מדריך דיגיטלי לעובדים: מה לכלול

מאמר זה מסביר מה לכלול במדריך דיגיטלי לעובדים וכיצד לארגן כל חלק. תמצאו דוגמאות מספרי הדרכה אמיתיים של חברות, רשימת תיוג לכתיבת מדיניות הוצאות והדרכה לשיתוף מדריך העובדים הדיגיטלי שלכם עם Recastia.

נקודות מפתח

• הסעיפים המרכזיים מכסים שכר, הטבות, חופשות, הסדרי עבודה, התנהגות ואנשי קשר לתמיכה.
• כל מדיניות צריכה להסביר למי היא חלה, מה העובדים צריכים לעשות והיכן ניתן לקבל עזרה.
• מדריכים ספציפיים לתפקידים ופרטי מדיניות מקומית יכולים להישאר במסמכים נפרדים המקושרים מהמדריך.
• המדריך זקוק לבעלים שישמור על עדכוניו ותאריך גרסה שהעובדים יכולים לבדוק.

מה לכלול במדריך דיגיטלי לעובדים

מדריך בדרך כלל משלב הקדמה קצרה על החברה עם מידע מעשי על העבודה בה. עבור כל סעיף להלן, השתמש במדיניות, באנשי הקשר ובנהלים של החברה שלך.

1. ברוכים הבאים והיכרות עם החברה

נפתח בדברי ברכה קצרים מאחד המנהלים והקדמה לחברה: מה היא עושה, את מי היא משרתת וכיצד הצוותים שלה עובדים יחד.

סקירת צוות פשוטה עוזרת לעובדים חדשים לראות מי עושה מה. גם ערכי החברה זקוקים לפרטים ספציפיים. אם שקיפות היא אחת מהן, תארו כיצד החברה שלכם משתפת החלטות או עדכונים.

2. שעות עבודה ותקשורת

שעות עבודה, הסדרי עבודה במשרד או מרחוק ונהלי נוכחות שייכים זה לזה. עובדים צריכים להיות מסוגלים למצוא היכן לבדוק את לוח הזמנים שלהם, כיצד לתעד את שעותיהם, ובאיזה ערוץ להשתמש עבור שאלות שגרתיות או בקשות דחופות.

משימות של עובדים חדשים יכולות להיות בעלות רשימת תיוג משלהן. מדריך תחילת העבודה של 37signals, לדוגמה, קישורים לפרויקט קליטה עם משימות המותאמות לתפקידו של כל אדם. ניתן להשתמש באותה גישה כדי להפריד בין הגדרת חשבון והדרכה ראשונית לסידורי עבודה יומיומיים.

3. שכר, הטבות והוצאות

פרטי שכר, תלושי שכר וקבלת קשר בנוגע לשכר שייכים לסעיף זה. יש צורך בהסבר נוסף בנוגע להטבות: מי זכאי, מתי נפתחת ההרשמה והיכן ניתן למצוא את פרטי התוכנית.

ה מדור הטבות והטבות של 37signals כולל מידע על זכאות והרשמה לצד ההטבות עצמן. השתמש בתנאי החברה שלך כדי לענות על שאלות אלו, עם קישורים למסמכי התוכנית הרלוונטיים.

לגבי הוצאות, יש להסביר אילו רכישות החברה מפצה ואילו עובדים צריכים להגיש. קבלות, דרישות אישור ותזמון תשלום מכוסים ברשימת ההוצאות שלהלן.

4. חופשות והיעדרויות

מידע על ימי חופשה צריך לכסות שני מצבים: הזמנת חופשה מראש ודיווח על היעדרות בלתי צפויה.

• עבור חופשה מתוכננת, יש להסביר את תהליך הבקשה, כל הודעה מוקדמת הנדרשת על פי המדיניות שלכם, ומי מאשר אותה.
• עבור היעדרות בלתי צפויה, יש לציין את פרטי איש הקשר או ערוץ הדיווח ואת נוהל ההודעה.

רשום את סוגי החופשה הזמינים ומי זכאי לכל אחד מהם. אם הכללים שונים ממיקום למיקום, תייג את המדיניות המקומית בבירור וקישר אליה ליד הוראות הבקשה.

5. התנהגות, בטיחות ודיווח על חששות

מדיניות התנהגות מסבירה את ההתנהגות שהחברה מצפה לה וכיצד עובדים יכולים לדווח על חשש. לצד מדיניות ההתנהגות, המדיניות נגד הטרדה ואפליה, יש לכלול את איש הקשר לדיווח וכל דרך חלופית שהחברה שלכם מציעה.

מידע בטיחותי זקוק לכותרות ברורות משלו. שמרו על נהלי חירום, הוראות דיווח על תאונות ופרטי קשר רלוונטיים במקום העבודה קלים לאיתור בתוך סעיף זה.

יש לאשר את הסעיפים האחראיים על ידי מנהל משאבי אנוש או מנהל משפטי. ניסוחם והשפעתם המשפטית תלויים במעסיק ובתחום השיפוט. לדוגמה, הנחיות בריטניה מ-Acas מציין כי מדריכי הצוות יכולים להכיל תנאים חוזיים.

6. טיפול בציוד ובמידע

מדור זה הוא המקום לאיש הקשר של תמיכת ה-IT, הוראות לדיווח על אובדן מכשירים והדרכה בנוגע לשימוש בחשבונות ובציוד של החברה.

