Artikel ini menjelaskan apa saja yang perlu disertakan dalam buku panduan karyawan digital dan bagaimana cara mengatur setiap bagiannya. Anda akan menemukan contoh dari buku panduan perusahaan nyata, daftar periksa untuk menulis kebijakan pengeluaran, dan panduan tentang cara berbagi buku panduan karyawan digital Anda dengan Recastia.
Poin-Poin Penting
- Bagian inti mencakup gaji, tunjangan, cuti, pengaturan kerja, perilaku, dan kontak dukungan.
- Setiap kebijakan harus menjelaskan kepada siapa kebijakan tersebut berlaku, apa yang perlu dilakukan karyawan, dan di mana mereka dapat memperoleh bantuan.
- Panduan khusus peran dan detail kebijakan lokal dapat tetap berada dalam dokumen terpisah yang ditautkan dari buku panduan.
- Buku panduan tersebut membutuhkan pemilik yang selalu memperbarui isinya dan tanggal versi yang dapat diperiksa oleh karyawan.
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Buku Panduan Karyawan Digital
Buku panduan biasanya menggabungkan pengenalan singkat tentang perusahaan dengan informasi praktis tentang bekerja di sana. Untuk setiap bagian di bawah ini, gunakan kebijakan, kontak, dan prosedur perusahaan Anda sendiri.
1. Sambutan dan Pengenalan Perusahaan
Awali dengan sambutan singkat dari seorang pemimpin dan pengenalan perusahaan: apa yang dilakukannya, siapa yang dilayaninya, dan bagaimana tim-timnya bekerja sama.
Gambaran umum tim yang sederhana membantu karyawan baru melihat siapa melakukan apa. Nilai-nilai perusahaan juga perlu dijelaskan secara spesifik. Jika transparansi adalah salah satunya, jelaskan bagaimana perusahaan Anda berbagi keputusan atau informasi terbaru.
2. Jam Kerja dan Komunikasi
Jam kerja, pengaturan kerja di kantor atau jarak jauh, dan prosedur absensi saling berkaitan. Karyawan harus dapat menemukan tempat untuk memeriksa jadwal mereka, cara mencatat jam kerja mereka, dan saluran mana yang harus digunakan untuk pertanyaan rutin atau permintaan mendesak.
Tugas karyawan baru dapat memiliki daftar periksa tersendiri. Panduan Memulai 37signals, Sebagai contoh, tautan ke proyek orientasi karyawan baru dengan tugas-tugas yang disesuaikan dengan peran masing-masing orang. Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama untuk memisahkan pengaturan akun dan pelatihan awal dari pengaturan kerja sehari-hari.
3. Gaji, Tunjangan, dan Biaya
Tanggal gajian, slip gaji, dan kontak penggajian termasuk dalam bagian ini. Manfaat memerlukan penjelasan lebih lanjut: siapa yang memenuhi syarat, kapan pendaftaran dibuka, dan di mana menemukan detail rencana tersebut.
Itu Bagian Manfaat & Keuntungan 37signals Termasuk informasi kelayakan dan pendaftaran beserta manfaatnya. Gunakan ketentuan perusahaan Anda sendiri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, dengan tautan ke dokumen rencana yang relevan.
Untuk pengeluaran, jelaskan pembelian mana yang akan diganti oleh perusahaan dan apa yang perlu diajukan oleh karyawan. Tanda terima, persyaratan persetujuan, dan waktu pembayaran tercakup dalam daftar periksa pengeluaran di bawah ini.
4. Cuti dan Ketidakhadiran
Informasi cuti perlu mencakup dua situasi: memesan cuti terlebih dahulu dan melaporkan ketidakhadiran yang tidak terduga.
- Untuk cuti yang direncanakan, jelaskan proses pengajuan, pemberitahuan apa pun yang diperlukan oleh kebijakan Anda, dan siapa yang menyetujuinya.
- Untuk ketidakhadiran yang tidak terduga, berikan informasi kontak atau saluran pelaporan dan prosedur pemberitahuan.
Cantumkan jenis-jenis cuti yang tersedia dan siapa yang memenuhi syarat untuk masing-masing jenis. Jika aturannya berbeda di setiap lokasi, beri label kebijakan lokal dengan jelas dan tautkan ke kebijakan tersebut di samping petunjuk permohonan.
