Den här artikeln förklarar vad som ska inkluderas i en digital personalhandbok och hur man organiserar varje avsnitt. Du hittar exempel från verkliga företagshandböcker, en checklista för att skriva utgiftspolicyer och vägledning om hur du delar din digitala personalhandbok med Recastia.
Viktiga slutsatser
- Kärnavsnitten omfattar lön, förmåner, ledighet, arbetsarrangemang, uppförande och stödkontakter.
- Varje policy bör förklara vem den gäller, vad anställda behöver göra och var de kan få hjälp.
- Rollspecifika guider och lokala policydetaljer kan finnas i separata dokument som är länkade från handboken.
- Handboken behöver en ägare som håller den uppdaterad och ett versionsdatum som anställda kan kontrollera.
Vad som ska inkluderas i en digital personalhandbok
En handbok kombinerar vanligtvis en kort introduktion till företaget med praktisk information om att arbeta där. För varje avsnitt nedan, använd ditt företags egna policyer, kontakter och rutiner.
1. Välkommen och introduktion till företaget
Inled med ett kort välkomnande från en ledare och en introduktion till företaget: vad det gör, vilka det betjänar och hur dess team arbetar tillsammans.
En enkel teamöversikt hjälper nyanställda att se vem som gör vad. Företagsvärderingar behöver också specifika detaljer. Om transparens är en av dem, beskriv hur ditt företag delar beslut eller uppdateringar.
2. Arbetstider och kommunikation
Arbetstider, kontors- eller distansarrangemang och närvaroförfaranden hör ihop. Anställda ska kunna hitta var de kan kontrollera sitt schema, hur de kan registrera sina timmar och vilken kanal de ska använda för rutinmässiga frågor eller brådskande förfrågningar.
Uppgifter för nyanställda kan ha sin egen checklista. 37signals Komma igång-guide, till exempel länkar till ett onboarding-projekt med uppgifter anpassade till varje persons roll. Du kan använda samma metod för att hålla kontoupprättandet och den initiala utbildningen separerade från de dagliga arbetsarrangemangen.
3. Lön, förmåner och utgifter
Löneuppgifter, lönespecifikationer och kontaktuppgifter för löneutbetalningar hör hemma i det här avsnittet. Förmånerna behöver lite mer förklaring: vem som kvalificerar sig, när registreringen öppnar och var man hittar informationen om planen.
De 37signals Fördelar och förmåner-avsnitt inkluderar information om behörighet och registrering utöver själva förmånerna. Använd ditt eget företags villkor för att besvara dessa frågor, med länkar till relevanta plandokument.
För utgifter, förklara vilka inköp företaget ersätter och vad anställda behöver skicka in. Kvitton, godkännandekrav och betalningstidpunkter tas upp i utgiftschecklistan nedan.
4. Ledighet och frånvaro
Information om ledighet behöver täcka två situationer: att boka ledighet i förväg och att rapportera oväntad frånvaro.
- För planerad ledighet, förklara ansökningsprocessen, eventuella meddelanden som krävs enligt er policy och vem som godkänner den.
- Vid oväntad frånvaro, ange kontaktperson eller rapporteringskanal samt anmälningsförfarande.
Lista tillgängliga typer av ledighet och vem som är berättigad till varje. Om reglerna skiljer sig åt beroende på plats, märk den lokala policyn tydligt och länka till den bredvid instruktionerna för begäran.
5. Uppförande, säkerhet och rapportering av problem
Uppförandepolicyer förklarar vilket beteende företaget förväntar sig och hur anställda kan rapportera ett problem. Vid sidan av uppförande-, trakasseri- och diskrimineringspolicyerna ska du inkludera kontaktperson för rapportering och eventuella alternativa vägar som ditt företag erbjuder.
Säkerhetsinformation behöver egna tydliga rubriker. Se till att nödprocedurer, instruktioner för olycksrapportering och relevanta kontaktuppgifter på arbetsplatsen är lätta att hitta i detta avsnitt.
Låt den ansvariga HR- eller juridiska granskaren godkänna dessa avsnitt. Deras formulering och rättsliga verkan beror på arbetsgivaren och jurisdiktionen. Till exempel, Vägledning från Acas i Storbritannien noterar att personalhandböcker kan innehålla avtalsvillkor.
6. Utrustning och informationshantering
Det här avsnittet är platsen för din IT-supportkontakt, instruktioner för rapportering av förlorade enheter och vägledning om hur du använder företagskonton och utrustning.
Länka till detaljerade säkerhetsrutiner i lämplig intern resurs. Håll lösenord, återställningskoder och personliga medarbetarregister borta från handböcker som delas offentligt.
7. Feedback och utveckling
Förklara hur feedback- och uppföljningssamtal fungerar: vem håller dem, hur anställda bör förbereda sig och var man hittar blanketter eller vägledning. Om ditt företag erbjuder utbildning, ange hur man begär den och vem man ska fråga om godkännande.
