Príručka pre digitálnych zamestnancov: Čo zahrnúť

Tento článok vysvetľuje, čo zahrnúť do digitálnej príručky pre zamestnancov a ako usporiadať jednotlivé časti. Nájdete tu príklady z reálnych firemných príručiek, kontrolný zoznam pre písanie politík výdavkov a pokyny na zdieľanie vašej digitálnej príručky pre zamestnancov so spoločnosťou Recastia.

Kľúčové poznatky

• Hlavné časti sa týkajú mzdy, benefitov, voľna, pracovných podmienok, správania a kontaktných osôb na podporu.
• Každá politika by mala vysvetľovať, na koho sa vzťahuje, čo musia zamestnanci robiť a kde môžu získať pomoc.
• Príručky špecifické pre danú úlohu a podrobnosti o miestnych zásadách môžu zostať v samostatných dokumentoch prepojených s príručkou.
• Príručka potrebuje vlastníka, ktorý ju bude udržiavať aktualizovanú, a dátum verzie, ktorý si zamestnanci môžu skontrolovať.

Čo zahrnúť do digitálnej príručky pre zamestnancov

Príručka zvyčajne kombinuje stručné predstavenie spoločnosti s praktickými informáciami o práci v nej. Pre každú nižšie uvedenú časť použite vlastné zásady, kontakty a postupy vašej spoločnosti.

1. Privítanie a predstavenie spoločnosti

Začnite krátkym privítaním od vedúceho a predstavením spoločnosti: čo robí, komu slúži a ako jej tímy spolupracujú.

Jednoduchý prehľad tímu pomáha novým zamestnancom vidieť, kto čo robí. Hodnoty spoločnosti si tiež vyžadujú konkrétne podrobnosti. Ak je jednou z nich transparentnosť, opíšte, ako vaša spoločnosť zdieľa rozhodnutia alebo aktualizácie.

2. Pracovná doba a komunikácia

Pracovný čas, kancelárska alebo dištančná dochádzka a postupy dochádzky patria k sebe. Zamestnanci by mali byť schopní zistiť, kde si môžu skontrolovať svoj rozvrh, ako si zaznamenať hodiny a ktorý kanál použiť na bežné otázky alebo naliehavé požiadavky.

Úlohy pre novoprijatých môžu mať svoj vlastný kontrolný zoznam. Sprievodca začiatkom 37signals, napríklad odkazuje na úvodný projekt s úlohami prispôsobenými úlohe každej osoby. Rovnaký prístup môžete použiť na oddelenie nastavenia účtu a počiatočného školenia od každodenných pracovných postupov.

3. Plat, benefity a výdavky

Výplatné pásky, výplatné pásky a kontaktné údaje týkajúce sa mzdy patria do tejto sekcie. Dávky si vyžadujú trochu viac vysvetlenia: kto má nárok, kedy sa otvára registrácia a kde nájsť podrobnosti o programe.

Ten/Tá/To Sekcia Výhody a benefity 37signals zahŕňa informácie o oprávnenosti a registrácii spolu so samotnými výhodami. Na zodpovedanie týchto otázok použite podmienky vašej vlastnej spoločnosti s odkazmi na príslušné dokumenty plánu.

V prípade výdavkov vysvetlite, ktoré nákupy spoločnosť prepláca a čo musia zamestnanci predložiť. Potvrdenia, požiadavky na schválenie a načasovanie platieb sú uvedené v kontrolnom zozname výdavkov nižšie.

4. Voľno a neprítomnosť

Informácie o voľne musia zahŕňať dve situácie: rezerváciu dovolenky vopred a nahlásenie neočakávanej neprítomnosti.

• V prípade plánovanej dovolenky vysvetlite proces žiadosti, akékoľvek oznámenie požadované vašou politikou a kto ho schvaľuje.
• V prípade neočakávanej neprítomnosti uveďte kontaktný alebo nahlasovací kanál a postup oznamovania.

Uveďte dostupné typy dovolenky a kto má na každý z nich nárok. Ak sa pravidlá líšia podľa lokality, jasne označte miestne pravidlá a uveďte na ne odkaz vedľa pokynov k žiadosti.

5. Správanie, bezpečnosť a hlásenie obáv

Zásady správania vysvetľujú, aké správanie spoločnosť očakáva a ako môžu zamestnanci nahlásiť problém. Popri zásadách správania, proti obťažovaniu a proti diskriminácii uveďte kontaktnú osobu na nahlasovanie a akúkoľvek alternatívnu cestu, ktorú vaša spoločnosť poskytuje.

Bezpečnostné informácie potrebujú vlastné jasné nadpisy. V tejto časti umiestnite núdzové postupy, pokyny na hlásenie nehôd a príslušné kontakty na pracovisku tak, aby boli ľahko dostupné.

Tieto časti nechajte schváliť zodpovedným pracovníkom oddelenia ľudských zdrojov alebo právnym kontrolórom. Ich znenie a právny účinok závisia od zamestnávateľa a jurisdikcie. Napríklad, Usmernenie od Acas pre Spojené kráľovstvo poznamenáva, že príručky pre zamestnancov môžu obsahovať zmluvné podmienky.

6. Zariadenia a manipulácia s informáciami

V tejto sekcii nájdete kontakt na IT podporu, pokyny na hlásenie stratených zariadení a pokyny na používanie firemných účtov a vybavenia.

