Manuel numérique de l'employé : Que doit-il contenir ?

Cet article explique le contenu d'un manuel de l'employé numérique et comment organiser chaque section. Vous y trouverez des exemples tirés de manuels d'entreprises réelles, une liste de contrôle pour la rédaction des politiques de remboursement des frais et des conseils pour partager votre manuel de l'employé numérique avec Recastia.

Points clés à retenir

• Les sections principales portent sur la rémunération, les avantages sociaux, les congés, les modalités de travail, la conduite et les contacts de soutien.
• Chaque politique doit expliquer à qui elle s'applique, ce que les employés doivent faire et où trouver de l'aide.
• Les guides spécifiques à chaque rôle et les détails des politiques locales peuvent rester dans des documents séparés, accessibles depuis le manuel.
• Le manuel a besoin d'un responsable qui le tienne à jour et d'une date de version que les employés puissent consulter.

Que doit contenir un manuel numérique de l'employé ?

Un manuel combine généralement une brève présentation de l'entreprise avec des informations pratiques sur le travail au sein de celle-ci. Pour chaque section ci-dessous, veuillez utiliser les politiques, contacts et procédures propres à votre entreprise.

1. Mot de bienvenue et présentation de l'entreprise

Débutez par un bref mot de bienvenue d'un dirigeant et une présentation de l'entreprise : ce qu'elle fait, qui elle sert et comment ses équipes travaillent ensemble.

Un aperçu simple de l'équipe permet aux nouveaux employés de comprendre le rôle de chacun. Les valeurs de l'entreprise doivent également être précisées. Si la transparence en fait partie, décrivez comment votre entreprise communique ses décisions et ses actualités.

2. Horaires de travail et communication

Les horaires de travail, les modalités de travail au bureau ou à distance et les procédures de présence sont étroitement liés. Les employés doivent pouvoir consulter leur planning, savoir comment enregistrer leurs heures de travail et quel canal utiliser pour les questions courantes ou les demandes urgentes.

Les tâches des nouveaux employés peuvent avoir leur propre liste de contrôle. Guide de démarrage de 37signals, Par exemple, des liens vers un projet d'intégration proposant des tâches adaptées au rôle de chaque personne. Vous pouvez utiliser la même approche pour dissocier la création du compte et la formation initiale des tâches quotidiennes.

3. Rémunération, avantages sociaux et frais

Les informations relatives à la paie, aux bulletins de salaire et aux contacts du service de la paie figurent dans cette section. Les avantages sociaux nécessitent quelques précisions : qui y a droit, quand les inscriptions sont-elles ouvertes et où trouver les détails du régime ?.

Le Section Avantages et privilèges de 37signals Ce document comprend des informations sur les conditions d'admissibilité et les modalités d'inscription, ainsi que sur les prestations elles-mêmes. Utilisez la terminologie de votre entreprise pour répondre à ces questions, en incluant les liens vers les documents relatifs au régime.

Concernant les dépenses, veuillez préciser les achats remboursés par l'entreprise et les justificatifs que les employés doivent fournir. Les reçus, les modalités d'approbation et les délais de paiement sont détaillés dans la liste de contrôle des dépenses ci-dessous.

4. Congés et absences

Les informations relatives aux congés doivent couvrir deux situations : la réservation de congés à l’avance et la déclaration d’une absence imprévue.

• Pour les congés planifiés, expliquez la procédure de demande, les éventuels préavis requis par votre politique et qui est habilité à l'approuver.
• En cas d'absence imprévue, veuillez indiquer le contact ou le canal de signalement ainsi que la procédure de notification.

Indiquez les types de congés disponibles et les personnes admissibles à chacun. Si les règles varient selon le lieu, précisez clairement la politique locale et ajoutez un lien vers celle-ci à côté des instructions de demande.

5. Conduite, sécurité et signalement des problèmes

Le règlement intérieur explique les comportements attendus par l'entreprise et la procédure à suivre pour signaler un problème. Outre le règlement intérieur, les politiques de lutte contre le harcèlement et la discrimination doivent inclure les coordonnées de la personne à contacter pour signaler un problème, ainsi que toute autre voie de recours prévue par l'entreprise.

Les informations relatives à la sécurité doivent figurer dans des rubriques claires et distinctes. Veillez à ce que les procédures d'urgence, les instructions pour signaler un accident et les contacts utiles sur le lieu de travail soient facilement accessibles dans cette section.

Faites approuver ces sections par le responsable des ressources humaines ou le juriste. Leur formulation et leur portée juridique dépendent de l'employeur et de la juridiction. Par exemple, Conseils britanniques d'Acas note que les manuels du personnel peuvent contenir des clauses contractuelles.

6. Gestion des équipements et de l'information

Cette section contient vos coordonnées pour le support informatique, les instructions pour signaler la perte d'un appareil et des conseils sur l'utilisation des comptes et du matériel de l'entreprise.

