Filmy z zakresu komunikacji wewnętrznej mogą wyjaśniać decyzje firmowe, prezentować postępy projektów lub wprowadzać zmiany w pracy. W tym przewodniku omówiono cztery popularne typy filmów, ich zawartość oraz przykładowe scenariusze, które możesz dostosować do potrzeb swojego zespołu.
Dowiesz się również, jak podzielić ogłoszenie na trzy strony w formacie PDF i jak używać Recastia do tworzenia filmów z komunikacją wewnętrzną, zawierających narrację i napisy.
Cztery rodzaje filmów z komunikacją wewnętrzną
Wybierz typ, który pasuje do Twojego przekazu. Wyjaśnienie decyzji firmy wymaga innych informacji niż poproszenie zespołu o ocenę projektu.
1. Aktualności dotyczące przywództwa
Użyj aktualizacja przywództwa aby wyjaśnić nowy priorytet, kamień milowy w firmie lub decyzję, która wpływa na kilka zespołów.
Wiadomość powinna zawierać następującą odpowiedź:
- Co zostało ustalone?
- Dlaczego podjęto taką decyzję?
- Jakie zmiany dla pracowników?
- Co pozostaje takie samo?
Na przykład kwartalna aktualizacja mogłaby wyjaśnić, dlaczego obsługa klienta staje się priorytetem i które projekty otrzymają więcej zasobów. Jeśli liczby pomagają wyjaśnić decyzję, pokaż wykres.
Gdy pracownicy potrzebują usłyszeć bezpośrednio od konkretnego lidera, nagraj jego wypowiedź. Przekazowi można towarzyszyć slajd z narracją.
2. Aktualizacje projektu
Aktualizacja projektu pomaga współpracownikom śledzić postępy i planować kolejny wkład. Skoncentruj się na ukończonych pracach, kolejnym kamieniu milowym i wszystkim, czego potrzebujesz od innego zespołu.
Przykładowa wiadomość:
“Nowe centrum pomocy jest gotowe do przeglądu. Dział wsparcia sprawdzi odpowiedzi w tym tygodniu. Właściciele produktów muszą potwierdzić swoje sekcje, zanim zaplanujemy uruchomienie”.”
Wiadomość zawiera nazwę zadania, zaangażowanych zespołów i ich kolejne działania. Wyświetl centrum pomocy lub prostą oś czasu obok. Szczegółową listę zadań należy przechowywać w obszarze roboczym projektu, gdzie można aktualizować daty i obowiązki.
3. Ogłoszenia o zmianach
Użyj tego formatu, gdy pracownicy muszą zastosować nową procedurę, użyć innego formularza lub wysłać prośby w nowe miejsce.
Ułatw znalezienie tych szczegółów:
- Zmiana: Co pracownicy zrobią inaczej?
- Osoby dotknięte: Czy dotyczy to wszystkich czy konkretnych zespołów?
- Data rozpoczęcia: Kiedy rozpoczyna się nowy proces?
- Akcja: Z którego formularza, systemu lub kanału powinni skorzystać?
- Pomoc: Gdzie mogą zadawać pytania?
Pokaż rzeczywisty formularz lub miejsce docelowe, aby pracownicy mogli je później rozpoznać. Dołącz link do pełnych instrukcji w wiadomości dołączonej do filmu.
Poniższy trzystronicowy przykład wykorzystuje ten format.
4. Wyjaśnienia międzyzespołowe
Wyjaśnienie międzyzespołowe polega na zapoznaniu zespołu z jego pracą i współpracowników, którzy potrzebują pomocy.
Przydatne tematy dla zespołu projektowego obejmują:
- Obsługiwane żądania.
- Co należy uwzględnić w opisie projektu.
- Gdzie złożyć wniosek.
- Jak działa informacja zwrotna i zatwierdzenie.
Pokaż jeden wypełniony brief i wyjaśnij szczegóły, które pomogą zespołowi rozpocząć pracę. Współpracownik powinien dokończyć film wiedząc, jak zgłosić prośbę; pełna procedura produkcyjna zespołu może pozostać w osobnym przewodniku.
Przekształć pisemne ogłoszenie w scenariusz wideo
Zacznij od ogłoszenia, które już masz. Wybierz informacje, których pracownicy potrzebują do działania, i zamieść dyskusję wprowadzającą w dokumencie towarzyszącym.
Treść ogłoszenia wprowadzającego cotygodniowy formularz aktualizacji projektu można podzielić w następujący sposób:
| Informacje zawarte w ogłoszeniu pisemnym | Co uwzględnić w filmie |
| Powód zmiany | Wyjaśnij, że aktualizacje projektu będą korzystać z tego samego formatu. |
| Instrukcje przesyłania | Podaj nazwę formularza, miejsce jego znalezienia i termin jego złożenia. |
| Wymagane informacje | Wypisz postępy, kolejne kamienie milowe i przeszkody. |
| Notatki z dyskusji i odrzucone opcje | Zachowaj je w dokumencie źródłowym, chyba że wyjaśniają decyzję, którą pracownicy muszą zrozumieć. |
| Pytania i obowiązki | Określ kanał wsparcia i wszelkie dodatkowe działania, jakie mogą podjąć liderzy zespołów. |
Zorganizuj plik PDF na trzy strony
W tym przykładowym ogłoszeniu każda strona ma określone zadanie:
- Ogłoś zmianę. Przedstaw nowy formularz aktualizacji projektu i datę jego rozpoczęcia: 5 października.
