คู่มือพนักงานฉบับดิจิทัล: สิ่งที่ควรมี

บทความนี้อธิบายถึงสิ่งที่ควรมีอยู่ในคู่มือพนักงานดิจิทัล และวิธีการจัดระเบียบแต่ละส่วน คุณจะได้พบกับตัวอย่างจากคู่มือของบริษัทจริง รายการตรวจสอบสำหรับการเขียนนโยบายการเบิกค่าใช้จ่าย และคำแนะนำเกี่ยวกับการแบ่งปันคู่มือพนักงานดิจิทัลของคุณกับ Recastia.

ประเด็นสำคัญ

• หัวข้อหลักครอบคลุมถึงค่าจ้าง สวัสดิการ วันลา การทำงาน พฤติกรรม และข้อมูลติดต่อเพื่อขอรับการสนับสนุน.
• นโยบายแต่ละฉบับควรระบุว่าใครบ้างที่อยู่ภายใต้นโยบายนั้น พนักงานต้องทำอะไร และจะขอความช่วยเหลือได้จากที่ไหน.
• คู่มือเฉพาะบทบาทและรายละเอียดนโยบายท้องถิ่นสามารถจัดไว้ในเอกสารแยกต่างหากซึ่งเชื่อมโยงจากคู่มือหลักได้.
• คู่มือนี้จำเป็นต้องมีผู้รับผิดชอบที่คอยอัปเดตข้อมูล และมีวันที่ระบุเวอร์ชันที่พนักงานสามารถตรวจสอบได้.

สิ่งที่ควรมีในคู่มือพนักงานฉบับดิจิทัล

โดยทั่วไป คู่มือพนักงานจะประกอบด้วยข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบริษัทและข้อมูลเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการทำงาน สำหรับแต่ละหัวข้อด้านล่าง ให้ใช้ระเบียบ นโยบาย ข้อมูลติดต่อ และขั้นตอนการทำงานของบริษัทของคุณเอง.

1. การต้อนรับและแนะนำบริษัท

เริ่มต้นด้วยการกล่าวต้อนรับสั้นๆ จากผู้นำและแนะนำบริษัท: บริษัททำอะไร ให้บริการใคร และทีมงานทำงานร่วมกันอย่างไร.

ภาพรวมทีมงานอย่างง่ายจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจว่าใครทำอะไรบ้าง ค่านิยมของบริษัทก็จำเป็นต้องมีรายละเอียดเฉพาะเจาะจงเช่นกัน หากความโปร่งใสเป็นหนึ่งในนั้น ให้บรรยายว่าบริษัทของคุณแบ่งปันการตัดสินใจหรือข้อมูลอัปเดตอย่างไร.

2. เวลาทำงานและการติดต่อสื่อสาร

เวลาทำงาน รูปแบบการทำงานในสำนักงานหรือทำงานจากระยะไกล และขั้นตอนการลงเวลาทำงานนั้นเกี่ยวข้องกัน พนักงานควรสามารถค้นหาที่ตรวจสอบตารางเวลา วิธีการบันทึกชั่วโมงทำงาน และช่องทางที่ใช้สำหรับคำถามทั่วไปหรือคำขอเร่งด่วนได้.

งานสำหรับพนักงานใหม่สามารถมีรายการตรวจสอบเฉพาะของตัวเองได้ คู่มือเริ่มต้นใช้งาน 37signals, ตัวอย่างเช่น การเชื่อมโยงไปยังโครงการปฐมนิเทศที่มีงานที่ออกแบบมาให้เหมาะสมกับบทบาทของแต่ละบุคคล คุณสามารถใช้วิธีเดียวกันนี้เพื่อแยกการตั้งค่าบัญชีและการฝึกอบรมเบื้องต้นออกจากขั้นตอนการทำงานประจำวันได้.

3. ค่าตอบแทน สวัสดิการ และค่าใช้จ่าย

ในส่วนนี้ควรกล่าวถึงวันจ่ายเงินเดือน ใบแจ้งเงินเดือน และข้อมูลติดต่อฝ่ายเงินเดือน ส่วนสวัสดิการนั้นต้องอธิบายเพิ่มเติม เช่น ใครมีสิทธิ์ได้รับ เมื่อไหร่จึงจะเปิดรับสมัคร และจะดูรายละเอียดแผนสวัสดิการได้ที่ไหน.

