Видеоролики для внутренней коммуникации могут объяснять решения компании, рассказывать о ходе проектов или знакомить с изменениями в работе. В этом руководстве рассматриваются четыре распространенных типа таких видеороликов, что следует включить в каждый из них, а также приводятся примеры сценариев, которые вы можете адаптировать для своей команды.
Вы также узнаете, как оформить объявление в виде трех страниц PDF-файла и как использовать Recastia для создания видеороликов для внутренней коммуникации с закадровым голосом и субтитрами.
Четыре типа видеороликов для внутренней коммуникации
Выберите тип, который соответствует вашему сообщению. Объяснение решения компании требует иной информации, чем просьба к команде оценить проект.
1. Новости от руководства
Используйте Обновление информации о руководстве Чтобы объяснить новый приоритет, важный этап в развитии компании или решение, затрагивающее несколько команд.
Сообщение должно содержать ответ:
- Какое решение было принято?
- Почему было принято такое решение?
- Какие изменения коснутся сотрудников?
- Что остаётся неизменным?
Например, в ежеквартальном отчете можно объяснить, почему поддержка клиентов становится приоритетом и какие проекты получат больше ресурсов. Если цифры помогают объяснить принятое решение, покажите диаграмму.
Если сотрудникам необходимо услышать информацию непосредственно от конкретного руководителя, запишите выступление этого человека. К сообщению можно приложить слайд с голосовым сопровождением.
2. Обновления проекта
Обновление информации о проекте помогает коллегам понять ход работы и спланировать свой следующий вклад. Главное — сосредоточиться на завершенной работе, следующем этапе и на том, что вам нужно от другой команды.
Пример сообщения:
“Новый справочный центр готов к проверке. Служба поддержки проверит ответы на этой неделе. Владельцам продуктов необходимо подтвердить свои разделы до того, как мы запланируем запуск”.”
В сообщении указывается задача, участвующие команды и их дальнейшие действия. Рядом с ним можно отобразить ссылку на справочный центр или простую хронологию. Подробный список задач следует хранить в рабочей области проекта, где можно обновлять даты и обязанности.
3. Объявления об изменениях
Используйте этот формат, когда сотрудникам необходимо следовать новой процедуре, использовать другую форму или отправлять запросы в новое место.
Сделайте так, чтобы эти данные было легко найти:
- Изменение: Что сотрудники будут делать по-другому?
- Пострадавшие: Это относится ко всем или только к определенным командам?
- Дата начала: Когда начнётся новый процесс?
- Действие: Какую форму, систему или канал им следует использовать?
- Помощь: Где они могут задавать вопросы?
Покажите саму форму или пункт назначения, чтобы сотрудники могли узнать её позже. Включите ссылку на полные инструкции в сообщение, сопровождающее видео.
В приведенном ниже примере на трех страницах используется именно этот формат.
4. Межкомандные пояснения
Специалист, работающий с другими командами, знакомит коллег, нуждающихся в помощи, с деятельностью команды.
Для команды дизайнеров полезными темами могут быть:
- Обрабатываемые запросы.
- Что следует включить в техническое задание на дизайн.
- Куда следует отправить запрос.
- Как работают обратная связь и одобрение.
Покажите один готовый бриф и объясните детали, которые помогут команде начать работу. Коллега должен закончить видео, зная, как сделать запрос; полный порядок работы команды над видео может остаться в отдельном руководстве.
Превратите письменное объявление в сценарий видеоролика.
Начните с уже имеющегося у вас объявления. Выберите информацию, необходимую сотрудникам для принятия мер, а справочную информацию оставьте в сопроводительном документе.
Для объявления о введении еженедельной формы обновления информации по проекту, содержание можно разделить следующим образом:
| Информация в письменном объявлении | Что включить в видео? |
| Причина изменений | Поясните, что обновления проекта будут осуществляться в том же формате. |
| Инструкции по подаче заявки | Укажите название формы, где её найти и крайний срок подачи. |
| Необходимая информация | Перечислите достигнутый прогресс, следующий этап и препятствия. |
| Заметки по итогам обсуждения и отклоненные варианты | Эти положения следует оставлять в исходном документе, за исключением случаев, когда они разъясняют решение, которое должно быть понятно сотрудникам. |
| Вопросы и обязанности | Определите канал поддержки и любые дополнительные действия для руководителей групп. |
Разделите PDF-файл на три страницы.
В этом примере объявления каждая страница выполняет определенную функцию:
- Объявите об изменении. Представляем новую форму обновления информации о проекте и дату начала его реализации — 5 октября.
