Manualul digital al angajatului: Ce trebuie să includeți

Acest articol explică ce trebuie inclus într-un manual digital al angajaților și cum să organizați fiecare secțiune. Veți găsi exemple din manualele companiilor reale, o listă de verificare pentru redactarea politicilor de cheltuieli și îndrumări despre partajarea manualului digital al angajaților cu Recastia.

Concluzii cheie

• Secțiunile principale acoperă salariul, beneficiile, timpul liber, aranjamentele de lucru, conduita și contactele de asistență.
• Fiecare politică ar trebui să explice cui se aplică, ce trebuie să facă angajații și unde pot obține ajutor.
• Ghidurile specifice rolurilor și detaliile politicilor locale pot rămâne în documente separate, la care se fac trimiteri din manual.
• Manualul are nevoie de un proprietar care să îl actualizeze constant și de o dată a versiunii pe care angajații o pot verifica.

Ce să includeți într-un manual digital al angajaților

Un manual combină de obicei o scurtă prezentare a companiei cu informații practice despre cum să lucrezi acolo. Pentru fiecare secțiune de mai jos, folosește politicile, datele de contact și procedurile proprii ale companiei tale.

1. Bun venit și prezentare a companiei

Începeți cu o scurtă întâmpinare din partea unui lider și o prezentare a companiei: ce face, pe cine deservește și cum lucrează împreună echipele sale.

O simplă prezentare generală a echipei îi ajută pe noii angajați să vadă cine ce face. Valorile companiei necesită și ele detalii specifice. Dacă transparența este una dintre ele, descrieți modul în care compania dvs. își împărtășește deciziile sau actualizările.

2. Programul de lucru și comunicarea

Orele de lucru, aranjamentele de lucru la birou sau la distanță și procedurile de prezență sunt strâns legate între ele. Angajații ar trebui să poată găsi unde să își verifice programul, cum să își înregistreze orele și ce canal să utilizeze pentru întrebări de rutină sau solicitări urgente.

Sarcinile pentru angajații noi pot avea propria listă de verificare. Ghid introductiv 37signals, de exemplu, link-uri către un proiect de integrare cu sarcini adaptate rolului fiecărei persoane. Puteți utiliza aceeași abordare pentru a păstra configurarea contului și instruirea inițială separat de aranjamentele de lucru zilnice.

3. Salariu, beneficii și cheltuieli

Ziua de salariu, fluturașii de salariu și datele de contact pentru salarizare aparțin acestei secțiuni. Beneficiile necesită mai multe explicații: cine se califică, când se deschide înscrierea și unde se pot găsi detaliile planului.

Cel/Cea/Cei/Cele Secțiunea Beneficii și Beneficii 37signals include informații despre eligibilitate și înscriere, alături de beneficiile în sine. Folosește termenii și condițiile propriei companii pentru a răspunde la aceste întrebări, cu linkuri către documentele relevante ale planului.

Pentru cheltuieli, explicați ce achiziții rambursează compania și ce trebuie să prezinte angajații. Chitanțele, cerințele de aprobare și calendarul plății sunt acoperite în lista de verificare a cheltuielilor de mai jos.

4. Timp liber și absențe

Informațiile privind concediile trebuie să acopere două situații: rezervarea concediului în avans și raportarea unei absențe neprevăzute.

• Pentru concediul planificat, explicați procesul de solicitare, orice notificare impusă de politica dumneavoastră și cine o aprobă.
• Pentru o absență neprevăzută, indicați canalul de contact sau de raportare și procedura de notificare.

Enumerați tipurile de concediu disponibile și cine se califică pentru fiecare. Dacă regulile diferă în funcție de locație, etichetați clar politica locală și faceți clic pe aceasta lângă instrucțiunile de solicitare.

5. Probleme legate de conduită, siguranță și raportare

Politicile de conduită explică comportamentul așteptat de companie și modul în care angajații pot raporta o problemă. Alături de politicile de conduită, anti-hărțuire și anti-discriminare, includeți persoana de contact pentru raportare și orice cale alternativă oferită de compania dumneavoastră.

Informațiile privind siguranța necesită titluri clare. În această secțiune, păstrați ușor de găsit procedurile de urgență, instrucțiunile de raportare a accidentelor și contactele relevante de la locul de muncă.

Solicitați aprobarea acestor secțiuni de către responsabilul cu resursele umane sau de către revizorul juridic. Formularea și efectul lor juridic depind de angajator și de jurisdicție. De exemplu, Îndrumări pentru Regatul Unit de la Acas ia act de faptul că manualele pentru personal pot conține termeni contractuali.

6. Echipamente și manipularea informațiilor

Această secțiune este locul unde puteți găsi persoana de contact pentru asistența IT, instrucțiuni pentru raportarea dispozitivelor pierdute și îndrumări privind utilizarea conturilor și echipamentelor companiei.

