Du skal opdatere et budget eller sammenligne salgstal, men rapporten ankom som en PDF. Genindtastning af hver række tilføjer arbejde, før du overhovedet kan begynde at beregne. Konverter PDF til Excel for at flytte disse oplysninger til en projektmappe.
Denne guide viser dig, hvordan du konverterer PDF til Excel med Recastia og organiserer de resulterende celler til sortering, formler og fremtidige rapporter.
Vigtige konklusioner
- Vælg Excel, når du har brug for at beregne med tal eller organisere rækker fra en PDF.
- Recastia opretter en XLS-projektmappe, der kan downloades, og tilbyder en online delingsmulighed.
- En konverteret projektmappe kan indeholde separate regneark og afstand, der er arvet fra PDF-layoutet.
- Arranger én post pr. række, kontroller numeriske datatyper, og fjern gentagne sideoverskrifter, før du tilføjer beregninger.
- Behold produktkoder som tekst, når foranstillede nuller er vigtige.
Hvad er Recastia?
Recastia konverterer PDF-filer til adskillige formater via sit PDF til dokument-værktøj. Vælg Excel til regnearksarbejde, Word til at revidere afsnit, PowerPoint til slides eller Billede til sidebilleder. PDF til dokument-vejledning forklarer, hvornår hvert format skal bruges.
Excel fungerer godt til salgsrapporter, prislister, tidsplaner og andre dokumenter, der indeholder rækker og tal. Hvis du primært har brug for at omskrive tekst, skal du bruge PDF til Word-vejledning i stedet.
Sådan konverteres PDF til Excel med Recastia
Start med den originale PDF, især når du har en digital kopi med valgbar tekst. Tydelige overskrifter og justerede kolonner giver dig et mere praktisk udgangspunkt for regnearksarbejde end et skærmbillede af en rapport.
- Upload PDF-filen
Åbn PDF til dokument konverter og upload din fil. Brug den komplette rapport, hvis du har brug for at sammenligne tal på tværs af dens sider. Uploadskærmen viser de fil- og sidebegrænsninger, der gælder for din konto.
- Vælg Excel og konverter
Vælg Excel som outputformat, og vælg derefter Konverter. Dette opretter en projektmappe til redigering af det udtrukne indhold. Den genskaber ikke de formler eller rapporteringsmodeller, der måtte have eksisteret, før kildedokumentet blev til en PDF.
- Download eller del projektmappen
Download XLS-filen, og åbn den i Excel for at organisere cellerne. Du kan også bruge Åbn til at se resultatet online eller Del for at få et hostet link og en QR-kode. Download en arbejdskopi, når du har brug for at tilføje beregninger eller kombinere dataene med en anden projektmappe.
Organiser de konverterede rækker før beregning
En PDF arrangerer information for en side. Excel har brug for et ensartet dataområde. En titel over tabellen, en tom kolonne mellem figurer eller en gentagen overskrift på den næste side kan afbryde dette område efter konvertering.
Se på tværs af projektmappens ark, før du kombinerer noget. Omdøb ark for at beskrive deres indhold, f.eks. Regionalt salg eller Produktpriser. Når en tabel fortsætter på tværs af flere PDF-sider, skal du samle de matchende rækker under ét sæt kolonneoverskrifter. Hold ikke-relaterede tabeller adskilte.
Brug én post pr. række. For eksempel kan en månedlig salgstabel indeholde kolonnerne Måned, Region, Produkt og Omsætning. Hver række skal identificere én måneds salg for ét produkt i én region. Hold en eksisterende subtotal uden for dataområdet, så en ny sum ikke tæller den med to gange.
Fjern sidetitler og gentagne overskriftsrækker fra midten af tabellen. Fjern ikke rækker automatisk, bare fordi deres beløb matcher: to forskellige ordrer kan have samme værdi. En dato, et ordrenummer eller en anden identifikator afgør, om de rent faktisk er dubletter.
