PDF 파일을 엑셀 파일로 변환하여 데이터 편집을 더 쉽게 하는 방법

예산을 업데이트하거나 매출 수치를 비교해야 하는데 보고서가 PDF 파일로 도착했습니다. 모든 행을 다시 입력하는 것은 계산을 시작하기도 전에 작업량을 늘리는 일입니다. PDF를 Excel로 변환하여 해당 정보를 통합 문서로 옮기세요.

이 가이드에서는 Recastia를 사용하여 PDF를 Excel로 변환하고, 정렬, 수식 입력 및 향후 보고서 작성을 위해 결과 셀을 정리하는 방법을 보여줍니다.

핵심 요약

• 수치를 계산하거나 PDF 파일의 행을 정리해야 할 때는 Excel을 선택하세요.
• Recastia는 다운로드 가능한 XLS 통합 문서를 생성하고 온라인 공유 옵션을 제공합니다.
• 변환된 통합 문서에는 PDF 레이아웃에서 상속된 개별 워크시트와 간격이 포함될 수 있습니다.
• 계산식을 추가하기 전에 각 행에 레코드를 하나씩 정렬하고, 숫자 데이터 형식을 확인하고, 중복되는 페이지 헤더를 제거하십시오.
• 선행 0이 중요한 경우 제품 코드는 텍스트로 유지하세요.

무엇인가요 레카스티아?

Recastia는 PDF를 여러 형식으로 변환하는 PDF to Document 도구를 제공합니다. 스프레드시트 작업에는 Excel, 문단 수정에는 Word, 슬라이드 제작에는 PowerPoint, 페이지 이미지에는 Image 형식을 선택하세요. PDF를 문서로 변환하는 가이드 각 형식을 언제 사용해야 하는지 설명합니다.

Excel은 판매 보고서, 가격표, 일정표 및 행과 숫자가 포함된 기타 문서에 적합합니다. 주로 텍스트를 수정해야 하는 경우에는 다른 방법을 사용하세요. PDF를 Word로 변환하는 방법 안내 대신에.

Recastia를 사용하여 PDF를 Excel로 변환하는 방법

특히 텍스트를 선택할 수 있는 디지털 사본이 있는 경우라면 원본 PDF 파일부터 시작하세요. 제목과 열이 명확하게 정렬되어 있으면 보고서 스크린샷보다 스프레드시트 작업을 시작하기에 훨씬 더 실용적인 자료를 얻을 수 있습니다.

계산하기 전에 변환된 행을 정리하세요

PDF는 페이지별로 정보를 배열합니다. Excel은 일관된 데이터 범위를 필요로 합니다. 표 위의 제목, 숫자 사이의 빈 열, 또는 다음 페이지에 반복되는 제목은 변환 후 해당 데이터 범위를 방해할 수 있습니다.

통합 문서의 시트를 병합하기 전에 전체를 살펴보세요. 시트 이름은 '지역별 판매량' 또는 '제품 가격'처럼 내용을 설명하는 이름으로 변경하세요. 하나의 표가 여러 PDF 페이지에 걸쳐 있는 경우, 해당 행들을 하나의 열 제목 아래로 모으세요. 관련 없는 표는 분리하여 보관하세요.

각 행에는 하나의 레코드만 사용하십시오. 예를 들어, 월별 매출 테이블에는 월, 지역, 제품 및 매출 열이 있을 수 있습니다. 각 행은 한 지역의 한 제품에 대한 한 달간의 매출을 나타내야 합니다. 기존 소계는 데이터 범위 밖에 유지하여 새 합계 계산 시 중복 계산되지 않도록 하십시오.

표 중간에서 페이지 제목과 반복되는 헤더 행을 제거하세요. 금액이 일치한다는 이유만으로 행을 자동으로 제거하지 마세요. 서로 다른 주문이라도 동일한 금액을 가질 수 있습니다. 날짜, 주문 번호 또는 기타 식별자를 통해 중복 여부를 판단하세요.

Excel에서 계산할 수 없는 값 수정하기

셀의 형식이 숫자처럼 보일 수 있지만 Excel은 이를 텍스트로 저장합니다. 해당 셀을 통화 형식으로 지정하면 모양이 변경되지만, 기본 값이 항상 변환되는 것은 아닙니다. 수식을 작성하기 전에 금액 열에 숫자 값이 포함되어 있는지 확인하십시오.

당신이 발견할 것	해야 할 일	왜 중요한가
금액이 텍스트로 저장됨	금액을 숫자로 변환한 다음 통화 서식을 적용하세요.	수식에는 숫자 값이 필요합니다.
레코드 간 헤더 반복	데이터 위에 헤더 행 하나를 유지하세요.	필터는 페이지 레이블이 아닌 레코드를 기준으로 작동해야 합니다.
날짜/월 순서가 불분명한 날짜	변환하기 전에 원본과 비교하세요.	03/04는 서로 다른 두 날짜를 나타낼 수 있습니다.
0으로 시작하는 제품 코드	코드를 텍스트로 저장하세요	00124와 124는 서로 다른 레코드를 나타낼 수 있습니다.
소스 행 아래에 포함된 총계	새로운 합계를 계산하는 데 사용되는 범위 밖으로 이동시키세요.	두 숫자를 모두 더하면 같은 숫자가 두 번 계산됩니다.

백분율의 의미와 형식을 모두 유지해야 합니다. 숫자 값 0.15를 백분율로 표시하면 15%를 의미합니다. 숫자 15에 백분율 형식을 적용하면 1,500%가 되므로 계산에 사용하기 전에 PDF의 결과와 비교해야 합니다.

식별자의 경우 Microsoft의 지침을 따르세요. 선행 0과 큰 숫자를 유지합니다.. 만약 0이 이미 사라진 경우, 셀 서식을 텍스트로 변경해도 0이 복구되지 않습니다. 완전한 코드를 복원하려면 원본 문서를 참조하십시오.

보고서 통합 문서의 데이터를 사용하세요

행과 데이터 형식이 일관되면 범위를 Excel 표로 변환합니다. 필터를 사용하여 지역이나 제품을 분리할 수 있고, 정렬을 통해 날짜나 금액을 순서대로 정렬할 수 있습니다. 정렬할 때는 전체 표를 포함하여 각 금액이 해당 레이블 옆에 표시되도록 합니다.

가져온 값 옆에 계산식을 추가하세요. 예를 들어, 실제 값과 예산 값을 각각 별도의 열에 유지하고 세 번째 열에 차이를 계산하세요. 이렇게 하면 누군가 결과 계산 방법을 물어볼 때 원본 값을 모두 확인할 수 있습니다.

정기 보고서의 경우, 수식과 차트가 포함된 별도의 통합 문서를 유지하세요. 정리된 각 새로운 값 세트를 동일한 열에 입력하고, 보고 기간을 구분하기 위해 '월' 또는 '기간' 열을 추가하세요. 이렇게 하면 PDF 파일이 도착할 때마다 분석을 다시 만들 필요 없이 월별 비교가 가능합니다.

자주 묻는 질문

결론

보고서의 수치를 활용해야 할 때 PDF 파일을 Excel로 변환하세요. Recastia는 통합 문서를 제공하며, 행과 데이터 형식을 정렬하면 해당 수치를 분석에 사용할 수 있습니다.

PDF 파일을 Excel 파일로 변환한 후에는 원본 값을 새 수식과 분리하여 보관하고, 참조용으로 PDF 파일도 보관하십시오. 이렇게 하면 표를 다시 입력하지 않고도 보고서를 업데이트할 수 있습니다.