เดอะ ส่วนสิทธิประโยชน์และสวัสดิการของ 37signals รวมถึงข้อมูลคุณสมบัติและวิธีการลงทะเบียน ตลอดจนสิทธิประโยชน์ต่างๆ โปรดใช้ข้อกำหนดของบริษัทของคุณเองในการตอบคำถามเหล่านั้น พร้อมแนบลิงก์ไปยังเอกสารแผนที่เกี่ยวข้อง.

สำหรับค่าใช้จ่าย โปรดอธิบายว่าการซื้อใดบ้างที่บริษัทจะชดเชยค่าใช้จ่าย และพนักงานต้องยื่นเอกสารอะไรบ้าง รายละเอียดเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงิน ข้อกำหนดในการอนุมัติ และกำหนดเวลาการชำระเงินจะระบุไว้ในรายการตรวจสอบค่าใช้จ่ายด้านล่าง.

4. การลาหยุดงานและการขาดงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับการลาหยุดงานจำเป็นต้องครอบคลุมสองสถานการณ์ ได้แก่ การจองลาล่วงหน้า และการแจ้งการขาดงานโดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า.

• สำหรับการลาตามแผน ให้ชี้แจงขั้นตอนการขอลา ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่นโยบายกำหนด และผู้ที่อนุมัติการลา.
• ในกรณีที่พนักงานไม่อยู่โดยไม่แจ้งล่วงหน้า โปรดระบุช่องทางการติดต่อหรือช่องทางการรายงาน และขั้นตอนการแจ้งให้ทราบ.

ระบุประเภทการลาที่มีให้เลือกและผู้ที่มีสิทธิ์ได้รับแต่ละประเภท หากกฎแตกต่างกันไปตามแต่ละพื้นที่ ให้ระบุถึงนโยบายท้องถิ่นอย่างชัดเจนและใส่ลิงก์ไว้ข้างๆ คำแนะนำในการขอลา.

5. ข้อกังวลด้านพฤติกรรม ความปลอดภัย และการรายงาน

นโยบายด้านความประพฤติอธิบายถึงพฤติกรรมที่บริษัทคาดหวังและวิธีการที่พนักงานสามารถรายงานข้อกังวลได้ นอกจากนโยบายด้านความประพฤติ การต่อต้านการล่วงละเมิด และการต่อต้านการเลือกปฏิบัติแล้ว ควรระบุช่องทางการติดต่อเพื่อรายงานและช่องทางอื่น ๆ ที่บริษัทจัดหาให้ด้วย.

ข้อมูลด้านความปลอดภัยจำเป็นต้องมีหัวข้อที่ชัดเจนเฉพาะของตนเอง ควรจัดเก็บขั้นตอนฉุกเฉิน คำแนะนำในการรายงานอุบัติเหตุ และข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้องในสถานที่ทำงานให้ค้นหาได้ง่ายภายในส่วนนี้.

ให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้ตรวจสอบด้านกฎหมายที่รับผิดชอบอนุมัติส่วนเหล่านี้ ถ้อยคำและผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับนายจ้างและเขตอำนาจศาล ตัวอย่างเช่น, คำแนะนำจาก Acas ในสหราชอาณาจักร หมายเหตุ: คู่มือพนักงานอาจมีข้อกำหนดตามสัญญาอยู่ด้วย.

6. การจัดการอุปกรณ์และข้อมูล

ส่วนนี้เป็นที่สำหรับข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านไอที คำแนะนำในการแจ้งอุปกรณ์สูญหาย และคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้งานบัญชีและอุปกรณ์ของบริษัท.

แนบลิงก์ไปยังขั้นตอนด้านความปลอดภัยโดยละเอียดในแหล่งข้อมูลภายในที่เกี่ยวข้อง อย่านำรหัสผ่าน รหัสกู้คืน และข้อมูลส่วนตัวของพนักงานไปไว้ในคู่มือใดๆ ที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ.

