Bu makale, dijital çalışan el kitabına nelerin dahil edilmesi gerektiğini ve her bölümün nasıl organize edileceğini açıklamaktadır. Gerçek şirket el kitaplarından örnekler, gider politikaları yazmak için bir kontrol listesi ve dijital çalışan el kitabınızı Recastia ile paylaşma konusunda rehberlik bulacaksınız.
Önemli Noktalar
- Temel bölümler maaş, yan haklar, izinler, çalışma düzenlemeleri, davranış kuralları ve destek iletişim bilgilerini kapsamaktadır.
- Her politika, kimleri kapsadığını, çalışanların ne yapması gerektiğini ve nereden yardım alabileceklerini açıklamalıdır.
- Göreve özgü kılavuzlar ve yerel politika ayrıntıları, el kitabından bağlantı verilen ayrı belgelerde kalabilir.
- Bu el kitabının güncel tutulmasını sağlayacak bir sahibi ve çalışanların kontrol edebileceği bir sürüm tarihi olması gerekiyor.
Dijital Çalışan El Kitabına Neler Dahil Edilmeli?
Bir el kitabı genellikle kısa bir şirket tanıtımını, orada çalışmaya dair pratik bilgilerle birleştirir. Aşağıdaki her bölüm için şirketinizin kendi politikalarını, iletişim bilgilerini ve prosedürlerini kullanın.
1. Hoş Geldiniz ve Şirket Tanıtımı
Toplantıya, bir liderin kısa bir hoş geldiniz konuşması ve şirketin tanıtımıyla başlayın: şirket ne iş yapıyor, kime hizmet ediyor ve ekipleri nasıl birlikte çalışıyor.
Basit bir ekip genel bakışı, yeni çalışanların kimin ne yaptığını görmelerine yardımcı olur. Şirket değerleri de ayrıntılı bilgi gerektirir. Şeffaflık bunlardan biriyse, şirketinizin kararları veya güncellemeleri nasıl paylaştığını açıklayın.
2. Çalışma Saatleri ve İletişim
Çalışma saatleri, ofis veya uzaktan çalışma düzenlemeleri ve devamsızlık prosedürleri birbiriyle bağlantılıdır. Çalışanlar, çalışma programlarını nereden kontrol edebileceklerini, çalışma saatlerini nasıl kaydedebileceklerini ve rutin sorular veya acil talepler için hangi kanalı kullanacaklarını bulabilmelidirler.
Yeni işe başlayanların görevleri için ayrı bir kontrol listesi oluşturulabilir. 37signals Başlangıç Kılavuzu, Örneğin, her kişinin rolüne göre uyarlanmış görevler içeren bir işe alım projesine bağlantı verebilirsiniz. Hesap kurulumunu ve ilk eğitimi günlük çalışma düzenlemelerinden ayrı tutmak için de aynı yaklaşımı kullanabilirsiniz.
3. Ücret, Yan Haklar ve Giderler
Maaş günü, maaş bordroları ve bordro iletişim bilgileri bu bölümde yer almalıdır. Sosyal haklar biraz daha açıklama gerektirir: kimler hak kazanır, kayıtlar ne zaman açılır ve plan detaylarına nereden ulaşılabilir?.
O 37signals Avantajlar ve İmkanlar bölümü Bu, avantajların yanı sıra uygunluk ve kayıt bilgilerini de içerir. Bu soruları yanıtlamak için kendi şirketinizin şartlarını kullanın ve ilgili plan belgelerine bağlantılar ekleyin.
Giderler için, şirketin hangi satın alımları karşıladığını ve çalışanların neleri ibraz etmesi gerektiğini açıklayın. Makbuzlar, onay gereksinimleri ve ödeme zamanlaması aşağıdaki gider kontrol listesinde yer almaktadır.
4. İzinler ve Devamsızlıklar
İzin bilgileri iki durumu kapsamalıdır: önceden izin rezervasyonu yapmak ve beklenmedik bir devamsızlığı bildirmek.
- Planlı izin için, talep sürecini, politikanız gereği gereken bildirim süresini ve kimin onaylayacağını açıklayın.
- Beklenmedik bir devamsızlık durumunda, iletişim kurulacak kişiyi veya bildirim kanalını ve bildirim prosedürünü belirtin.
Mevcut izin türlerini ve her birine kimlerin hak kazandığını listeleyin. Kurallar bölgeye göre farklılık gösteriyorsa, yerel politikayı açıkça belirtin ve talep talimatlarının yanına bağlantısını ekleyin.
