Αυτό το άρθρο εξηγεί τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε ένα ψηφιακό εγχειρίδιο υπαλλήλου και πώς να οργανώσετε κάθε ενότητα. Θα βρείτε παραδείγματα από πραγματικά εγχειρίδια εταιρειών, μια λίστα ελέγχου για τη σύνταξη πολιτικών εξόδων και οδηγίες για την κοινοποίηση του ψηφιακού εγχειριδίου υπαλλήλου σας με την Recastia.
Βασικά σημεία
- Τα βασικά τμήματα καλύπτουν τους μισθούς, τα επιδόματα, την άδεια, τις εργασιακές ρυθμίσεις, τη συμπεριφορά και τις επαφές υποστήριξης.
- Κάθε πολιτική θα πρέπει να εξηγεί σε ποιον εφαρμόζεται, τι πρέπει να κάνουν οι εργαζόμενοι και πού μπορούν να αναζητήσουν βοήθεια.
- Οι οδηγοί για συγκεκριμένους ρόλους και οι λεπτομέρειες τοπικής πολιτικής μπορούν να παραμείνουν σε ξεχωριστά έγγραφα που συνδέονται με το εγχειρίδιο.
- Το εγχειρίδιο χρειάζεται έναν κάτοχο που το διατηρεί ενημερωμένο και μια ημερομηνία έκδοσης που μπορούν να ελέγξουν οι εργαζόμενοι.
Τι να συμπεριλάβετε σε ένα ψηφιακό εγχειρίδιο υπαλλήλου
Ένα εγχειρίδιο συνήθως συνδυάζει μια σύντομη εισαγωγή στην εταιρεία με πρακτικές πληροφορίες σχετικά με την εργασία σε αυτήν. Για κάθε ενότητα παρακάτω, χρησιμοποιήστε τις δικές σας πολιτικές, επαφές και διαδικασίες της εταιρείας σας.
1. Καλωσόρισμα και Παρουσίαση της Εταιρείας
Ξεκινήστε με ένα σύντομο καλωσόρισμα από έναν επικεφαλής και μια εισαγωγή στην εταιρεία: τι κάνει, ποιον εξυπηρετεί και πώς συνεργάζονται οι ομάδες της.
Μια απλή επισκόπηση της ομάδας βοηθά τους νεοπροσληφθέντες να δουν ποιος κάνει τι. Οι αξίες της εταιρείας χρειάζονται επίσης συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Εάν η διαφάνεια είναι μία από αυτές, περιγράψτε πώς η εταιρεία σας μοιράζεται αποφάσεις ή ενημερώσεις.
2. Ώρες Εργασίας και Επικοινωνία
Οι ώρες εργασίας, οι ρυθμίσεις γραφείου ή εξ αποστάσεως και οι διαδικασίες παρουσίας είναι άρρηκτα συνδεδεμένες. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να βρίσκουν πού να ελέγχουν το πρόγραμμά τους, πώς να καταγράφουν τις ώρες τους και ποιο κανάλι να χρησιμοποιούν για ερωτήσεις ρουτίνας ή επείγοντα αιτήματα.
Οι εργασίες των νεοπροσληφθέντων μπορούν να έχουν τη δική τους λίστα ελέγχου. Οδηγός έναρξης 37signals, για παράδειγμα, σύνδεσμοι προς ένα έργο ενσωμάτωσης με εργασίες προσαρμοσμένες στον ρόλο κάθε ατόμου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια προσέγγιση για να διατηρήσετε τη δημιουργία λογαριασμού και την αρχική εκπαίδευση ξεχωριστά από τις καθημερινές εργασιακές ρυθμίσεις.
3. Αμοιβές, Παροχές και Έξοδα
Οι πληροφορίες για την ημέρα πληρωμής, τις μισθοδοσιολογικές καταστάσεις και τις πληροφορίες μισθοδοσίας ανήκουν σε αυτήν την ενότητα. Τα οφέλη χρειάζονται λίγη περισσότερη εξήγηση: ποιος πληροί τις προϋποθέσεις, πότε ανοίγουν οι εγγραφές και πού μπορείτε να βρείτε τις λεπτομέρειες του προγράμματος.
Ο Ενότητα Οφέλη & Προνόμια 37signals περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την επιλεξιμότητα και την εγγραφή, μαζί με τα ίδια τα οφέλη. Χρησιμοποιήστε τους όρους της δικής σας εταιρείας για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, με συνδέσμους προς τα σχετικά έγγραφα του προγράμματος.