Ret værdier, som Excel ikke kan beregne
En celle kan ligne et tal, mens Excel gemmer det som tekst. Formatering af cellen som valuta ændrer dens udseende; den underliggende værdi konverteres ikke altid. Før du opretter formler, skal du bekræfte, at beløbskolonnerne indeholder numeriske værdier.
| Hvad du finder | Hvad skal man gøre | Hvorfor det er vigtigt |
| Beløb gemt som tekst | Konverter beløbene til tal, og anvend derefter valutaformatering | Formler kræver numeriske værdier |
| Gentagne overskrifter mellem poster | Behold én overskriftsrække over dataene | Filtre skal fungere på poster, ikke sidenavne |
| Datoer med en uklar dag/måned rækkefølge | Sammenlign dem med kildekoden før konvertering | 03/04 kan repræsentere to forskellige datoer |
| Produktkoder der starter med nul | Gem koderne som tekst | 00124 og 124 kan identificere forskellige poster |
| En total inkluderet under kilderækkerne | Flyt den uden for det interval, der bruges til den nye total | Summen af begge tæller de samme tal to gange |
Bevar betydningen af procenter såvel som deres udseende. En numerisk værdi på 0,15 vist som en procentdel betyder 15%. Anvendelse af procentformatering på tallet 15 giver 1.500%, så sammenlign resultatet med PDF-filen, før du bruger det i en beregning.
Følg Microsofts vejledning til identifikatorer. beholde foranstillede nuller og store tal. Hvis et nul allerede er forsvundet, vil ændring af celleformatet til Tekst ikke rekonstruere det. Brug det originale dokument til at gendanne den komplette kode.
Brug dataene i din rapporteringsprojektmappe
Når rækkerne og datatyperne er konsistente, skal du konvertere området til en Excel-tabel. Filtre kan isolere en region eller et produkt, og sortering kan sætte datoer eller beløb i rækkefølge. Medtag hele tabellen, når du sorterer, så hvert beløb forbliver ved siden af den matchende etiket.
Tilføj beregninger ud for de importerede værdier. Behold f.eks. Faktisk værdi og Budget i deres egne kolonner, og beregn forskellen i en tredje kolonne. Dette gør, at begge kildetal er tilgængelige, når nogen spørger, hvordan resultatet blev beregnet.
For en tilbagevendende rapport skal du have en separat projektmappe, der indeholder dine formler og diagrammer. Placer hvert nyt sæt rensede værdier i de samme kolonner med en Måned- eller Periode-kolonne for at skelne mellem rapporteringsperioder. Du kan derefter sammenligne måneder uden at genopbygge analysen, hver gang en PDF ankommer.
Ofte stillede spørgsmål
Nej. En PDF indeholder normalt de viste tal i stedet for regnearksformlerne bag dem. Tilføj de nødvendige beregninger i Excel, efter du har arrangeret de importerede værdier.
Recastias Excel-konvertering tilbyder en XLS-download. Åbn den i Excel, og brug Gem som, hvis du har brug for en XLSX-arbejdskopi. Omdøbning af filtypen alene konverterer ikke projektmappens format.
Ja, når kolonnerne beskriver de samme oplysninger. Juster kolonnenavnene og datatyperne, behold én overskriftsrække, og tilføj posterne under den. Hold separate tabeller adskilt, hvis de bruger forskellige enheder eller beskriver forskellige ting.
Et diagram, der er synligt i en PDF, er ikke det originale Excel-diagram med dets linkede dataområde. Hvis du har brug for at ændre dets værdier eller design, skal du bruge de underliggende figurer til at oprette et nyt diagram i Excel.
PDF-sider bruger positionering og afstand til at arrangere indhold, mens et regneark gemmer information i celler. Konvertering kan overføre ekstra afstand, gentagne overskrifter eller separate sideafsnit. Organisering af disse celler gør projektmappen egnet til sortering og beregninger.
Konklusion
Konverter PDF til Excel, når du har brug for at arbejde med tallene i en rapport. Recastia leverer projektmappen; arrangerelsen af rækkerne og datatyperne gør disse tal brugbare i din analyse.
Når du har konverteret PDF til Excel, skal du holde kildeværdierne adskilt fra nye formler og gemme PDF-filen til reference. Du kan derefter opdatere rapporten uden at genindtaste tabellerne.
Giv din PDF liv med Recastia
Opret, tilpas og del dit indhold på en mere engagerende måde.