Odkaz na podrobné bezpečnostné postupy uveďte v príslušnom internom zdroji. Heslá, obnovovacie kódy a osobné záznamy zamestnancov uchovávajte mimo akejkoľvek verejne zdieľanej príručky.

7. Spätná väzba a rozvoj

Vysvetlite, ako fungujú rozhovory o spätnej väzbe a hodnotení: kto ich vedie, ako by sa mali zamestnanci pripraviť a kde nájsť akékoľvek formuláre alebo pokyny. Ak vaša spoločnosť ponúka školenie, uveďte, ako oň požiadať a koho požiadať o schválenie.

Pre podrobné pracovné pokyny uveďte odkaz na samostatné školiace príručky. Príručka by mala vysvetľovať iba to, ako ich zamestnanci môžu nájsť a získať k nim prístup.

Urobte každú časť užitočnou: Vysvetlite ďalší krok

Sekcia výdavkov je dobrým miestom na kontrolu, či sú vaše pokyny úplné. Zamestnanci musia vedieť, či je nákup krytý, skôr ako zhromaždia účtenky a predložia žiadosť o preplatenie. Kontrolný zoznam sa riadi týmto poradím:

Otázka zamestnanca	Informácie, ktoré je potrebné zahrnúť
Môžem si uplatniť tento výdavok?	Zahrnuté kategórie, výnimky a akékoľvek predchádzajúce schválenie požadované vašou poistkou.
Čo musím predložiť?	Požadované doklady, dátum nákupu, obchodný účel a ďalšie podporné záznamy.
Kam smeruje reklamácia?	Formulár alebo systém, spôsob odoslania a osoba alebo tím, ktorý ho schvaľuje.
Čo sa stane ďalej?	Časový harmonogram platieb uvedený vo vašej poistke a kontaktné údaje pre otázky týkajúce sa poistnej udalosti.

Okrem pokynov na odoslanie uveďte názov a odkaz na formulár alebo systém skutočných výdavkov. Uveďte kontaktnú osobu v prípade chýbajúceho dokladu, zamietnutej žiadosti alebo otázky týkajúcej sa platby pomocou schváleného postupu vašej spoločnosti.

Usporiadajte príručku pre rýchly prehľad

Keď je obsah napísaný, usporiadajte ho pod známymi označeniami, ako napríklad “Plat a benefity”, “Voľno” a “Vybavenie a IT podpora”. Použite rovnaké označenia na stránke s obsahom aj na príslušných stránkach.

Ten/Tá/To Príručka 37signals oddeľuje časti Začíname, Výhody a benefity, Ako pracujeme a Kódex správania. Každý štítok informuje zamestnancov o tom, čo môžu v danej časti očakávať.

Podrobné dokumenty môžu zostať oddelené s odkazmi tam, kde ich zamestnanci potrebujú:

• Súhrny dávok môžu odkazovať na aktuálne dokumenty plánu.
• Informácie o nástupe môžu byť prepojené s kontrolným zoznamom každej pozície.
• Bežné zásady môžu odkazovať na schválené podrobnosti špecifické pre danú krajinu alebo lokalitu.

Príručka výhod GitLabu oddeľuje informácie týkajúce sa celej spoločnosti od informácií špecifických pre danú entitu. Ak vaša spoločnosť pôsobí na viacerých miestach, spoločný prehľad s jasne označenými lokálnymi podrobnosťami môže zabrániť tomu, aby si zamestnanci mýlili výhody jednej lokality s inou.

Zdieľajte príručku vo formáte PDF s Recastia

Keď je príručka pripravená a schválená na zdieľanie online, nahrajte súbor PDF na Tvorca flipbookov. Recastia to premení na flipbook, ktorý si zamestnanci môžu otvoriť vo svojom prehliadači. Môžu otáčať stránky, vyberať stránku z miniatúr alebo si priblížiť text.

Dajte flipbooku výstižný názov a preskúmajte možnosti šablóny, témy, pozadia a zobrazenia stránky dostupné vo vašom účte. Vyberte nastavenia, ktoré zodpovedajú rozloženiu príručky a brandingu vašej spoločnosti.

Zdieľajte vygenerovaný odkaz prostredníctvom kanála, ktorý vaša spoločnosť používa na distribúciu personálnych zdrojov. Ak je príručka určená na verejný prístup, môžete ju vložiť aj na webovú stránku. Dôverné zásady a informácie o zamestnancoch by mali zostať vo vašich schválených interných systémoch.

Priraďte príručke vlastníka a dátum verzie

Priraďte tímu, ktorý bude spravovať príručku, a umiestnite jeho kontaktné údaje blízko stránky s obsahom. Pridajte tam aj verziu a dátum účinnosti, aby zamestnanci vedeli identifikovať vydanie, ktoré čítajú.

Keď sa zmení politika, aktualizujte zdrojový dokument aj kópiu, ktorú distribuujete. Oznámte zamestnancom, ktorá časť sa zmenila a kedy zmena nadobudne účinnosť. Krátke oznámenie o aktualizácii ich môže priamo nasmerovať na revidovanú politiku.

Začnite s odpoveďami, ktoré zamestnanci potrebujú

Vytvorte si digitálnu príručku pre zamestnancov na základe otázok, ktoré zamestnanci kladú, s jasným popisom postupu a kontaktu, kdekoľvek potrebujú pomoc. Po schválení obsahu nahrajte PDF súbor do Recastie a zdieľajte svoju digitálnu príručku pre zamestnancov ako online flipbook.

Často kladené otázky