Anda perlu memperbarui anggaran atau membandingkan angka penjualan, tetapi laporan tersebut datang dalam format PDF. Mengetik ulang setiap baris akan menambah pekerjaan sebelum Anda dapat mulai menghitung. Konversikan PDF ke Excel untuk memindahkan informasi tersebut ke dalam buku kerja.
Panduan ini menunjukkan cara mengkonversi PDF ke Excel dengan Recastia dan mengatur sel-sel hasil konversi untuk pengurutan, rumus, dan laporan di masa mendatang.
Poin-Poin Penting
- Pilih Excel ketika Anda perlu melakukan perhitungan dengan angka atau mengatur baris dari PDF.
- Recastia membuat buku kerja XLS yang dapat diunduh dan menyediakan opsi berbagi daring.
- Buku kerja hasil konversi dapat berisi lembar kerja terpisah dan spasi yang diwarisi dari tata letak PDF.
- Susun satu data per baris, periksa tipe data numerik, dan hapus header halaman yang berulang sebelum menambahkan perhitungan.
- Pertahankan kode produk sebagai teks jika angka nol di depan penting.
Apa Recastia?
Recastia mengkonversi PDF ke beberapa format melalui alat PDF ke Dokumennya. Pilih Excel untuk pekerjaan spreadsheet, Word untuk merevisi paragraf, PowerPoint untuk slide, atau Gambar untuk gambar halaman. Panduan Konversi PDF ke Dokumen menjelaskan kapan harus menggunakan setiap format.
Excel sangat cocok untuk laporan penjualan, daftar harga, jadwal, dan dokumen lain yang berisi baris dan angka. Jika Anda terutama perlu menulis ulang teks, gunakan Panduan PDF ke Word alih-alih.
Cara Mengonversi PDF ke Excel dengan Recastia
Mulailah dengan PDF asli, terutama jika Anda memiliki salinan digital dengan teks yang dapat dipilih. Judul yang jelas dan kolom yang sejajar memberikan titik awal yang lebih praktis untuk pekerjaan spreadsheet daripada tangkapan layar laporan.
- Unggah PDF
Buka Konverter PDF ke Dokumen lalu unggah file Anda. Gunakan laporan lengkap jika Anda perlu membandingkan angka di seluruh halamannya. Layar unggahan menunjukkan batasan file dan halaman yang berlaku untuk akun Anda.
- Pilih Excel dan Konversi
Pilih Excel sebagai format output, lalu pilih Konversi. Ini akan menghasilkan buku kerja untuk mengedit konten yang diekstrak. Proses ini tidak membuat ulang rumus atau model pelaporan yang mungkin ada sebelum dokumen sumber diubah menjadi PDF.
- Unduh atau Bagikan Buku Kerja
Unduh file XLS dan buka di Excel untuk mengatur sel-selnya. Anda juga dapat menggunakan Buka untuk melihat hasilnya secara online, atau Bagikan untuk mendapatkan tautan yang dihosting dan kode QR. Unduh salinan kerja saat Anda perlu menambahkan perhitungan atau menggabungkan data dengan buku kerja lain.
Susun Baris yang Telah Dikonversi Sebelum Melakukan Perhitungan
PDF mengatur informasi untuk satu halaman. Excel membutuhkan rentang data yang konsisten. Judul di atas tabel, kolom kosong di antara gambar, atau judul yang berulang di halaman berikutnya dapat mengganggu rentang tersebut setelah konversi.
Periksa seluruh lembar kerja sebelum menggabungkan apa pun. Ganti nama lembar kerja untuk menggambarkan isinya, seperti Penjualan Regional atau Harga Produk. Jika satu tabel berlanjut di beberapa halaman PDF, satukan baris yang cocok di bawah satu set judul kolom. Pisahkan tabel yang tidak terkait.
Gunakan satu data per baris. Misalnya, tabel penjualan bulanan mungkin memiliki kolom Bulan, Wilayah, Produk, dan Pendapatan. Setiap baris harus mengidentifikasi penjualan satu bulan untuk satu produk di satu wilayah. Simpan subtotal yang sudah ada di luar rentang data agar penjumlahan baru tidak menghitungnya dua kali.
Hapus judul halaman dan baris header yang berulang dari tengah tabel. Jangan otomatis menghapus baris hanya karena jumlahnya sama: dua pesanan berbeda dapat memiliki nilai yang sama. Tanggal, nomor pesanan, atau pengidentifikasi lain menentukan apakah itu benar-benar duplikat.