Για τα έξοδα, εξηγήστε ποιες αγορές αποζημιώνει η εταιρεία και τι πρέπει να υποβάλουν οι εργαζόμενοι. Οι αποδείξεις, οι απαιτήσεις έγκρισης και ο χρόνος πληρωμής καλύπτονται στην παρακάτω λίστα ελέγχου εξόδων.
4. Άδειες και απουσίες
Οι πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο άδειας πρέπει να καλύπτουν δύο περιπτώσεις: την εκ των προτέρων κράτηση άδειας και την αναφορά μιας απροσδόκητης απουσίας.
- Για προγραμματισμένη άδεια, εξηγήστε τη διαδικασία υποβολής αιτήματος, τυχόν ειδοποίηση που απαιτείται από το ασφαλιστήριό σας και ποιος την εγκρίνει.
- Σε περίπτωση απροσδόκητης απουσίας, αναφέρετε τον υπεύθυνο επικοινωνίας ή τον δίαυλο αναφοράς και τη διαδικασία ειδοποίησης.
Καταγράψτε τους διαθέσιμους τύπους άδειας και ποιος πληροί τις προϋποθέσεις για τον καθένα. Εάν οι κανόνες διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία, επισημάνετε με σαφήνεια την τοπική πολιτική και συνδέστε την δίπλα στις οδηγίες αιτήματος.
5. Ζητήματα συμπεριφοράς, ασφάλειας και αναφοράς
Οι πολιτικές δεοντολογίας εξηγούν τη συμπεριφορά που αναμένει η εταιρεία και τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να αναφέρουν ένα ζήτημα. Παράλληλα με τις πολιτικές δεοντολογίας, κατά της παρενόχλησης και κατά των διακρίσεων, συμπεριλάβετε την επαφή αναφοράς και οποιαδήποτε εναλλακτική οδό παρέχει η εταιρεία σας.
Οι πληροφορίες ασφαλείας χρειάζονται τις δικές τους σαφείς επικεφαλίδες. Διατηρήστε τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης, τις οδηγίες αναφοράς ατυχημάτων και τις σχετικές επαφές στον χώρο εργασίας εύκολα εντοπίσιμες σε αυτήν την ενότητα.
Ζητήστε από τον αρμόδιο HR ή τον νομικό κριτή να εγκρίνει αυτά τα τμήματα. Η διατύπωση και η νομική τους ισχύς εξαρτώνται από τον εργοδότη και τη δικαιοδοσία. Για παράδειγμα, Οδηγίες από την Acas στο Ηνωμένο Βασίλειο σημειώνει ότι τα εγχειρίδια προσωπικού μπορούν να περιέχουν συμβατικούς όρους.
6. Εξοπλισμός και Διαχείριση Πληροφοριών
Αυτή η ενότητα είναι το μέρος για την επαφή υποστήριξης IT, οδηγίες αναφοράς απώλειας συσκευής και καθοδήγηση σχετικά με τη χρήση εταιρικών λογαριασμών και εξοπλισμού.
Σύνδεσμος προς λεπτομερείς διαδικασίες ασφαλείας στον κατάλληλο εσωτερικό πόρο. Κρατήστε τους κωδικούς πρόσβασης, τους κωδικούς ανάκτησης και τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων μακριά από οποιοδήποτε εγχειρίδιο που κοινοποιείται δημόσια.
7. Ανατροφοδότηση και Ανάπτυξη
Εξηγήστε πώς λειτουργούν οι συζητήσεις ανατροφοδότησης και αξιολόγησης: ποιος τις διεξάγει, πώς πρέπει να προετοιμάζονται οι εργαζόμενοι και πού μπορούν να βρουν τυχόν έντυπα ή οδηγίες. Εάν η εταιρεία σας προσφέρει εκπαίδευση, συμπεριλάβετε τον τρόπο υποβολής αιτήματος και ποιον να ζητήσετε έγκριση.
Σύνδεσμος προς ξεχωριστούς οδηγούς εκπαίδευσης για λεπτομερείς οδηγίες εργασίας. Το εγχειρίδιο χρειάζεται μόνο να εξηγήσει πώς οι εργαζόμενοι μπορούν να τους βρουν και να έχουν πρόσβαση σε αυτούς.