Länk till separata utbildningsguider för detaljerade arbetsinstruktioner. Handboken behöver bara förklara hur anställda kan hitta och få tillgång till dem.
Gör varje avsnitt användbart: Förklara nästa steg
Utgiftsavsnittet är ett bra ställe att kontrollera om dina instruktioner är fullständiga. Anställda behöver veta om ett köp är täckt innan de samlar in kvitton och skickar in en reklamation. Checklistan följer den ordningen:
| Medarbetarens fråga | Information att inkludera |
| Kan jag begära ersättning för denna kostnad? | Täckta kategorier, undantag och eventuella förhandsgodkännanden som krävs enligt din försäkring. |
| Vad behöver jag skicka in? | Nödvändiga kvitton, inköpsdatum, affärssyfte och andra styrkande dokument. |
| Vart tar påståendet vägen? | Formuläret eller systemet, inlämningsvägen och personen eller teamet som godkänner det. |
| Vad händer härnäst? | Betalningstidpunkten som anges i din försäkring och kontaktuppgifterna för frågor om ett skadeanspråk. |
Bredvid inlämningsanvisningarna, ange namn och länk till det faktiska utgiftsformuläret eller systemet. Inkludera kontaktpersonen för ett saknat kvitto, ett avvisat krav eller en betalningsfråga, enligt ditt företags godkända process.
Ordna handboken för snabb referens
När innehållet är skrivet, organisera det under välkända etiketter som "Lön och förmåner", "Ledighet" och "Utrustning och IT-support". Använd samma etiketter på innehållsförteckningen och på relevanta sidor.
De 37signals handbok skiljer Komma igång, Förmåner och förmåner, Hur vi arbetar och Uppförandekod åt. Varje etikett berättar för medarbetarna vad de kan förvänta sig att hitta i det avsnittet.
Detaljerade dokument kan hållas separata, med länkar dit anställda behöver dem:
- Förmånssammanfattningar kan länka till aktuella plandokument.
- Onboarding-information kan länka till varje rolls checklista.
- Gemensamma policyer kan länka till godkända lands- eller platsspecifika uppgifter.
GitLabs förmånshandbok separerar företagsomfattande och enhetsspecifik information. Om ditt företag verkar på flera platser kan en gemensam översikt med tydligt märkta lokala detaljer hindra anställda från att förväxla en platss fördelar med en annans.
Dela PDF-handboken med Recastia
När handboken är klar och godkänd för delning online, ladda upp PDF-filen till Flipbook-skapare. Recastia förvandlar den till en blädderbok som anställda kan öppna i sin webbläsare. De kan bläddra, välja en sida från miniatyrerna eller zooma in på texten.
Ge blädderboken en beskrivande titel och utforska mall-, tema-, bakgrunds- och sidvisningsalternativen som finns tillgängliga i ditt konto. Välj inställningar som passar handbokens layout och ditt företags varumärke.
Dela den genererade länken via den kanal som ditt företag använder för att distribuera personalresurser. Om handboken är avsedd för allmänheten kan du även bädda in den på en webbplats. Konfidentiella policyer och information om anställda bör hållas inom dina godkända interna system.
Ange handboken en ägare och ett versionsdatum
Utse ett team som ska underhålla handboken och placera deras kontaktuppgifter nära innehållsförteckningen. Lägg även till version och ikraftträdandedatum där, så att medarbetarna kan identifiera vilken utgåva de läser.
När en policy ändras, uppdatera både källdokumentet och den kopia du distribuerar. Informera de anställda om vilket avsnitt som ändrats och när ändringen träder i kraft. Ett kort uppdateringsmeddelande kan hänvisa dem direkt till den reviderade policyn.
Börja med de svar som anställda behöver
Bygg din digitala personalhandbok kring de frågor som medarbetarna ställer, med tydliga åtgärder och kontaktuppgifter var de än behöver hjälp. När innehållet är godkänt, ladda upp PDF-filen till Recastia och dela din digitala personalhandbok som en online-blädderbok.
Få liv i din PDF med Recastia
Skapa, anpassa och dela ditt innehåll på ett mer engagerande sätt.
Vanliga frågor
Det finns inget enskilt sidantal som passar alla företag. Täck in de policyer och praktisk information som anställda behöver, och länka sedan till detaljerade planer eller rollspecifika guider. Förkorta inte viktiga policytexter bara för att nå ett visst antal sidor.
En delad länk är inte en bekräftelsepost. Om ditt företag kräver att anställda bekräftar mottagandet, använd deras godkända HR- eller signaturprocess och identifiera vilken handboksversion det gäller.
En personalhandbok förklarar företagets policyer och dagliga arbetssätt. En introduktionsguide ger nyanställda en sekvens av uppgifter att slutföra när de installerar sig. Anställda kan slutföra introduktionschecklistan, men de kommer att fortsätta att hänvisa till handboken.
Skriv och underhåll handboken i ett redigerbart dokument, till exempel Word. När innehållet är godkänt, exportera en PDF för distribution eller ladda upp den till Recastia för att skapa en blädderbok.