Memperbaiki Nilai yang Tidak Dapat Dihitung oleh Excel
Sebuah sel dapat terlihat seperti angka sementara Excel menyimpannya sebagai teks. Memformat sel tersebut sebagai mata uang akan mengubah tampilannya; namun, nilai yang mendasarinya tidak selalu dikonversi. Sebelum membuat rumus, pastikan kolom jumlah berisi nilai numerik.
| Apa yang Anda Temukan | Apa yang Harus Dilakukan | Mengapa Ini Penting |
| Jumlah yang disimpan sebagai teks | Konversikan jumlah tersebut ke angka, lalu terapkan format mata uang. | Rumus membutuhkan nilai numerik. |
| Header berulang di antara catatan. | Sisakan satu baris header di atas data. | Filter harus beroperasi pada data rekaman, bukan label halaman. |
| Tanggal dengan urutan hari/bulan yang tidak jelas | Bandingkan dengan sumber aslinya sebelum mengkonversi. | 03/04 dapat mewakili dua tanggal yang berbeda. |
| Kode produk yang diawali dengan angka nol | Simpan kode-kode tersebut sebagai teks. | 00124 dan 124 mungkin mengidentifikasi catatan yang berbeda. |
| Jumlah total disertakan di bawah baris sumber. | Pindahkan ke luar rentang yang digunakan untuk total baru. | Menjumlahkan keduanya menghasilkan angka yang sama sebanyak dua kali. |
Pertahankan makna persentase serta tampilannya. Nilai numerik 0,15 yang ditampilkan sebagai persentase berarti 15%. Menerapkan format persentase pada angka 15 menghasilkan 1.500%, jadi bandingkan hasilnya dengan PDF sebelum menggunakannya dalam perhitungan.
Untuk pengidentifikasi, ikuti panduan Microsoft tentang mempertahankan angka nol di depan dan angka besar.. Jika angka nol sudah hilang, mengubah format sel menjadi Teks tidak akan mengembalikannya. Gunakan dokumen asli untuk mengembalikan kode lengkapnya.
Gunakan Data dalam Buku Kerja Pelaporan Anda
Setelah baris dan tipe data konsisten, ubah rentang tersebut menjadi tabel Excel. Filter dapat mengisolasi wilayah atau produk, dan pengurutan dapat mengurutkan tanggal atau jumlah. Sertakan tabel lengkap saat mengurutkan agar setiap jumlah tetap berada di samping label yang sesuai.
Tambahkan perhitungan di samping nilai yang diimpor. Misalnya, simpan nilai Aktual dan Anggaran dalam kolom masing-masing dan hitung selisihnya di kolom ketiga. Ini akan membuat kedua angka sumber tersedia ketika seseorang menanyakan bagaimana hasilnya dihitung.
Untuk laporan berkala, simpan buku kerja terpisah yang berisi rumus dan grafik Anda. Masukkan setiap kumpulan nilai yang telah dibersihkan ke dalam kolom yang sama, dengan kolom Bulan atau Periode untuk membedakan periode pelaporan. Dengan demikian, Anda dapat membandingkan bulan tanpa perlu membangun ulang analisis setiap kali file PDF tiba.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Tidak. File PDF biasanya hanya berisi angka yang ditampilkan, bukan rumus spreadsheet di baliknya. Tambahkan perhitungan yang Anda butuhkan di Excel setelah mengatur nilai-nilai yang diimpor.
Konversi Excel Recastia menyediakan unduhan XLS. Buka di Excel dan gunakan Simpan Sebagai jika Anda memerlukan salinan kerja XLSX. Mengganti ekstensi file saja tidak akan mengkonversi format buku kerja.
Ya, jika kolom-kolom tersebut menggambarkan informasi yang sama. Sejajarkan nama kolom dan tipe data, pertahankan satu baris header, dan tambahkan catatan di bawahnya. Pisahkan tabel-tabel terpisah jika menggunakan satuan yang berbeda atau menggambarkan hal yang berbeda.
Bagan yang terlihat dalam PDF bukanlah bagan Excel asli beserta rentang data yang terhubung. Jika Anda perlu mengubah nilai atau desainnya, gunakan gambar yang mendasarinya untuk membuat bagan baru di Excel.
Halaman PDF menggunakan penempatan dan spasi untuk mengatur konten, sedangkan spreadsheet menyimpan informasi dalam sel. Konversi dapat menyertakan spasi tambahan, judul yang berulang, atau bagian halaman yang terpisah. Mengatur sel-sel tersebut membuat buku kerja cocok untuk pengurutan dan perhitungan.
Kesimpulan
Konversikan PDF ke Excel saat Anda perlu mengolah angka-angka dalam laporan. Recastia menyediakan buku kerja; dengan mengatur baris dan tipe datanya, angka-angka tersebut dapat digunakan dalam analisis Anda.
Setelah Anda mengonversi PDF ke Excel, pisahkan nilai sumber dari rumus baru dan simpan PDF untuk referensi. Dengan begitu, Anda dapat memperbarui laporan tanpa perlu mengetik ulang tabelnya.
Hidupkan PDF Anda dengan Recastia
Buat, sesuaikan, dan bagikan konten Anda dengan cara yang lebih menarik.