İç iletişim videoları, şirket kararlarını açıklayabilir, proje ilerlemesini paylaşabilir veya iş yerindeki bir değişikliği tanıtabilir. Bu kılavuz, dört yaygın türü, her birinde nelerin yer alması gerektiğini ve ekibiniz için uyarlayabileceğiniz örnek senaryoları kapsamaktadır.
Ayrıca bir duyuruyu üç PDF sayfasına nasıl düzenleyeceğinizi ve Recastia'yı kullanarak anlatım ve altyazılı iç iletişim videoları nasıl oluşturacağınızı da göreceksiniz.
Dört Tür İç İletişim Videosu
Mesajınıza uygun türü seçin. Bir şirket kararını açıklamak, bir ekibin bir projeyi incelemesini istemekten farklı bilgiler gerektirir.
1. Liderlik Güncellemeleri
Kullanın liderlik güncellemesi Yeni bir önceliği, şirket çapında bir dönüm noktasını veya birden fazla ekibi etkileyen bir kararı açıklamak için.
Mesaj şu şekilde cevap vermelidir:
- Neler kararlaştırıldı?
- Bu karar neden alındı?
- Çalışanlar için ne gibi değişiklikler olacak?
- Değişmeyen ne?
Örneğin, üç aylık bir güncelleme, müşteri desteğinin neden öncelik kazandığını ve hangi projelere daha fazla kaynak ayrılacağını açıklayabilir. Sayılar kararı açıklamaya yardımcı oluyorsa bir grafik gösterin.
Çalışanların belirli bir liderden doğrudan bilgi alması gerektiğinde, o kişinin mesajını kaydedin. Mesaja, seslendirilmiş bir slayt özeti eşlik edebilir.
2. Proje Güncellemeleri
Proje güncellemeleri, meslektaşların ilerlemeyi anlamalarına ve bir sonraki katkılarını planlamalarına yardımcı olur. Güncellemeleri tamamlanmış işlere, bir sonraki kilometre taşına ve başka bir ekipten ihtiyaç duyduğunuz her şeye odaklayın.
Örnek mesaj:
“Yeni yardım merkezi incelemeye hazır. Destek ekibi bu hafta yanıtları kontrol edecek. Ürün sahiplerinin lansmanı planlamadan önce kendi bölümlerini onaylamaları gerekiyor.”
Mesajda yapılacak iş, ilgili ekipler ve sonraki adımları belirtilir. Bunun yanında yardım merkezi veya basit bir zaman çizelgesi de gösterilebilir. Ayrıntılı görev listesini, tarihlerin ve sorumlulukların güncellenebileceği proje çalışma alanında tutun.
3. Değişiklik Duyuruları
Çalışanların yeni bir süreci takip etmeleri, farklı bir form kullanmaları veya taleplerini yeni bir yere göndermeleri gerektiğinde bu formatı kullanın.
Bu bilgileri bulmayı kolaylaştırın:
- Değişiklik: Çalışanlar neleri farklı yapacaklar?
- Etkilenen kişiler: Bu kural herkese mi yoksa belirli takımlara mı uygulanıyor?
- Başlangıç tarihi: Yeni süreç ne zaman başlıyor?
- Eylem: Hangi formu, sistemi veya kanalı kullanmalılar?
- Yardım: Sorularını nerede sorabilirler?
Çalışanların daha sonra tanıyabilmesi için gerçek formu veya varış noktasını gösterin. Videoya eşlik eden mesajda, tüm talimatlara bir bağlantı ekleyin.
Aşağıdaki üç sayfalık örnek bu formatı kullanmaktadır.
4. Takımlar Arası Açıklayıcılar
Ekipler arası açıklayıcı bir video, bir ekibin çalışmalarını, yardıma ihtiyaç duyan meslektaşlarına tanıtır.
Bir tasarım ekibi için faydalı konular şunlardır:
- Ele aldığı istekler.
- Tasarım brifinde nelere yer verilmelidir?.
- Başvuruyu nereye göndereceksiniz?.
- Geri bildirim ve onay süreçleri nasıl işler?.
Tamamlanmış bir özet gösterin ve ekibin çalışmaya başlamasına yardımcı olacak ayrıntıları açıklayın. Bir meslektaşınız, nasıl talepte bulunacağını bilerek videoyu tamamlamalıdır; ekibin tüm üretim prosedürü ayrı bir kılavuzda kalabilir.
Yazılı bir duyuruyu video senaryosuna dönüştürün.
Öncelikle elinizde bulunan duyuruyla başlayın. Çalışanların harekete geçmesi için gereken bilgileri seçin ve arka plandaki tartışmaları ekteki belgede saklayın.
Haftalık proje güncelleme formunu tanıtan bir duyuru için içerik şu şekilde bölümlere ayrılabilir:
| Yazılı Duyurudaki Bilgiler | Videoya Neler Dahil Edilmeli? |
| Değişikliğin nedeni | Proje güncellemelerinin de aynı formatı kullanacağını açıklayın. |
| Gönderim talimatları | Formun adını, nerede bulunacağını ve son teslim tarihini belirtin. |
| Gerekli bilgiler | İlerleme durumunu, bir sonraki dönüm noktasını ve engelleri listeleyin. |
| Tartışma notları ve reddedilen seçenekler | Bu bilgileri, çalışanların anlaması gereken bir kararı açıklamadıkları sürece kaynak belgede tutun. |
| Sorular ve sorumluluklar | Takım liderleri için destek kanalını ve yapılması gereken ek işlemleri belirleyin. |
PDF dosyasını üç sayfaya bölün.
