Trebuie să actualizați un buget sau să comparați cifrele de vânzări, dar raportul a sosit ca PDF. Rescrierea fiecărui rând adaugă efort înainte de a putea începe chiar calculele. Convertiți PDF-ul în Excel pentru a muta aceste informații într-un registru de lucru.
Acest ghid vă arată cum să convertiți PDF în Excel cu Recastia și cum să organizați celulele rezultate pentru sortare, formule și rapoarte viitoare.
Concluzii cheie
- Alegeți Excel atunci când trebuie să calculați cu ajutorul cifrelor sau să organizați rânduri dintr-un PDF.
- Recastia creează un registru de lucru XLS descărcabil și oferă o opțiune de partajare online.
- Un registru de lucru convertit poate conține foi de lucru separate și spațiere moștenite din aspectul PDF.
- Aranjați câte o înregistrare pe rând, verificați tipurile de date numerice și eliminați anteturile de pagină repetate înainte de a adăuga calcule.
- Păstrați codurile de produs ca text atunci când zerourile inițiale contează.
Ce este Recastia?
Recastia convertește fișierele PDF în mai multe formate prin intermediul instrumentului său PDF to Document. Alegeți Excel pentru lucrul cu foi de calcul, Word pentru revizuirea paragrafelor, PowerPoint pentru diapozitive sau Image pentru imaginile de pagină. Ghid de la PDF la document explică când se utilizează fiecare format.
Excel funcționează bine pentru rapoarte de vânzări, liste de prețuri, programe și alte documente care conțin rânduri și figuri. Dacă trebuie în principal să rescrieți text, utilizați Ghid de la PDF la Word în schimb.
Cum se convertește PDF în Excel cu Recastia
Începeți cu PDF-ul original, mai ales când aveți o copie digitală cu text selectabil. Titlurile clare și coloanele aliniate vă oferă un punct de plecare mai practic pentru lucrul cu foi de calcul decât o captură de ecran a unui raport.
- Încărcați PDF-ul
Deschideți Convertor PDF în document și încărcați fișierul. Folosiți raportul complet dacă trebuie să comparați cifrele de pe paginile sale. Ecranul de încărcare afișează limitele de fișiere și pagini care se aplică contului dvs.
- Selectați Excel și convertiți
Alegeți Excel ca format de ieșire, apoi selectați Conversie. Aceasta produce un registru de lucru pentru editarea conținutului extras. Nu recreează formulele sau modelul de raportare care ar fi putut exista înainte ca documentul sursă să devină PDF.
- Descărcați sau partajați registrul de lucru
Descărcați fișierul XLS și deschideți-l în Excel pentru a organiza celulele. De asemenea, puteți utiliza opțiunea Deschidere pentru a vizualiza rezultatul online sau opțiunea Partajare pentru a obține un link găzduit și un cod QR. Descărcați o copie de lucru atunci când trebuie să adăugați calcule sau să combinați datele cu un alt registru de lucru.
Organizați rândurile convertite înainte de calculare
Un fișier PDF aranjează informațiile pentru o pagină. Excel are nevoie de un interval de date consistent. Un titlu deasupra tabelului, o coloană goală între figuri sau un titlu repetat pe pagina următoare pot întrerupe acel interval după conversie.
Verificați foile din registrul de lucru înainte de a combina orice. Redenumiți foile pentru a descrie conținutul lor, cum ar fi Vânzări regionale sau Prețuri de produse. Când un tabel continuă pe mai multe pagini PDF, reuniți rândurile corespondente sub un singur set de titluri de coloană. Păstrați tabelele fără legătură separat.
Folosiți o singură înregistrare pe rând. De exemplu, un tabel de vânzări lunare ar putea avea coloane Lună, Regiune, Produs și Venituri. Fiecare rând ar trebui să identifice vânzările dintr-o lună pentru un produs dintr-o regiune. Păstrați un subtotal existent în afara intervalului de date, astfel încât o nouă sumă să nu fie contorizată de două ori.
Eliminați titlurile paginilor și rândurile de antet repetate din mijlocul tabelului. Nu eliminați automat rândurile doar pentru că sumele lor corespund: două comenzi diferite pot avea aceeași valoare. O dată, un număr de comandă sau un alt identificator determină dacă sunt de fapt duplicate.
