Video komunikasi internal dapat menjelaskan keputusan perusahaan, berbagi perkembangan proyek, atau memperkenalkan perubahan di tempat kerja. Panduan ini membahas empat jenis video umum, apa yang perlu disertakan dalam setiap jenis, dan contoh skrip yang dapat Anda adaptasi untuk tim Anda.
Anda juga akan melihat cara menyusun pengumuman menjadi tiga halaman PDF dan menggunakan Recastia untuk membuat video komunikasi internal dengan narasi dan teks terjemahan.
Empat Jenis Video Komunikasi Internal
Pilih jenis yang sesuai dengan pesan Anda. Menjelaskan keputusan perusahaan membutuhkan informasi yang berbeda daripada meminta tim untuk meninjau sebuah proyek.
1. Pembaruan Kepemimpinan
Gunakan pembaruan kepemimpinan untuk menjelaskan prioritas baru, tonggak penting perusahaan, atau keputusan yang memengaruhi beberapa tim.
Pesan tersebut harus menjawab:
- Apa yang telah diputuskan?
- Mengapa keputusan itu dibuat?
- Apa saja perubahan bagi karyawan?
- Apa yang tetap sama?
Sebagai contoh, laporan triwulanan dapat menjelaskan mengapa dukungan pelanggan menjadi prioritas dan proyek mana yang akan menerima lebih banyak sumber daya. Tampilkan grafik jika angka-angka tersebut membantu menjelaskan keputusan tersebut.
Saat karyawan perlu mendengar langsung dari pemimpin tertentu, rekam orang tersebut. Ringkasan slide yang dinarasikan dapat menyertai pesan tersebut.
2. Pembaruan Proyek
Laporan perkembangan proyek membantu rekan kerja memahami kemajuan dan merencanakan kontribusi mereka selanjutnya. Fokuskan pada pekerjaan yang telah selesai, pencapaian penting berikutnya, dan hal-hal yang Anda butuhkan dari tim lain.
Contoh pesan:
“Pusat bantuan baru sudah siap untuk ditinjau. Tim dukungan akan memeriksa jawabannya minggu ini. Pemilik produk perlu mengkonfirmasi bagian mereka sebelum kami menjadwalkan peluncurannya.”
Pesan tersebut menyebutkan pekerjaan, tim yang terlibat, dan tindakan selanjutnya. Tampilkan pusat bantuan atau garis waktu sederhana di sampingnya. Simpan daftar tugas terperinci di ruang kerja proyek, tempat tanggal dan tanggung jawab dapat diperbarui.
3. Pengumuman Perubahan
Gunakan format ini ketika karyawan perlu mengikuti proses baru, menggunakan formulir yang berbeda, atau mengirim permintaan ke tempat yang baru.
Buatlah detail-detail ini mudah ditemukan:
- Perubahannya: Apa yang akan dilakukan karyawan secara berbeda?
- Pihak yang terdampak: Apakah ini berlaku untuk semua orang atau tim tertentu?
- Tanggal mulai: Kapan proses baru ini dimulai?
- Aksinya: Formulir, sistem, atau saluran mana yang sebaiknya mereka gunakan?
- Membantu: Di mana mereka bisa mengajukan pertanyaan?
Tampilkan formulir atau tujuan sebenarnya agar karyawan dapat mengenalinya nanti. Sertakan tautan ke petunjuk lengkap dalam pesan yang menyertai video tersebut.
Contoh tiga halaman di bawah ini menggunakan format ini.
4. Penjelasan Lintas Tim
Penjelasan lintas tim memperkenalkan pekerjaan tim kepada rekan-rekan yang membutuhkan bantuannya.
Bagi tim desain, topik-topik yang bermanfaat meliputi:
- Permintaan yang ditanganinya.
- Apa saja yang perlu disertakan dalam brief desain.
- Di mana harus mengirimkan permintaan.
- Cara kerja umpan balik dan persetujuan.
Tunjukkan satu contoh tugas yang sudah selesai dan jelaskan detail yang membantu tim memulai pekerjaan. Seorang kolega harus menyelesaikan video dengan mengetahui cara mengajukan permintaan; prosedur produksi lengkap tim dapat tetap berada dalam panduan terpisah.
Ubah Pengumuman Tertulis Menjadi Naskah Video
Mulailah dengan pengumuman yang sudah Anda miliki. Pilih informasi yang dibutuhkan karyawan untuk bertindak, dan sertakan pembahasan latar belakang dalam dokumen terlampir.
Untuk pengumuman yang memperkenalkan formulir pembaruan proyek mingguan, kontennya dapat dibagi seperti ini:
| Informasi dalam Pengumuman Tertulis | Apa yang Harus Disertakan dalam Video |
| Alasan perubahan | Jelaskan bahwa pembaruan proyek akan menggunakan format yang sama. |
| Instruksi pengajuan | Sebutkan nama formulir tersebut, di mana menemukannya, dan batas waktunya. |
| Informasi yang dibutuhkan | Cantumkan kemajuan, pencapaian selanjutnya, dan hambatan. |
| Catatan diskusi dan opsi yang ditolak | Pertahankan hal-hal ini dalam dokumen sumber kecuali jika hal tersebut menjelaskan keputusan yang perlu dipahami oleh karyawan. |
| Pertanyaan dan tanggung jawab | Identifikasi saluran dukungan dan tindakan tambahan apa pun untuk pemimpin tim. |
Susun PDF Menjadi Tiga Halaman
Untuk contoh pengumuman ini, setiap halaman memiliki pekerjaan spesifik:
- Umumkan perubahan tersebut. Memperkenalkan formulir pembaruan proyek yang baru dan tanggal mulainya pada 5 Oktober.
