วิดีโอการสื่อสารภายในองค์กร: ประเภทและตัวอย่าง

วิดีโอสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรสามารถใช้เพื่ออธิบายการตัดสินใจของบริษัท แบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ หรือแนะนำการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานได้ คู่มือนี้ครอบคลุมวิดีโอ 4 ประเภททั่วไป สิ่งที่ควรมีในแต่ละประเภท และตัวอย่างสคริปต์ที่คุณสามารถปรับใช้กับทีมของคุณได้.

นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการจัดระเบียบประกาศให้เป็นไฟล์ PDF สามหน้า และวิธีการใช้ Recastia เพื่อสร้างวิดีโอสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร พร้อมคำบรรยายและคำอธิบายภาพ.

วิดีโอสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรมี 4 ประเภท

เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับข้อความของคุณ การอธิบายการตัดสินใจของบริษัทต้องการข้อมูลที่แตกต่างจากการขอให้ทีมตรวจสอบโครงการ.

1. ข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับผู้บริหาร

ใช้ การอัปเดตข้อมูลผู้นำ เพื่ออธิบายถึงลำดับความสำคัญใหม่ ความสำเร็จครั้งสำคัญของบริษัท หรือการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อหลายทีม.

ข้อความดังกล่าวควรตอบคำถามต่อไปนี้:

• มีการตัดสินใจอะไรบ้าง?
• เหตุใดจึงมีการตัดสินใจเช่นนั้น?
• พนักงานจะได้รับผลกระทบอย่างไรบ้าง?
• อะไรที่ยังคงเหมือนเดิม?

ตัวอย่างเช่น รายงานประจำไตรมาสอาจอธิบายว่าทำไมการบริการลูกค้าจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ และโครงการใดจะได้รับทรัพยากรเพิ่มขึ้น แสดงแผนภูมิหากตัวเลขช่วยอธิบายการตัดสินใจได้.

เมื่อพนักงานต้องการรับฟังข้อความโดยตรงจากผู้นำคนใดคนหนึ่ง ให้บันทึกเสียงของบุคคลนั้นไว้ และสามารถใช้สไลด์สรุปพร้อมคำบรรยายประกอบข้อความได้.

2. การอัปเดตโครงการ

การอัปเดตความคืบหน้าของโครงการจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจความคืบหน้าและวางแผนการทำงานในครั้งต่อไปได้ ควรเน้นไปที่งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว เป้าหมายต่อไป และสิ่งที่คุณต้องการจากทีมอื่น.

ตัวอย่างข้อความ:

“ศูนย์ช่วยเหลือใหม่พร้อมสำหรับการตรวจสอบแล้ว ฝ่ายสนับสนุนจะตรวจสอบคำตอบในสัปดาห์นี้ เจ้าของผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องยืนยันส่วนต่างๆ ของตนก่อนที่เราจะกำหนดวันเปิดตัว”

ข้อความจะระบุชื่อของงาน ทีมที่เกี่ยวข้อง และขั้นตอนต่อไปของพวกเขา แสดงศูนย์ช่วยเหลือหรือไทม์ไลน์อย่างง่ายควบคู่ไปด้วย เก็บรายการงานโดยละเอียดไว้ในพื้นที่ทำงานของโครงการ ซึ่งสามารถอัปเดตวันที่และผู้รับผิดชอบได้.

3. ประกาศการเปลี่ยนแปลง

ใช้รูปแบบนี้เมื่อพนักงานจำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนใหม่ ใช้แบบฟอร์มที่แตกต่างออกไป หรือส่งคำขอไปยังที่ใหม่.

ทำให้รายละเอียดเหล่านี้ค้นหาได้ง่าย:

• การเปลี่ยนแปลง: พนักงานจะทำอะไรแตกต่างไปจากเดิมบ้าง?
• ผู้ที่ได้รับผลกระทบ: กฎนี้ใช้กับทุกคนหรือเฉพาะบางทีม?
• วันที่เริ่มต้น: กระบวนการใหม่จะเริ่มต้นเมื่อใด?
• การกระทำ: พวกเขาควรใช้รูปแบบ ระบบ หรือช่องทางใด?
• ช่วย: พวกเขาสามารถถามคำถามได้ที่ไหน?

แสดงรูปแบบหรือจุดหมายปลายทางที่แท้จริงเพื่อให้พนักงานสามารถจดจำได้ในภายหลัง แนบลิงก์ไปยังคำแนะนำฉบับเต็มในข้อความที่แนบมากับวิดีโอด้วย.

ตัวอย่างสามหน้าด้านล่างนี้ใช้รูปแบบนี้.

4. คำอธิบายข้ามทีม

เอกสารอธิบายข้ามทีมจะแนะนำผลงานของทีมให้กับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการความช่วยเหลือ.

สำหรับทีมออกแบบ หัวข้อที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• คำขอที่ระบบจัดการ.
• สิ่งที่ควรระบุในเอกสารสรุปงานออกแบบ.
• ส่งคำขอได้ที่ไหน.
• ขั้นตอนการให้ข้อเสนอแนะและการอนุมัติ.

แสดงตัวอย่างงานที่เสร็จสมบูรณ์หนึ่งชิ้นและอธิบายรายละเอียดที่ช่วยให้ทีมเริ่มทำงานได้ เพื่อนร่วมงานควรจบวิดีโอโดยรู้วิธีการยื่นคำขอ ขั้นตอนการผลิตทั้งหมดของทีมสามารถอยู่ในคู่มือแยกต่างหากได้.

