Nach der Konvertierung der PDF-Datei in Excel sollten Sie die Spalten bereinigen, die Datentypen überprüfen und die benötigten Filter oder Formeln hinzufügen. Bewahren Sie die Original-PDF-Datei griffbereit auf, um Überschriften, Werte und die Seitenreihenfolge während der Bearbeitung der Arbeitsmappe zu überprüfen.
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