Cum se convertește un PDF în Excel pentru o editare mai ușoară a datelor

Un PDF este util atunci când un raport trebuie să păstreze același aspect pe fiecare dispozitiv. Însă acel aspect fix devine mai puțin convenabil atunci când trebuie să sortați cifrele de vânzări, să actualizați un buget, să comparați regiuni sau să adăugați formule. În loc să copiați fiecare valoare într-un registru de lucru gol, puteți converti PDF-ul în Excel și puteți continua să lucrați cu informațiile din celulele foii de calcul.

Recastia vă permite să convertiți fișiere PDF în Excel în browser, oferindu-vă un registru de lucru pe care îl puteți sorta, actualiza și calcula. Păstrați PDF-ul ca referință originală în timp ce lucrați cu foaia de calcul.

Ce este Recastia?

Recastia este o platformă de reutilizare a fișierelor PDF cu instrumente separate pentru crearea de flipbook-uri, videoclipuri, prezentări, site-uri web, expoziții virtuale, chatbot-uri și formate de documente editabile. Instrumentul său PDF to Document convertește un PDF încărcat în Word, PowerPoint, Excel sau imagini de pagină.

Excel este alegerea potrivită atunci când PDF-ul conține rânduri, coloane, cifre, procente sau alte informații pe care doriți să le reorganizați. Dacă trebuie să rescrieți paragrafe, informațiile aferente... Ghid de la PDF la Word acoperă acel flux de lucru. Pentru o prezentare generală a fiecărui document rezultat, consultați Funcția PDF către document a Recastia.

Cum se convertește PDF în Excel cu Recastia

Recastia acceptă fișiere PDF mai mici de 100 MB și care conțin mai puțin de 200 de pagini. Tu alegi PDF-ul sursă și fișierul Excel de ieșire; Recastia se ocupă de conversie.

Ce conține fișierul Excel convertit

Foaia de calcul convertită poate organiza conținutul în foi de calcul cu nume precum pagina 1 și pagina 2. Verificați structura registrului de lucru înainte de a muta datele.

De acolo, redenumiți foile de calcul, eliminați rândurile sau coloanele goale și corectați formatele numerice. Formulele, tabelele pivot, diagramele și tablourile de bord trebuie în continuare create în Excel după ce valorile sursă sunt aranjate corect.

Fișele de lucru separate păstrează conținutul din diferite pagini PDF separat. După ce titlurile și coloanele sunt clare, mutați intervalele corelate într-o singură foaie de lucru sau combinați-le într-o nouă foaie de rezumat.

Ce poți face după ce converti PDF în Excel

În Excel, puteți sorta, filtra, actualiza și calcula cu informații care au fost fixate pe pagina PDF.

Sortarea și filtrarea rândurilor

Sortarea vă ajută să grupați valorile după dată, sumă, regiune, produs sau stare. Filtrele vă permit să afișați doar rândurile care corespund unei anumite condiții, ceea ce este util atunci când un raport PDF lung conține mai multe informații decât este necesar pentru o singură decizie.

Înainte de sortare, verificați dacă titlurile și valorile sunt aliniate cu coloanele dorite. Eliminați coloanele goale care separă câmpurile corelate, apoi transformați intervalul într-un tabel Excel dacă doriți controale de filtrare reutilizabile.

Actualizarea cifrelor fără a reconstrui raportul

Un PDF poate conține vânzările de luna trecută, o listă de prețuri veche sau un program care necesită revizuire. Odată ce valorile sunt în Excel, puteți actualiza celulele individuale și reutiliza structura în loc să reconstruiți tabelul de la zero.

Păstrați PDF-ul original ca referință în timpul editării. Vă oferă o modalitate rapidă de a compara titlurile, ordinea rândurilor și totalurile dacă registrul de lucru convertit conține spațiere suplimentară.

Adăugați calcule

Formulele Excel pot calcula totaluri, medii, diferențe și modificări procentuale din valorile convertite. Mai întâi asigurați-vă că numerele sunt stocate ca celule numerice, nu ca text. Simbolurile valutare, separatoarele de mii sau semnele procentuale pot necesita modificări de formatare înainte ca o formulă să le poată utiliza.