แปลงประกาศที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เป็นสคริปต์วิดีโอ

เริ่มต้นด้วยประกาศที่คุณมีอยู่แล้ว เลือกข้อมูลที่พนักงานจำเป็นต้องใช้ในการดำเนินการ และเก็บรายละเอียดการอธิบายเบื้องหลังไว้ในเอกสารแนบ.

สำหรับการประกาศแนะนำแบบฟอร์มรายงานความคืบหน้าโครงการรายสัปดาห์ เนื้อหาสามารถแบ่งได้ดังนี้:

ข้อมูลในประกาศเป็นลายลักษณ์อักษร	สิ่งที่ควรใส่ไว้ในวิดีโอ
เหตุผลของการเปลี่ยนแปลง	อธิบายว่าการอัปเดตโครงการจะใช้รูปแบบเดียวกัน.
คำแนะนำในการส่งผลงาน	ระบุชื่อแบบฟอร์ม สถานที่ตั้ง และวันหมดเขตส่ง.
ข้อมูลที่จำเป็น	ระบุความคืบหน้า เป้าหมายถัดไป และอุปสรรค.
บันทึกการอภิปรายและตัวเลือกที่ถูกปฏิเสธ	เก็บส่วนเหล่านี้ไว้ในเอกสารต้นฉบับ เว้นแต่ว่าส่วนเหล่านั้นจะอธิบายถึงการตัดสินใจที่พนักงานจำเป็นต้องเข้าใจ.
คำถามและความรับผิดชอบ	ระบุช่องทางการสนับสนุนและดำเนินการเพิ่มเติมใดๆ สำหรับหัวหน้าทีม.

จัดเรียงไฟล์ PDF ออกเป็นสามหน้า

สำหรับตัวอย่างประกาศนี้ แต่ละหน้ามีหน้าที่เฉพาะเจาะจง:

1. ประกาศการเปลี่ยนแปลง. แนะนำแบบฟอร์มอัปเดตโครงการใหม่ พร้อมระบุวันที่ 5 ตุลาคม เป็นวันเริ่มต้นใช้งาน.
2. โปรดอธิบายรายละเอียดการส่งเอกสาร. แสดงตำแหน่งที่ตั้งของแบบฟอร์ม วันกำหนดส่งคือวันพฤหัสบดี และข้อมูลที่ต้องระบุ.
3. ระบุการกระทำต่อไปนี้. ระบุวันครบกำหนดส่งฉบับแรกคือวันที่ 8 ตุลาคม และระบุที่อยู่ในการส่งคำถาม.

ใช้หัวข้อสั้นๆ และรายละเอียดที่สำคัญในแต่ละหน้า ปล่อยให้คำบรรยายอธิบายรายละเอียดเหล่านั้น ปรับวันที่และคำแนะนำในตัวอย่างให้เข้ากับกระบวนการของคุณเอง.

เขียนข้อความถึงพนักงานก่อนเป็นอันดับแรก

เวอร์ชันสำหรับพนักงานควรมีทุกอย่างที่พนักงานต้องการเพื่อส่งข้อมูลอัปเดตครั้งแรกของตนเอง.

ตัวอย่างสคริปต์:

“ตั้งแต่วันที่ 5 ตุลาคมเป็นต้นไป ให้ใช้แบบฟอร์มในพื้นที่ทำงานโครงการเพื่อรายงานความคืบหน้าประจำสัปดาห์ ส่งแบบฟอร์มภายในวันพฤหัสบดี เวลา 15.00 น. ระบุความคืบหน้า เป้าหมายต่อไป และอุปสรรคใดๆ กำหนดส่งรายงานฉบับแรกคือวันที่ 8 ตุลาคม หากมีคำถามใดๆ โปรดส่งไปที่ช่องทางสนับสนุนโครงการ”

เพิ่มคำแนะนำสำหรับหัวหน้าทีม

คงวันที่และคำแนะนำในการส่งงานไว้เหมือนเดิม เพิ่มรายละเอียดความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับหัวหน้าทีมเข้าไปด้วย.

บทเพิ่มเติม:

“นำแบบฟอร์มไปแสดงในที่ประชุมทีมครั้งต่อไป อธิบายว่าแต่ละช่องควรกรอกข้อมูลอะไรบ้าง และรวบรวมคำถามไว้ในช่องทางสนับสนุนโครงการ เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาคำตอบได้”

วิธีนี้ช่วยให้หัวหน้าทีมได้รับคำแนะนำเพิ่มเติมที่ต้องการโดยไม่ต้องเขียนประกาศร่วมใหม่.

สร้างวิดีโอด้วย เรคาสเทีย

ตัวอย่างวิดีโอสร้างโดย Recastia.

ทำให้การอัปเดตครั้งต่อไปของคุณดำเนินการได้ง่ายขึ้น

สำหรับการสร้างวิดีโอสื่อสารภายในองค์กรครั้งต่อไป ให้เลือกประกาศหนึ่งเรื่องและระบุการตัดสินใจหรือการดำเนินการที่ต้องการอธิบาย เตรียมไฟล์ PDF เพิ่มคำบรรยาย และแชร์ลิงก์ที่เกี่ยวข้องพร้อมกับวิดีโอที่เสร็จสมบูรณ์.

Recastia ช่วยให้คุณสร้างวิดีโอสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรจากหน้า PDF เหล่านั้น โดยใช้สคริปต์และการตั้งค่าการนำเสนอที่คุณเลือก.

คำถามที่พบบ่อย