Digitális alkalmazotti kézikönyv: Mit kell tartalmaznia?

Ez a cikk elmagyarázza, mit kell tartalmaznia egy digitális alkalmazotti kézikönyvnek, és hogyan kell rendszerezni az egyes részeket. Talál benne példákat valódi vállalati kézikönyvekből, egy ellenőrzőlistát a költségpolitikák írásához, valamint útmutatást a digitális alkalmazotti kézikönyv Recastiával való megosztásához.

Főbb tanulságok

• A fő részek a fizetést, a juttatásokat, a szabadságot, a munkaidőt, a viselkedést és a támogató kapcsolatokat tárgyalják.
• Minden szabályzatnak ismertetnie kell, hogy kikre vonatkozik, mit kell tenniük az alkalmazottaknak, és hol kérhetnek segítséget.
• A szerepkör-specifikus útmutatók és a helyi szabályzatok részletei a kézikönyvből linkelt külön dokumentumokban maradhatnak.
• A kézikönyvnek szüksége van egy tulajdonosra, aki naprakészen tartja, valamint egy verziódátumra, amelyet az alkalmazottak ellenőrizhetnek.

Mit kell belefoglalni egy digitális alkalmazotti kézikönyvbe?

A kézikönyv általában egy rövid cégbemutatót és a munkahelyi gyakorlati információkat ötvöz. Az alábbi szakaszok mindegyikéhez használja a vállalat saját irányelveit, elérhetőségeit és eljárásait.

1. Üdvözlet és cégbemutató

Kezdésként egy rövid vezetői üdvözlettel és a vállalat bemutatásával: mivel foglalkozik, kiket szolgál ki, és hogyan működnek együtt a csapatai.

Egy egyszerű csapatáttekintés segít az új alkalmazottaknak látni, hogy ki mit csinál. A vállalati értékekhez is szükség van konkrét részletekre. Ha az átláthatóság ezek közé tartozik, írd le, hogyan osztja meg a vállalat a döntéseket vagy a frissítéseket.

2. Munkaidő és kommunikáció

A munkaidő, az irodai vagy távmunkában történő munkavégzés és a jelenléti eljárások összetartoznak. Az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük megtalálni, hol ellenőrizhetik a beosztásukat, hogyan rögzíthetik a munkaidejüket, és melyik csatornát használhatják a rutinkérdések vagy sürgős kérések esetén.

Az újonnan felvett feladatokhoz saját ellenőrzőlista tartozhat. 37signals Első lépések útmutató, például egy bevezető projekthez kapcsolódik, ahol a feladatok az egyes személyek szerepköréhez igazodnak. Ugyanezt a megközelítést alkalmazhatja a fiókbeállítás és a kezdeti képzés elkülönítésére a mindennapi munkafolyamatoktól.

3. Fizetés, juttatások és költségek

A fizetésnapi fizetések, a fizetési jegyzékek és a bérszámfejtési elérhetőségek ebbe a részbe tartoznak. A juttatásokhoz egy kicsit bővebb magyarázatra van szükség: kik jogosultak, mikor kezdődik a beiratkozás, és hol találhatók a terv részletei.

A 37signals Előnyök és Kedvezmények részleg Tartalmazza a jogosultsági és beiratkozási információkat a juttatások mellett. Használd a saját vállalatod feltételeit a kérdések megválaszolásához, a vonatkozó tervdokumentumokra mutató linkekkel együtt.

A költségek tekintetében magyarázza el, hogy a vállalat mely vásárlásokat téríti meg, és mit kell az alkalmazottaknak benyújtaniuk. A számlákat, a jóváhagyási követelményeket és a fizetési ütemezést az alábbi költségellenőrző lista tartalmazza.

4. Szabadidő és hiányzások

A távolléti információknak két helyzetet kell lefedniük: a szabadság előzetes lefoglalását és a váratlan hiányzás bejelentését.