Corectați valorile pe care Excel nu le poate calcula
O celulă poate arăta ca un număr în timp ce Excel o stochează ca text. Formatarea acelei celule ca monedă îi modifică aspectul; nu convertește întotdeauna valoarea subiacentă. Înainte de a construi formule, confirmați că coloanele cu sume conțin valori numerice.
| Ceea ce găsești | Ce să fac | De ce contează |
| Sumele stocate ca text | Conversia sumelor în numere, apoi aplicarea formatării monedei | Formulele necesită valori numerice |
| Anteturi repetate între înregistrări | Păstrați un rând de antet deasupra datelor | Filtrele ar trebui să funcționeze pe înregistrări, nu pe etichete de pagină |
| Date cu o ordine neclară pe zi/lună | Comparați-le cu sursa înainte de conversie | 03/04 poate reprezenta două date diferite |
| Coduri de produs care încep cu zero | Stocați codurile ca text | 00124 și 124 pot identifica înregistrări diferite |
| Un total inclus sub rândurile sursă | Mutați-l în afara intervalului utilizat pentru noul total | Însumarea ambelor numără aceleași cifre de două ori |
Păstrați semnificația procentelor, precum și aspectul lor. O valoare numerică de 0,15 afișată ca procent înseamnă 15%. Aplicarea formatării procentuale la numărul 15 produce 1.500%, așadar comparați rezultatul cu PDF-ul înainte de a-l utiliza într-un calcul.
Pentru identificatori, urmați instrucțiunile Microsoft privind păstrarea zerourilor inițiale și a numerelor mari. Dacă un zero a dispărut deja, schimbarea formatului celulei în Text nu îl va reconstrui. Folosiți documentul original pentru a restaura codul complet.
Utilizați datele din registrul de lucru pentru raportare
După ce rândurile și tipurile de date sunt consecvente, transformați intervalul într-un tabel Excel. Filtrele pot izola o regiune sau un produs, iar sortarea poate pune datele sau sumele în ordine. Includeți tabelul complet la sortare, astfel încât fiecare sumă să rămână lângă eticheta corespunzătoare.
Adăugați calcule lângă valorile importate. De exemplu, păstrați Valorile reale și Bugetul în coloane proprii și calculați diferența într-o a treia coloană. Acest lucru lasă ambele cifre sursă disponibile atunci când cineva întreabă cum a fost calculat rezultatul.
Pentru un raport recurent, păstrați un registru de lucru separat care să conțină formulele și diagramele. Plasați fiecare set nou de valori curățate în aceleași coloane, cu o coloană Lună sau Perioadă pentru a distinge perioadele de raportare. Apoi, puteți compara lunile fără a reconstrui analiza de fiecare dată când sosește un PDF.
FAQ
Nu. Un PDF conține de obicei cifrele afișate, nu formulele din foaia de calcul din spatele acestora. Adăugați calculele de care aveți nevoie în Excel după aranjarea valorilor importate.
Conversia Excel oferită de Recastia oferă o descărcare XLS. Deschideți fișierul în Excel și utilizați Salvare ca dacă aveți nevoie de o copie de lucru XLSX. Redenumirea extensiei de fișier nu convertește formatul registrului de lucru.
Da, când coloanele descriu aceleași informații. Aliniați numele coloanelor și tipurile de date, păstrați un rând de antet și adăugați înregistrările dedesubt. Păstrați tabelele separate separate dacă utilizează unități diferite sau descriu lucruri diferite.
O diagramă vizibilă într-un PDF nu este diagrama Excel originală cu intervalul de date asociat. Dacă trebuie să îi modificați valorile sau designul, utilizați figurile subiacente pentru a crea o diagramă nouă în Excel.
Paginile PDF folosesc poziționarea și spațierea pentru a aranja conținutul, în timp ce o foaie de calcul stochează informațiile în celule. Conversia poate prelua spațierea suplimentară, titlurile repetate sau secțiunile de pagină separate. Organizarea acestor celule face ca registrul de lucru să fie potrivit pentru sortare și calcule.
Concluzie
Conversia PDF în Excel atunci când trebuie să lucrați cu figurile dintr-un raport. Recastia oferă registrul de lucru; aranjarea rândurilor și a tipurilor de date face ca aceste figuri să fie utilizabile în analiza dvs.
După ce convertiți PDF-ul în Excel, păstrați valorile sursă separat de formulele noi și păstrați PDF-ul pentru referință. Apoi, puteți actualiza raportul fără a reintroduce tabelele.
Dă viață fișierului tău PDF cu Recastia
Creează, personalizează și distribuie conținutul tău într-un mod mai captivant.