- Jelaskan pengajuan tersebut. Tunjukkan di mana formulir tersebut dapat ditemukan, batas waktu hari Kamis, dan informasi yang perlu disertakan.
- Berikan langkah selanjutnya. Sebutkan tanggal jatuh tempo pertama, 8 Oktober, dan ke mana pertanyaan harus dikirim.
Gunakan judul singkat dan detail penting pada setiap halaman. Biarkan narasi yang menjelaskannya. Sesuaikan contoh tanggal dan instruksi dengan proses Anda sendiri.
Tulis Pesan Karyawan Terlebih Dahulu
Versi untuk karyawan harus mencakup semua yang dibutuhkan seseorang untuk mengirimkan pembaruan pertama mereka.
Contoh skrip:
“Mulai 5 Oktober, gunakan formulir di ruang kerja Proyek untuk pembaruan mingguan Anda. Kirimkan paling lambat hari Kamis pukul 15.00. Sertakan kemajuan Anda, pencapaian selanjutnya, dan kendala apa pun. Pembaruan pertama Anda jatuh tempo pada 8 Oktober. Kirim pertanyaan ke saluran dukungan proyek.”
Tambahkan Instruksi untuk Ketua Tim
Pertahankan tanggal dan instruksi pengiriman yang tidak berubah. Tambahkan tanggung jawab yang berlaku untuk ketua tim.
Skrip tambahan:
“Tunjukkan formulir ini pada rapat tim Anda berikutnya. Jelaskan apa yang harus diisi di setiap kolom, dan kumpulkan pertanyaan di saluran dukungan proyek agar semua orang dapat menemukan jawabannya.”
Ini memberikan instruksi tambahan yang dibutuhkan oleh pemimpin tim tanpa perlu menulis ulang pengumuman bersama.
Buat Video Dengan Recastia
Setelah file PDF dan skrip siap, gunakan Konversi PDF ke Video Alat untuk membuat pembaruan yang disertai narasi. Gunakan dokumen yang telah disetujui organisasi Anda untuk diunggah dan dibagikan.
- Pilih Templat dan Unggah PDF Anda
Pilih templat video, lalu unggah PDF. Page Slide adalah pilihan yang mudah untuk pengumuman tiga halaman di atas.
Pilih Mode Lanjutan untuk memasukkan narasi untuk setiap halaman, lalu pilih halaman PDF yang ingin Anda sertakan. - Tambahkan Narasi dan Teks Terjemahan Anda
Masukkan bagian naskah yang relevan di samping setiap halaman. Pastikan nama, tanggal, dan tenggat waktu konsisten dengan PDF.
Aktifkan Tampilan Subtitle jika Anda menginginkan teks terjemahan. Anda juga dapat memilih:
• Suara: Suara yang digunakan untuk narasi.
• Avatar: Pembawa acara di layar kaca.
• Musik latar: Musik untuk mengiringi pembaruan.
• Rasio video: Bentuk video tersebut. - Buat dan Bagikan Pembaruan
Buat video tersebut, lalu bagikan melalui saluran komunikasi yang telah disetujui tim Anda.
Selain video, sertakan juga:
• Judul singkat yang menjelaskan pembaruan tersebut.
• Batas waktu atau tanggal efektif.
• Tautan ke formulir atau petunjuk lengkap.
Karyawan kemudian dapat menemukan tautan atau tenggat waktu tanpa memutar ulang video. Untuk detail lebih lanjut tentang pembuatan video, lihat cara mengubah PDF menjadi video.
Contoh Video Dibuat Oleh Recastia.
Permudah Pelaksanaan Pembaruan Anda Berikutnya
Untuk video komunikasi internal Anda berikutnya, pilih satu pengumuman dan identifikasi keputusan atau tindakan yang perlu dijelaskan. Siapkan halaman PDF, tambahkan narasi, dan bagikan tautan yang relevan bersama video yang sudah jadi.
Recastia memungkinkan Anda membuat video komunikasi internal dari halaman PDF tersebut, menggunakan skrip dan pengaturan presentasi yang Anda pilih.
Hidupkan PDF Anda dengan Recastia
Buat, sesuaikan, dan bagikan konten Anda dengan cara yang lebih menarik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Untuk satu pengumuman, naskah berdurasi 60-90 detik adalah titik awal yang praktis, bukan suatu keharusan. Berikan waktu yang cukup untuk menjelaskan pesan tersebut. Jika mencakup beberapa pembaruan yang tidak terkait, pertimbangkan video terpisah agar karyawan dapat membuka video yang mereka butuhkan.
Anda dapat mengirim keduanya bersamaan. Cantumkan judul, tenggat waktu, dan tautan tindakan dalam email atau pesan saluran tim. Gunakan video untuk penjelasan atau panduan visual.
Terjemahkan naskah dan teks penting di layar, lalu minta seseorang yang memahami bahasa dan prosesnya untuk meninjaunya. Jaga agar tanggal, nama formulir, dan instruksi tetap konsisten. Sediakan teks terjemahan atau transkrip dalam bahasa setiap versi.
Ajukan pertanyaan yang terkait dengan pesan, seperti ke mana harus mengirimkan pembaruan berikutnya atau tenggat waktu mana yang berlaku. Pertanyaan berulang dapat mengungkapkan apa yang membutuhkan penjelasan yang lebih jelas. Jumlah tayangan saja tidak menunjukkan apakah seseorang memahami instruksi tersebut.