קישור לנהלי אבטחה מפורטים במשאב הפנימי המתאים. הרחק סיסמאות, קודי שחזור ורישומי עובדים אישיים מכל חוברת לימוד המשותפת לציבור.

7. משוב ופיתוח

הסבר כיצד פועלות שיחות משוב וסקירה: מי עורך אותן, כיצד על העובדים להתכונן, והיכן ניתן למצוא טפסים או הדרכה. אם החברה שלך מציעה הדרכה, ציין כיצד לבקש אותה ואת מי לבקש אישור.

קישור למדריכי הדרכה נפרדים לקבלת הוראות עבודה מפורטות. המדריך רק צריך להסביר כיצד עובדים יכולים למצוא ולגשת אליהם.

הפוך כל סעיף לשימושי: הסבר את השלב הבא

סעיף ההוצאות הוא מקום טוב לבדוק האם ההוראות שלך מלאות. עובדים צריכים לדעת האם רכישה מכוסה לפני שהם אוספים קבלות ומגישים תביעה. רשימת התיוג פועלת לפי הסדר הבא:

שאלת העובד	מידע שיש לכלול
האם אני יכול לתבוע את ההוצאה הזו?	קטגוריות מכוסות, החרגות וכל אישור מוקדם הנדרש על פי הפוליסה שלך.
מה אני צריך להגיש?	קבלות נדרשות, תאריך רכישה, מטרה עסקית ותיעוד תומך אחר.
לאן הולכת הטענה?	הטופס או המערכת, דרך ההגשה והאדם או הצוות שמאשרים אותו.
מה קורה אחר כך?	מועד התשלום המצוין בפוליסה שלך ומי ניתן לקשר לשאלות בנוגע לתביעה.

לצד הוראות ההגשה, יש לציין שם וקישור לטופס או למערכת ההוצאה בפועל. יש לכלול את איש הקשר במקרה של קבלה חסרה, תביעה שנדחתה או שאלת תשלום, באמצעות התהליך שאושר על ידי החברה.

סדרו את המדריך לעיון מהיר

לאחר כתיבת התוכן, ארגנו אותו תחת תוויות מוכרות כגון "שכר והטבות", "חופשה" ו"ציוד ותמיכת IT". השתמשו באותן תוויות בדף התוכן ובדפים הרלוונטיים.

ה מדריך 37signals מפריד בין תחילת העבודה, הטבות והטבות, איך אנחנו עובדים וקוד התנהגות. כל תווית מציינת לעובדים מה הם יכולים לצפות למצוא באותו סעיף.

מסמכים מפורטים יכולים להישאר בנפרד, עם קישורים למקומות בהם העובדים זקוקים להם:

• סיכומי הטבות יכולים לקשר למסמכי התוכנית הנוכחיים.
• מידע על הקליטה יכול להיות מקושר לרשימת הבדיקה של כל תפקיד.
• מדיניות משותפת יכולה לקשר לפרטים ספציפיים למדינה או למיקום שאושרו.

מדריך היתרונות של GitLab מפריד מידע כלל-חברתי ממידע ספציפי לישות. אם החברה שלך פועלת במספר מיקומים, סקירה כללית משותפת עם פרטים מקומיים מסומנים בבירור יכולה למנוע מעובדים לבלבל בין היתרונות של מיקום אחד לבין היתרונות של אחר.

שתף את מדריך ה-PDF עם רקסטיה

כאשר המדריך מוכן ומאושר לשיתוף מקוון, העלה את קובץ ה-PDF אל יוצר ספרי פליפבוק. רקסטיה הופכת אותו לספר כתיבה שעובדים יכולים לפתוח בדפדפן שלהם. הם יכולים לדפדף בין הדפים, לבחור עמוד מהתמונות הממוזערות או להגדיל את הטקסט.

תנו לספר התמונות כותרת תיאורית וחקרו את התבנית, הנושא, הרקע ואפשרויות תצוגת העמוד הזמינות בחשבונכם. בחרו הגדרות שמתאימות לפריסה של המדריך ולמיתוג החברה שלכם.

שתפו את הקישור שנוצר דרך הערוץ בו משתמשת החברה שלכם להפצת משאבי כוח אדם. אם המדריך מיועד לגישה ציבורית, תוכלו גם להטמיע אותו באתר אינטרנט. מדיניות סודית ומידע על עובדים צריכים להישאר במערכות הפנימיות שאושרו עליכם.

תן למדריך בעלים ותאריך גרסה

הקצו צוות לתחזק את המדריך ושימו את פרטי הקשר שלו ליד עמוד התוכן. הוסיפו שם גם את הגרסה ותאריך התחילה, כדי שהעובדים יוכלו לזהות את המהדורה שהם קוראים.

כאשר מדיניות משתנה, עדכנו הן את מסמך המקור והן את העותק שאתם מפיצים. ספרו לעובדים איזה סעיף השתנה ומתי השינוי נכנס לתוקף. הודעת עדכון קצרה יכולה להפנות אותם ישירות למדיניות המתוקנת.

התחילו עם התשובות שהעובדים צריכים

בנו את מדריך העובדים הדיגיטלי שלכם סביב השאלות שהעובדים שואלים, עם פעולה ברורה ויצירת קשר בכל מקום בו הם זקוקים לעזרה. לאחר אישור התוכן, העלו את קובץ ה-PDF ל-Recastia ושתפו את מדריך העובדים הדיגיטלי שלכם כספר מקוון.

שאלות נפוצות