- Wyjaśnij przesłanie. Pokaż, gdzie znaleźć formularz, termin końcowy w czwartek i jakie informacje należy uwzględnić.
- Podaj następną akcję. Podaj pierwszy termin (8 października) i adres, na który należy wysyłać pytania.
Używaj krótkich nagłówków i istotnych szczegółów na stronach. Niech narracja je wyjaśni. Dostosuj przykładowe daty i instrukcje do własnego procesu.
Najpierw napisz wiadomość dla pracownika
Wersja dla pracownika powinna zawierać wszystko, czego ktoś potrzebuje, aby przesłać swoją pierwszą aktualizację.
Przykładowy skrypt:
“Od 5 października korzystaj z formularza w obszarze roboczym Projekty, aby co tydzień aktualizować swoją aktualizację. Prześlij ją do czwartku do godziny 15:00. Uwzględnij swoje postępy, kolejny kamień milowy i wszelkie przeszkody. Termin pierwszej aktualizacji upływa 8 października. Pytania kieruj do kanału wsparcia projektu”.”
Dodaj instrukcje dla liderów zespołów
Zachowaj niezmienione daty i instrukcje przesyłania. Dodaj obowiązki dotyczące liderów zespołów.
Dodatkowy skrypt:
“Pokaż formularz na kolejnym spotkaniu zespołu. Wyjaśnij, co należy wpisać w każde pole i zbierz pytania w kanale wsparcia projektu, aby każdy mógł znaleźć odpowiedzi”.”
Dzięki temu liderzy zespołów otrzymują dodatkowe instrukcje, których potrzebują, bez konieczności ponownego pisania wspólnego ogłoszenia.
Utwórz wideo za pomocą Recastia
Gdy plik PDF i skrypt będą gotowe, użyj PDF do wideo Narzędzie do tworzenia aktualizacji z narracją. Użyj dokumentów zatwierdzonych przez Twoją organizację do przesyłania i udostępniania.
- Wybierz szablon i prześlij swój plik PDF
Wybierz szablon wideo, a następnie prześlij plik PDF. Slajd strony to prosta opcja dla powyższego trzystronicowego ogłoszenia.
Wybierz Tryb zaawansowany, aby wprowadzić narrację do każdej strony, a następnie wybierz strony pliku PDF, które chcesz uwzględnić. - Dodaj swoją narrację i podpisy
Wpisz odpowiednią część skryptu obok każdej strony. Zachowaj nazwy, daty i terminy zgodne z plikiem PDF.
Włącz wyświetlanie napisów, jeśli chcesz je zobaczyć. Możesz również wybrać:
• Głos: Głos użyty w narracji.
• Awatara: Prezenter na ekranie.
• Muzyka w tle: Muzyka towarzysząca aktualizacji.
• Proporcje wideo: Kształt wideo. - Wygeneruj i udostępnij aktualizację
Wygeneruj film, a następnie udostępnij go za pośrednictwem zatwierdzonego kanału komunikacji Twojego zespołu.
Oprócz filmu znajdziesz także:
• Krótki nagłówek wyjaśniający aktualizację.
• Termin ostateczny lub data wejścia w życie.
• Link do formularza lub pełnych instrukcji.
Pracownicy mogą następnie znaleźć link lub termin bez konieczności ponownego odtwarzania filmu. Więcej informacji na temat tworzenia filmu znajdziesz tutaj. jak zamienić plik PDF w wideo.
Przykład wideo stworzony przez Recastia.
Ułatw sobie wprowadzanie kolejnych aktualizacji
W kolejnym filmie do komunikacji wewnętrznej wybierz jedno ogłoszenie i określ decyzję lub działanie, które ma ono wyjaśniać. Przygotuj strony PDF, dodaj narrację i udostępnij odpowiednie linki obok gotowego filmu.
Recastia umożliwia tworzenie wewnętrznych materiałów wideo do komunikacji na podstawie stron PDF, przy użyciu wybranych przez Ciebie ustawień skryptu i prezentacji.
Ożyw swój plik PDF dzięki Recastia
Twórz, dostosowuj i udostępniaj treści w bardziej angażujący sposób.
Często zadawane pytania
W przypadku pojedynczego komunikatu, 60–90-sekundowy scenariusz jest praktycznym punktem wyjścia, a nie wymogiem. Należy przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na wyjaśnienie komunikatu. Jeśli komunikat obejmuje kilka niezwiązanych ze sobą aktualizacji, warto rozważyć oddzielne filmy, aby pracownicy mogli otworzyć ten, którego potrzebują.
Możesz wysłać oba razem. Umieść nagłówek, termin i link do działania w e-mailu lub wiadomości na kanale zespołu. Skorzystaj z filmu, aby uzyskać wyjaśnienie lub wizualny przewodnik.
Przetłumacz scenariusz i niezbędny tekst na ekranie, a następnie poproś osobę znającą język i proces o ich przejrzenie. Zachowaj spójność dat, nazw formularzy i instrukcji. Przygotuj napisy lub transkrypcję w języku każdej wersji.
Zadaj pytanie powiązane z wiadomością, na przykład gdzie przesłać kolejną aktualizację lub jaki termin obowiązuje. Powtarzające się pytania mogą ujawnić, co wymaga dokładniejszego wyjaśnienia. Sama liczba wyświetleń nie pokazuje, czy ktoś zrozumiał instrukcje.