Κάντε κάθε ενότητα χρήσιμη: Εξηγήστε το επόμενο βήμα
Η ενότητα εξόδων είναι ένα καλό μέρος για να ελέγξετε αν οι οδηγίες σας είναι πλήρεις. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν αν μια αγορά καλύπτεται πριν συγκεντρώσουν αποδείξεις και υποβάλουν αίτηση. Η λίστα ελέγχου ακολουθεί αυτήν τη σειρά:
| Ερώτηση υπαλλήλου | Πληροφορίες προς συμπερίληψη |
| Μπορώ να διεκδικήσω αυτό το έξοδο; | Καλύπτονται κατηγορίες, εξαιρέσεις και οποιαδήποτε προηγούμενη έγκριση απαιτείται από το ασφαλιστήριό σας. |
| Τι χρειάζεται να υποβάλω; | Απαιτούμενες αποδείξεις, ημερομηνία αγοράς, επιχειρηματικός σκοπός και άλλα δικαιολογητικά. |
| Πού πηγαίνει η αξίωση; | Η φόρμα ή το σύστημα, η διαδρομή υποβολής και το άτομο ή η ομάδα που την εγκρίνει. |
| Τι συμβαίνει στη συνέχεια; | Το χρονοδιάγραμμα πληρωμής που αναφέρεται στο ασφαλιστήριό σας και το άτομο επικοινωνίας για ερωτήσεις σχετικά με μια αξίωση. |
Δίπλα στις οδηγίες υποβολής, αναφέρετε το όνομα και τον σύνδεσμο προς τη φόρμα ή το σύστημα πραγματικών εξόδων. Συμπεριλάβετε την επαφή για τυχόν ελλείπουσα απόδειξη, απορριφθείσα αίτηση ή ερώτηση σχετικά με πληρωμή, χρησιμοποιώντας την εγκεκριμένη διαδικασία της εταιρείας σας.
Προετοιμάστε το Εγχειρίδιο για Γρήγορη Αναφορά
Μόλις γραφτεί το περιεχόμενο, οργανώστε το με γνωστές ετικέτες όπως “Αμοιβή και Παροχές”, “Άδεια” και “Εξοπλισμός και Υποστήριξη Πληροφορικής”. Χρησιμοποιήστε τις ίδιες ετικέτες στη σελίδα περιεχομένων και στις σχετικές σελίδες.
Ο Εγχειρίδιο 37signals διαχωρίζει τα Ενότητες "Ξεκινώντας", "Παροχές & Προνόμια", "Πώς εργαζόμαστε" και "Κώδικας Δεοντολογίας". Κάθε ετικέτα λέει στους εργαζομένους τι μπορούν να περιμένουν να βρουν σε αυτήν την ενότητα.
Τα λεπτομερή έγγραφα μπορούν να παραμείνουν ξεχωριστά, με συνδέσμους όπου οι εργαζόμενοι τα χρειάζονται:
- Οι περιλήψεις παροχών μπορούν να συνδεθούν με τα τρέχοντα έγγραφα του σχεδίου.
- Οι πληροφορίες ένταξης μπορούν να συνδεθούν με τη λίστα ελέγχου κάθε ρόλου.
- Οι κοινές πολιτικές μπορούν να συνδέονται με εγκεκριμένες λεπτομέρειες για συγκεκριμένες χώρες ή τοποθεσίες.
Εγχειρίδιο παροχών του GitLab διαχωρίζει τις πληροφορίες που αφορούν ολόκληρη την εταιρεία από τις πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένα την οντότητα. Εάν η εταιρεία σας δραστηριοποιείται σε πολλές τοποθεσίες, μια κοινή επισκόπηση με σαφώς επισημασμένες τοπικές λεπτομέρειες μπορεί να αποτρέψει τους υπαλλήλους από το να συγχέουν τα οφέλη μιας τοποθεσίας με αυτά μιας άλλης.
Κοινή χρήση του εγχειριδίου σε μορφή PDF με Ρεκάστια
Όταν το εγχειρίδιο είναι έτοιμο και εγκριθεί για διαδικτυακή κοινοποίηση, ανεβάστε το PDF στο Δημιουργός Flipbook. Το Recastia το μετατρέπει σε ένα βιβλίο με περιηγήσεις που οι εργαζόμενοι μπορούν να ανοίξουν στο πρόγραμμα περιήγησής τους. Μπορούν να γυρίσουν σελίδες, να επιλέξουν μια σελίδα από τις μικρογραφίες ή να μεγεθύνουν το κείμενο.