5. Davranış, Güvenlik ve Endişelerin Bildirilmesi
Davranış politikaları, şirketin beklediği davranışları ve çalışanların bir endişeyi nasıl bildirebileceklerini açıklar. Davranış, taciz karşıtı ve ayrımcılık karşıtı politikaların yanı sıra, şikayet bildirme iletişim kişisini ve şirketinizin sağladığı alternatif yolları da ekleyin.
Güvenlik bilgileri, kendi açık başlıkları altında yer almalıdır. Acil durum prosedürlerini, kaza bildirim talimatlarını ve ilgili iş yeri iletişim bilgilerini bu bölümde kolayca bulunabilir şekilde saklayın.
Bu bölümlerin sorumlu İK veya hukuk denetçisi tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu bölümlerin içeriği ve hukuki etkisi işverene ve yargı yetkisine bağlıdır. Örneğin, Acas'tan Birleşik Krallık'a yönelik rehberlik Personel el kitaplarının sözleşmesel şartlar içerebileceğini belirtiyor.
6. Ekipman ve Bilgi İşleme
Bu bölüm, BT destek iletişim bilgileriniz, kayıp cihaz bildirim talimatları ve şirket hesapları ve ekipmanlarının kullanımıyla ilgili kılavuz için ayrılmıştır.
İlgili iç kaynakta yer alan ayrıntılı güvenlik prosedürlerine bağlantı verin. Şifreleri, kurtarma kodlarını ve kişisel çalışan kayıtlarını kamuya açık olarak paylaşılan hiçbir el kitabında bulundurmayın.
7. Geri Bildirim ve Geliştirme
Geri bildirim ve değerlendirme görüşmelerinin nasıl işlediğini açıklayın: görüşmeleri kim yürütüyor, çalışanlar nasıl hazırlanmalı ve formlar veya kılavuzlar nerede bulunabilir? Şirketiniz eğitim veriyorsa, eğitim talebinin nasıl yapılacağını ve onay için kime başvurulacağını da ekleyin.
Ayrıntılı iş talimatları için ayrı eğitim kılavuzlarına bağlantı verin. El kitabında yalnızca çalışanların bunları nasıl bulup erişebilecekleri açıklanmalıdır.
Her Bölümü Faydalı Hale Getirin: Bir Sonraki Adımı Açıklayın
Masraflar bölümü, talimatlarınızın eksiksiz olup olmadığını kontrol etmek için iyi bir yerdir. Çalışanların, fişleri toplamadan ve talep göndermeden önce bir satın alımın karşılanıp karşılanmadığını bilmeleri gerekir. Kontrol listesi bu sırayı takip eder:
| Çalışanın Sorusu | Dahil Edilecek Bilgiler |
| Bu masrafı vergi indirimine dahil edebilir miyim? | Poliçenizde belirtilen kapsam, istisnalar ve ön onay gereklilikleri. |
| Ne göndermem gerekiyor? | Gerekli belgeler: makbuzlar, satın alma tarihi, iş amacı ve diğer destekleyici kayıtlar. |
| Tazminat talebi nereye iletilecek? | Form veya sistem, gönderim yolu ve bunu onaylayan kişi veya ekip. |
| Bundan sonra ne olacak? | Poliçenizde belirtilen ödeme zamanlaması ve hasar talebiyle ilgili sorular için iletişim kurulacak kişi. |
Gönderim talimatlarının yanında, gerçek gider formuna veya sisteme ait adı ve bağlantıyı ekleyin. Şirketinizin onaylı sürecini kullanarak, eksik makbuz, reddedilen talep veya ödeme sorusu için iletişim bilgilerini de ekleyin.
Hızlı başvuru için el kitabını düzenleyin.
İçerik yazıldıktan sonra, "Ücret ve Yan Haklar", "İzinler" ve "Ekipman ve BT Desteği" gibi bilindik başlıklar altında düzenleyin. İçindekiler sayfasında ve ilgili sayfalarda aynı başlıkları kullanın.
O 37 sinyal el kitabı "Başlangıç Rehberi", "Avantajlar ve İmkanlar", "Çalışma Şeklimiz" ve "Davranış Kuralları" bölümlerini birbirinden ayırır. Her bir etiket, çalışanlara o bölümde ne bulabileceklerini anlatır.