Incluez un lien vers les procédures de sécurité détaillées dans la ressource interne appropriée. Ne publiez aucun manuel contenant les mots de passe, les codes de récupération ni les données personnelles des employés.

7. Commentaires et développement

Expliquez le fonctionnement des entretiens de feedback et d'évaluation : qui les organise, comment les employés doivent s'y préparer et où trouver les formulaires ou les guides. Si votre entreprise propose des formations, précisez comment en faire la demande et à qui s'adresser pour obtenir une validation.

Un lien vers des guides de formation distincts contenant des instructions de travail détaillées est nécessaire. Le manuel doit simplement expliquer comment les employés peuvent les trouver et y accéder.

Rendez chaque section utile : expliquez l’étape suivante

La section relative aux dépenses permet de vérifier que vos instructions sont complètes. Les employés doivent savoir si un achat est couvert avant de rassembler les reçus et de soumettre une demande de remboursement. La liste de vérification suit cet ordre :

Question d'un employé	Informations à inclure
Puis-je déduire cette dépense ?	Catégories couvertes, exclusions et toute approbation préalable requise par votre police.
Que dois-je soumettre ?	Reçus requis, date d'achat, objet commercial et autres pièces justificatives.
Où déposer la réclamation ?	Le formulaire ou le système, la procédure de soumission et la personne ou l'équipe qui l'approuve.
Que va-t-il se passer ensuite ?	Le calendrier de paiement indiqué dans votre police et les coordonnées à contacter pour toute question relative à une réclamation.

Outre les instructions de soumission, veuillez indiquer le nom et le lien vers le formulaire ou le système de saisie des dépenses. Veuillez également inclure les coordonnées de la personne à contacter en cas de reçu manquant, de demande de remboursement rejetée ou de question relative au paiement, en suivant la procédure approuvée par votre entreprise.

Organisez le manuel pour une consultation rapide.

Une fois le contenu rédigé, organisez-le sous des intitulés familiers tels que “ Rémunération et avantages sociaux ”, “ Congés ” et “ Équipement et assistance informatique ”. Utilisez les mêmes intitulés sur la table des matières et sur les pages concernées.

Le Manuel des 37 signaux Le site web de l'entreprise propose des sections distinctes : Premiers pas, Avantages sociaux, Méthode de travail et Code de conduite. Chaque intitulé indique aux employés le contenu de la section correspondante.

Les documents détaillés peuvent rester séparés, avec des liens là où les employés en ont besoin :

• Les résumés des prestations peuvent renvoyer aux documents du régime en vigueur.
• Les informations d'intégration peuvent être liées à la liste de contrôle de chaque rôle.
• Les politiques communes peuvent renvoyer à des détails approuvés spécifiques au pays ou à la région.

Le guide des avantages sociaux de GitLab Ce document sépare les informations à l'échelle de l'entreprise de celles propres à chaque entité. Si votre entreprise est présente sur plusieurs sites, une vue d'ensemble partagée, agrémentée de détails locaux clairement identifiés, permet d'éviter toute confusion entre les avantages sociaux offerts par un site et ceux offerts par un autre.

Partagez le manuel PDF avec Recastia

Lorsque le manuel sera prêt et approuvé pour le partage en ligne, téléchargez le PDF sur le Créateur de flipbooks. Recastia transforme le document en un livre numérique interactif que les employés peuvent ouvrir dans leur navigateur. Ils peuvent tourner les pages, sélectionner une page parmi les vignettes ou zoomer sur le texte.

Donnez un titre descriptif à votre livret interactif et explorez les options de modèle, de thème, d'arrière-plan et d'affichage des pages disponibles dans votre compte. Choisissez des paramètres adaptés à la mise en page du guide et à l'image de marque de votre entreprise.

Partagez le lien généré via le canal de diffusion des ressources humaines de votre entreprise. Si le manuel est destiné au public, vous pouvez également l'intégrer à un site web. Les politiques confidentielles et les informations relatives aux employés doivent rester au sein de vos systèmes internes approuvés.

Attribuez au manuel un propriétaire et une date de version.

Désignez une équipe chargée de la mise à jour du manuel et indiquez ses coordonnées près de la table des matières. Précisez également la version et la date d'entrée en vigueur afin que les employés puissent identifier l'édition qu'ils consultent.

Lorsqu'une politique change, mettez à jour à la fois le document source et la copie que vous distribuez. Indiquez aux employés la section modifiée et la date d'entrée en vigueur de la modification. Un bref avis de mise à jour leur permettra d'accéder directement à la politique révisée.

Commencez par répondre aux besoins des employés.

Concevez votre manuel numérique de l'employé en fonction de ses questions, en indiquant clairement les démarches à suivre et les contacts à contacter en cas de besoin. Une fois le contenu validé, téléchargez le PDF sur Recastia et partagez votre manuel numérique sous forme de livre numérique interactif.

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