Δώστε στο βιβλίο περιγραφικών στοιχείων έναν περιγραφικό τίτλο και εξερευνήστε τις επιλογές προτύπου, θέματος, φόντου και εμφάνισης σελίδας που είναι διαθέσιμες στον λογαριασμό σας. Επιλέξτε ρυθμίσεις που ταιριάζουν στη διάταξη του εγχειριδίου και στην επωνυμία της εταιρείας σας.
Κοινοποιήστε τον δημιουργημένο σύνδεσμο μέσω του καναλιού που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας για τη διανομή πόρων προσωπικού. Εάν το εγχειρίδιο προορίζεται για δημόσια πρόσβαση, μπορείτε επίσης να το ενσωματώσετε σε έναν ιστότοπο. Οι εμπιστευτικές πολιτικές και οι πληροφορίες των εργαζομένων θα πρέπει να παραμένουν εντός των εγκεκριμένων εσωτερικών σας συστημάτων.
Δώστε στο Εγχειρίδιο έναν Ιδιοκτήτη και μια Ημερομηνία Έκδοσης
Αναθέστε σε μια ομάδα τη συντήρηση του εγχειριδίου και τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας της κοντά στη σελίδα περιεχομένων. Προσθέστε εκεί και την έκδοση και την ημερομηνία έναρξης ισχύος, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να αναγνωρίζουν την έκδοση που διαβάζουν.
Όταν αλλάζει μια πολιτική, ενημερώστε τόσο το αρχικό έγγραφο όσο και το αντίγραφο που διανέμετε. Ενημερώστε τους υπαλλήλους για το ποια ενότητα άλλαξε και πότε τίθεται σε ισχύ η αλλαγή. Μια σύντομη ειδοποίηση ενημέρωσης μπορεί να τους κατευθύνει απευθείας στην αναθεωρημένη πολιτική.
Ξεκινήστε με τις απαντήσεις που χρειάζονται οι εργαζόμενοι
Δημιουργήστε το ψηφιακό εγχειρίδιο υπαλλήλων σας γύρω από τις ερωτήσεις που θέτουν οι υπάλληλοι, με σαφή περιγραφή των ενεργειών και των στοιχείων επικοινωνίας όπου χρειάζονται βοήθεια. Μόλις εγκριθεί το περιεχόμενο, ανεβάστε το PDF στο Recastia και κοινοποιήστε το ψηφιακό εγχειρίδιο υπαλλήλων σας ως ηλεκτρονικό βιβλίο.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.
Συχνές ερωτήσεις
Δεν υπάρχει ένας μόνο αριθμός σελίδων που να ταιριάζει σε κάθε εταιρεία. Καλύψτε τις πολιτικές και τις πρακτικές πληροφορίες που χρειάζονται οι εργαζόμενοι και, στη συνέχεια, προσθέστε συνδέσμους προς λεπτομερή σχέδια ή οδηγούς για συγκεκριμένους ρόλους. Μην συντομεύετε τη διατύπωση βασικών πολιτικών μόνο και μόνο για να φτάσετε σε μια σελίδα-στόχο.
Ένας κοινόχρηστος σύνδεσμος δεν αποτελεί εγγραφή επιβεβαίωσης. Εάν η εταιρεία σας απαιτεί από τους υπαλλήλους να επιβεβαιώσουν την παραλαβή, χρησιμοποιήστε την εγκεκριμένη διαδικασία ανθρώπινου δυναμικού ή υπογραφής και προσδιορίστε την έκδοση του εγχειριδίου που εμπλέκεται.
Ένα εγχειρίδιο υπαλλήλου εξηγεί τις πολιτικές της εταιρείας και τις καθημερινές εργασιακές ρυθμίσεις. Ένας οδηγός ένταξης παρέχει στους νεοπροσληφθέντες μια ακολουθία εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσουν καθώς εγκαθίστανται. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ολοκληρώσουν τη λίστα ελέγχου ένταξης, αλλά θα συνεχίσουν να ανατρέχουν στο εγχειρίδιο.
Γράψτε και διατηρήστε το εγχειρίδιο σε ένα επεξεργάσιμο έγγραφο, όπως το Word. Μόλις εγκριθεί το περιεχόμενο, εξαγάγετε ένα PDF για διανομή ή ανεβάστε το στο Recastia για να δημιουργήσετε ένα βιβλίο με περιτύπωμα.