5. Tata Tertib, Keselamatan, dan Pelaporan Masalah
Kebijakan perilaku menjelaskan perilaku yang diharapkan perusahaan dan bagaimana karyawan dapat melaporkan suatu masalah. Bersamaan dengan kebijakan perilaku, anti-pelecehan, dan anti-diskriminasi, sertakan juga kontak pelapor dan jalur alternatif apa pun yang disediakan perusahaan Anda.
Informasi keselamatan memerlukan subjudul yang jelas. Pastikan prosedur darurat, petunjuk pelaporan kecelakaan, dan kontak tempat kerja yang relevan mudah ditemukan di bagian ini.
Mintalah persetujuan dari bagian SDM atau peninjau hukum yang bertanggung jawab atas bagian-bagian ini. Kata-kata dan efek hukumnya bergantung pada pemberi kerja dan yurisdiksi. Misalnya, Panduan Inggris dari Acas mencatat bahwa buku panduan staf dapat berisi ketentuan kontrak.
6. Penanganan Peralatan dan Informasi
Bagian ini berisi informasi kontak dukungan TI Anda, petunjuk pelaporan perangkat yang hilang, dan panduan tentang penggunaan akun dan peralatan perusahaan.
Cantumkan tautan ke prosedur keamanan terperinci dalam sumber daya internal yang sesuai. Jauhkan kata sandi, kode pemulihan, dan catatan pribadi karyawan dari buku panduan apa pun yang dibagikan kepada publik.
7. Umpan Balik dan Pengembangan
Jelaskan bagaimana percakapan umpan balik dan evaluasi berlangsung: siapa yang menyelenggarakannya, bagaimana karyawan harus mempersiapkan diri, dan di mana menemukan formulir atau panduan yang diperlukan. Jika perusahaan Anda menawarkan pelatihan, sertakan cara memintanya dan kepada siapa harus meminta persetujuan.
Tautan ke panduan pelatihan terpisah untuk instruksi kerja yang lebih detail. Buku panduan hanya perlu menjelaskan bagaimana karyawan dapat menemukan dan mengaksesnya.
Jadikan Setiap Bagian Bermanfaat: Jelaskan Langkah Selanjutnya
Bagian pengeluaran adalah tempat yang tepat untuk memeriksa apakah instruksi Anda sudah lengkap. Karyawan perlu mengetahui apakah suatu pembelian ditanggung sebelum mereka mengumpulkan tanda terima dan mengajukan klaim. Daftar periksa ini mengikuti urutan tersebut:
| Pertanyaan Karyawan | Informasi yang Harus Disertakan |
| Bisakah saya mengklaim biaya ini? | Kategori yang dicakup, pengecualian, dan persetujuan sebelumnya yang diperlukan oleh polis Anda. |
| Apa yang perlu saya kirimkan? | Diperlukan bukti pembayaran, tanggal pembelian, tujuan bisnis, dan catatan pendukung lainnya. |
| Ke mana klaim tersebut akan diajukan? | Formulir atau sistem, jalur pengajuan, dan orang atau tim yang menyetujuinya. |
| Apa yang terjadi selanjutnya? | Jangka waktu pembayaran yang tertera dalam polis Anda dan informasi kontak untuk pertanyaan terkait klaim. |
Di samping petunjuk pengajuan, sebutkan nama dan tautan ke formulir atau sistem pengeluaran yang sebenarnya. Sertakan kontak untuk bukti pembayaran yang hilang, klaim yang ditolak, atau pertanyaan pembayaran, menggunakan proses yang telah disetujui perusahaan Anda.
Susun Buku Panduan untuk Referensi Cepat
Setelah konten ditulis, susunlah di bawah label yang mudah diingat seperti “Gaji dan Tunjangan,” “Cuti,” dan “Peralatan dan Dukungan TI.” Gunakan label yang sama pada halaman daftar isi dan pada halaman yang relevan.
Itu Buku panduan 37signals Terdapat bagian yang memisahkan Memulai, Manfaat & Fasilitas, Cara Kerja Kami, dan Kode Etik. Setiap label memberi tahu karyawan apa yang dapat mereka harapkan di bagian tersebut.