7. ข้อเสนอแนะและการพัฒนา

อธิบายขั้นตอนการให้ข้อเสนอแนะและการประเมินผล: ใครเป็นผู้ดำเนินการ การเตรียมตัวของพนักงาน และแหล่งข้อมูลสำหรับแบบฟอร์มหรือคำแนะนำต่างๆ หากบริษัทของคุณมีการฝึกอบรม ให้ระบุวิธีการขอรับการฝึกอบรมและบุคคลที่จะต้องขออนุมัติ.

ลิงก์ไปยังคู่มือการฝึกอบรมแยกต่างหากสำหรับคำแนะนำการทำงานโดยละเอียด คู่มือฉบับนี้เพียงแค่ต้องอธิบายว่าพนักงานสามารถค้นหาและเข้าถึงคู่มือเหล่านั้นได้อย่างไร.

ทำให้แต่ละส่วนมีประโยชน์: อธิบายขั้นตอนต่อไป

ส่วนค่าใช้จ่ายเป็นส่วนที่เหมาะสำหรับการตรวจสอบว่าคำแนะนำของคุณครบถ้วนหรือไม่ พนักงานจำเป็นต้องทราบว่าการซื้อนั้นได้รับความคุ้มครองหรือไม่ ก่อนที่จะรวบรวมใบเสร็จและยื่นขอเบิกค่าใช้จ่าย รายการตรวจสอบเรียงลำดับดังนี้:

คำถามของพนักงาน	ข้อมูลที่ต้องระบุ
ฉันสามารถเบิกค่าใช้จ่ายนี้ได้หรือไม่?	ประเภทความคุ้มครอง ข้อยกเว้น และการอนุมัติล่วงหน้าใดๆ ที่จำเป็นตามกรมธรรม์ของคุณ.
ฉันต้องส่งเอกสารอะไรบ้าง?	เอกสารที่ต้องแสดงประกอบด้วย ใบเสร็จรับเงิน วันที่ซื้อ วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และเอกสารประกอบอื่นๆ.
การเรียกร้องจะไปอยู่ที่ไหน?	รูปแบบหรือระบบ ช่องทางการส่งเอกสาร และบุคคลหรือทีมที่อนุมัติเอกสารนั้น.
แล้วอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป?	ระยะเวลาการชำระเงินที่ระบุไว้ในกรมธรรม์ของคุณ และข้อมูลติดต่อสำหรับคำถามเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน.

นอกจากคำแนะนำในการส่งเอกสารแล้ว ให้ระบุชื่อและลิงก์ไปยังแบบฟอร์มหรือระบบเบิกค่าใช้จ่ายที่ใช้จริง รวมถึงข้อมูลติดต่อสำหรับกรณีใบเสร็จหาย การเบิกค่าใช้จ่ายถูกปฏิเสธ หรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการชำระเงิน โดยใช้ขั้นตอนที่บริษัทของคุณกำหนดไว้.

จัดเรียงคู่มือเพื่อใช้อ้างอิงอย่างรวดเร็ว

เมื่อเขียนเนื้อหาเสร็จแล้ว ให้จัดระเบียบเนื้อหาภายใต้หัวข้อที่คุ้นเคย เช่น “เงินเดือนและสวัสดิการ” “วันลา” และ “อุปกรณ์และการสนับสนุนด้านไอที” ใช้หัวข้อเดียวกันนี้ในหน้าสารบัญและในหน้าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง.

เดอะ คู่มือสัญญาณ 37 ข้อ แต่ละส่วนจะแบ่งออกเป็นหัวข้อต่างๆ ได้แก่ การเริ่มต้นใช้งาน สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ วิธีการทำงานของเรา และจรรยาบรรณในการทำงาน โดยแต่ละส่วนจะบอกพนักงานว่าพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะพบอะไรในส่วนนั้นๆ.