Legătură către procedurile detaliate de securitate în resursa internă corespunzătoare. Nu includeți parolele, codurile de recuperare și înregistrările personale ale angajaților în niciun manual partajat public.

7. Feedback și Dezvoltare

Explicați cum funcționează conversațiile de feedback și evaluare: cine le organizează, cum ar trebui să se pregătească angajații și unde pot găsi formulare sau îndrumări. Dacă firma dumneavoastră oferă instruire, includeți cum să o solicitați și pe cine să întrebați despre aprobare.

Legături către ghiduri de instruire separate pentru instrucțiuni detaliate despre post. Manualul trebuie doar să explice cum le pot găsi și accesa angajații.

Faceți fiecare secțiune utilă: explicați pasul următor

Secțiunea de cheltuieli este un loc bun pentru a verifica dacă instrucțiunile dumneavoastră sunt complete. Angajații trebuie să știe dacă o achiziție este acoperită înainte de a aduna chitanțe și de a depune o cerere. Lista de verificare respectă această ordine:

Întrebarea angajatului	Informații de inclus
Pot solicita rambursarea acestei cheltuieli?	Categorii acoperite, excluderi și orice aprobare prealabilă necesară conform poliței dumneavoastră.
Ce trebuie să depun?	Chitanțele necesare, data achiziției, scopul afacerii și alte documente justificative.
Unde merge revendicarea?	Formularul sau sistemul, calea de trimitere și persoana sau echipa care îl aprobă.
Ce se întâmplă în continuare?	Momentul plății menționat în polița dumneavoastră și persoana de contact pentru întrebări despre o cerere de despăgubire.

Pe lângă instrucțiunile de trimitere, numele și linkul către formularul sau sistemul de cheltuieli propriu-zise. Includeți persoana de contact pentru o chitanță lipsă, o cerere respinsă sau o întrebare privind plata, utilizând procesul aprobat de compania dvs.

Aranjați manualul pentru referință rapidă

După ce conținutul este scris, organizați-l sub etichete familiare, cum ar fi “Salariu și beneficii”, “Timp liber” și “Echipamente și asistență IT”. Folosiți aceleași etichete pe pagina de cuprins și pe paginile relevante.

Cel/Cea/Cei/Cele Manualul 37signals separă Noțiuni introductive, Beneficii și avantaje, Cum lucrăm și Codul de conduită. Fiecare etichetă le spune angajaților ce se pot aștepta să găsească în secțiunea respectivă.

Documentele detaliate pot rămâne separate, cu linkuri acolo unde angajații au nevoie de ele:

• Rezumatul beneficiilor poate face trimitere la documentele planului actual.
• Informațiile de integrare pot face trimitere la lista de verificare a fiecărui rol.
• Politicile comune pot face trimitere la detalii aprobate specifice țării sau locației.

Manualul de beneficii GitLab separă informațiile la nivel de companie de cele specifice entității. Dacă firma dumneavoastră operează în mai multe locații, o prezentare generală comună cu detalii locale clar etichetate poate împiedica angajații să confunde beneficiile unei locații cu cele ale alteia.

Distribuiți manualul PDF cu Recastia

Când manualul este gata și aprobat pentru partajare online, încărcați PDF-ul pe Creator de flipbook-uri. Recastia îl transformă într-un flipbook pe care angajații îl pot deschide în browser. Aceștia pot întoarce paginile, selecta o pagină din miniaturi sau pot mări textul.

Dați flipbook-ului un titlu descriptiv și explorați opțiunile de șablon, temă, fundal și afișare a paginii disponibile în contul dvs. Alegeți setări care se potrivesc cu aspectul manualului și cu brandingul companiei dvs.

Distribuiți linkul generat prin canalul utilizat de compania dvs. pentru a distribui resursele pentru personal. Dacă manualul este destinat accesului public, îl puteți integra și pe un site web. Politicile confidențiale și informațiile despre angajați ar trebui să rămână în cadrul sistemelor dvs. interne aprobate.

Dați manualului un proprietar și o dată de versiune

Desemnați o echipă pentru a întreține manualul și plasați datele de contact ale acesteia lângă pagina de cuprins. Adăugați și versiunea și data intrării în vigoare acolo, astfel încât angajații să poată identifica ediția pe care o citesc.

Când o politică se modifică, actualizați atât documentul sursă, cât și copia pe care o distribuiți. Spuneți angajaților ce secțiune s-a modificat și când intră în vigoare modificarea. O scurtă notificare de actualizare îi poate îndruma direct către politica revizuită.

Începeți cu răspunsurile de care au nevoie angajații

Construiește-ți manualul digital al angajatului în jurul întrebărilor pe care le pun angajații, cu o acțiune clară și o persoană de contact oriunde au nevoie de ajutor. După ce conținutul este aprobat, încarcă PDF-ul pe Recastia și distribuie manualul digital al angajatului ca un flipbook online.

Întrebări frecvente