Dokumen-dokumen terperinci dapat tetap terpisah, dengan tautan di tempat yang dibutuhkan karyawan:
- Ringkasan manfaat dapat ditautkan ke dokumen rencana yang berlaku saat ini.
- Informasi orientasi dapat ditautkan ke daftar periksa setiap peran.
- Kebijakan umum dapat ditautkan ke detail spesifik negara atau lokasi yang telah disetujui.
Buku panduan manfaat GitLab Memisahkan informasi perusahaan secara keseluruhan dan informasi khusus entitas. Jika perusahaan Anda beroperasi di beberapa lokasi, gambaran umum bersama dengan detail lokal yang diberi label dengan jelas dapat mencegah karyawan salah mengartikan manfaat di satu lokasi dengan lokasi lainnya.
Bagikan Buku Panduan PDF ini dengan Recastia
Setelah buku panduan siap dan disetujui untuk dibagikan secara online, unggah PDF tersebut ke... Pembuat Flipbook. Recastia mengubahnya menjadi buku digital yang dapat dibuka karyawan di peramban mereka. Mereka dapat membalik halaman, memilih halaman dari gambar mini, atau memperbesar teks.
Berikan judul deskriptif untuk buku digital tersebut dan jelajahi opsi templat, tema, latar belakang, dan tampilan halaman yang tersedia di akun Anda. Pilih pengaturan yang sesuai dengan tata letak buku panduan dan citra merek perusahaan Anda.
Bagikan tautan yang dihasilkan melalui saluran yang digunakan perusahaan Anda untuk mendistribusikan sumber daya staf. Jika buku panduan tersebut ditujukan untuk akses publik, Anda juga dapat menyematkannya di situs web. Kebijakan rahasia dan informasi karyawan harus tetap berada dalam sistem internal yang telah disetujui.
Tetapkan Pemilik dan Tanggal Versi untuk Buku Panduan Ini
Tetapkan tim untuk mengelola buku panduan dan cantumkan detail kontak tim tersebut di dekat halaman daftar isi. Tambahkan juga versi dan tanggal efektifnya di sana, agar karyawan dapat mengidentifikasi edisi yang sedang mereka baca.
Saat kebijakan berubah, perbarui dokumen sumber dan salinan yang Anda distribusikan. Beri tahu karyawan bagian mana yang berubah dan kapan perubahan tersebut berlaku. Pemberitahuan pembaruan singkat dapat mengarahkan mereka langsung ke kebijakan yang telah direvisi.
Mulailah dengan Jawaban yang Dibutuhkan Karyawan
Buat buku panduan karyawan digital Anda berdasarkan pertanyaan yang sering diajukan karyawan, dengan tindakan dan kontak yang jelas jika mereka membutuhkan bantuan. Setelah konten disetujui, unggah PDF ke Recastia dan bagikan buku panduan karyawan digital Anda sebagai buku digital interaktif (flipbook) online.
Hidupkan PDF Anda dengan Recastia
Buat, sesuaikan, dan bagikan konten Anda dengan cara yang lebih menarik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Tidak ada jumlah halaman standar yang cocok untuk setiap perusahaan. Cantumkan kebijakan dan informasi praktis yang dibutuhkan karyawan, lalu tautkan ke rencana terperinci atau panduan khusus peran. Jangan mempersingkat isi kebijakan penting hanya untuk mencapai target jumlah halaman.
Tautan yang dibagikan bukanlah bukti penerimaan. Jika perusahaan Anda mewajibkan karyawan untuk mengkonfirmasi penerimaan, gunakan proses SDM atau tanda tangan yang telah disetujui dan sebutkan versi buku panduan yang terkait.
Buku panduan karyawan menjelaskan kebijakan perusahaan dan pengaturan kerja sehari-hari. Panduan orientasi memberikan serangkaian tugas kepada karyawan baru untuk diselesaikan saat mereka mulai beradaptasi. Karyawan mungkin menyelesaikan daftar periksa orientasi, tetapi mereka akan terus merujuk pada buku panduan.
Tulis dan kelola buku panduan dalam dokumen yang dapat diedit, seperti Word. Setelah konten disetujui, ekspor PDF untuk didistribusikan atau unggah ke Recastia untuk membuat buku digital interaktif (flipbook).