După curățarea coloanelor numerice, adăugați formule în coloane noi în loc să suprascrieți valorile importate. Acest lucru lasă datele sursă vizibile și face calculele mai ușor de verificat.

Pentru rapoarte repetate, salvați formulele și formatarea într-un registru de lucru separat, cu șablon. De fiecare dată când sosește un PDF nou, lipiți valorile curățate în aceeași structură. Acest lucru este adesea mai rapid decât reconstruirea totalurilor, diagramelor și formatelor numerice pentru fiecare perioadă de raportare.

Combinați datele cu alte registre de lucru

Rândurile convertite pot fi copiate într-un registru de lucru cu rapoarte, o foaie de inventar, un instrument de urmărire a campaniilor sau un model de planificare. Potriviți numele și formatele coloanelor înainte de a combina fișierele. Datele, monedele și identificatorii consecvenți împiedică crearea ulterioară a unor categorii duplicate din cauza unor mici diferențe de formatare.

Când este cea mai utilă conversia PDF în Excel

Acest flux de lucru este potrivit pentru fișierele PDF în care informațiile contează mai mult decât designul paginii originale. Exemple comune includ:

• Rapoarte de vânzări cu cifre lunare sau regionale
• Liste de prețuri și tabele de produse
• Rezumatele inventarului
• Orare și programări
• Rezultatele sondajului aranjate pe rânduri și coloane
• Rezumate financiare care necesită calcule suplimentare

Dacă designul vizual al paginii este principala valoare, o publicație online poate fi o destinație mai bună. Un catalog, o broșură sau o revistă beneficiază adesea de păstrarea secvenței paginilor și a aspectului vizual. ghid de reutilizare a conținutului explică modul în care aceeași sursă poate servi unor scopuri diferite fără a impune fiecare rezultat într-o foaie de calcul.

Sfaturi pentru un registru de lucru Excel mai curat

Începeți prin a redenumi foile de lucru astfel încât scopul lor să fie evident. O etichetă precum Vânzări lunare este mai ușor de navigat decât pagina 1, mai ales când PDF-ul sursă are multe pagini.

Apoi, ștergeți rândurile și coloanele care conțin doar spațierea paginilor. Aspectele PDF utilizează adesea spații vizuale care sunt utile pe o pagină imprimată, dar inutile într-un registru de lucru. Păstrați datele reale împreună înainte de a aplica filtre sau formule.

Dacă PDF-ul conține anteturi repetate pe mai multe pagini, păstrați un rând de anteturi și eliminați duplicatele înainte de a combina datele. Acest lucru face ca sortarea și filtrarea să fie mult mai fiabile.

Verificați tipul de date din fiecare coloană importantă. Datele ar trebui să se comporte ca date, procentele ar trebui să fie procente numerice, iar cifrele veniturilor ar trebui să fie numere cu formatare monetară. Dacă Excel tratează o valoare ca text, convertiți-o înainte de a calcula totalurile.

De asemenea, verificați dacă valorile negative, zecimalele și zerourile inițiale au încă semnificația pe care o aveau în PDF. Codurile de produs și numerele de cont necesită adesea formatare text în loc de formatare automată a numerelor.

În final, comparați titlurile principale și câteva valori reprezentative cu PDF-ul sursă. După ce structura este curată, salvați o copie de lucru și continuați analiza.

Întrebări frecvente

Concluzie

Când un raport conține cifre pe care trebuie să le sortați, să le actualizați sau să le calculați, convertiți PDF-ul în Excel pentru a le importa într-o foaie de calcul. Recastia creează un registru de lucru XLS pe care îl puteți descărca, deschide sau partaja.

După ce convertiți PDF-ul în Excel, curățați coloanele, confirmați tipurile de date și adăugați filtrele sau formulele de care are nevoie raportul. Păstrați PDF-ul original la îndemână pentru a putea verifica titlurile, valorile și ordinea paginilor pe măsură ce modelați registrul de lucru.