• Tervezett szabadság esetén ismertesse a kérelem folyamatát, a szabályzat által előírt értesítési kötelezettségeket, és azt, hogy ki hagyja jóvá.
• Váratlan hiányzás esetén adja meg az elérhetőséget vagy a bejelentési csatornát, valamint az értesítési eljárást.

Sorolja fel a rendelkezésre álló szabadságtípusokat, és hogy kik jogosultak az egyesekre. Ha a szabályok helyszínenként eltérőek, egyértelműen jelölje meg a helyi szabályzatot, és linkelje hozzá a kérelem utasításai mellett.

5. Magatartás, biztonság és aggályok jelentése

A magatartási szabályzatok ismertetik a vállalat által elvárt viselkedést, és azt, hogy az alkalmazottak hogyan jelenthetik a problémáikat. A magatartási, zaklatásellenes és diszkriminációellenes szabályzatok mellett tüntesse fel a bejelentési kapcsolattartót és a vállalat által biztosított alternatív útvonalat is.

A biztonsági információknak külön, egyértelmű címsorokkal kell rendelkezniük. A vészhelyzeti eljárásokat, a baleset-jelentési utasításokat és a releváns munkahelyi elérhetőségeket ebben a részben könnyen megtalálja.

Kérje meg a felelős HR-es vagy jogi felülvizsgáló jóváhagyását ezekre a szakaszokra. Megszövegezésük és jogi hatásuk a munkáltatótól és a joghatóságtól függ. Például, Az ACAS brit útmutatása megjegyzi, hogy a személyzeti kézikönyvek tartalmazhatnak szerződéses feltételeket.

6. Berendezések és információkezelés

Ebben a részben találod az informatikai támogatás elérhetőségét, az elveszett eszközök bejelentésére vonatkozó utasításokat, valamint a vállalati fiókok és eszközök használatára vonatkozó útmutatást.

A részletes biztonsági eljárásokra mutató hivatkozást a megfelelő belső erőforrásban találja. A jelszavakat, a helyreállító kódokat és a személyes alkalmazotti nyilvántartásokat tartsa távol a nyilvánosan megosztott kézikönyvektől.

7. Visszajelzés és fejlesztés

Magyarázd el, hogyan működnek a visszajelzési és értékelési beszélgetések: ki tartja ezeket, hogyan kell felkészülniük az alkalmazottaknak, és hol találhatnak nyomtatványokat vagy útmutatást. Ha a vállalatod képzést kínál, tüntesd fel, hogyan lehet azt igényelni, és kitől lehet jóváhagyást kérni.

A részletes munkaköri utasításokat különálló képzési útmutatókhoz kell linkelni. A kézikönyvnek csak azt kell elmagyaráznia, hogy az alkalmazottak hogyan találhatják meg és férhetnek hozzá ezekhez.

Tedd hasznossá az egyes részeket: Magyarázd el a következő lépést

A költségek részben ellenőrizhetjük, hogy az utasítások teljesek-e. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy a vásárlás fedezett-e, mielőtt begyűjtik a nyugtákat és benyújtják a kárigényt. Az ellenőrzőlista ezt a sorrendet követi:

Alkalmazotti kérdés	Tartalmazandó információk
Igényelhetem ezt a költséget?	Biztosítási kategóriák, kizárások és a biztosítás által előírt előzetes jóváhagyás.
Mit kell benyújtanom?	Szükséges nyugták, vásárlás dátuma, üzleti cél és egyéb igazoló dokumentumok.
Hová vezet a követelés?	Az űrlap vagy rendszer, a beküldési útvonal, valamint a jóváhagyó személy vagy csapat.
Mi történik ezután?	A biztosításban meghatározott fizetési határidő és a kárigényekkel kapcsolatos kérdések esetén az elérhetőség.

A beküldési utasítások mellett adja meg a tényleges költségnyilvántartási űrlap vagy rendszer nevét és linkjét. Tüntesse fel a hiányzó nyugta, elutasított igénylés vagy fizetési kérdés elérhetőségét a vállalata által jóváhagyott folyamat szerint.

