您需要更新預算或比較銷售數據，但報告是以 PDF 格式發送的。在開始計算之前，您需要重新輸入每一行，這會大大增加工作量。將 PDF 轉換為 Excel 格式，即可將資訊匯入工作簿。.
本指南將向您展示如何使用 Recastia 將 PDF 轉換為 Excel，並整理產生的儲存格以進行排序、公式計算和產生未來的報告。.
重點總結
- 當您需要處理數字或整理 PDF 中的行時，請選擇 Excel。.
- Recastia 可建立可下載的 XLS 工作簿，並提供線上共用選項。.
- 轉換後的工作簿可以包含從 PDF 佈局繼承的單獨工作表和間距。.
- 每行一筆記錄，檢查數值資料類型，並在新增計算之前刪除重複的頁首。.
- 如果前導零很重要，請將產品代碼保留為文字格式。.
什麼是 雷卡斯提亞?
Recastia 的 PDF 轉文檔工具可以將 PDF 檔案轉換為多種格式。您可以選擇 Excel 格式處理電子表格，Word 格式修改段落，PowerPoint 格式製作投影片，或影像格式匯入頁面圖片。 PDF 轉文檔指南 解釋了何時使用每種格式。.
Excel 非常適合處理銷售報告、價格表、日程表以及其他包含行和數字的文件。如果您主要需要重寫文本，請使用… PDF 轉 Word 指南 反而。.
如何使用 Recastia 將 PDF 轉換為 Excel
首先，最好使用原始 PDF 文件，尤其是當您擁有可選中文字的電子版 PDF 文件時。清晰的標題和對齊的列比報告截圖更能為您提供實用的電子表格工作起點。.
- 上傳PDF文件
打開 PDF 轉文檔轉換器 然後上傳您的文件。如果您需要比較報告各頁的數據，請使用完整報告。上傳頁面會顯示您帳戶的檔案大小和頁數限制。.
- 選擇 Excel 並轉換
選擇 Excel 作為輸出格式，然後選擇“轉換”。這將產生一個工作簿，用於編輯提取的內容。此操作不會重新建立來源文件轉換為 PDF 之前可能存在的公式或報表模型。.
- 下載或分享工作簿
下載 XLS 檔案並在 Excel 中開啟以整理儲存格。您也可以使用「開啟」在線上查看結果，或使用「分享」取得託管連結和二維碼。需要新增計算或將資料與其他工作簿合併時，請下載工作副本。.
計算前先整理轉換後的行
PDF 檔案會將資訊排列在一個頁面上。而 Excel 則需要一致的資料範圍。表格上方的標題、數字之間的空白列，或下一頁重複出現的標題，都可能在轉換後破壞該資料範圍。.
在合併任何內容之前，請先瀏覽工作簿中的所有工作表。重新命名工作表以描述其內容，例如“區域銷售”或“產品價格”。如果一個表格跨越多個 PDF 頁面，請將符合的行合併到同一組列標題下。將不相關的表格分開存放。.
每行只記錄一筆資料。例如，每月銷售表可能包含「月份」、「地區」、「產品」和「收入」欄位。每行應記錄一個地區某個產品在一個月內的銷售額。將現有小計放在資料範圍之外，以免新的求和計算重複計算。.
刪除表格中間的頁面標題和重複的表頭行。不要因為金額相同就自動刪除行：兩個不同的訂單可能有相同的金額。日期、訂單號碼或其他識別碼可以確定它們是否真的是重複的。.
修復 Excel 無法計算的值
儲存格看起來像數字，但 Excel 實際儲存的是文字。將該單元格格式設為貨幣會改變其外觀，但並非總是轉換其底層數值。在建立公式之前，請確認金額列包含的是數值。.
| 你會發現什麼 | 該怎麼辦 | 為什麼這很重要 |
| 以文字形式儲存的金額 | 將金額轉換為數字，然後套用貨幣格式。 | 公式需要數值 |
| 記錄之間重複的標題 | 資料上方保留一行標題行 | 篩選器應該作用於記錄，而不是頁面標籤。 |
| 日期順序不明確（日/月順序不清晰）。 | 轉換前請將其與原始檔進行比較。 | 03/04 可以代表兩個不同的日期 |
| 產品代碼以零開頭 | 將代碼以文字形式存儲 | 00124 和 124 可能標識不同的記錄 |
| 來源行下方包含總計 | 將其移出新總數所使用的範圍。 | 將兩個數字相加兩次，結果相同。 |
保留百分比的含義及其顯示方式。數值 0.15 以百分比形式顯示為 15%。對數字 15 套用百分比格式會得到 1,500%，因此在使用前請將結果與 PDF 中的格式進行比較。.
對於標識符，請遵循微軟的指導。 保留前導零和大數字. 如果零值已經消失，將儲存格格式變更為文字也無法恢復它。請使用原始文檔恢復完整程式碼。.
使用報告工作簿中的數據
確保行和資料類型一致後，將該區域轉換為 Excel 表格。可以使用篩選器篩選特定區域或產品，並使用排序功能對日期或金額進行排序。排序時，請確保包含整個表格，以便每個金額與其對應的標籤保持在一起。.
在導入值旁邊新增計算公式。例如，將「實際值」和「預算值」分別放在單獨的欄位中，並在第三列中計算差值。這樣，當有人詢問結果的計算方法時，兩個來源資料都可以提供。.
對於定期產生的報告，請建立一個單獨的工作簿，其中包含公式和圖表。將每組新的已清理資料放入相同的列中，並使用「月份」或「期間」列來區分報告週期。這樣，您就可以直接比較不同月份的數據，而無需每次收到 PDF 文件時都重新進行分析。.
常問問題
不。 PDF 檔案通常只包含顯示的數字，而不是背後的電子表格公式。導入數值後，再在 Excel 中加入所需的計算公式。.
Recastia 的 Excel 轉換功能會產生一個 XLS 檔案供您下載。如果您需要 XLSX 工作副本，請在 Excel 中開啟該檔案並使用「另存為」功能。僅更改檔案副檔名並不會轉換工作簿格式。.
是的，當各列描述相同資訊時，應將列名和資料類型對齊，保留一個標題行，並在其下方新增記錄。如果表格使用不同的單位或描述不同的內容，則應將其分開。.
PDF 中顯示的圖表並非原始 Excel 圖表及其連結的資料範圍。如果您需要變更其數值或設計，請使用底層資料在 Excel 中建立新圖表。.
PDF 頁面使用定位和間距來排列內容，而電子表格則將資訊儲存在儲存格中。轉換過程中可能會保留額外的間距、重複的標題或單獨的頁面部分。整理這些儲存格可以使工作簿適合排序和計算。.
結論
當您需要在報告中處理資料時，可以將 PDF 檔案轉換為 Excel 檔案。 Recastia 提供工作簿；透過調整行和資料類型，即可使這些資料適用於您的分析。.
將 PDF 檔案轉換為 Excel 檔案後，請將來源資料與新公式分開，並保留 PDF 檔案以供參考。這樣，您就可以在不重新輸入表格的情況下更新報表。.
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