- Объясните суть представленной работы. Укажите, где найти форму, крайний срок подачи — четверг, и какую информацию необходимо включить.
- Укажите следующее действие. Укажите первый срок сдачи работы, 8 октября, и куда следует направлять вопросы.
Используйте краткие заголовки и основные детали на страницах. Пусть повествование их объяснит. Адаптируйте примеры дат и инструкций под свой рабочий процесс.
Сначала напишите сообщение для сотрудника.
Версия для сотрудников должна включать все необходимое для отправки первого обновления.
Пример скрипта:
“Начиная с 5 октября, используйте форму в рабочем пространстве ”Проекты» для еженедельного отчета. Отправляйте его до 15:00 четверга. Укажите свой прогресс, следующий этап и любые препятствия. Первый отчет необходимо отправить до 8 октября. Вопросы направляйте в канал поддержки проекта».”
Добавить инструкции для руководителей групп
Оставьте даты и инструкции по подаче без изменений. Добавьте обязанности, которые относятся к руководителям групп.
Дополнительный скрипт:
“Покажите форму на следующем собрании команды. Объясните, что должно быть в каждом поле, и соберите вопросы в канале поддержки проекта, чтобы все могли найти ответы”.”
Это позволяет руководителям групп получать необходимые дополнительные инструкции без необходимости переписывать общее объявление.
Создайте видео с помощью Рекастия
После того, как PDF-файл и сценарий будут готовы, используйте PDF в видео Инструмент для создания озвученного сообщения. Используйте документы, утвержденные вашей организацией для загрузки и распространения.
- Выберите шаблон и загрузите свой PDF-файл.
Выберите шаблон видео, затем загрузите PDF-файл. Для трехстраничного объявления, представленного выше, подойдет простой вариант «Слайд страницы».
Выберите расширенный режим, чтобы добавить озвучку для каждой страницы, а затем выберите страницы PDF-файла, которые вы хотите включить. - Добавьте свой текст и субтитры.
Вставьте соответствующую часть сценария рядом с каждой страницей. Соблюдайте единообразие имен, дат и сроков с PDF-файлом.
Включите отображение субтитров, если хотите видеть текстовые субтитры. Вы также можете выбрать:
• Голос: Голос, использованный для повествования.
• Аватар: Ведущий на экране.
• Фоновая музыка: Музыка, сопровождающая обновление.
• Соотношение сторон видео: Форма видео. - Создайте и поделитесь обновлением.
Создайте видеоролик, а затем поделитесь им через утвержденный канал связи вашей команды.
Вместе с видеороликом включите:
• Краткий заголовок, поясняющий обновление.
• Крайний срок или дата вступления в силу.
• Ссылка на форму или полные инструкции.
Сотрудники смогут найти ссылку или крайний срок, не пересматривая видео. Более подробную информацию о создании видео см. в разделе... как превратить PDF-файл в видео.
Видеопример создан с помощью Recastia.
Сделайте ваше следующее обновление простым в использовании.
Для вашего следующего видеоролика для внутренней коммуникации выберите одно объявление и укажите решение или действие, которое оно должно объяснить. Подготовьте PDF-файлы, добавьте закадровый текст и разместите соответствующие ссылки рядом с готовым видео.
Recastia позволяет создавать видеоролики для внутренней коммуникации на основе этих страниц PDF-файлов, используя выбранный вами сценарий и настройки презентации.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.
Часто задаваемые вопросы
Для одного объявления 60-90-секундный сценарий — это практичная отправная точка, но не обязательное требование. Выделите достаточно времени, чтобы объяснить сообщение. Если оно охватывает несколько несвязанных обновлений, рассмотрите возможность создания отдельных видеороликов, чтобы сотрудники могли открыть тот, который им нужен.
Вы можете отправить оба документа одновременно. В электронном письме или сообщении в командном канале укажите заголовок, крайний срок и ссылку для выполнения действия. Используйте видео для объяснения или наглядной демонстрации.
Переведите сценарий и основной текст на экране, затем попросите кого-нибудь, знакомого с языком и процессом, проверить их. Следите за единообразием дат, названий форм и инструкций. Предоставьте субтитры или расшифровку на языке каждой версии.
Задайте вопрос, связанный с сообщением, например, куда отправить следующее обновление или какой крайний срок. Повторяющиеся вопросы могут выявить, что нуждается в более ясном объяснении. Одного количества просмотров недостаточно, чтобы понять, понял ли кто-то инструкции.