เอกสารรายละเอียดต่างๆ สามารถแยกเก็บไว้ต่างหากได้ โดยมีลิงก์เชื่อมโยงไว้ในกรณีที่พนักงานต้องการใช้งาน:

• สรุปสิทธิประโยชน์สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารแผนปัจจุบันได้.
• ข้อมูลการปฐมนิเทศสามารถเชื่อมโยงไปยังรายการตรวจสอบของแต่ละบทบาทได้.
• นโยบายทั่วไปสามารถเชื่อมโยงไปยังรายละเอียดเฉพาะประเทศหรือสถานที่ที่ได้รับการอนุมัติได้.

คู่มือสิทธิประโยชน์ของ GitLab ช่วยแยกข้อมูลระดับบริษัทและข้อมูลเฉพาะหน่วยงาน หากบริษัทของคุณดำเนินงานในหลายสถานที่ การมีภาพรวมที่ใช้ร่วมกันพร้อมรายละเอียดเฉพาะพื้นที่ที่ระบุไว้อย่างชัดเจน จะช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานสับสนระหว่างสิทธิประโยชน์ของสถานที่หนึ่งกับอีกสถานที่หนึ่ง.

แชร์คู่มือ PDF กับ เรคาสเทีย

เมื่อคู่มือพร้อมและได้รับการอนุมัติให้เผยแพร่ทางออนไลน์แล้ว ให้อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยัง โปรแกรมสร้างสมุดภาพพลิก. Recastia จะแปลงเอกสารนั้นให้เป็นสมุดภาพพลิกหน้าที่พนักงานสามารถเปิดดูในเบราว์เซอร์ได้ พวกเขาสามารถพลิกหน้า เลือกหน้าจากภาพขนาดย่อ หรือซูมเข้าดูข้อความได้.

ตั้งชื่อหนังสือพลิกหน้าให้สื่อความหมาย และสำรวจเทมเพลต ธีม พื้นหลัง และตัวเลือกการแสดงผลหน้าต่างๆ ที่มีอยู่ในบัญชีของคุณ เลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมกับรูปแบบของหนังสือคู่มือและแบรนด์ของบริษัทของคุณ.

แชร์ลิงก์ที่สร้างขึ้นผ่านช่องทางที่บริษัทของคุณใช้ในการเผยแพร่เอกสารสำหรับพนักงาน หากคู่มือนี้มีไว้สำหรับเผยแพร่สู่สาธารณะ คุณสามารถฝังไว้ในเว็บไซต์ได้เช่นกัน นโยบายที่เป็นความลับและข้อมูลพนักงานควรเก็บไว้ในระบบภายในที่ได้รับอนุมัติของบริษัทเท่านั้น.

ระบุเจ้าของและวันที่แก้ไขเวอร์ชันของคู่มือ

มอบหมายทีมงานให้ดูแลรักษาคู่มือ และใส่รายละเอียดการติดต่อของทีมไว้ใกล้กับสารบัญ เพิ่มเวอร์ชันและวันที่เริ่มใช้ลงในคู่มือด้วย เพื่อให้พนักงานสามารถระบุฉบับที่กำลังอ่านได้.

เมื่อนโยบายมีการเปลี่ยนแปลง ให้ปรับปรุงทั้งเอกสารต้นฉบับและสำเนาที่แจกจ่ายให้พนักงาน แจ้งให้พนักงานทราบว่าส่วนใดมีการเปลี่ยนแปลงและมีผลบังคับใช้เมื่อใด การแจ้งเตือนสั้นๆ จะช่วยให้พวกเขาทราบถึงนโยบายที่แก้ไขแล้วได้โดยตรง.

เริ่มต้นด้วยคำตอบที่พนักงานต้องการ

สร้างคู่มือพนักงานดิจิทัลของคุณโดยอิงจากคำถามที่พนักงานมักถาม พร้อมระบุขั้นตอนการดำเนินการและข้อมูลติดต่อที่ชัดเจนในกรณีที่พนักงานต้องการความช่วยเหลือ เมื่อเนื้อหาได้รับการอนุมัติแล้ว ให้อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยัง Recastia และแชร์คู่มือพนักงานดิจิทัลของคุณในรูปแบบฟลิปบุ๊กออนไลน์.

คำถามที่พบบ่อย