A kézikönyv gyors áttekintésre való elrendezése

Miután a tartalom megíródott, rendszerezze azt ismerős címkék alá, például “Fizetés és juttatások”, “Szabadság” és “Berendezések és informatikai támogatás”. Használja ugyanazokat a címkéket a tartalomjegyzék oldalon és a kapcsolódó oldalakon.

A 37 jel kézikönyv különválasztja az Első lépések, a Juttatások és juttatások, a Hogyan dolgozunk, valamint a Magatartási kódex részeket. Minden címke megmondja az alkalmazottaknak, hogy mire számíthatnak az adott részben.

A részletes dokumentumok külön maradhatnak, hivatkozásokkal ellátva, ahol a munkavállalóknak szükségük van rájuk:

• A juttatási összefoglalók hivatkozhatnak az aktuális tervdokumentumokra.
• A bevezetési információk az egyes szerepkörök ellenőrzőlistájához kapcsolódhatnak.
• Az általános szabályzatok jóváhagyott ország- vagy helyspecifikus részletekre hivatkozhatnak.

A GitLab előnyeinek kézikönyve elkülöníti a vállalatszintű és a szervezetspecifikus információkat. Ha vállalata több telephelyen működik, egy megosztott áttekintés, amely egyértelműen felcímkézett helyi adatokat tartalmaz, megakadályozhatja, hogy az alkalmazottak összekeverjék az egyik telephely előnyeit a másikéval.

Oszd meg a PDF kézikönyvet a következővel: Recastia

Amikor a kézikönyv elkészült és jóváhagyták az online megosztást, töltse fel a PDF-et a következőre: Lapozható könyv készítő. A Recastia egy lapozható könyvvé alakítja, amelyet az alkalmazottak megnyithatnak a böngészőjükben. Lapozhatnak, kiválaszthatnak egy oldalt a miniatűrök közül, vagy ránagyíthatnak a szövegre.

Adj egy leíró címet a lapozható kiadványnak, és ismerd meg a fiókodban elérhető sablon-, téma-, háttér- és oldalmegjelenítési lehetőségeket. Válassz olyan beállításokat, amelyek illeszkednek a kézikönyv elrendezéséhez és a vállalatod arculatához.

Oszd meg a létrehozott linket azon a csatornán, amelyet a vállalatod a személyzeti erőforrások terjesztésére használ. Ha a kézikönyv nyilvános hozzáférésre készült, beágyazhatod egy weboldalba is. A bizalmas szabályzatoknak és az alkalmazottak adatainak a jóváhagyott belső rendszereken belül kell maradniuk.

Adjon meg egy tulajdonost és egy verziódátumot a kézikönyvnek

Jelöljön ki egy csapatot a kézikönyv karbantartására, és helyezze el az elérhetőségeiket a tartalomjegyzék közelében. Adja meg ott a verziószámot és a hatálybalépés dátumát is, hogy az alkalmazottak könnyen azonosíthassák, melyik kiadást olvassák.

Amikor egy szabályzat megváltozik, frissítse mind a forrásdokumentumot, mind a megosztott másolatot. Tájékoztassa az alkalmazottakat, hogy melyik rész változott, és mikor lép hatályba a változás. Egy rövid frissítési értesítéssel közvetlenül a módosított szabályzathoz irányíthatja őket.

Kezdjük a válaszokkal, amelyekre az alkalmazottaknak szükségük van

Építsd fel digitális alkalmazotti kézikönyvedet a munkavállalók kérdései köré, egyértelmű cselekvési tervekkel és elérhetőségekkel, ahol segítségre van szükségük. Miután a tartalom jóváhagyásra került, töltsd fel a PDF-et a Recastia-ra, és oszd meg digitális alkalmazotti kézikönyvedet online lapozható kiadványként.

Gyakran Ismételt Kérdések