Bu örnek duyuruda, her sayfanın belirli bir görevi vardır:
- Değişikliği duyurun. Yeni proje güncelleme formunu ve 5 Ekim başlangıç tarihini duyurun.
- Gönderiyi açıklayın. Formun nerede bulunacağını, son teslim tarihinin Perşembe olduğunu ve eklenmesi gereken bilgileri gösterin.
- Sonraki adımı belirtin. İlk teslim tarihini, 8 Ekim'i ve soruların nereye gönderileceğini belirtin.
Sayfalarda kısa başlıklar ve temel bilgiler kullanın. Anlatım bunları açıklasın. Örnek tarihleri ve talimatları kendi sürecinize uyarlayın.
Önce çalışan mesajını yazın.
Çalışan sürümü, birinin ilk güncellemesini göndermek için ihtiyaç duyduğu her şeyi içermelidir.
Örnek komut dosyası:
“5 Ekim'den itibaren, haftalık güncellemeleriniz için Projeler çalışma alanındaki formu kullanın. Perşembe günü saat 15:00'e kadar gönderin. İlerlemenizi, bir sonraki kilometre taşını ve varsa engelleri ekleyin. İlk güncellemeniz 8 Ekim'de yapılmalıdır. Sorularınızı proje destek kanalına gönderin.”
Takım Liderleri İçin Talimatlar Ekleyin
Tarihleri ve teslim talimatlarını değiştirmeyin. Takım liderlerine ait sorumlulukları ekleyin.
Ek komut dosyası:
“Formu bir sonraki ekip toplantınızda gösterin. Her alana neyin yazılması gerektiğini açıklayın ve herkesin cevapları bulabilmesi için soruları proje destek kanalında toplayın.”
Bu, ekip liderlerine ortak duyuruyu yeniden yazmaya gerek kalmadan ihtiyaç duydukları ek talimatları sağlar.
Videoyu Şununla Oluşturun Recastia
PDF ve senaryo hazır olduğunda, şunu kullanın: PDF'den Videoya Sesli güncelleme oluşturmak için bir araç. Kurumunuzun yüklenmesine ve paylaşılmasına onay verdiği belgeleri kullanın.
- Bir şablon seçin ve PDF dosyanızı yükleyin.
Bir video şablonu seçin, ardından PDF dosyasını yükleyin. Yukarıdaki üç sayfalık duyuru için Page Slide basit bir seçenektir.
Her sayfa için seslendirme eklemek üzere Gelişmiş Modu seçin, ardından eklemek istediğiniz PDF sayfalarını seçin. - Seslendirme ve Altyazılarınızı Ekleyin
Her sayfanın yanına senaryonun ilgili bölümünü yazın. İsimleri, tarihleri ve son teslim tarihlerini PDF ile tutarlı tutun.
Altyazı görmek istiyorsanız Altyazı Görüntüleme özelliğini açın. Ayrıca şunları da seçebilirsiniz:
• Ses: Anlatım için kullanılan ses.
• Avatar: Ekrandaki sunucu.
• Arka plan müziği: Güncellemeye eşlik edecek müzik.
• Video oranı: Videonun şekli. - Güncellemeyi Oluşturun ve Paylaşın
Videoyu oluşturun ve ardından ekibinizin onayladığı iletişim kanalı üzerinden paylaşın.
Videonun yanına şunları da ekleyin:
• Güncellemeyi açıklayan kısa bir başlık.
• Son tarih veya geçerlilik tarihi.
• Forma veya tüm talimatlara bağlantı.
Çalışanlar daha sonra videoyu tekrar izlemeden bağlantıyı veya son tarihi bulabilirler. Video oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. PDF dosyasını videoya nasıl dönüştürebilirsiniz?.
Recastia tarafından oluşturulan video örneği.
Bir sonraki güncellemenizi uygulamaya geçirmeyi kolaylaştırın.
Bir sonraki şirket içi iletişim videonuz için bir duyuru seçin ve bu duyurunun açıklaması gereken kararı veya eylemi belirleyin. PDF sayfalarını hazırlayın, seslendirmeyi ekleyin ve ilgili bağlantıları tamamlanmış video ile birlikte paylaşın.
Recastia, seçtiğiniz senaryo ve sunum ayarlarını kullanarak bu PDF sayfalarından kurum içi iletişim videoları oluşturmanıza olanak tanır.
Recastia ile PDF dosyalarınıza hayat verin.
İçeriklerinizi daha ilgi çekici bir şekilde oluşturun, özelleştirin ve paylaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
Tek bir duyuru için 60-90 saniyelik bir metin pratik bir başlangıç noktasıdır, zorunluluk değildir. Mesajı açıklamak için yeterli zaman ayırın. Eğer birkaç farklı güncelleme içeriyorsa, çalışanların ihtiyaç duydukları videoyu açabilmeleri için ayrı videolar hazırlamayı düşünün.
İkisini birlikte gönderebilirsiniz. Başlığı, son tarihi ve eylem bağlantısını e-postaya veya ekip kanalı mesajına ekleyin. Açıklama veya görsel kılavuz için videoyu kullanın.
Senaryoyu ve ekrandaki temel metni çevirin, ardından dili ve süreci bilen birine gözden geçirmesini sağlayın. Tarihleri, form adlarını ve talimatları tutarlı tutun. Her sürümün dilinde altyazı veya transkript sağlayın.
Mesajla bağlantılı bir soru sorun; örneğin, bir sonraki güncellemenin nereye gönderileceği veya hangi son tarihin geçerli olduğu gibi. Tekrarlanan sorular, daha net bir açıklamaya ihtiyaç duyulan noktaları ortaya çıkarabilir. Yalnızca görüntülenme sayısı, birinin talimatları anlayıp anlamadığını göstermez.