Ayrıntılı belgeler ayrı tutulabilir ve çalışanların ihtiyaç duyduğu yerlerde bağlantılar verilebilir:
- Faydaların özetleri, mevcut plan belgelerine bağlanabilir.
- İşe alım süreciyle ilgili bilgiler, her bir rolün kontrol listesine bağlanabilir.
- Genel politikalar, onaylanmış ülke veya konuma özgü ayrıntılara bağlanabilir.
GitLab'ın faydaları el kitabı Şirket genelindeki ve kuruluş özelindeki bilgileri birbirinden ayırır. Şirketiniz birden fazla lokasyonda faaliyet gösteriyorsa, yerel ayrıntıların açıkça etiketlendiği ortak bir genel bakış, çalışanların bir lokasyonun avantajlarını diğerinin avantajlarıyla karıştırmasını önleyebilir.
PDF El Kitabını Paylaşın Recastia
El kitabı hazır olduğunda ve çevrimiçi paylaşım için onaylandığında, PDF dosyasını yükleyin. Flipbook Oluşturucu. Recastia bunu, çalışanların tarayıcılarında açabileceği bir çevirme kitabına dönüştürüyor. Çalışanlar sayfaları çevirebilir, küçük resimlerden bir sayfa seçebilir veya metni yakınlaştırabilirler.
Flipbook'a açıklayıcı bir başlık verin ve hesabınızda bulunan şablon, tema, arka plan ve sayfa görüntüleme seçeneklerini inceleyin. El kitabının düzenine ve şirketinizin marka kimliğine uygun ayarları seçin.
Oluşturulan bağlantıyı, şirketinizin personel kaynaklarını dağıtmak için kullandığı kanal aracılığıyla paylaşın. El kitabının herkese açık olması amaçlanıyorsa, onu bir web sitesine de yerleştirebilirsiniz. Gizlilik politikaları ve çalışan bilgileri, onaylanmış iç sistemlerinizde kalmalıdır.
Kullanım Kılavuzuna bir Sahip ve Sürüm Tarihi atayın.
El kitabının bakımını üstlenecek bir ekip görevlendirin ve iletişim bilgilerini içindekiler sayfasının yakınına ekleyin. Ayrıca, çalışanların okudukları sürümü kolayca bulabilmeleri için sürüm numarasını ve geçerlilik tarihini de ekleyin.
Bir politika değiştiğinde, hem kaynak belgeyi hem de dağıttığınız kopyayı güncelleyin. Çalışanlara hangi bölümün değiştiğini ve değişikliğin ne zaman yürürlüğe gireceğini bildirin. Kısa bir güncelleme bildirimi, onları doğrudan revize edilmiş politikaya yönlendirebilir.
Çalışanların İhtiyaç Duyduğu Cevaplarla Başlayın
Çalışanların sorduğu sorular etrafında dijital çalışan el kitabınızı oluşturun ve yardıma ihtiyaç duydukları her yerde net bir eylem ve iletişim bilgisi ekleyin. İçerik onaylandıktan sonra, PDF dosyasını Recastia'ya yükleyin ve dijital çalışan el kitabınızı çevrimiçi bir flipbook olarak paylaşın.
Recastia ile PDF dosyalarınıza hayat verin.
İçeriklerinizi daha ilgi çekici bir şekilde oluşturun, özelleştirin ve paylaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
Her şirket için uygun tek bir sayfa sayısı yoktur. Çalışanların ihtiyaç duyduğu politikaları ve pratik bilgileri ele alın, ardından ayrıntılı planlara veya role özel kılavuzlara bağlantı verin. Sadece sayfa sayısına ulaşmak için temel politika ifadelerini kısaltmayın.
Paylaşılan bağlantı bir onay kaydı değildir. Şirketiniz çalışanların alındığını onaylamasını gerektiriyorsa, onaylanmış İK veya imza sürecini kullanın ve ilgili el kitabı sürümünü belirtin.
Çalışan el kitabı, şirket politikalarını ve günlük çalışma düzenini açıklar. İşe alıştırma kılavuzu, yeni çalışanlara işe alışma sürecinde tamamlamaları gereken bir dizi görevi verir. Çalışanlar işe alıştırma kontrol listesini tamamlayabilirler, ancak el kitabına başvurmaya devam edeceklerdir.
El kitabını Word gibi düzenlenebilir bir belgede yazın ve güncel tutun. İçerik onaylandıktan sonra, dağıtım için PDF olarak dışa aktarın veya Recastia'ya yükleyerek bir flipbook oluşturun.